FIBU UID Abfrage

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Last updated: Dec 11, 2024 by Hontzia, Julia

UID-Bestätigungsverfahren

Allgemein

Damit sich eine Unternehmerin / ein Unternehmer von der Gültigkeit einer UID-Nummer einer EU-Geschäftspartnerin / eines EU-Geschäftspartners überzeugen kann, wurde EU-weit das so genannte 'Bestätigungsverfahren' eingeführt. Es gibt zwei Varianten:
Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren): Hier wird lediglich die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer geprüft. Der Bezug zu einer bestimmten Unternehmerin / einem bestimmten Unternehmer wird nicht hergestellt.
Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren): Hier wird die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedstaat geprüft.
Für deutsche und österreichische Unternehmen wird die Abfrage nach Stufe 1 oder Stufe 2 über FinanzOnline bzw. über den Server des Bundeszentralamtes für Steuern unterstützt. Für andere EU-Staaten erfolgt die Abfrage an den EU-Server. Hierfür wird die Abfrage der Stufe 1 unterstützt.
Ob, in welchem Umfang oder welche UID-Nummern geprüft werden, bleibt der Unternehmerin / dem Unternehmer überlassen.

Einrichtung

Stammdaten

Adresse

Im Register 'Zuordnung' einer Adresskarte erfolgt die Hinterlegung der Umsatzsteuer ID zu einer Adresse.

USt-IdNr.

Hier erfolgt die Erfassung der Umsatzsteuer Identifikationsnummer für eine Adresse.

Wurden die Umsatzsteuer Identifikationsnummern bislang im Feld 'Unsere Kundennr. dort' bzw. im Kreditor geführt, können diese durch einen Service in das Feld 'USt-IdNr.' übernommen werden.

Einrichtung

Firmendaten

USt-IdNr.

Die USt-IdNr. des Mandanten wird an den jeweiligen Server übergeben. Dieser Eintrag ist notwendig, da ansonsten die Abfrage nicht durchgeführt werden kann.

Ländercode

Der Ländercode der Firmendaten legt fest, welcher Server angesprochen wird:
AT: FinanzOnline (AT) [finanzonline.bmf.gv.at]
DE: Bundeszentralamt für Steuern [evatr.bff-online.de/eVatR]
<> AT & <> DE : EU Server [ec.europa.eu/taxation_customs/vies/].

Über den Server des Bundeszentralamtes für Steuern können nur ausländische UIDs abgefragt werden. Es werden nur UIDs mit einem Ländercode <>DE an den Server weitergereicht.

Zu beachten ist, dass die Schweizer UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) nicht gleichzusetzen ist mit der EU-UID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und nicht über die automatisierte Abfrage geprüft werden kann. Weiterführende Informationen hierzu unter: https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/register/unternehmensregister/unternehmens-identifikationsnummer.html.

Finanzbuchhaltung Einrichtung

Im Register 'UID-Abfrage' können folgende Einrichtungen getroffen werden:

UID-Nr. bei Eingabe prüfen

Ist das Kennzeichen gesetzt, wird die Online-Prüfung direkt bei Erfassung der UID-Nr. ausgeführt.

UID Abfrageumfang
  •  Stufe 1 kann unabhängig vom Länderkennzeichen der Firmendaten ausgewählt werden.
  • Stufe 2 wird bei Abfragen an Finanzonline und das Bundeszentralamt für Steuern unterstützt.
Teilnehmer-ID AT (TID) / Benutzer-ID AT (BenID)

Eingabe der Teilnehmer-ID und Benutzer-ID für FinanzOnline (Österreich).

Voraussetzung für das Webservice ist: Der Übermittler muss FinanzOnline Teilnehmer sein. Der Teilnehmer muss in der Benutzerverwaltung von FinanzOnline einen Benutzer für 'Webservices' anlegen. Der Webservice muss mit diesem Benutzer verwendet werden; d.h. es ist genau dieser Benutzer, der hier hinterlegt werden muss.

Weiterführende Informationen zur allgemeinen Anlage von Benutzern finden sich unter https://www.usp.gv.at/ueber-das-usp/index/faq/usp-administrator-und-benutzer.html. 

PIN AT (PIN)

Eingabe der Pin für FinanzOnline.

Bauleistung

Proxy Server
Ggf. Eingabe des Namens des Proxy Servers.

Proxy Benutzer Name / Proxy Passwort

Ggf. Eingabe Benutzer Name und Passwort für den Zugang auf den Proxy Server.

Verarbeitung

Posten, Service

UStId in Adresse aus Kdnr.

Durch diesen Service kann die USt-IdNr. aus dem Feld Adresse, 'Unsere Kundennr. dort' in das Feld Adresse, 'USt-IdNr.' übernommen werden, sofern noch leer ist. Die Angabe im Feld 'Unsere Kundennr. dort' wird nicht gelöscht.

UStId in Adresse aus Kred.

Durch diesen Service kann die USt-IdNr. aus allen Mandanten aus dem Feld Kreditoren, 'Außenhandel, 'USt-IdNr.' in das Feld Adresse, Zuordnung, 'USt-IdNr.' übernommen werden, sofern dieses leer ist. die Angabe im Feld 'Unsere Kundennr. dort' wird nicht gelöscht. Wenn mehrere Kreditoren vorhanden sind, wird die Nummer des ersten übernommen.

Abfrage

Die Einzelabfrage für eine Adresse erfolgt aus der Adresskarte über das blaue Feld UID-Abfrage.

Die Gesamtabfrage erfolgt aus Stammdaten, Adressen, Ausführen, 'UID-Abfrage '. Alle markierten Adressen werden geprüft.
Die Abfrage an den Server des Bundeszentralamtes erfolgt nur für ausländische UID Nummern, d.h. die UID beginnt mit einem anderen zulässigen Ländercode als DE.

Die Einzel-/Gesamtabfrage kann ebenso aus dem Debitor bzw. Kreditor unter Ausführen aufgerufen werden.

Wird die UID im Debitor oder Kreditor geändert, wird die neue UID nicht in die Adresse übertragen. Wird die UID in der Adresse aktualisiert, wird diese in Debitoren und Kreditoren übertragen.

Einzelabfrage
Die Einzelabfrage erfolgt über den Aufruf UID-Abfrage: es wird der Report 5143673 'USt-IdNr. prüfen' ausgeführt und direkt das Ergebnis der Abfrage angezeigt. Je nachdem, mit welchem Server oder welcher Stufe abgefragt wurde, können die Anzeigen der Ergebnisse variieren. Das Feld UID gültig gibt in jedem Fall die Gültigkeit an.

Das Datum der Abfrage muss geprüft werden, da die letzte Abfrage angezeigt wird, wenn kein Ergebnis des Servers zurückgegeben wird.

Gesamtabfrage
Die UIDs aller Adressen können durch das Blaumarkieren aller Adressen abgefragt werden.
Die in den Personenkonten geführten UIDs können über die gleiche Funktion aus den jeweiligen Übersichten ausgeführt werden.
Es wird der Report 5143673 'USt-IdNr. prüfen'' ausgeführt.
Die Abfrage führt nach jedem abgefragten Datensatz ein „Commit“ aus. Das bedeutet, dass auch bei einem Error alle bisherigen Datensätze in der DB zurückgeschrieben wurden.

Die Gesamtabfrage kann auch über die Jobwarteschlange ausgeführt werden, dazu auf der Request Page des Reports über den Button 'Plan' eine Ausführung zum aktuellen Zeitpunkt oder später anstoßen.

Der Report hat folgende Optionen in der Request Page:

Nur nicht aktualisiert abfragen

Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, werden nur Datensätze verarbeitet, die kein aktuelles Abfrage-Datum haben.

Ländercode Filter

Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, wird auf den Ländercode des Typs geprüft.

Gesperrte Adressen abfragen
  • Ja – fragt auch Adressen ab, die zum Abfragezeitpunkt nicht gültig sind.
  • Nein – gesperrte oder bereichsgesperrte, zum Abfragezeitpunkt nicht gültige Adressen werden nicht abgefragt.
Typ

Adresse, Debitor oder Kreditor kann ausgewählt werden.

Adressnr. Filter

Hier kann auf die Adressnr. gefiltert werden, um bei einer Gesamtabfrage den Nummernbereich einzuschränken.

Zeitsteuerung Parametername

Ein frei zu vergebender Code für die Kombination der Optionen, um die UID-Abfrage mit der Zeitsteuerung auszuführen.

Speichern Zeitsteuerung Parameter

Speichert die Parameter und öffnet den Eintrag als Jobwarteschlangenposten, um die Abfrage entweder direkt auszuführen oder terminiert zu starten.

Druckausgabe

Die Druckausgabe des Reports 5143673 wird nur bei der Abfrage von mehr als einer UID ausgegeben.

UID-Nr.

Abgefragte UID-Nr.

Mandant

Mandant, aus dem die angezeigte Abfrage erfolgte.

Typ/Nr./Name/Strasse/PLZ/Ort/Ländercode

Informationen, die an den Abfrageserver weitergegeben wurden. Die Rückgabewerte werden in der Spalte daneben aufgeführt. Die Rückgaben sind je nach Abfrageserver und Ländercode (Ländercode der abgefragten UID) unterschiedlich.
Der Server des Bundeszentralamtes für Steuern gibt zurück ob, der abgefragte Name, Adresse mit den vorliegenden Daten übereinstimmt.
Der Server von FinanzOnline gibt Adressinformationen zurück. Entsprechend werden die Rückgabewerte ausgegeben.
Bei Stufe 1 Abfragen werden die Rückgabewerte Adresse nicht gefüllt.

Error Code

Der Error Code wird vom Bundeszentralamt für Steuern zurückgegeben. Error Code 200 bedeutet: 'UID ist gültig'. Die Liste mit den möglichen Error Code ist kann unter https://evatr.bff-online.de/eVatR/xmlrpc/ eingesehen werden. Der Error Code wird nur für Stufe 2 Abfragen zurückgegeben.
Die Rückgaben des Abfrageservers können über die UID-Abfragekarte eingesehen werden. Über den Button 'UID-Abfrage' kann die Übersicht der UID-Abfragen geöffnet werden.

Es werden immer die ersten Abfrageergebnisse einer Adresse gezeigt. Wurde eine Adresse von einem Mdt. A über den EU Server abgefragt und von einem zweiten Mandanten B über den Server von FinanzOnline (AT), wird in der Abfragekarte das erste gefundene Ergebnis gezeigt.
Returncode

Im Returncode werden weitere Rückgabewerte [für Stufe 2-Abfragen] ausgewiesen.

Abfrageergebnis

Die Rückgabewerte für die UID-Abfragen werden in der Tabelle 'UID-Abfragen' dokumentiert. Sie kann jeweils unter Stammdaten, UID-Abfrage Ergebnisse, eingesehen werden.
Für jede Abfrage wird ein neuer Satz geschrieben, eine neue Abfrage überschreibt die alten Abfragen nicht.
Markierte Datensätze können nach Bestätigung der Abfrage 'Markierte Zeilen löschen?' gelöscht werden.

Eine UID wird auch als ungültig zurückgegeben, wenn keine Verbindung zum Abfrageserver aufgebaut werden konnte. Die Returncodes geben dann einen Hinweis auf mögliche Ursachen.


Wichtig: Wenn als Returncode folgende Fehlermeldung zurückgegeben wird, ist der Webservice-Benutzer ungültig oder in FinanzOnline gesperrt und muss dort wieder freigegeben oder in der Finanzbuchhaltung Einrichtung, UID-Abfrage geändert werden. 

"Validation error:
cvc-pattern-valid: Value '' is not facet-valid with respect to pattern '[0-9A-Za-z]{10,24}' for type '#AnonType_iduidAbfrageServiceRequest'.cvc-type.3.1.3: The value '' of element 'id' is not valid."


Wenn als Returncode eine Fehlermeldung mit einem Verweis auf einen XML-Fehler ausgegeben wird, ist das ein Hinweis darauf, dass der Abfrageserver temporär nicht erreichbar ist. In diesem Falle muss die Abfrage zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausgeführt werden. 

Über die XML-RPC-Schnittstelle kann die Abfrage rund um die Uhr durchgeführt werden, um die Gültigkeit einer UID bestätigen zu lassen. Im Zeitraum zwischen 23:00 Uhr und 05:00 Uhr kann es vorkommen, dass Wartungsarbeiten an den Antwort-Servern durchgeführt werden, weshalb es in dieser Zeit zu Verzögerungen oder Fehlermeldungen bei der Überprüfung der UID-Nummern kommen kann. NEVARIS hat keinen Einfluss auf diese Wartungsfenster und wird auch nicht zwingend darüber informiert. Falls eine Information über eine Nicht-Erreichbarkeit des Servers bekannt ist, wird diese unter 'Wichtige Hinweise' auf der Startseite der Online-Hilfe zur Verfügung gestellt. 

Bestätigungen von FinanzOnline (AT)

Die Bestätigungen von FinanzOnline (AT) werden außerdem in der dortigen Databox zugestellt und können dort abgeholt werden.