Liste

In Rechnungen werden eingehende als auch ausgehende Rechnungen zu den jeweiligen erteilten oder erhaltenen Aufträgen verwaltet bzw. angelegt. Die zugehörigen und vorhandenen Aufträge sind sowohl verknüpfte Aufträge (mit AVA) als auch S1.4 - Aufträge frei angelegte Aufträge (ohne AVA). Zusätzlich können Ordner, Unterordner aus Planung angelegt wurden, für die Gruppierungen und Zwischensummierungen der Leistungsverzeichnisse und Rechnungen, vorhanden sein. Für die Rechnungen sind ergänzend zu den Beschreibungen aus S1.4 - Aufträge die nachfolgenden Informationen wichtig.

Rechnungen zu verknüpften Aufträgen (mit AVA):

• Rechnungen (Eingang) / Rechnungen (Ausgang) zu verknüpften Auftrag (erteilt) aus Abrechnungsprüfung  bzw. Auftrag (erhalten) aus A5 - Abrechnung,  
• Rechnungen (Eingang) / Rechnungen (Ausgang) zu verknüpften Aufträgen (erteilt) / Aufträgen (erhalten), als pauschale Rechnungen ausschließlich oder ergänzend in Projektkonto angelegt und folgend auch in Ausführen vorhanden.

Rechnungen zu freien Aufträgen (ohne AVA):

• Freie Rechnungen (Eingang) / Freie Rechnungen (Ausgang) zu Freier Auftrag (erteilt) / Freier Auftrag (erhalten), als pauschale Rechnungen ausschließlich in Projektkonto angelegt.

Es stehen verschiedene Rechnungsarten zur Verfügung. Siehe Rechnung anlegen.

Formular Rechnung

Allgemein bzw. Rechnungskopf

Insbesondere bei neu angelegten (eingehenden sowie ausgehenden) Rechnungen werden die Rechnungs- und Rechnungskopfdaten im aufgerufenen Assistenten direkt hinterlegt oder können z.T. auch nachträglich im Formular der Rechnung eingegeben und verändert werden. Das sind insbesondere allgemeine Informationen wie Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Rechnungs- und ggf. Eingangsdatum bzw. Prüfdatum und der Status der Rechnung. Im Bereich des Rechnungskopfes sind dies weitere Informationen wie die Rechnungsart, die Umsatzsteuer, die Rechnungsüberschrift, Zahlungsbedingungen und den Rechnungsempfänger. Bei verknüpften Rechnungen (mit AVA) sind diese Daten zumeist schon definiert.

Für den Status der Rechnungen gibt es folgende Definitionen

• bei eingehenden Rechnungen (erteilte Aufträge): Eingegangen, Erfasst, Geprüft, Freigegeben, Storniert, Bezahlt
• bei ausgehenden Rechnungen (erhaltene Aufträge): Erfasst, Freigegeben, Gesendet, Storniert, Bezahlt

Eingehende sowie ausgehende Rechnungen werden über den Status unveränderbar geschützt. Für erteilte Aufträge gilt dies ab dem Rechnungsstatus Geprüft, für erhaltene Aufträge ab dem Status Freigegeben. Hierbei werden bei kumulierten Rechnungen ebenso die vorausgegangenen Rechnungen unveränderbar gespeichert. Es wird dadurch gewährleistet, dass keine Bearbeitung in der Rechnungsabfolge möglich ist, was zu Veränderungen bei den nachfolgenden Rechnungen führen würde. Für eingehende Rechnungen (erteilte Aufträge) kann der Schutz mit der Funktion Unveränderbar zurücksetzen wieder aufgehoben werden. Die Möglichkeit den Schutz wieder aufzuheben, kann projektbezogen individuell in Verwalten | Projekteinstellungen | Allgemeine Einstellungen definiert werden.

Ab- und Bezüge

Ab- und Bezüge bzw. Einbehalte des Auftrages Netto oder Brutto, welche der Rechnungsart zugewiesen wurden (siehe Beschreibungen zu Prozessschritt Aufträge). Die Zeilen können individuell pro Rechnung wieder gelöscht, neu angelegt und sortiert werden. Zudem können die Definitionen nachträglich aus dem Auftrag oder der vorigen Rechnung übernommen werden.

Prüfung

Unter Prüfung wird informativ die Prüfberechnung für die Rechnungsbeträge und die Freigaben mit den Ab- und Bezügen dargestellt, welche die Grundlage sind für die Spalteneinträge und die Schlussblattberechnung.

Zahlungen

Unter Zahlungen können der jeweiligen Rechnung mit Hilfe eines Zahlungsassistenten die gezahlten Beträge mit und ohne Skonto hinterlegt werden. Die Zahlungen können auch in mehrere Zahlungen pro Rechnung gesplittet werden. Neben den Spalten Zahlbetrag, Skontobetrag und Zahlungsdatum steht z.B. eine Spalte Bemerkung für freie Texteinträge zur Verfügung.

Nachträge

Siehe auch A6 - Nachtragsangebot