Rechnungszeilen erfassen

Im unteren Teil der Maske befinden sich die Buchungszeilen (Positionen). Hier erfolgt die Angabe des Gegenkontos. Neben der Angabe Sachkonto, können auch Artikel, Ressource und WG/Anlage als Kontoart ausgewählt werden. Kontoart 'Artikel' ist gerade im Verkauf die Hauptkontoart, mit der gebucht wird. Die Vorschlag der Zeilenart kann in MAWI Debitoren Verkauf Einrichtung definiert werden. 

Nach der Eingabe von Menge und VK-Preis ermittelt die Buchungszeile den Rechnungsbetrag. Der Bruttobetrag, wie auch der Netto- und Steuerbetrag (summiert) kann im Buchungskopf kontrolliert werden. 

Freigabe

Ist die Rechnungserfassung als korrekt anerkannt worden, so ist das Feld 'Freigabe' in der Registerkarte 'Allgemein' zu aktivieren.

Buchen

Nach der erfolgreichen Prüfung wird nun die erfasste Buchung ins System eingebucht. Dies geschieht durch die Auswahl 'Ausführen' und 'Buchen'.

Die normale Ausgangsrechnung wird gebucht:  „Forderungen“ an „Erlöse“ und „Mehrwertsteuer“.

• Die Sachkonten für die Forderungen ermittelt sich das System bei „normalen“ Rechnungen und Schlussrechnungen aus der Debitorenbuchungsgruppe des Debitoren.
• Bei Anforderungen wird das Forderungskonto aus der „Buchungsgruppe Forderungen aus Anzahlungen“ des Anzahlungsvorgangs.
• Das Steuerkonto wird aus der Buchungsmatrix der Finanzbuchhaltung ermittelt (Werte aus der RABU-Zeile)
• Das Erlöskonto aus der Rechnungszeile ermittelt. In der Rechnungszeile wird der Vorschlag aus dem Anzahlungsvorgang erstellt

• Sollte der Rechnung ein Anzahlungsvorgang zugeordnet sein, wird auch sofort eine Anzahlungsvorgangszeile erstellt.

Stornierung gebuchter Rechnungen

Es besteht die Möglichkeit, bereits gebuchte Rechnungen/Gutschriften zu stornieren.

Option 1: Storno innerhalb des RABUs

Es wird dabei eine Gegenbuchung mit negativen Vorzeichen zur Ausgangsrechnung erzeugt. Es erfolgt dabei jedoch keine Referenz und Ausgleich der zu 'stornierenden' Rechnung.

• Schritt 1: Eine neue Rechnung erfassen, die wert- und debitorenkompatibel mit der zu stornierenden Ausgangsrechnung ist.

• Schritt 2: Im Register Beleg ist das 'Storno'-Kennzeichen zu setzen. 

Option 2: Storno innerhalb der Debitorenposten

• Schritt 1: Auswahl der zu stornierenden Rechnung in der Debitorenposten Übersicht.
• Schritt 2: Über das Menüband, Register Aktionen, Posten, die Funktion 'Posten stornieren' auswählen; alternativ via Shortcut 'Strg + Alt + F9'.

Gutschriftserfassung und Gutschriftsbuchung

Im Gegensatz zum Fibu Buch.-Blatt erfolgt bei Gutschriften die Erfassung der Beträge ohne Vorzeichen. Die Kennzeichnung und Festlegung erfolgt ausschließlich über das Gutschriftskennzeichen.

Die Gutschriftserfassung erfolgt wie die Rechnungserfassung. Es ist jedoch darauf zu achten, dass das Kennzeichen 'Gutschrift' in der Registerkarte 'Allgemein' aktiviert ist. Ist dies nicht der Fall, wird der erfasste Satz als reguläre Ausgangsrechnung verbucht.

Beleg kopieren

Der Anwender hat die Möglichkeit, bei gleichen Belegen, aber anderen Beträgen, den Beleg zu kopieren. Es können sowohl gebuchte als auch ungebuchte Rechnungen, Gutschriften etc. kopiert werden. Diese Funktion kopiert einen Ursprungsbeleg in die aktuelle Rechnung. Zunächst muss also eine neue Rechnung erfasst werden – es reicht eine neue Rechnungsnummer, ohne weitere Daten. 

• Menüband, Nacharbeiten, Funktion 'Beleg kopieren' auswählen
• Gewünschten Beleg aussuchen
• Für die Rechnung vorgesehenen Betrag eingeben

Belegart

Unter Belegart kann die Quelle bestimmt werden. Es können Angebote, Aufträge, ungebuchte Rechnungen (auch Musterrechnungen), ungebuchte Gutschriften, Rahmenaufträge, gebuchte Lieferungen, gebuchte Rechnungen, gebuchte Gutschriften, Anfrage und Bestellungen als Quelle ausgewählt werden.

Belegnummer

Unter Belegnummer verweist der LookUp auf die Belege der zuvor ausgewählten Belegart. Hier muss ein Beleg ausgewählt werden. Daraufhin ermittelt das System die Debitorennummer und den Debitorennamen.

Inklusive Kopf

Anschließend kann definiert werden, ob der komplette Ursprungsbeleg oder nur die Zeilen des ursprungsbeleg in die neue Rechnung kopiert werden sollen.

Belegtextbausteine übernehmen

Hier wird entschieden, ob Belegtextbausteine des Ursprungsbeleges mitkopiert werden sollen

Zeilen neu berechnen

Hier wird entschieden, ob die Preise des Ursprungsbeleges mitkopiert werden, oder aber die Artikelpreise aus den Preislisten neu zu ermitteln sind

Verkaufspreiskalkulation

Wenn die Kalkulation (Artikel) mitkopiert werden soll, ist hier ein Haken zu setzen

Mengen negieren

Falls eine alte Rechnung kopiert wird, um sie aktuell zu stornieren, müssen die Mengen negiert werden. Dieser Haken übernimmt diese Tätigkeit

Verfolgungszeilen mitkopieren

Wenn Informationen zu Seriennummern oder Chargen der Artikel mitkopiert werden sollen, muss hier ein Haken gesetzt werden.

Aufmaßblatt mitkopieren

Soll das Aufmaßblatt der Ursprungsrechnung mitkopiert werden, so ist hier ein Haken zu setzen

Kumulative Erfassung, leistungsmäßige Buchung

Es sind theoretisch vier Optionen für die Rechnungserfassung möglich, da die Rechnung als auch der Anzahlungsvorgang jeweils mit der Betragseingabe „Kumulation“ oder aber „Leistungszuwachs“ möglich sind. Die unterschiedlichen Optionen erfordern auch unterschiedliche Behandlungen bei der Erfassung der Ausgangsrechnungszeilen.

Rechnung 'Leistungszuwachs' - Anzahlungsvorgang 'Leistungszuwachs':

Bei dieser Konstellation gibt es nichts zu beachten. Die abzurechnende Leistung wird im RABU erfasst und anschließend mit genau diesem Betrag als weitere Anforderung im Anzahlungsvorgang gebucht. Es werden keine automatischen Stornos erzeugt und es wird ein zusätzliche Debitorenposten erzeugt.

Rechnung 'Leistungszuwachs' - Anzahlungsvorgang 'Kumulation'

Die Leistung im RABU wird im Anzahlungsvorgang als kumulierter Wert betrachtet. Daraus folgt: Sollte im RABU nur der Leistungszuwachs erfasst werden, so wird dieser Wert im Anzahlungsvorgang als kumulierte Leistung interpretiert und auch so gebucht. Das Ergebnis wäre eine negative Leistungssteigerung. Folgende Vorgehensweise wäre möglich, um das diese Konstellation abzubilden:

• Kopieren der alten gebuchten Rechnung in die neue Rechnung (mit dem bisherigen Wert) oder aber manuelle Erfassung einer Zeile mit diesem Wert
• Diese Zeile als „Korrekturzeile“ kennzeichnen (für die Buchung berücksichtigen, aber nicht drucken).
• Anschließend eine neue Zeile erfassen mit dem Leistungszuwachs, der in der Rechnung ausgewiesen werden soll. Der Gesamtbetrag der Zeilen muss dem kumulierten Wert entsprechen, der im Anzahlungsvorgang gebucht werden soll. Der kumulierte Wert wird auch immer im Rechnungskopf angezeigt.
• Beim Druck der Ausgangsrechnung wird nur der Leistungszuwachs ausgewiesen. Gebucht wird aber im Anzahlungsvorgang die Kumulation der Rechnung. An Debitorenposten verbleibt lediglich der Posten der aktuellen Rechnung, da die bisherige Rechnung vom System automatisch storniert wird.

Rechnung 'Kumulation' - Anzahlungsvorgang 'Kumulation'

Bei dieser Konstellation gibt es nichts zu beachten. Die abzurechnende Leistung wird im RABU erfasst und anschließend mit genau diesem Betrag im Anzahlungsvorgang gebucht. Die bisherige Anforderung im Anzahlungsvorgang wird automatisch storniert, so dass nur noch eine gültige Anforderung im Anzahlungsvorgang vorhanden ist. Der bisherige Debitorenposten wird storniert und es verbleibt ein Debitorenposten mit dem kumulierten Wert.

Rechnung 'Kumulation' - Anzahlungsvorgang 'Leistungszuwachs'

Wenn die Leistung dem Bauherrn gegenüber in der Rechnung kumuliert dargestellt werden soll, der Anzahlungsvorgang aber mit der Betragseingabe  „Leistungszuwachs“ erstellt wurde, so ist die folgende Vorgehensweise möglich.

1. Eine Sachkontenzeile erfassen und die kumulierte Leistung in das Feld „VK-Preis“ eingeben
2. Funktion „Korrekturzeilen erstellen aufrufen (siehe Beschreibung weiter unten)

Im Anzahlungsvorgang wird eine weitere Anforderung gebucht. Ein Storno von alten Anforderungen wird nicht gebucht.  Es wird ein weitere Debitorenposten nur über den Leistungszuwachs erzeugt. Der bisherige Debitorenposten bleibt erhalten und kann ggf.  gesondert gemahnt werden.

In der Anzahlungsbuchhaltung können Anzahlungsvorgänge über das Feld 'Betragseingabe' definiert werden, ob Anforderungen kumulativ oder als Leistungszuwachs erfasst und gebucht werden.

Beispiel:

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, Anzahlungsvorgänge mit einer Betragseingabe 'Leistungszuwachs' kumuliert zu erfassen, aber leistungsmäßig zu buchen. 

In der Finanzbuchhaltung Einrichtung, Einrichtung FIBU Debitor Anzahlungsbuchhaltung kann über das Kennzeichen 'Kumulative Erfassung, Leistungsmässige Buchung' global für alle debitorischen Anzahlungsvorgänge festgelegt werden, dass Anforderungen kumulativ zu erfassen sind. 

Wenn nur bestimmte Anzahlungsvorgänge mit Leistungszuwachs kumulativ erfasst werden sollen, können diese in der Anzahlung Vorgang Karte über das Kennzeichen 'Kumulative Erfassung, Leistungsmässige Buchung' festgelegt werden. In diesem Fall darf das Kennzeichen in der Finanzbuchhaltung Einrichtung nicht gesetzt sein.

Bei 'Kumulative Erfassung, Leistungsmässige Buchung' wird eine zusätzliche Eingabemaske aufgerufen, in der der kumulative Rechnungsbetrag erfasst werden kann. Der zu buchende Betrag wird automatisch errechnet und in die Betragsfelder im Verkaufskopf übernommen.

Korrekturzeile erstellen

Über das Menüband Nacharbeiten kann in den Verkaufszeilen für die bereits gebuchten Vorgangszeilen eine Korrekturzeile erstellt werden. Sie ermittelt die bislang im Anzahlungsvorgang gebuchte Leistung und zieht diese von der erfassten Leistung ab. Voraussetzung hierfür ist, dass in der Buchungsmatrix Einrichtung ein Warenverkaufskonto hinterlegt ist und, dass in der Debitoren & Verkauf Einrichtung, Register 'Verkauf' das Kennzeichen 'Sachkonto aus Matrix ermitteln' gesetzt ist. Die so erzeugten Zeilen bekommen automatisch die Kennzeichnung 'Korrekturzeilen'.

Das Ergebnis dieser Verarbeitung ist eine zweite Sachkontenzeile, die die bislang gebuchten Leistungen des Anzahlungsvorgangs von der aktuellen kumulierten Leistung in Abzug bringt. Im Kopf der Ausgangsrechnung wird das Saldo – also der Leistungszuwachs - angezeigt, der im Anzahlungsvorgang gebucht werden soll.

Bei Neuanlage einer Verkaufszeile und Eingabe 'Sachkonto' im Feld 'Art' werden automatisch das Warenverkaufskonto aus der Buchungsmatrix Einrichtung und VK-Preis und Betrag vorgeschlagen und entsprechen der kumulativen Erfassung. 

Beispiel:

Es wurde bereits eine Anforderung in Höhe von 3.000,00 (Netto) erfasst und gebucht. In der Maske 'Kumulativer Rechnungsbetrag' wurde eine Anforderung in Höhe von 8.000,00 (Netto) erfasst, so dass 5.000,00 (Netto) gebucht werden müssen. 

Mit der Funktion 'Korrekturzeile erstellen' wurde eine Korrekturzeile in Höhe der bereits gebuchten Anforderung 3.000,00 (Netto) angelegt. Diese Zeile wird nicht auf der Rechnung gedruckt.

Mit der Neuanlage einer Zeile wird die Differenz zwischen der Korrekturzeile und dem Nettobetrag (= Kumulative Erfassung) als Betrag in Höhe von 8.000,00 (Netto) angelegt. Diese Zeile wird auf der Rechnung gedruckt. Gebucht werden alle Zeilen. 

Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, bei der Funktion 'Beleg kopieren' (siehe oben) Korrekturzeilen zu erstellen. Ist das Kennzeichen gesetzt, werden aus dem zu kopierenden Beleg (Quelle) die vorhandenen Verkaufszeilen in den neuen Beleg (Ziel) übernommen. 

Die übernommenen Zeilen bekommen die Kennzeichnung 'Korrekturzeile' und die Mengen werden negiert. 

Ist das Kennzeichen 'Mengen negieren' gesetzt, ist das Kennzeichen 'Korrekturzeilen erstellen' inaktiv, da sich die Kennzeichen gegenseitig ausschließen.

Drucken

Über das Menü Berichten kann die Rechnung entweder gedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt werden. 

Es wird der Report aufgerufen, der in den Berichtsauswahlen hinterlegt wurde

Optionen

Probedruck

In diesem Feld wird entschieden, ob es sich um einen Probedruck handelt, oder ob die Rechnung final gedruckt werden soll. Es kann gesteuert werden, das eine Fakturierabteilung die Rechnungen solang korrigieren darf, bis der Haken nicht mehr gesetzt ist. Danach kann nur noch ein Sachbearbeiter der FIBU Änderungen vornehmen.

Absender drucken

Hier wird entschieden, ob der Absender, also die Firmendaten, gedruckt werden soll. 

Sortierung n. Lieferdatum u. Lieferscheinnr.

Durch Aktivieren des Feldes erfolgt die Druckausgabe mit Sortierung nach Lieferdatum und Lieferscheinnummer.

Adresse im Brieffenster

Die Ausgabe der Adresse erfolgt in Ländern unterschiedlich. Folgende Auswahl ist möglich:

• siehe Firmendaten-Länderkennzeichen
• Adresse links

Anzahl der Kopien

Festlegung der Anzahl von Kopien, die benötigt werden. Dieser Wert wird aus dem Debitoren vorgeschlagen, wenn er mehrere Rechnungsdrucke wünscht. Der Wert kann aber auch manuell eingegeben werden.

Sprachcode

Der Sprachcode erlaubt die Ausgabe in einer anderen Sprache.

Bereits gedruckte

• Ja erlaubt eine Druckwiederholung
• Nein erzeugt nur noch nicht gedruckte Rechnungen

Firmenlogo drucken

Es kann entschieden werden, ob ein vorbereitetes Firmenlogo auf der Rechnung gedruckt werden soll, wenn z.B. Blanko-Papier verwendet wird. Das Logo muss aber vorab über die Druckeinrichtungen als Bitmap importiert worden sein.

E-Mail

Pro Forma Rechnung

In diesem Feld kann ein Standardtextcode zur Ausgabe auf der Rechnung ausgewählt werden. Dieses Feld ist relevant, wenn es sich z.B. um ein Begleitpapier für den Export handelt

Artikelverfolgung ausgeben

Barcode ausgeben

• keine Ausgabe
• Codedreineun Plain
• Barcode 128

SEPA-Lastschrift Textnummer 

Hier erfolgt die Auswahl einer Textnummer für die Ausgabe des SEPA-Lastschrift-Textes. 

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