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Die Elektronische Rechnung kann in den Formaten HTML, Peppol oder XRechnung erstellt werden.
Vorgeschlagen wird das Format des Debitoren
Über die Aktion ‘Bericht‘ der ‘Gebuchten Verkaufsrechnungen bzw. Gutschriften‘ ist eine Ansicht der Daten in der XML-Datei möglich. Des Weiteren kann die XML-Datei erneut erzeugt werden. Dieses erfolgt über das Ikon ‘Senden‘.
Es öffnet sich ein Fenster mit folgenden Angaben:
Datenträger: Elektronischer Beleg, sofern dem Rechnungsdebitoren ein Belegsendeprofil zugeordnet ist
Format: Entsprechend der Angabe in der Debitorenkarte wird das Format vorgeschlagen.
Vorschau anzeigen: Mittels der Vorschau werden alle Angaben der eRechnung als Ansicht im HTML-Format ausgegeben (nachfolgend aufgeführt) und im angegebenen Pfad für die eRechnung gespeichert.
Bei den Belegpositionen wird bei der elektronischen Rechnung unter Informationen zum Rechnungsposten folgendes aufgeführt:
Beschreibung = Zeilennummer_zugehörige Zeilennummer (falls nicht vorhanden = 0)
Kennung des Verkäufers: Angabe aus dem Feld ‘Nummer (Nr.)‘ der jeweiligen Rechnungsposition
Kennung des Käufers: ‘Debitoren-Artikelnr. ‘
Bei Bedarf wird die XML-Datei durch erneuten Aufruf von ‘Senden‘ nochmals erzeugt.
Bei Klick auf ‘Ja‘ wird die XML-Datei geöffnet.
Die Dateinamen für die XML- und HTML-Datei unterscheiden sich durch ihre Extension. Des Weiteren wird bei der HTML-Datei kein Format (UBL oder UNC) ausgegeben. Der Dateiname ist folgendermaßen aufgebaut:
_Mandantenkurzbez_RG-Nr_JJJJMMTTTimestamp_Format
Für gebuchte Rechnungen ist möglich, in der Ansicht ‚Gebuchte Rechnungen‘ über ‚Bericht‘ die HTML als auch die XML-Datei erneut zu erzeugen. Hier kann eine eRechnung auch nachträglich erstellt werden, wenn kein ‘Belegsendeprofil‘ angegeben ist. Dazu wird ‘Senden‘ und in dem Feld Datenträger ‘Elektronischer Beleg‘ eingegeben. Die für die elektronische Rechnung notwendigen Angaben werden auch hierbei geprüft.
Zu beachten ist, dass das Ändern von gebuchten Rechnungen nicht mehr möglich ist, d.h. wird die eRechnung wie zuvor beschrieben erzeugt oder das ‘Belegsendeprofil‘ erst nach dem Buchen bei dem Debitor hinterlegt, können ggf. notwendige Pflichtangaben nicht mehr nachgetragen werden.
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