Allgemeine Erläuterungen

Datenbasis für die Indexierung ist das Ergebnis des Zusammenstellens. Beim Zusammenstellen werden je nach Mandanten die gewünschten Indexierungseinstellungen berücksichtigt. Die Daten werden in der Tabelle "Verschlagwortung Archivierung" (Aufruf: Dokumentenverwaltung, Posten, Verschlagwortung anzeigen) gesammelt und von dort aus verarbeitet. Neben den Indexdaten finden sich in der Tabelle wichtige Informationen zum aktuellen Status der einzelnen Dokumente:

• "Dokument vorhanden" kennzeichnet, ob ein Dokument im Archiv vorhanden ist. Die Prüfung erfolgt über die Aktion "Dokumente prüfen" (unter Vorbereiten) oder der "Direktverschlagwortung" (unter Ausführen).
• "Übergeben" gibt an, ob ein Dokument erfolgreich im Archiv indexiert wurde. 
• "Datum der Übergabe" beinhaltet das Datum der erfolgreichen Übergabe.

In einem Indexierungslauf werden alle Dokumente bearbeitet, die noch nicht übergeben sind. Die Bearbeitung läuft dann wie folgt ab:

Zunächst wird das Dokument im Archiv gesucht. Das Suchkriterium ist die Dokument-ID und wird im Archiv gesucht, welches im Feld "Archivname" hinterlegt ist. Über den Mandanten werden die Serverinformationen wie die Server URL und die Logindaten ermittelt.

Wurde das Dokument gefunden, werden drei Schritte ausgeführt

1. Übertragung der Indexdaten. Es werden nur Inhalte der Felder übertragen, die einem Feld im Archiv zugeordnet sind.
2. Haken bei "Übergeben" in der Tabelle "Verschlagwortung Archivierung" setzen.
3. Das aktuelle Datum wird in das Feld "Datum der Übergabe" geschrieben.

Alle nicht gefundenen Dokumente werden im nächsten Indexierungslauf erneut gesucht.

Technischer Hinweis: Der Benutzer, der die Verschlagwortung ausführt, benötigt die Suchberechtigungen für das Archiv. Bei der Ausführung über die Aufgabenwarteschlange ist dies der Servicenutzer der Mittelschicht.

Mandantenübergreifende Belege

Die Dokumentarten "NU-Bescheinigung", "Bauabzugsteuer" und "Risikokarte" sind mandantenübergreifend und werden bei der Indexierung nur berücksichtigt, wenn in der "Stammdaten, Einrichtung" der Mandant der Ausführung im Feld "Basismandant für übergreifende Belege DocuWare" hinterlegt ist. Aus dem hinterlegten Mandanten werden die Informationen zum Archiv herangezogen.

Aufruf: Einrichtungsverwaltung, Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung

Besonderheit Baulohn

Die oben genannten Erläuterungen gelten ebenfalls für den Bereich Baulohn. Allerdings gibt es ein paar Abweichungen.

1. Die Indexierungseinstellungen sind fixiert, d. h. die Informationen zu einem Dokument werden immer zusammengestellt. Es gibt keine Möglichkeit festzulegen, ob z. B. der Fehlzeitkalender indexiert werden soll oder nicht.
2. Die Daten werden in der Tabelle "Verschlagw Archiv Baulohn" gespeichert (Aufruf: Personalbuchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Archiv, Ausführen, Anzeigen).
3. Es gibt zudem eine eigene Zuordnung der Archivfelder (Aufruf: Personalbuchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Archiv, Vorbereiten, Zuordnung Archivfelder).

Während eines Indexierungslaufes werden die Einträge der Personalakte berücksichtigt.

Einrichtung

Die notwendigen Einrichtungen sind die Folgenden:

1. DMS Detaileinrichtung Indexierung für die Einrichtung der zu indexierenden Dokumente
2. Zuordnung Archivfelder zwecks Zuordnung der einzelnen Felder in Finance zu den Felder im Archiv.