In der kreditorischen Anzahlungsbuchhaltung werden die einzelnen Anzahlungsvorgänge verwaltet, dies ist die Summe der Anforderungen und Anzahlungen eines Auftrages bis zur endgültigen Fertigstellung. Die Buchungen der Anforderungen bzw. der Anzahlungen erfolgt in den jeweiligen Modulen (Nachunternehmerverwaltung, Rechnungseingangsbuch und AZV, Fibu.-Buchungsblatt) und wird hierher durchgereicht. Einzelne Buchungen können nur direkt in der Anzahlungsbuchhaltung vorgenommen werden, dies sind insbesondere Korrekturen und Stornierungen.
Anforderungen sind keine Rechnungen, sondern die formelle Forderung einer Anzahlung; werden sie gebucht, ermöglichen sie das Mahnen (Debitoren) und Zahlen (Kreditoren) und das Erstellen von OP-Listen. Da Anforderungen aber keine Rechnungen sind, werden diese 'statistisch' gebucht, d.h. sie fließen nicht in die Bilanz/GuV ein und sind auch nicht relevant für die Umsatzsteuer. Relevant sind hingegen die Anzahlungen: Anzahlungen sind Zahlungen auf Anforderungen. Nach § 13 Abs.1 Nr. 1a Satz 4 UStG entsteht die Steuer auf Entgelte oder Teilentgelte, die ein Unternehmer vor der Ausführung einer Leistung oder Teilleistung vereinnahmt, bereits mit dem Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem die Zahlungen vereinnahmt worden sind. Daraus folgt, dass die Umsatzsteuerbuchung beim Zahlungseingang bzw. beim Zahlungsausgang erfolgen muss.
Für die Buchung der Anforderungen und Anzahlungen werden daher separate Buchungsgruppen (d.h. separate Sammelkonten) verwendet, die in der Anzahlungsvorgangskarte hinterlegt werden.
In der Anzahlungsbuchhaltung gibt es abweichende Verarbeitungsmöglichkeiten (Nicht stat. Kred. I und nicht stat. Kred. II).
Für die Standardverarbeitung gilt aber insgesamt Folgendes:
Beim Aufruf über Posten, ANZ Kreditoren wird die Übersicht der Anzahlungsvorgänge gezeigt.
Die Anzahlungsvorgangsübersicht bietet einen schnellen Überblick über alle Vorgänge bzw. über alle noch nicht erledigten Vorgänge. Die einzelnen Vorgänge werden aus der Übersicht heraus aufgerufen.
Die Korrektur Anforderung ist eine Sonderbelegart, die es erlaubt, eine gebuchte Anforderung der Höhe nach zu ändern und dabei abweichende Belegdaten zu verwenden. Es ist ein eigenständiger Beleg, der aber in den Verarbeitungen der ursprünglichen Anforderung zugerechnet wird.
Unter Ausführen 'Zeile stornieren' wird der Vollstorno einer Anforderung ausgeführt. Danach kann diese erneut gebucht werden. Das führt in der Praxis dann zu Problemen, wenn der Buchungsmonat bereits geschlossen ist. Über die 'Korrektur Anforderung' kann ein Storno mit abweichendem Buchungsdatum erstellt werden. Die Korrektur kann aber auch über Teilbeträge erfolgen.
Im einzelnen gilt:
Über Ausführen, Korrektur Anforderung wird die Requestform der 'Korrektur Anforderung' geöffnet. Hier können folgende Angaben getätigt werden:
Die Belegnummer wird vorgeschlagen. Der Vorschlag wird aus der ursprünglichen Belegnummer zuzüglich der Kennung '-TS' erzeugt. Anschließend wird noch eine lfd.Nr. angehängt, da eine Anforderung auch mehrere Korrekturen erhalten kann. Der Vorschlag kann geändert werden.
Angabe der Dokument-ID.
Angabe der Belegdaten für die Korrekturbuchung. Das Buchungsdatum darf dabei nicht vor dem Buchungsdatum des zu stornierenden Beleges liegen.
Die Korrektur einer Anforderung kann sowohl eine Minderung des Betrages sein, als auch eine Erhöhung, wenn die Anforderung z.B. zuvor gekürzt gebucht wurde.
Der anzugebene Betrag ist der Bruttobetrag.
Der Buchungstext wird mit dem ursprünglichen Buchungtext zuzüglich der Information 'Korrektur' vorgeschlagen. Er kann geändert werden.
Es besteht die Möglichkeit hier JA oder NEIN anzugeben. Es besteht nicht die Möglichkeit z.B. nur einen Einbehalt zu mindern oder zu erhöhen. Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, wird die Korrektur in Höhe es im Feld 'Betrag' angegebenen Betrages auf den Haupt-OP gebucht.
Die Korrektur Schlussrechnung ist eine Sonderbelegart, die es erlaubt, eine gebuchte Schlussrechnugn der Höhe nach zu ändern und dabei abweichende Belegdaten zu verwenden. Es ist ein eigenständiger Beleg, der aber in den Verarbeitungen der ursprünglichen Schlussrechnung zugerechnet wird.
Anders als bei einem Vollstorno werden bei der Korrektur Schlussrechnung alle ursprünglich durch die Schlussrechnung gebuchten Zeilen ebenfalls storniert. Das ist aber häufig nicht notwendig, wenn z.B. 'nur' eine Kürzung anerkannt und gebucht werden soll.
Ist die Korrektur der Schlussrechnung höher als der offene Restbetrag, ergibt sich zwangsläufig, dass ein bisher auf diese Schlussrechnung gebuchter Zahlbetrag in Höhe X 'frei' wird. Es erfolgt dann eine Abfrage ob diese Zahlung im Vorgang bleiben soll oder als 'Normale Zahlung' im Kreditorenposten ohne Vorgangsbezug gebucht werden soll. Dann kann dieser Zahlbetrag verwendet werden, um andere offene Rechnungen des Kreditoren zu schließen. |
Über Bearbeiten wird die jeweilige 'Anzahlung Vorgang Karte' aufgerufen, hier wird der Vorgang verwaltet.