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Das Feld "Nummernserie" ist auszufüllen, wenn zu archivierende Ausgangsbelege automatisch eine Dokument-ID aus dieser mandantenspezifischen Nummerierung zugewiesen bekommen sollen. Diese Nummernserie wird ausschließlich im entsprechenden Mandanten genutzt.
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| Eine lokale Nummernserie kann nur verwendet werden, wenn auch eine globale Nummernserie gesetzt ist. |
Nummernserie global:
Im Regelfall sollte keine mandantenbezogene, sondern eine globale Nummernserie verwendet werden. Für zu archivierende Ausgangsbelege werden auf diese Weise automatisch Dokument-IDs mandantenübergreifend zugewiesen. Dies hat den Vorteil, dass man nicht für jeden einzelnen Mandanten eigene Nummernkreise definieren muss und dass Überschneidungen von Nummernkreisen vermieden werden. Zudem ist mit einer globalen Nummernserie die Eindeutigkeit der Dokument-ID im Archiv gewährleistet.
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Zuordnung Archivfelder
Über die „Zuordnung Archivfelder“ "Zuordnung Archivfelder" können die im Archiv definierten Felder den vorhandenen Feldern von NEVARIS Finance zugeordnet werden. Alle Felder des DocuWare-Archivs werden beim Öffnen der „Zuordnung Archivfelder“ "Zuordnung Archivfelder" geladen und zwischengespeichert.
Im Menüband befinden sich zudem die folgenden zwei Funktionsaufrufe:
- Felder prüfen
Diese Funktion prüft die zugeordneten Einträge aus dem Feld „DMS Datenbankfeld“"DMS Datenbankfeld". Einträge, die nicht als Archivfeld existieren, werden dabei gelöscht. - Standard Felder setzen
Definierte Felder werden in die Spalte „DMS Datenbankfeld“ "DMS Datenbankfeld" übernommen und anschließend gegen das Archiv geprüft. Nicht vorhandene Archivfelder werden direkt gelöscht, sodass nur die bestehenden Archivfelder in der Zuordnung bestehen bleiben.
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Enthält eine Auflistung aller direkt aus NEVARIS Finance stammenden Dokumentarten. Diese können durch Verwendung eigener Begriffsdefinitionen (Dokumentart verwenden) kundenseitig umbenannt und verwendet werden.
Nummernserien holen
Über „Nummernserien holen“ "Nummernserien holen" werden die aus der global hinterlegten Nummernserie verwendeten Einstellungen in eine mandantenabhängige Nummernserie übernommen.
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Hier besteht die Möglichkeit, entweder für einen oder mehrere Mandanten sowie für eine Buchungsperiode alle dokumentrelevanten Bereiche auszulesen und bei vorhandener Dokument-ID in die Tabelle "Verschlagw. Archiv Baulohn" zu überführen. Ohne Eintrag im Feld „Mandant“ "Mandant" werden die Einträge für alle Mandaten zusammengestellt.
Anzeigen
Die Tabelle „"Verschlagw. Archiv Baulohn“ " zeigt die ausgelesenen und zusammengestellten Daten an. Hier sind alle relevanten Felder bereits gefüllt. Zusätzlich kann hier durch Filter überprüft werden, welche Datensätze bereits wann übertragen worden sind und welche noch zur Übertragung anstehen.
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Bei aktivierter Protokollierung oder aktiviertem Debug-Modus in der DMS DWREST Detaileinrichtung Allgemein werden werden sämtliche Verbindungsinformationen im DocuWare Status gespeichert und können über die Aktion "Status anzeigen" (unter Auswerten in der Verschlagwortung Archivierung) angezeigt werden.
In Mandanten kopieren
Mit „In "In Mandanten kopieren“ kopieren" ist es möglich, die in einem Mandanten gesetzten Einstellungen der Einrichtung von DocuWare auch in andere Mandanten zu übernehmen. Hierbei kann entweder in alle oder ausgewählte Mandaten kopiert werden.
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