Felder zur Einrichtung

Aufruf: Personalbuchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Archiv

Archivieren

Die Einstellungen aus der Einrichtung Archivierung sollten übernommen werden. In dem Fall "Verbundenes Archiv".

Standardarchiv

Das Standardarchiv ist das Archiv, in dem die Dokumente archiviert und indexiert werden sollen.

Briefkorb Web:

Optionale Auswahl, nur wenn in Briefkorb statt Archiv gedruckt werden soll.

Nummernserie:

Das Feld "Nummernserie" ist auszufüllen, wenn zu archivierende Ausgangsbelege automatisch eine Dokument-ID aus dieser mandantenspezifischen Nummerierung zugewiesen bekommen sollen. Diese Nummernserie wird ausschließlich im entsprechenden Mandanten genutzt.

Nummernserie global:

Im Regelfall sollte keine mandantenbezogene, sondern eine globale Nummernserie verwendet werden. Für zu archivierende Ausgangsbelege werden auf diese Weise automatisch Dokument-IDs mandantenübergreifend zugewiesen. Dies hat den Vorteil, dass man nicht für jeden einzelnen Mandanten eigene Nummernkreise definieren muss und dass Überschneidungen von Nummernkreisen vermieden werden. Zudem ist mit einer globalen Nummernserie die Eindeutigkeit der Dokument-ID im Archiv gewährleistet.

Web-Servername

Voraussetzung für den Aufruf des entsprechenden Web-Clients ist das Hinterlegen des Web-Servernamens (Server, auf dem der Web-Client installiert ist, zumeist ist das der DocuWare-Server selbst).

Web-Suchdialog GUID

Das Hinterlegen einer Web-Suchdialogs-GUID ist hier erforderlich, wenn für alle Benutzer dieses Mandanten dieselben Such- oder Ergebnislisten genutzt bzw. herangezogen werden sollen. Sofern diese benutzerspezifisch zugeordnet werden soll, muss die GUID beim Benutzer im Feld Web-Suchdialog GUID hinterlegt werden.

Web-Ergebnisliste GUID

In diesem Feld ist die GUID der gewünschten DocuWare-Ergebnisliste einzutragen.

GUID vom Archiv

Für die Beleganzeige wird hier der eindeutige Bezeichner des DocuWare Personal-Archivs benötigt.

Aktionen zur Einrichtung

Benutzereinrichtung

Bei explizit auszuwählenden Benutzern von NEVARIS Finance kann über die Benutzereinrichtung festgelegt werden, wie Dokumente in DocuWare geöffnet werden sollen. Gibt man im Feld "Web-Suchdialog GUID" eine entsprechende Suchdialog-Nummer ein, wird der Web-Client bei diesem Benutzer mit dem ausgewählten Dialog geöffnet. DocuWare wird aus allen Bereichen in NEVARIS Finance mit der hier zugeordneten Definition aufgerufen.

• Zielverzeichnis-Webinstanz: Benutzerspezifischer Aufruf des in der DocuWare Administration hinterlegten Webinstanz-Zielverzeichnisses (Standard oder Read-Only)
• Web-Suchdialog GUID: benutzerspezifisch konfigurierbare Suchdialogmasken GUID (Archiv-Suchlisten)
• Web-Ergebnisliste GUID: benutzerspezifisch konfigurierbare Ergebnislisten GUID (Archiv-Ergebnislisten)

Zuordnung Archivfelder

Über die „Zuordnung Archivfelder“ können die im Archiv definierten Felder den vorhandenen Feldern von NEVARIS Finance zugeordnet werden. Alle Felder des DocuWare-Archivs werden beim Öffnen der „Zuordnung Archivfelder“ geladen und zwischengespeichert.
Im Menüband befinden sich zudem die folgenden zwei Funktionsaufrufe:

1. Felder prüfen
   Diese Funktion prüft die zugeordneten Einträge aus dem Feld „DMS Datenbankfeld“. Einträge, die nicht als Archivfeld existieren, werden dabei gelöscht.
2. Standard Felder setzen
   Definierte Felder werden in die Spalte „DMS Datenbankfeld“ übernommen und anschließend gegen das Archiv geprüft. Nicht vorhandene Archivfelder werden direkt gelöscht, sodass nur die bestehenden Archivfelder in der Zuordnung bestehen bleiben.

Felder, die während der Zuordnung in DocuWare angelegt werden, werden erst nach dem nächsten Öffnen der "Zuordnung Archivfelder" angezeigt.

Die angesprochenen Standardfelder entsprechen der folgenden Archivdefinition:

Dokumentarten

Enthält eine Auflistung aller direkt aus NEVARIS Finance stammenden Dokumentarten. Diese können durch Verwendung eigener Begriffsdefinitionen (Dokumentart verwenden) kundenseitig umbenannt und verwendet werden.

Nummernserien holen

Über „Nummernserien holen“ werden die aus der global hinterlegten Nummernserie verwendeten Einstellungen in eine mandantenabhängige Nummernserie übernommen.

Zusammenstellen

Hier besteht die Möglichkeit, entweder für einen oder mehrere Mandanten sowie für eine Buchungsperiode alle dokumentrelevanten Bereiche auszulesen und bei vorhandener Dokument-ID in die Tabelle "Verschlagw. Archiv Baulohn" zu überführen. Ohne Eintrag im Feld „Mandant“ werden die Einträge für alle Mandaten zusammengestellt.

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Die Tabelle „Verschlagw. Archiv Baulohn“ zeigt die ausgelesenen und zusammengestellten Daten an. Hier sind alle relevanten Felder bereits gefüllt. Zusätzlich kann hier durch Filter überprüft werden, welche Datensätze bereits wann übertragen worden sind und welche noch zur Übertragung anstehen.

Status anzeigen

Bei aktivierter Protokollierung in der Detaileinrichtung werden sämtliche Verbindungsinformationen im DocuWare Status gespeichert und können über die Aktion "Status anzeigen" (unter Auswerten in der Verschlagwortung Archivierung) angezeigt werden.

In Mandanten kopieren

Mit „In Mandanten kopieren“ ist es möglich, die in einem Mandanten gesetzten Einstellungen der Einrichtung von DocuWare auch in andere Mandanten zu übernehmen. Hierbei kann entweder in alle oder ausgewählte Mandaten kopiert werden.