Deutschland

Allgemein

Elektronische Rechnung für Deutschland (XRechnung)
Entsprechend der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind ab dem 27. November 2020 alle Lieferanten des Bundes und der Hansestadt Bremen verpflichtet, Rechnungen elektronisch einzureichen. Weitere Bundesländer und Kommunen werden vermutlich in der nächsten Zeit folgen und nur noch elektronische Rechnungen annehmen.
In NEVARIS Finance können Ausgangsrechnungen in dem für die XRechnung definierten Standard erzeugt werden. Dieser unterstützt elektronischen Rechnungen als XML-Datei im UBL 2.1 oder UNCEFACT Format, derzeit nach ‘urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.0‘
Informationen dazu z.B. auf: https://www.xoev.de/
Im ersten Umsetzungsschritt ist die in Finance erzeugte XML-Datei extern an den Empfänger zu übermitteln. Dieses kann z.B. per E-Mail erfolgen. Rechnungsrelevante Anhänge können in die eRechnungsdatei eingebettet werden. Alternativ kann derzeit auch dieses Portal genutzt werden: der E-Rechnung - Senden  https://www.e-rechnung.bremen.de/senden-1459

Einrichtung

Allgemein

Menüpfad: Einrichtungsverwaltung, Stammdaten
Elektronische Belegprofile und -formate anlegen
Die nachfolgend beschriebene Funktionalität wird derzeit nur für die in Deutschland gültige XRechnung unterstützt. Die Funktionalität für elektronische Verkaufsrechnungen an Österreich bleibt unverändert.
Die elektronische Rechnung ist in Deutschland als XML-Datei im UBL 2.1 Format oder UNCEFACT zu erstellen. Finance unterstützt beide Formate. Über den n Menüpunkt ‘Belegsendeprofile‘ in Verwaltung/IT-Verwaltung/Allgemein sind zunächst die ‘Belegsendeprofile‘ mit den jeweiligen ‘Belegformaten‘ anzulegen. Dieses sollte über die Aktion ‘DE-Standard erstellen‘ vorgenommen werden. Damit ist gewährleistet, dass alle für die XRechnung möglichen Profile mit den dazu notwendigen Formaten angelegt werden:

Die nachfolgenden Belegsendeprofile und dazugehörigen Formate sind anschließend vorhanden:

HTML

PEPPOL

UNCEFACT

Verkaufseinrichtung

Menüpfad: Verkauf, Einrichtung
In Register ‚RABU‘ ist das ‚Ablageverzeichnis eRechnung‘ mit dem Speicherpfad im UNC-Format zu füllen. Ein separates Verzeichnis für die einzelnen Mandanten ist hier empfehlenswert.

...

Menüpfad: Verkauf, Stammdaten, Debitoren
In der Debitorenkarte gibt es für die Erzeugung der elektronischen Rechnung die Felder ‚Belegsendeprofil‘ und ‚LeitwegID‘.

• Belegsendeprofil: Damit für einen Debitor eine elektronische Rechnung erzeugt werden kann, ist in der Rubrik Verkauf ein Belegsendeprofil (PEPPOL/UBL bzw. UNCEFACT) einzutragen. Dieses wird bei der Beleg- bzw. Dateierzeugung vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden. Bei der Buchung der Rechnung bzw. Gutschrift an Debitoren mit einem hier hinterlegten Belegsendeprofil wird eine Validierung auf die für die eRechnung notwendigen Daten ausgeführt. Sind diese nicht vorhanden, wird die Rechnung bzw. Gutschrift nicht gebucht. Ohne hinterlegtes Belegsendeprofil erfolgt das Buchen ohne diese Validierung. Die Änderung einer gebuchten Rechnung bzw. Gutschrift ist nicht mehr möglich.

• LeitwegID: In diesem Feld erfolgt die Eingabe der für die Öffentlichen Auftraggeber festgelegten LeitwegID. Diese wird bei der Erfassung der Ausgangsrechnung vorgeschlagen. Zusätzlich können weitere LeitwegIDs über den Lookup zu dem Debitoren erfasst werden.

Zu der LeitwegID gibt es seitens der Kosit folgende Informationen (aus einem Dokument von der Kosit):

...

Menüpfad: Stammdaten, Einrichtung, Buchungsmatrix, MWSt Buchungsmatrix Einrichtung
Die MWSt Buchungsmatrix ist um das Feld Kategorie (VATEX) ergänzt. Hier sind folgende Angaben möglich:
Die Codes sind entsprechend der Vorgaben der ‘EN16931 code lists values‘ definiert. Über den VATEX werden die entsprechenden Steuerdefinitionen innerhalb der EU gekennzeichnet. Es können auch die Codes AA und AC gewählt werden. Inwieweit diese von der empfangenden Stelle unterstützt werden, ist mit dieser zu klären.

Steuerkategorie

Anchor
Steuerkategorie Steuerkategorie

MWSt Klauselcode

Einheiten

Menüpfad: Verkauf, Stammdaten, Einheiten
Hier sind in der Spalte ‘Mengeneinheit eRechnung‘ für die Mengeneinheiten, die nach der Vorgabe ‘EN16931 code lists values‘ definierten Einheiten einzutragen. Das sind zum Beispiel:
• H87 Piece (Stück)
• HUR Hour (Stunde)
• KGM Kilogram (Kilogramm)
• LS Lump sum (Pauschal)
• LTR Litre (Liter)
• MTR Metre (Meter)

...

Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in ‘Belegart Anz. Vorgang‘ als Anforderungen gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode ‘875‘ für Abschlagsrechnungen erzeugt.
Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in ‘Belegart Anz. Vorgang‘ als Schlussrechnung gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode ‘877‘ für Schlussrechnungen erzeugt.
Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in 'Belegart Anz. Vorgang' als Teilschlussrechnung gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode '876' für 'Teilschlussrechnungen erzeugt.
Verkaufsrechnungen mit einem Bezug auf einen Anzahlungsvorgang werden wie folgt verarbeitet:

Debitorischer Anzahlungsvorgang mit Betragseingabe

• Kumulation: Die über den Anzahlungsvorgang gebuchten Anzahlungen werden in der eRechnung als ‚Bereits gezahlt‘ aufgeführt und vom ‚ausstehenden Zahlbetrag‘ abgezogen.

• Leistungszuwachs und bei Kum. Erfassung, Leistg. Buchung = Nein (kein Haken): Es werden keine Abschlagszahlungen ausgegeben.

• Leistungszuwachs und bei Kum. Erfassung, Leistg. Buchung = Ja (gesetzter Haken): Die über den Anzahlungsvorgang gebuchten Abschlagszahlungen werden in der eRechnung als ‘Bereits gezahlt‘ aufgeführt und vom ‘ausstehenden Zahlbetrag‘ abgezogen. Dieses ist an die Funktionalität der Page 5143988 mit der Option ‘Abschlagszahlungen anzeigen‘ angelehnt. Die bereits getätigten Abschlagszahlungen werden als ‘bereits bezahlt‘ in die XML-Datei übergeben und der Wert ‘Ausstehender Zahlbetrag‘ entsprechend ermittelt und übergeben. Der ‘Ausstehende Zahlbetrag‘ kann hierbei nur korrekt ermittelt werden, wenn die RABU kumuliert erstellt wird und über die Aktion ‚Korrekturzeile erstellen‘ die vorhergehenden Anforderungen rausgerechnet werden.

Einbetten von Anhängen

Das Schema der XRechnung bietet die Möglichkeit rechnungsrelevante Anhänge in die XML-Datei einzubetten. Finance unterstützt hierbei die folgende Typen:

• applikation/pdf

...

Es werden alle Dokumente bzw. Dateien der o.g. aufgeführten Typen, die über 'Anhänge', 'Angehängte Belege' an Verkaufsrechnungen angehängt sind, bei der Erzeugung der XRechnung in die XML-Datei eingebettet.

Erfassung des Belegs

Eine elektronische Rechnung bzw. Gutschrift wird wie gewohnt in den entsprechenden Menüpunkten der Verkaufsbelege erfasst und gebucht. Sofern in der Debitorenkarte ein Sendeprofil eingetragen ist, wird softwareseitig vor Ausführung des Buchens die Validierung für die eRechnung aufgerufen. Werden hier keine Fehler festgestellt, wird die Rechnung gebucht und die XML-Datei erzeugt. Ist die Validierung nicht erfolgreich, wird ein Hinweis eingeblendet. 
Nach Klick auf Ok wird ein Fenster mit den gefundenen Fehlern und Warnungen eingeblendet.

Über die Aktion ‘Offener verknüpfter Datensatz‘, wird in den Beleg bzw. den betreffenden Menüpunkt zurückverzweigt. Werden ausschließlich Warnungen gefunden, wird das o.g. Fenster nicht eingeblendet.

...

Buchhaltung\Posten\Gebuchte Rechnungen bzw. Gebuchte Gutschriften\Berichten\Senden als BelgBeleg
Verkauf\Posten\Gebuchte Rechnungen bzw. Gebuchte Gutschriften\Berichten\Senden als Beleg

...

Vorschau anzeigen: Mittels der Vorschau werden alle Angaben der eRechnung als Ansicht im HTML-Format ausgegeben (nachfolgend aufgeführt) und im angegebenen Pfad für die eRechnung gespeichert.

Bei den Belegpositionen wird bei der elektronischen Rechnung unter Informationen zum Rechnungsposten folgendes aufgeführt:
Beschreibung = Zeilennummer_zugehörige Zeilennummer (falls nicht vorhanden = 0)
Kennung des Verkäufers: Angabe aus dem Feld ‘Nummer (Nr.)‘ der jeweiligen Rechnungsposition
Kennung des Käufers: ‘Debitoren-Artikelnr. ‘
Bei Bedarf wird die XML-Datei durch erneuten Aufruf von ‘Senden‘ nochmals erzeugt.
Bei Klick auf ‘Ja‘ wird die XML-Datei geöffnet.

Die Dateinamen für die XML- und HTML-Datei unterscheiden sich durch ihre Extension. Des Weiteren wird bei der HTML-Datei kein Format (UBL oder UNC) ausgegeben. Der Dateiname ist folgendermaßen aufgebaut:
_Mandantenkurzbez_RG-Nr_JJJJMMTTTimestamp_Format
Für gebuchte Rechnungen ist möglich, in der Ansicht ‚Gebuchte Rechnungen‘ über ‚Bericht‘ die HTML als auch die XML-Datei erneut zu erzeugen. Hier kann eine eRechnung auch nachträglich erstellt werden, wenn kein ‘Belegsendeprofil‘ angegeben ist. Dazu wird ‘Senden‘ und in dem Feld Datenträger ‘Elektronischer Beleg‘ eingegeben. Die für die elektronische Rechnung notwendigen Angaben werden auch hierbei geprüft.
Zu beachten ist, dass das Ändern von gebuchten Rechnungen nicht mehr möglich ist, d.h. wird die eRechnung wie zuvor beschrieben erzeugt oder das ‘Belegsendeprofil‘ erst nach dem Buchen bei dem Debitor hinterlegt, können ggf. notwendige Pflichtangaben nicht mehr nachgetragen werden.

Österreich

Allgemein

Mit der EU-Richtlinie 2010/45/EU zur rechtlichen Gleichstellung von elektronischen Rechnungen mit Papierrechnungen, dem Abgabenänderungsgesetz 2012 sowie dem § 5 IKTKonG wurden in Österreich die rechtlichen Grundlagen für die Umsetzung der e-Rechnung an den Bund geschaffen. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle Stellen der öffentlichen Verwaltung aller Mitgliedsländer ab November 2018 e-Rechnungen zu akzeptieren. Neben dem Bund erwarten einige Verwaltungen in Österreich, wie z.B. die ÖBB, die Rechnungen bereits jetzt in elektronischer Form. Zur Einbringung der elektronischen Rechnungen steht in Österreich für private Unternehmen das sogenannte Unternehmensserviceportal (USP) zur Verfügung. Detaillierte Informationen finden sich unter https://www.erechnung.gv.at/
NEVARIS unterstützt dazu das Erzeugen von Rechnungen in elektronischer Form. Hierbei wird pro Rechnung eine Datei nach PEPPOL, im Format UBL 2.1 erzeugt. Diese Datei kann anschließend manuell in das USP Portal geladen werden. Das USP übernimmt die weitere Verarbeitung. Weitere Details dazu finden sich ebenfalls auf der oben genannten Seite.

Einrichtung

Generell sind die seitens des USP vorgegebenen Voraussetzungen an elektronische Rechnungen sowie die Anforderungen des PEPPOL-Formates, wie z.B. die Angabe von Ländercodes nach ISO 3166-1, zu beachten. Die für die eRechnungen erforderlichen Daten werden wie nachfolgend beschrieben ermittelt:

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Für die Einbringung von elektronischen Rechnungen in das Unternehmensservice-Portal wird die sogenannte 'USP Teilnehmer-Identifikation' benötigt. Diese erhält der Nutzer durch eine Registrierung beim USP. Anschließend ist diese im Register 'RABU' im gleichnamigen Feld einzutragen. Des Weiteren ist hier im Feld 'Ablageverzeichnis eRechnung' das Verzeichnis, in dem die Dateien gespeichert werden, anzugeben. 

Debitorenkarte

Die Daten des Rechnungsempfängers werden generell aus dem Verkaufskopf herangezogen. Hierbei wird aus den im gewählten Debitor hinterlegten Stammdaten zugegriffen. Neben Name und Anschrift inkl. Ländercode sind die USt-IdNr, Telefonnummer sowie Emailadresse Pflichtangaben. Die Emailadresse sowie Telefonnummer werden aus der beim Debitor angegebenen Adresse, Register Kommunikation herangezogen. Die USt-IdNr sowie die Bankverbindung (IBAN und ggf. BIC) sind in den Debitorendaten anzugeben.
Als Lieferantennummer (Nummer unter welcher der Debitor beim Rechnungsempfänger geführt wird) wird die in Debitorenkarte, Register Verkauf im Feld 'Unsere Kontonr.' eingegebene Nummer an die eRechnung übergeben. Ist hier kein Eintrag vorhanden, wird die Debitornummer übergeben.

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Die Art der Zahlung wird als Überweisung gekennzeichnet. Zusätzlich wird das Fälligkeitsdatum übertragen.

Rechnungspositionen

Bei der Erfassung der Positionen ist zu beachten, dass die Angabe einer Mengeneinheit notwendig ist. Fehlt diese oder wird ein ungültiger Code übergeben, kann die Datei vom USP nicht verarbeitet werden. Bei Positionen der Art 'Sachkonto' wird standardmäßig der Code 'LS' übergeben, sofern keine andere Eingabe erfolgt. Stücklisten, Zwischensummen und Textbausteine werden nicht in die Datei der eRechnung übergeben.

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