Deutschland

Allgemein

Elektronische Rechnung für Deutschland (XRechnung)
Entsprechend der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind ab dem 27. November 2020 alle Lieferanten des Bundes und der Hansestadt Bremen verpflichtet, Rechnungen elektronisch einzureichen. Weitere Bundesländer und Kommunen werden vermutlich in der nächsten Zeit folgen und nur noch elektronische Rechnungen annehmen.
In NEVARIS Finance können Ausgangsrechnungen in dem für die XRechnung definierten Standard erzeugt werden. Dieser unterstützt elektronischen Rechnungen als XML-Datei im UBL 2.1 oder UNCEFACT Format, derzeit nach ‘urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.0‘
Informationen dazu z.B. auf: https://www.xoev.de/
Im ersten Umsetzungsschritt ist die in Finance erzeugte XML-Datei extern an den Empfänger zu übermitteln. Dieses kann z.B. per E-Mail erfolgen. Rechnungsrelevante Anhänge können in die eRechnungsdatei eingebettet werden. Alternativ kann derzeit auch dieses Portal genutzt werden: der E-Rechnung - Senden ( https://www.e-rechnung.bremen.de)/senden-1459

Einrichtung

Allgemein

Menüpfad: IT-VerwaltungEinrichtungsverwaltung, AllgemeinStammdaten
Elektronische Belegprofile und -formate anlegen
Die nachfolgend beschriebene Funktionalität wird derzeit nur für die in Deutschland gültige XRechnung unterstützt. Die Funktionalität für elektronische Verkaufsrechnungen an Österreich bleibt unverändert.
Die elektronische Rechnung ist in Deutschland als XML-Datei im UBL 2.1 Format oder UNCEFACT zu erstellen. Finance unterstützt beide Formate. Über den neuen n Menüpunkt ‘Belegsendeprofile‘ in Verwaltung/IT-Verwaltung/Allgemein sind zunächst die ‘Belegsendeprofile‘ mit den jeweiligen ‘Belegformaten‘ anzulegen. Dieses sollte über die Aktion ‘DE-Standard erstellen‘ vorgenommen werden. Damit ist gewährleistet, dass alle für die XRechnung möglichen Profile mit den dazu notwendigen Formaten angelegt werden:

Die nachfolgenden Belegsendeprofile und dazugehörigen Formate sind anschließend vorhanden:

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Menüpfad: Verkauf, Stammdaten, Debitoren
In der Debitorenkarte gibt es für die Erzeugung der elektronischen Rechnung die neuen Felder ‚Belegsendeprofil‘ und ‚LeitwegID‘.

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Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in ‘Belegart Anz. Vorgang‘ als Anforderungen gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode ‘875‘ für Abschlagsrechnungen erzeugt.
Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in ‘Belegart Anz. Vorgang‘ als Schlussrechnung gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode ‘877‘ für Schlussrechnungen erzeugt.
Verkaufsrechnungen mit einem Bezug auf einen Anzahlungsvorgang werden wie folgt verarbeitet:
Debitorischer Anzahlungsvorgang mit Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in 'Belegart Anz. Vorgang' als Teilschlussrechnung gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode '876' für 'Teilschlussrechnungen erzeugt.
Verkaufsrechnungen mit einem Bezug auf einen Anzahlungsvorgang werden wie folgt verarbeitet:

Debitorischer Anzahlungsvorgang mit Betragseingabe

• Kumulation: Die über den Anzahlungsvorgang gebuchten Anzahlungen werden in der eRechnung als ‚Bereits gezahlt‘ aufgeführt und vom ‚ausstehenden Zahlbetrag‘ abgezogen.
• Leistungszuwachs und bei Kum. Erfassung, Leistg. Buchung = Nein (kein Haken): Es werden keine Abschlagszahlungen ausgegeben.
• Leistungszuwachs und bei Kum. Erfassung, Leistg. Buchung = Ja (gesetzter Haken): Die über den Anzahlungsvorgang gebuchten Abschlagszahlungen werden in der eRechnung als ‘Bereits gezahlt‘ aufgeführt und vom ‘ausstehenden Zahlbetrag‘ abgezogen. Dieses ist an die Funktionalität der Page 5143988 mit der Option ‘Abschlagszahlungen anzeigen‘ angelehnt. Die bereits getätigten Abschlagszahlungen werden als ‘bereits bezahlt‘ in die XML-Datei übergeben und der Wert ‘Ausstehender Zahlbetrag‘ entsprechend ermittelt und übergeben. Der ‘Ausstehende Zahlbetrag‘ kann hierbei nur korrekt ermittelt werden, wenn die RABU kumuliert erstellt wird und über die Aktion ‚Korrekturzeile erstellen‘ die vorhergehenden Anforderungen rausgerechnet werden.

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Das Schema der XRechnung bietet die Möglichkeit rechnungsrelevante Anhänge in die XML-Datei einzubetten. Finance unterstützt hierbei die folgende Typen:

• applikation/pdf

• image/png

• image/jpg oder jpeg

• text/csv

Es werden alle Dokumente bzw. Dateien der o.g. aufgeführten Typen, die über die Funktionalität von 'Links'Anhänge', 'Angehängte Belege' an Verkaufsrechnungen angehängt sind, bei der Erzeugung der XRechnung in die XML-Datei eingebettet. Hinweis:

Erfassung des Belegs

Eine elektronische Rechnung bzw. Gutschrift wird wie gewohnt in den entsprechenden Menüpunkten der Verkaufsbelege erfasst und gebucht. Sofern in der Debitorenkarte ein Sendeprofil eingetragen ist, wird softwareseitig vor Ausführung des Buchens die Validierung für die eRechnung aufgerufen. Werden hier keine Fehler festgestellt, wird die Rechnung gebucht und die XML-Datei erzeugt. Ist die Validierung nicht erfolgreich, wird ein Hinweis eingeblendet. 
Nach Klick auf Ok wird ein Fenster mit den gefundenen Fehlern und Warnungen eingeblendet.

Über die Aktion ‘Offener verknüpfter Datensatz‘, wird in den Beleg bzw. den betreffenden Menüpunkt zurückverzweigt. Werden ausschließlich Warnungen gefunden, wird das o.g. Fenster nicht eingeblendet.

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Zur Erstellung von Stornobelegen (Rechnungskorrekturen) ist die nachfolgende Vorgehensweise notwendig:
• Schritt 1: Neue Verkaufsrechnung anlegen
• Schritt 2: Feld 'Storno' anhaken
• Schritt 3: Beleg kopieren und hier die zu stornierende Rechnung angeben. Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum werden als Referenzangaben in die XML-Datei übergeben
Hinweis: Wurde in der zu stornierenden Rechnung Skonto gewährt, dann wird die Frage gestellt, ob die Skontobedingungen aus der Rechnung in den Stornobeleg der XRechnung übertragen werden soll. Diese Erweiterung betrifft nur die Erstellung der XRechnung. Die bestehende Funktionalität der Belegverarbeitung bleibt unverändert bestehen.

Elektronische Belegdateien

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aus Gebuchten Belegen

Über

Buchhaltung\Posten\Gebuchte Rechnungen bzw. Gebuchte Gutschriften\Berichten\Senden als Belg
Verkauf\Posten\Gebuchte Rechnungen bzw. Gebuchte Gutschriften\Berichten\Senden als Beleg

kann die Elektronische Rechnung (erneut) erstellt werden.
Dies gilt nur, sofern bei Erstellung der Ausgangsrechnung sämtliche notwendigen Informationen mitgegeben wurden.

Senden als Beleg

Datenträger

Mögliche Optionen sind: 
Nein, PDF, Elektronsicher Beleg, PDF und Elektronischer Beleg

Format

Die Elektronische Rechnung kann in den Formaten HTML, Peppol oder XRechnung erstellt werden.
Vorgeschlagen wird das Format des Debitoren

Vorschau anzeigen: Mittels der Vorschau werden alle Angaben der eRechnung als Ansicht im HTML-Format ausgegeben (nachfolgend aufgeführt) und im angegebenen Pfad für die eRechnung gespeichert.

Bei den Belegpositionen wird bei der elektronischen Rechnung unter Informationen zum Rechnungsposten folgendes aufgeführt:
Beschreibung = Zeilennummer_zugehörige Zeilennummer (falls nicht vorhanden = 0)
Kennung des Verkäufers: Angabe aus dem Feld ‘Nummer (Nr.)‘ der jeweiligen Rechnungsposition
Kennung des Käufers: ‘Debitoren-Artikelnr. ‘
Bei Bedarf wird die XML-Datei durch erneuten Aufruf von ‘Senden‘ nochmals erzeugt.
Bei Klick auf ‘Ja‘ wird die XML-Datei geöffnet.

Die Dateinamen für die XML- und HTML-Datei unterscheiden sich durch ihre Extension. Des Weiteren wird bei der HTML-Datei kein Format (UBL oder UNC) ausgegeben. Der Dateiname ist folgendermaßen aufgebaut:
_Mandantenkurzbez_RG-Nr_JJJJMMTTTimestamp_Format
Für gebuchte Rechnungen ist möglich, in der Ansicht ‚Gebuchte Rechnungen‘ über ‚Bericht‘ die HTML als auch die XML-Datei erneut zu erzeugen. Hier kann eine eRechnung auch nachträglich erstellt werden, wenn kein ‘Belegsendeprofil‘ angegeben ist. Dazu wird ‘Senden‘ und in dem Feld Datenträger ‘Elektronischer Beleg‘ eingegeben. Die für die elektronische Rechnung notwendigen Angaben werden auch hierbei geprüft.
Zu beachten ist, dass das Ändern von gebuchten Rechnungen nicht mehr möglich ist, d.h. wird die eRechnung wie zuvor beschrieben erzeugt oder das ‘Belegsendeprofil‘ erst nach dem Buchen bei dem Debitor hinterlegt, können ggf. notwendige Pflichtangaben nicht mehr nachgetragen werden.

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