In diesem Prozessschritt werden die geleisteten Stunden auf die Aufträge, Projekte bzw. Kostenstellen erfasst. Die Erfassung erfolgt dabei entweder manuell durch Import aus der Stundenerfassung von 123erfasst oder durch einen Import aus einer Exceltabelle. Die Erfassung der Iststunden in BUILD Control dient ausschließlich der verursachungsgerechten Belastung von Aufträgen oder Kostenstellen. Es ist nicht vorgesehen, Stunden an ein Lohnabrechnungsprogramm zu übergeben. In diesem Fall empfehlen wir die Erfassung in einem Lohnabrechnungsprogramm und anschließend den Import zu verwenden.

Manuelle Erfassung

Die manuelle Erfassung erlaubt es in einer Tabelle die angefallenen Stunden auf Aufträge, Projekte oder Kostenstellen zu erfassen. Sie können wählen, ob Sie analog zu einer Lohnerfassung pro Mitarbeiter und Tag erfassen möchten oder eine Sammelerfassung, in der Sie alle Stunden auf einen Auftrag erfassen. Über den Erfassungsmonat wählen Sie den Monat aus, für den Sie Stunden erfassen möchten. Dieser Erfassungsmonat dient auch als Filter für die Anzeige der erfassten Stunden. Wie üblich in BUILD Control, können Sie die Spalten in der Reihenfolge Ihren Bedürfnissen nach anordnen und in einer eigenen Ansicht abspeichern. Beim Speichern des Datensatzes wird von der Anwendung geprüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Die fehlenden Eingaben sind dabei rot umrandet.

Erläuterung der Eingabefelder:

• Datum: Tag der Stundenerfassung
• Auftrag: Auftrag auf den die Stunden erfasst werden sollen. Projekt und Kostenstelle werden gemäß der Zuordnung eingetragen.
• Projekt: Sollten sich die Stunde nicht eindeutig einem Auftrag zuordnen lassen, kann auf das Projekt erfasst werden. Eine Auswertung dieser Stunden ist dann nur noch auf der Projektebene möglich.
• Kostenstelle: Wenn weder eindeutig auf einen Auftrag noch auf ein Projekt erfasst werden kann, kann auf die Kostenstelle erfasst werden. Eine Auswertung dieser Stunden ist dann nur noch auf Kostenstellenebene möglich.
• Mitarbeiter: In der Regel eine Person, die im Personalstamm angelegt ist. Es kann aber auch ein Sammler sein, der ebenfalls im Personalstamm angelegt sein muss.
• Anzahl Stunden: Die Stunden, die für Mitarbeiter an dem Tag erfasst werden
• Verrechnungssatz: Der Betrag, mit dem die Stunden bewertet werden. Der Verrechnungssatz stammt aus dem Personalstamm. Sie können den Betrag ändern, wenn der Verrechnungssatz im Personalstamm als änderbar gekennzeichnet ist.
• Kostenart: Die Kostenart, die durch die Bewertung belastet wird. Die Kostenart stammt aus der Berufsgruppe, die dem Mitarbeiter zugeordnet ist.
• BAS: Bauarbeitsschlüssel (Tätigkeit), der ausgeführt wurde. Sie können damit auswerten , welche Tätigkeiten mit wie vielen Stunden ausgeführt wurden und Ihrer Kalkulation gegenüberstellen
• Berufsgruppe: Information, welche Berufsgruppe dem Mitarbeiter zugeordnet ist.

Import aus 123erfasst

Im Gegensatz zur manuellen Erfassung können Sie Stunden direkt aus 123 erfasst übernehmen, um eine Doppelerfassung zu vermeiden. Dazu muss eine Verbindung zwischen BUILD Control und 123erfasst bestehen. Diese Verbindung wird in der Anwendung Administration in dem Menüpunkt "123erfasst Integration! hergestellt. In diesem Menüpunkt stellen Sie die Verbindung zu 123erfasst her, in dem Sie Ihre Anmeldedaten eingeben und die Zuordnung der Mandanten herstellen. Sie können hier einen Stammdaten-Export aufrufen, wenn Sie einen Personalstamm in den Stammdaten erfasst haben, der nicht in 123erfasst vorhanden ist.

Nach der Zuordnung können Sie den Import starten, in dem alle Stunden des gewählten Zeitraums übergeben werden. Personal, das noch nicht im Personalstamm angelegt ist, wird beim Import angelegt. Im Gegenzug werden Aufträge und Kostenstellen von Build Control an 123erfasst übergeben, die neu angelegt wurden. Für den Import wird eine Kostenart angegeben, die zur Belastung der Aufträge verwendet wird. Alle importierten Zeilen werden in die Erfassung übernommen, als ob sie manuell erfasst wurden. Sofern Sie Korrekturen vornehmen müssen, können Sie das direkt im Grid tun.

Import aus Excel

Sie können auch die Stunden aus einer Lohnabrechnung per Excel importieren, wenn Sie nicht 123erfasst verwenden oder nicht manuell erfassen möchten. Die Excel Datei muss dann zwingend folgenden Spaltenaufbau haben:
Auftrag, Datum, Mitarbeiter, Stunden, Produktivkennzeichen, BAS.
Die in der Excel-Datei enthaltenen Stammdaten müssen zuvor in BUILD und BUILD Control angelegt sein.