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Im Rahmen des Jahresabschlusses sollen können Buchungen im Hauptbuch erfasst – und die Ergebniswirksamkeit sofort abgelesen geprüft werden können, ohne tatsächlich zu buchen. Die erfassten virtuellen Buchungen können dann selektiv in ein reales Buchblatt gestellt und dort verbucht werden. Die virtuellen Abschlussbuchungen werden in einem speziellen Buchblatt erfasst, das in Kopf und Zeilen aufgeteilt ist. Im Kopf werden die Kontensalden angezeigt und das vorläufige Jahresergebnis ermittelt. In den Zeilen werden die virtuellen Buchungen eingegeben. Die Aktualisierung der Kontensalden erfolgt nach vollständiger Eingabe einer Buchung beim Verlassen der Erfassungszeile.
Die eingegebenen Zeilen können zur Übergabe an ein reales Buchblatt markiert werden. Die Übergabe an das reale Buchblatt erfolgt über einen Button „Übergabe an Buchblatt“. Die Übergabe an das reale Buchblatt eliminiert die Veränderungen in den Kontensalden, die durch die Eingabe der Buchung in der Buchblattzeile verursacht wurden. Erst wenn die Buchung tatsächlich gebucht und die angezeigten Kontensalden über den Button „Aktualisierung“ aktualisiert wurden, sind die Kontensalden wieder auf dem Stand der sich direkt nach der Erfassung der fraglichen Buchung gezeigt hat. Die Buchungen können nur in den normalen Fibu-Buchblättern bereitgestellt werden, nicht aber in den Modulen REBU, ANBU, ANZBU, Kontoauszugserfassung.
Buchungen können aus dem virtuellen Buchblatt jederzeit gelöscht werden.
Die Eingabe der Buchungen im virtuellen Buchblatt erfolgt unter der Angabe von Personenkonten, Kostenstellen, Kostenarten etc. Es werden jedoch nur die hauptbuchrelevanten Teile der Buchung im virtuellen Buchblatt verarbeitet. Die übrigen Angaben sind notwendig, damit sich bei der eventuellen Übergabe an ein reales Buchblatt keine Nacharbeiten ergeben, sondern alle notwendigen Informationen vorhanden sind.
In den virtuellen Buchungen werden keine Fremdwährungsbuchungen akzeptiert. Automatische Skontobuchungen sind ebenfalls nicht möglich. Die Eingabe von Vorgangsbelegen ist ebenfalls nicht möglich. Soll im Zuge der Abschlussarbeiten eine Schlussrechnung erfasst werden, empfiehlt es sich die Hauptbuchkontenbewegungen als Sachkontenbuchung zu erfassen, um die durch die Schlussrechnung verursachten Kontenbewegungen im virtuellen Abschluss einzubeziehen. Die Buchung sollte jedoch nicht an das reale Buchblatt zu übergeben werden, sondern als Schlussrechnung in der Vorgangskarte gebucht werden.
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