EB Einrichtung

Über das Menü 'Vorbereiten', 'Einrichtung' sind bestimmte Einstellungen vor dem ersten Datenimport festzulegen.

Diese Einrichtungen sind (in der Regel) einmalig zu hinterlegen.

Allgemein

In der Einrichtung werden Einstellungen zum Speichern von Bankverbindungen vorgenommen und ausgewählt, in welchem Format der Bankauszug übernommen werden soll.

Bankverbindung speichern

In diesem Bereich kann bestimmt werden, ob Bankverbindungen gespeichert werden sollen.

Sachkonto Debitorenkonto Kreditorenkonto

Ja: Mit Eingabe der Kontonummer und/oder mit der Buchung wird die Bankverbindung für das Konto in Kombination mit dem GVC in der 'Zuordnung Bankverbindungen' gespeichert.
Nein: Es werden keine Bankverbindungen gespeichert.
Nach Abfrage: Nach Eingabe der Kontonummer kommt eine Abfrage, ob die Bankverbindung für das Konto gespeichert werden soll. Wenn die Abfrage verneint wird, wird keine Bankverbindung gespeichert; wenn die Abfrage bejaht wird, wird die Bankverbindung für das Konto in Kombination mit dem GVC in der 'Zuordnung Bankverbindungen' gespeichert.

Bei der Option 'Nach Abfrage' und einer automatischen Kontozuordnung wird keine Bankverbindung gespeichert.

Es empfiehlt sich, bei den Sachkonto die Option 'Nach Abfrage' und bei den Debitoren die Option 'Ja' zu hinterlegen. Wenn alle Kreditorenzahlungen im 'automatischen Zahlungsverkehr' durchgeführt werden, empfiehlt es sich, die Option 'Nein' zu hinterlegen, ansonsten sollte auch hier die Option 'Ja' gewählt werden.

Ausgleichs-ID im Zielmandanten

Wenn das Kennzeichen gesetzt, der aufzurufende Mandant identisch mit dem Zielmandanten ist und eine Übergabe an die Bankauszugserfassung erfolgt, dann wird im aufzurufenden Mandanten die Funktion 'EB Posten Ausgleich-ID setzen' durchgeführt.

In den anderen Ziel-Mandanten (nicht aufzurufender Mandant) ist die Funktion 'EB Posten Ausgleich-ID setzen' manuell aufzurufen.

Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, ist in allen Ziel-Mandanten die Funktion 'EB Posten Ausgleich-ID setzen' manuell durchzuführen.

Basis Positions-Belegdatum

Auswahl, welches Belegdatum in die Zeilen der Bankauszugserfassung übernommen werden soll.

Umsatzzeile(:61:): Das Belegdatum wird aus den Kontoauszugszeilen übernommen.
Schlusssaldo(:62x:): Das Belegdatum wird aus der Zeile des Schlusssaldos für alle Zeilen der Bankauszugserfassung übernommen.

Das Leistungsdatum in den Zeilen der Bankauszugserfassung entspricht immer dem Leistungsdatum aus dem Bankauszugskopf und wird nicht über diese Optionen gesteuert.

Filter auf aktuellen Mandanten

Grundsätzlich erfolgt der Import mandantenübergreifend. Über diese Einstellung kann der Import-Filter auf den aktuellen Mandanten erfolgen.

CAMT

Das textbasierte Bankauszugsformat mt940 läuft auf und fast alle Banken bieten bereits die Möglichkeit, Bankauszüge im camt.053 Format zu importieren. Mehr zum Import von camt.0523 Auszügen in FIBU Electronic Banking Camt Import.

Bankauszug Import Format

Hier wird definiert, dass die Auszüge im XML Format der camt.053 importiert werden sollen. Der Eintrag hierfür ist CAMT053DE FINANCE. Wenn diese Eingabe gesetzt ist, dann kann sie nicht mehr geändert werden!

Übergabe an Bankauszugserfassung

Wenn dieses Feld aktiviert ist, dann werden die importierten Bankauszüge direkt in die Bankauszugserfassung übergeben und stehen im Rollencenter Buchhaltung, Tägliche Aktivitäten unter Kontoauszüge zur Verfügung.

GVC (Geschäftsvorfallcode)

Der Geschäftsvorfallcode (GVC) ist Bestandteil des SWIFT-MT 940-Satzes und definiert alle aus der Bankbuchung resultierenden Geschäftsvorfälle in Form eines einheitlichen 3stelligen Schlüssels, der es den Kunden ermöglicht, bei der Weiterverarbeitung von Umsatzinformationen eine Umsetzung in betriebsspezifische Geschäftsvorfallarten durchzuführen. Er ist im Swift-MT 940-Satz, Feld 86, Stelle 1 bis 3 enthalten.

Im Menü 'Vorbereiten', 'GVC (Geschäftsvorfallcodes)' können die Standard-Geschäftsvorfallcodes in die Übersicht übernommen werden.

Nicht vorhandene GVCs, die aus dem Datenimport kommen, werden hier automatisch hinterlegt.

Des Weiteren können hier GVC-Kontenzuordnungen definiert werden.

Beispiel:

Barein- und –auszahlungen werden grundsätzlich gegen ein Verrechnungskonto gebucht. In diesem Fall kann bei dem GVC 082 (Einzahlungen) und 083 (Auszahlungen) hier in der Spalte 'Kontor.' das Verrechnungskonto hinterlegt werden. Bei der Übernahme werden Bankbuchungen mit diesen GVCs automatisch auf das Verrechnungskonto kontiert.

Bei den Geschäftsvorfallcodes, bei denen eine OP-Zuordnung erfolgen soll (z.B. GVC 051), ist das Kennzeichen 'Belege zuordnen' zu setzen.

Code

Anzeige des Geschäftsvorfallcodes.

Bezeichnung

Anzeige der GVC-Bezeichnung.

Kontoart, Kontonr.

Diese Felder sind für die Kontenzuordnungen relevant. Das heißt, wenn die Bankbuchung eines bestimmten Geschäftsvorfallcodes einem bestimmten Konto zugewiesen werden kann, kann hier die Zuordnung erfolgen.

Belege zuordnen

Über dieses Kennzeichen wird festgelegt, ob sich die Bankbuchung von bzw. für diesen GVC auf offene Posten bezieht, und ob offene Posten gesucht und zugeordnet werden sollen.

Beispiel:

Über den GVC 051 Überweisungs-Gutschrift werden in der Regel Kundenzahlungen abgewickelt und Kundenzahlungen beziehen sich auf offene Posten, die mit der Übernahme automatisch zugewiesen werden sollen. In diesem Fall sollte das Kennzeichen gesetzt werden.

Über die Kennzeichen 'Belege zuordnen' und 'Nach Restbetrag suchen' kann festgelegt werden, ob sich die Bankbuchung auf offene Posten bezieht.

Nach Restbetrag suchen

Ist das Kennzeichen gesetzt, wird bei der Übernahme der Bankbuchung dieses GVCs versucht, über den OP-Restbetrag i. V. m. dem Zahlbetrag den zugehörigen offenen Posten zu finden und darüber eine automatische Kontierung durchzuführen.

Die Reihenfolge der Suche wird unter Einrichtung, Reihenfolge Kontierung festgelegt. Die Referenzfelder 'Belegnr.' und 'Restbetrag' werden nur ausgewertet, wenn hier die Kennzeichen gesetzt sind.

Beschreibung

Die hier hinterlegte Beschreibung wird beim Datenimport des Kontoauszugs übernommen, wenn über den GVC eine Konto-Zuordnung erfolgt ist.

Zuordnung Firmenbanken

Über Menü 'Vorbereiten', 'Zuordnung Firmenbanken' erfolgt die Zuordnung der eigenen Bankverbindung (BLZ und Bankkonto) zum Finanzbuchhaltungs-Mandanten und Bankkonto.

Über die Funktion 'Zielbanken vorschlagen' wird in allen Mandanten in der Bankkonten Übersicht geprüft, ob für die Bankleitzahl und Bankkontonummer ein Satz vorhanden ist. Wenn die Kombination gefunden wird, dann werden der Zielmandant und das Zielbankkonto übernommen.

Folgende Felder müssen/sollten gefüllt sein: (Im Regelfall werden sie größtenteils automatisch zugewiesen)

BLZ, Bankkontonummer

Eingabe der eigenen Bankverbindung (BLZ und Bankkontonummer).

Beim Datenimport werden diese Felder übernommen und der Zielmandant und das Zielkonto müssen manuell oder per Funktion gepflegt werden.

SWIFT-Code

Der SWIFT-Code der betreffenden Bank kann hier zur Information hinterlegt werden.

Anzahl Kontoauszüge

Zur Information wird hier angezeigt, wie viele Kontoauszüge für die Bankverbindung im System vorhanden sind.

Mit dem Lookup (F4) kann die Kontoauszugsübersicht aufgerufen werden.

Zielmandant

Anzeige/Auswahl, in welchen Mandanten die Bankbuchungen für die BLZ/Bankkontonummer übernommen werden sollen.

Zielbankkonto

Anzeige/Auswahl des Zielbankkontos.

Zuordnung Bankverbindungen

Über Menü 'Vorbereiten', Zuordnung Bankverbindungen' werden die übernommenen und kontierten Bankbuchungen mit ihrer Bankverbindung gespeichert. Anhand dieser Bankverbindungszuordnungen können beim Datenimport Konten zugeordnet werden.

Beispiel:

Ein Zahlungseingang von der Bankverbindung: BLZ 29152670, Bankkontonummer 1234567890 wurde dem Debitorenkonto 4711 zugeordnet und kontiert. Es wurde entsprechend hier ein Satz gespeichert. Beim nächsten Zahlungseingang von dieser Bankverbindung wird automatisch der Debitor 4711 gefunden.

GVC

Anzeige eines Geschäftsvorfallcodes, wenn hierüber eine Kontierung erfolgt ist.

BLZ/Swift/BIC Bankkontonummer/IBAN

Anzeige der Bankleitzahl und Bankkontonummer.

Zielmandant

Anzeige, für welchen Zielmandanten die Bankverbindungszuordnung gilt.

LfdNr

Anzeige einer laufenden Nummer.

Kontenart

Anzeige, für welche Kontenart (Sachkonto, Personenkonto, Bankkonto) die Bankverbindungszuordnung gilt.

Kontonr.

Anzeige der Kontonummer.

Beschreibung

Die hier hinterlegte Beschreibung wird beim Datenimport des Kontoauszugs übernommen, wenn über die Bankverbindungszuordnung eine Konto-Zuordnung erfolgt ist.

Übernahme Debitorenbankverbindungen

Mit der Funktion 'Übernahme Debitorenbankverbindungen' werden aus allen Mandanten die in den Debitoren hinterlegten aktuellen Bankkonten-Daten in die Zuordnung Bankverbindungen (ohne GVC) übernommen.

Bei der Suche werden zuerst die Bankverbindungen, die einem GVC zugeordnet sind, ausgewertet und dann die ohne GVC-Zuordnung.

VWZ-Kontierung

Über Menü 'Vorbereiten', 'VWZ-Kontierung' besteht die Möglichkeit, für bestimmte Suchbegriffe/Verwendungszwecke eine Kontierung zu hinterlegen.

Beispiel:

Bei der Abbuchung der Gewerbesteuer wird grundsätzlich der Verwendungszweck 'GEWERBESTEUER' genutzt. In diesem Fall kann als Suchbegriff 'GEWERBESTEUER' und als Konto das Gewerbesteuerkonto hinterlegt werden. Beim Datenimport werden die Verwendungszwecke nach *GEWERBESTEUER* gefiltert.

Suchkonstanten VWZ

Bei der Übernahme des Kontoauszugs wird bei den GVC-Bankbuchungen, bei denen das Kennzeichen 'Belege zuordnen' gesetzt ist, über die Verwendungszwecke versucht, den offenen Posten und das Konto anhand von Suchbegriffen zu finden.

In Menü 'Vorbereiten', 'Suchkonstanten VWZ' sind die Suchbegriffe sowohl für das Personenkonto als auch für die Belegnummer, die von den Kunden genutzt werden, zu hinterlegen.

Über die Funktion 'Standard erstellen' können Standard-Suchkonstanten als Vorlage angelegt und bei Bedarf angepasst werden.

Typische Suchbegriffe für die Belegnummer wären z. B. RE.NR., RG.Nr., Rechnung, Beleg; Typische Suchbegriffe für die Kontonummer wären z.B. Kunden-Nr., Kd.Nr., Konto.

Beispiel:

Als Suchbegriff für die Belegnummer wurde 'RE' hinterlegt. Bei dem GVC 051 (Überweisungs-Gutschrift) ist das Kennzeichen 'Belege zuordnen' gesetzt. Beim Kontoauszugsimport wird bei allen Zahlungseingängen mit dem GVC 051 in den Verwendungszwecken nach dem Suchbegriff *RE* gefiltert. Die Nummer, die nach dem Suchbegriff gefunden wird, wird als Belegnummer interpretiert. Anhand dieser Belegnummer werden wiederum die offenen Posten gefiltert. Die gefundenen Belege und zugehörigen Konten werden als Vorschlag übernommen.

Referenzfeld

Auswahl, ob sich der folgende Suchbegriff auf die Debitor-/Kreditornummer, die Belegnummer oder die Externe Belegnummer bezieht.

Suchkonstanten

Eingabe eines Suchbegriffs.

Reihenfolge Kontierung

In Menü 'Vorbereiten', 'Reihenfolge Kontierung' wird definiert, in welcher Reihenfolge eine Kontierungszuordnung erfolgen soll.

Beispiel:

Es sollen zuerst die GVC- und VWZ-Kontierungen und danach die Bankverbindungszuordnungen (BLZ/Bankkonto) geprüft werden. Im Anschluss daran soll über die Konten- und Belegnummern-Suchbegriffe in Verbindung mit dem OP-Betrag eine Kontierungszuordnung erfolgen. In diesem Fall wird die Reihenfolge wie beschrieben festgelegt.

Über die Funktion 'Standard erstellen' kann ein Standard-Vorschlag angelegt werden.

Reihenfolge

Eingabe einer frei definierbaren Nummer, über die die Reihenfolge gekennzeichnet wird.

Referenzfeld

Auswahl der Zuordnung.

Belegnr.
Debitornr./Kreditornr., Personen-Kontonummer
GVC, Geschäftsvorfallcode-Zuordnung
VWZ-Kontierung, Verwendungszweck-Kontierung
BLZ/Bankkonto, Zuordnung Bankverbindungen
Restbetrag
Debitorname/Kreditorname

Wenn über die Bankverbindungszuordnung ein Konto gefunden wurde und bei dem GVC dieser Bankbuchung die Kennzeichen 'Belege zuordnen' und 'Nach Restbetrag suchen' gesetzt sind, wird im nächsten Schritt die Belegnummer über die Referenzfelder Belegnr. und Restbetrag gesucht.

max. Anzahl Suchläufe

Eingabe, wie viele Treffervorschläge es für das Referenzfeld geben könnte.

Beispiel:

Bei der GVC-Zuordnung kann eine Kontierung definiert werden, somit kann auch nur 1 Treffervorschlag erfolgen.

Beim Referenzfeld 'BLZ/Bankkonto' könnte es max. drei Treffervorschläge (Sachkonto, Debitor, Kreditor) geben.

Bei den übrigen Referenzfeldern könnte es mehrere Treffervorschläge geben, da die Suche über die mehrzeiligen Verwendungszwecke erfolgt.

%Betragsabweichung

Bei dem Referenzfeld 'Restbetrag' kann hier ein Prozentsatz für eine Betragsabweichung hinterlegt werden. Diese Einstellung wird ausgewertet, wenn eine Zuordnung über die Restbetragssuche erfolgt ist.

Beispiel:

Zahlbetrag = 550,00

OP-/Restbetrag = 550,23

Wenn keine Betragsabweichung hinterlegt ist, würde keine Zuordnung zum OP erfolgen.
Wenn eine Betragsabweichung von z.B. 1% (5,50) hinterlegt ist, würde eine Zuordnung zum OP erfolgen.

Beleg-/Kontolängen Definition

In Menü 'Vorbereiten', 'Beleg-/Kontolängen Definition' ist die Stellenanzahl der einzelnen Referenzfelder festzulegen.

Beispiel:

Die Belegnummer von Ausgangsrechnungen ist grundsätzlich 6-stellig. Somit kann im Verwendungszweck nach 6-stelligen Nummern gesucht werden und größere oder kleinere gefundene Nummern können ignoriert werden.

Über die Funktion 'Standard erstellen' kann ein Standard-Vorschlag angelegt werden.

Referenzfeld

Auswahl des Referenzfeldes.

Belegnr.: Belegnummer
Externe Belegnummer: Externe Belegnummer (bei Kreditoren-Bankeinzügen)
Debitornr./Kreditornr.: Personen-Kontonummer

Von Länge Referenzfeld, Bis Länge Referenzfeld

Eingabe der Länge von/bis für das Referenzfeld.

Beispiel:

Bei 6stelligen Belegnummern ist hier von/bis '6' zu hinterlegen. Wenn die Belegnummer 5- bis 6-stellig ist, dann ist hier von '5' bis '6' zu hinterlegen.

Für Kontoart

Für Debitoren und Kreditoren können unterschiedliche Definitionen hinterlegt werden.

blank: Die Definition gilt sowohl für Debitoren als auch für Kreditoren.
Debitoren: Die Definition gilt nur für Debitoren.
Kreditoren: Die Definition gilt nur für Kreditoren.

Präfix

Wenn die buchhalterische Beleg- oder Personenkontonummer von der Nummer der Rechnung durch einen Präfix abweicht, kann dieser hier hinterlegt werden.

Beispiel:

Die Belegnummer der gebuchten Ausgangsrechnung ist 6-stellig numerisch (123456). Auf der Ausgangsrechnung selbst wird vor der 6-stelligen Nummer noch ein Präfix 'AR' (AR123456) vorangestellt.

Länge Referenzfeld in Fibu

Wenn die gebuchte Beleg- oder Personenkontonummer bzgl. Vornullen nicht identisch mit der Nummer auf der Ausgangsrechnung ist, dann ist hier die Länge für die in der Fibu gebuchte Beleg- oder Personenkontonummer zu hinterlegen (siehe Feld 'Auffüllen mit Nullen').

Auffüllen mit Nullen

Wenn die gebuchte Beleg- oder Personenkontonummer bzgl. Vornullen nicht identisch mit der Nummer auf der Ausgangsrechnung ist, kann hier festgelegt werden, ob Vornullen entfernt oder aufgefüllt werden müssen.

blank: Es werden keine Nullen aufgefüllt bzw. keine führenden Nullen entfernt.
Ja - bis Länge in Fibu: Für die Beleg- oder Kontensuche wird die im Zahlungssatz gefundene Nummer bis zur 'Länge Referenzfeld in Fibu' (vorheriges Feld) mit Nullen aufgefüllt.
Nein - führende Nullen entfernen: Von der im Zahlungssatz gefundenen Nummer werden für die Beleg- oder Kontensuche führende Nullen entfernt.

Beispiel:

Im Verwendungszweck wurde die Nummer '00123' gefunden.

Bei der Option 'blank' (leer) wird mit der Nummer '00123' die Beleg- bzw. Kontonummer in NEVARIS Finance gesucht.

Bei der Option 'Ja - bis Länge in Fibu' mit Inhalt '6' im vorherigen Feld 'Länge Referenzfeld in Fibu' wird die Nummer '00123' auf 6 Stellen mit Nullen aufgefüllt = '000123' und mit der Nummer wird dann die Beleg- bzw. Kontonummer gesucht.

Bei der Option 'Nein - führende Nullen entfernen' werden die führenden Nullen von der Nummer '00123' entfernt = '123' und mit der Nummer wird dann die Beleg- bzw. Kontonummer gesucht.

Gültige Sonderzeichen

Beim Datenimport werden die im Verwendungszweck enthaltenen Zeichen auf Gültigkeit geprüft. Die Nummern 0-9 sind grundsätzlich gültig. Andere Zeichen, wie z.B. Buchstaben und Sonderzeichen, die ggf. in der zu suchenden Belegnummer und/oder Kontonummer vorhanden sein könnten, sind hier zu definieren.

Wenn in den Belegnummern (OP) bzw. Kontonummern Sonderzeichen und/oder Buchstaben enthalten und diese hier nicht definiert sind, werden sie bei der Beleg- bzw. Kontonummernsuche nicht berücksichtigt und eine vollständige Kontozuordnung kann nicht erfolgen.

Die Reihenfolge der hinterlegten Sonderzeichen ist nicht von Bedeutung.

Beispiele:

Die Belegnummer setzt sich aus den Buchstaben 'AR' und einer 5-stelligen fortlaufender Nummer zusammen. Wenn hier keine gültigen Sonderzeichen hinterlegt sind, wären die Buchstaben AR für die Belegnummernsuche ungültig und es würde lediglich nach einer 5-stelligen OP-Nummer gesucht. Wenn hier als gültige Sonderzeichen 'AR' oder 'RA' hinterlegt sind, würde AR bei der Belegnummernsuche mit berücksichtigt werden.

Die Belegnummer setzt sich aus dem Jahr und einer laufenden Nummer, getrennt durch einen Bindestrich, zusammen, z.B. 10-123456. Bei der Suche würde immer nur die '10' oder '123456' berücksichtigt werden. Wenn jedoch als gültiges Sonderzeichen der Bindestrich hinterlegt wird, dann würde nach der richtigen Nummer, in diesem Fall '10-123456', gesucht werden.

Suche ohne Suchkonstanten

Ist das Kennzeichen gesetzt, erfolgt die Suche für die hinterlegte Referenz ohne den hinterlegten 'Suchkonstanten VWZ'.

Beispiel:

Im Verwendungszweck werden nicht die üblichen Suchtexte, wie z.B. Rechnung 4711 oder Re-Nr. 4711 …, sondern nur die Nummer (4711) angegeben. Bei der Suche mit Suchkonstanten würde die Nummer lediglich dann ausgewertet werden, wenn vor der Nummer ein Suchtext vorhanden ist. Bei der Suche ohne Suchkonstante würde jede Nummer (ggf. auch ein Datum oder ähnliches) ausgewertet werden.

Feldschlüssel

Das Mehrzweckfeld (:86:) enthält Informationen zum Auftraggeber (BLZ, Kontonummer, Name) und zu den Verwendungszwecken. Diese Informationen werden von den Banken über sogenannte 'Feldschlüssel' definiert. Diese Feldschlüssel werden bei der Übernahme für die automatische Kontierung benötigt und ausgewertet.

Über Menü 'Vorbereiten', 'Standard Feldschlüssel erstellen' sind einmalig die Standard Feldschlüssel zu übernehmen und anzulegen.

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