Dieser Prozessschritt dient dazu, alle Rechnungen des Auftrags übersichtlich darzustellen. Das Fenster gliedert sich dabei in drei Bereiche. Im Hauptbereich sehen Sie eine Übersicht über alle Rechnungen des aktuellen Auftrages. Der mittlere und untere Bereich zeigt die Detaildaten der aktuellen Rechnung in einem Formular und Registern.

Hauptbereich

• Neu: Es öffnet sich der Assistent zur Anlage einer Rechnung.
• Löschen: Löscht eine Rechnung.
• Zahlung erfassen: Der Assistent zum erfassen einer Zahlung wird geöffnet.

Nur im Zusammenhang mit dem Ausgangsrechnungsprozess sind folgende zwei Funktionen verfügbar (Anwendungsbereich Control, Aktivierung möglich über Anwendung Administration | Anwendungskonfiguration):

• Stornieren: Storniert eine bereits an den Ausgangsrechnungsprozess übergebene Rechnung.
• Ändern: Erlaubt das Ändern der in der Reihenfolge letzten an den Ausgangsrechnungsprozess übergebenen Rechnung inkl. erneuter Übergabe.

Formular

• Inforechnung: (Nur im Prozess Abrechnung) Ist diese Option aktiv gesetzt, ist die Vergabe einer Rechnungsnummer nicht möglich. Erst wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert wird, kann eine Rechnungsnummer erfasst werden. 
• Laufende Nummer: Diese Nummer wird für automatisch fortlaufend innerhalb eines Abrechnungskreises oder Abschlagsrechnungen vergeben, kann an dieser Stelle auf Sortiergründen jedoch verändert werden.

• Rechnungsdatum/Uhrzeit:  Es wird das aktuelle Tagesdatum als Standardwert gesetzt, dies kann jedoch geändert werden.

• Rechnungsnummer: Ist das Kontrollkästchen für Inforechnung nicht aktiv, ist die Vergabe einer Rechnungsnummer möglich.
• Leistungszeitraum: Der Leistungszeitraum ist verpflichtend beim Schreiben einer Rechnung. Dieser kann zuvor im Formular des Auftrags, innerhalb der Mengenermittlung, oder aber erst bei Neuanlage einer Rechnung erzeugt werden. Letzteres ist dann sinnvoll, wenn z. B. eine pauschale Rechnung geschrieben wird. Hier kann dann im Anlageassistenten der Rechnung direkt ein Leistungszeitraum mittels der Schaltfläche "Neu" angelegt und übernommen werden.
• Zustelldatum: Wird automatisch durch das Zustellen einer Rechnung gesetzt.
• Status: Der Status einer Rechnung unterscheidet sich in der Auswahl durch die mögliche Anbindung des Ausgangsrechnungsprozesses (Siehe Anwendungsbereich "Control").

Ohne Ausgangsrechnungsprozess:

Ab dem Status "Freigegeben" wird die Rechnung als "unveränderbar gespeichert". Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen an Preisen oder Indexwerten (Önorm) keinen EInfluß auf die Rechnungssumme haben.

• • • Erfasst: Status nach der Anlage einer Rechnung. (automatisch)
    • Freigeben: Die Rechnung kann geschrieben und versendet werden. (manuell) 
    • Gesendet: Status wird bei Versand gesetzt. (automatisch)
    • Storniert: Die Rechnung wird als "storniert" gekennzeichnet.
    • Bezahlt: Status sobald alle offenen Posten ausgeglichen sind. (manuell) 

Mit Ausgangsrechnungsprozess: (Anwendungsbereich Control, Aktivierung möglich über Anwendung Administration | Anwendungskonfiguration)

• • • Erfasst: Status nach der Anlage einer Rechnung. (automatisch)
    • Freigeben: Rechnung kann geschrieben und versendet werden. (manuell) 
    • Bezahlt: Status wird von Control gesetzt, sobald alle offenen Posten ausgeglichen sind. (automatisch)
    • Storniert: Rechnung wurde mittels der Schaltfläche "Stornieren" storniert. (automatisch)
    • Gesendet: Status wird bei Versand gesetzt. (automatisch)
    • Gesendet in Veränderung: Die letzte bereits versendete Rechnung wurde geändert und erneut gesendet.
• Bürgschaft/Bankhaftbrief: Angabe, ob eine Bürgschaft oder ein Bankhaftbrief hinterlegt ist.
• Geschütze Mengenermittlung: Bei Aktivierung sind alle Mengenermittlungen, die zur der Rechnung gehören, vor Änderungen geschützt.
• Geschütze Rechnung: Wird der Rechnungsschutz aktiviert, werden alle für diese Rechnung relevanten Daten (Mengenermittlungen, Ab- und Bezüge, etc.) vor Änderung geschützt.
• Preisgleitung aktiv: Mit dieser Option wird festgelegt, ob für die ausgeählte Rechnung die Bedingungen der Önorm B2111 "Umrechnung veränderliche Preise von Bauleistungen" angewendet werden soll (nur Önorm)

Register

Rechnungskopf

Das Register Rechnungskopf stellt nachfolgende Eingabefelder zur Verfügung:

• Rechnungsart: Darstellung der gewählten Rechnungsart
• Mengenfilter: Schaltfläche "Neu zuweisen": Ist die Rechnung oder die Mengenermittlung nicht geschützt, kann für die aktuelle Rechnung die Abrechnungsmenge angepasst werden. Hinweis: Ist eine Rechnung bereits an den Ausgangsrechnungsprozess (Control) übergeben, dann ist eine Änderung nicht mehr möglich
• Umsatzsteuer: Festlegung der Umsatzsteuer der aktuellen Rechnung. Der Default ist die definierte Steuer aus dem Auftrag.
• Rechnungsüberschrift: Definiert die Überschrift der Rechnung
• Abrechnungskurzzeichen: Dient zur weiteren Spezifikation individueller Kennzeichnungen auf dem Rechnungsdeckblatt.
• Externe Rechnungsnummer: Dient zur weiteren Spezifikation individueller Kennzeichnungen auf dem Rechnungsdeckblatt.
• Zahlungsbedingungen: Zuordnung von den im Verwalten definierten Zahlungsbedingungen zur Rechnung. Formular des Auftrags können bereits für unterschiedliche Bereiche (Leistungsverzeichnis, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung unterschiedliche Zahlungsbedingungen hinterlegt werden, die dann jeweils greifen.
• Rechnungsempfänger: Ist in der Regel der Auftraggeber. Kann aber an dieser Stelle überschrieben werden und ist damit auch als eigener Parameter "Rechnungsanschrift" für das Deckblatt der Rechnung definiert.
• Debitorennummer: Debitorennummer des Rechnungsempfängers/Rechnungsanschrift.
• Rechnungskostenstelle: Wird im Default aus der Kostenstelle des Auftrags übernommen
• Leitweg-ID: Dient der eindeutigen Identifizierung behördlicher Einrichtungen und anderen Unternehmungen, die im Rahmen der elektronischen Rechnung "XRechnung" ihre Daten im XML-Format übermittelt bekommen.
• Gewährleistungsbeginn, Ende, Rückgabe Gewährleistungseinbehalt: Datumsfelder, welche manuell gefüllt werden können.
• Notiz: Dient zur weiteren Spezifikation individueller Kennzeichnungen auf dem Rechnungsdeckblatt.

Ab- und Bezüge

Für Sonderfälle (z. B. Baureinigung) können Sie hier noch zusätzliche Ab- Bezüge vom Netto oder Brutto erfassen. Diese Beträge werden in der Zusammenstellung nach dem Nettobetrag der erbrachten Leistungen bzw. nach dem Bruttobetrag aufgelistet. Folgende Eingaben stehen Ihnen hier zur Verfügung:

• Art des Ab- Bezuges: (Deckungsrücklass / Sicherheitseinbehalt, Haftungsrücklass / Gewährleistungseinbehalt, Vertraglicher Ab- Bezug, Freier Ab- Bezug)
• Bezeichnung: Bezeichnung des Ab- Bezuges.
• Zwischensumme: Beim Ausdruck der Zusammenstellung wird eine Zwischensumme gebildet, welche später für die Berechnung von Ab- Bezügen verwendet werden kann.
• Berechnungsbasis: Bezug auf eine Zwischensumme.
• Prozent / Betrag: Prozentwert oder Betrag des Ab- Bezuges.
• Kennung: nur bei aktiver Zwischensumme möglich. Eine Kennung könnte z. B. 'A' sein. Diese Kennung 'A' wird dann in der Spalte "Berechnungsbasis" einer nachfolgenden Zeile angewandt, um den Bezug auf die zuvor definierte Zwischensumme herzustellen. Mit dieser darin enthaltenen Zwischensumme wird dann weitergerechnet.

Beispiel: Nachlass 1 und Nachlass 2 bilden eine neue Zeile Zwischensumme (Kennung: N1+N2). In der nächsten Zeile wird dann ein weiterer Nachlass auf Basis der Zwischensumme (N1+N2) berechnet. In der Spalte Berechnungsbasis steht dann in dieser Zeile: N1+N2

Es können bereits im Vorwege im Auftragsformular Register "Ab- und Bezüge" Default-Einstellungen vorgenommen werden, welche dann automatisch beim Schreiben einer neuen Rechnung herangezogen werden. Hat man keine Default-Einstellungen definiert, können die Einstellungen auch mittels der Schaltfläche "aus Auftrag übernehmen" oder "aus Rechnung übernehmen" angewandt werden.

Prüfung

Darstellung der derzeitigen Auftragssumme mit den bereits geschriebenen Rechnungen und deren möglichen Ab- und Bezügen nach der Aufteilung "Rechnungsbetrag bisher", "Rechnungsbetrag aktuell" und "Rechnungsbetrag kumuliert".

Kontierung

Das Register Kontierung stellt die nachfolgenden Eingabefelder zur Verfügung:

• Projekt-/Auftrags-Kostenstelle
• Rechnungskostenstelle
• Debitor
• Anzahlungsvorgang
• Erlöskonto
• Buchungsdatum

Über den Button "Freigabe zur Buchung" wird die ausgewählte Rechnung an NEVARIS Finance übergeben.

Zahlungen

In Verbindung mit dem aktiven Ausgangsrechnungsprozess werden an dieser Stelle die zur Rechnung erhaltenen Zahlungen gelistet. Besteht keine aktive Verbindung zum Ausgangsrechnungsprozess, kann an dieser Stelle mittels "Neu" die manuelle Eingabe der Zahlungen zur Rechnung erfolgen.

Mittels "Zahlungen übernehmen" lassen sich gebuchte Zahlungen aus NEVARIS Finance importieren.

Nachträge

Im Register Nachträge kann der Anwender abweichend zu den Standardeinstellungen folgende Optionen wählen:

• Berücksichtigung Status auf Position. Nur Positionen mit dem gewählten Status werden berücksichtigt.
• Berücksichtigung Nachtragsdatum vor Rechnungsdatum: "Genehmigt am" oder "Erstellt am".
• Erfolgt eine Berücksichtigung einer oder mehrerer Nachträge innerhalb der Rechnung, so wird dieses in dem Dialog "Berücksichtigte Nachträge" abgebildet.
• Berücksichtigung Status auf Nachtrag "Nur genehmigte Nachträge". Dies bedeutet, dass der gesamte Nachtrag den Status genehmigt haben muss.

So kann der Anwender Einfluss auf die Abrechnung der zu berücksichtigten Nachträge nehmen.