In diesem Prozessschritt werden in der Liste alle Rechnungen angezeigt, die für die Zahlung freigegeben wurden. In der Tabelle sind die wichtigen Informationen wie Kreditor, Rechnungs- und Freigabebetrag sowie Zahlbetrag und Offener Posten sichtbar. Eine Splitt-Screen-Ansicht ist ebenfalls möglich. Vor dem endgültigen Zahllauf sind die Rechnungen auszuwählen. Dazu stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung:

Auswählen

Mit dieser Funktion können Sie eine von Build Control unterstützte Auswahl treffen. Sie können einen maximalen Zahlbetrag eingeben, der bezahlt werden soll. Es werden dann die Rechnungen ausgewählt, die in Summe diesem Höchstbetrag entsprechen. Die Rechnungen werden dabei absteigend ausgewählt. Es wird ein Zahldatum hinterlegt, das mit dem Tagesdatum vorbelegt ist, ist aber änderbar. Das Zahldatum ist die Basis für die Prüfung der Fälligkeiten. 

Nur Skontofällige bedeutet, dass die Rechnungen, die zum Zahldatum skontofällig sind, ausgewählt werden, um die Skonti realisieren zu können. Skonto generell bedeutet, dass alle Rechnungen, bei denen ein Skontoprozentsatz eingetragen ist, auch mit berücksichtigtem Skontoabzug gezahlt werden. Die Fälligkeiten werden dabei nicht mehr geprüft.

Auswahl Kostenstelle bedeutet, dass nur Rechnungen bezahlt werden, die eine bestimmte Kostenstelle betreffen. Damit können Sie dem Bauforderungssicherungsgesetz entsprechen.

Durch Fertigstellen, werden dann alle Rechnungen mit dem Haken "Zahlen" markiert, die den oben gewählten Kriterien entsprechen.

Manuelles Auswählen

Außer dem automatisierten Auswählen können Sie auch Rechnungen manuell auswählen, in dem Sie den Haken "Zahlen" manuell setzen. Das kann nötig sein, wenn Rechnungen den Kriterien zum Zeitpunkt des Zahldatums nicht oder noch nicht entsprechen und trotzdem bezahlt werden sollen. Natürlich können auch vorgeschlagene Rechnungen wieder abgewählt werden, wenn Sie zu einem anderen Schluss kommen.

Bericht Zahlungsvorschlag

Alle ausgewählten Rechnungen können als Zahlungsvorschlag ausgedruckt werden, wenn Ihnen die Darstellung am Bildschirm nicht ausreicht und Sie einen Ausdruck benötigen. Der Bericht steht Ihnen in den Reports zur Verfügung.

Überarbeiten des Zahlungsvorschlags

Sie können jede ausgewählte Rechnung direkt in der Listdarstellung überarbeiten. Diese Änderungen wirken sich dann direkt auf die Zahlung aus.

Sie können an jedem Kreditor die IBAN auswählen, auf die die Überweisung erfolgen soll. Die angezeigte IBAN entspricht immer der Standardbank des Kreditors. Es können aber weitere ausgewählt werden, die beim Kreditor hinterlegt sind und ebenfalls neue Bankverbindungen im Zahllauf angelegt werden.

Der Skontoprozentsatz und der Skontobetrag können überarbeitet werden. Beide Änderungen wirken sich dann unmittelbar auf den Zahlbetrag aus, der überwiesen wird.

Schlussendlich kann auch noch der Zahlbetrag überarbeitet werden, der in die Überweisung einfließt. Beachten Sie bitte, dass Zahlbetrag + Skontobetrag dem Rechnungsbetrag entsprechen müssen, wenn kein Restbetrag bleiben soll.

Zahlen

Mit dieser Funktion wird die SEPA Datei erzeugt, die dann an die Bank übertragen wird.

In diesem Dialog wird die Bank ausgewählt, von der die Überweisungen abgehen (Hausbank). Mit dem Ausführungsdatum können Sie bestimmen, wann die Überweisungen ausgeführt werden sollen. Im SEPA Dateipfad legen Sie fest, wo die SEPA-Datei abgelegt werden soll. Das Verzeichnis kann auf dem Arbeitsplatzrechner oder einem Fileserver liegen. Sie müssen darauf achten, dass Sie auf dieses Verzeichnis zugreifen können, wenn Sie die Datei an Ihre Bank übertragen. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Administrator. SEPA Datei archivieren ist aktiv, wenn die Lizenz für NEVARIS DMS vorhanden ist.

Durch Klicken auf "Ok" wird die SEPA-Datei erzeugt und in dem angegebenen Verzeichnis abgelegt. Es wird auch ein Protokoll aller überwiesenen Rechnungen erzeugt, dass Sie für Ihre Unterlagen Speichern oder Archivieren können.

Zurück zur Prüfung

Wenn eine Rechnung nicht bezahlt werden soll, da eventuell ein Prüfschritt fehlt oder unklar ist, kann mit dieser Funktion die Rechnung wieder in den Prüflauf zurückgegeben werden. Sie können den Prüfschritt und den Prüfer auswählen, der sich um diese Rechnung kümmern soll. (Entspricht "Zuweisen" aus Prüfen und Freigeben)

Abweisen

Eine Rechnung, die bis zum Zahllauf durchgerutscht ist, kann über diese Funktion wieder in den Erfassungsprozess zurückgegeben werden. Dort kann die Rechnung ggf. überarbeitet oder zum Kreditor zurückgesandt werden. (Entspricht "Abweisen" aus Prüfen und Freigeben).