Allgemein

Über Stammdaten, Einrichtung, Zum Debitoren, Mahnmethoden kann die Mahnmethode definiert werden. Über die Mahnmethode werden auch die Mahnstufen zu einer Mahnmethode festgelegt. Beides ist nachfolgend beschrieben. Beides dient zur Erstellung und Berechnung der Werte des Mahnvorschlages.

Mahnmethoden

In der Mahnmethode wird festgelegt, wie viele Mahnstufen es gibt und ob Zinsen und/oder Gebühren gebucht werden sollen. Folgende Felder stehen für die Verwaltung der Mahnmethoden zur Verfügung:

Code

Eingabe eines frei definierbaren Codes.

Beschreibung

Eingabe einer Beschreibung für den Mahnmethodencode.

Maximale Anzahl Mahnungen

Eingabe, wie viele Mahnungen maximal erstellt werden sollen. Die Anzahl ist unabhängig von der Anzahl der Mahnstufen. Wurde bei einem Debitorenposten die 'Maximale Anzahl Mahnungen' erreicht, wird der Debitor beim Mahnlauf nicht berücksichtigt, auch wenn es weitere Posten geben sollte, die die maximale Anzahl noch nicht erreicht haben.

Beispiel:

Es wurden 3 Mahnstufen angelegt und als 'Maximale Anzahl Mahnungen' wurde '5' hinterlegt. Eine Rechnung kann somit maximal 5-mal gemahnt werden: 1x Mahnstufe 1, 1x Mahnstufe 2, 3x Mahnstufe 3. 

Die Rechnung 4712 wurde 2x gemahnt, die Rechnung 4711 jedoch bereits 5x. Somit wird der Debitor beim Mahnlauf nicht mehr berücksichtigt. 

Zinsen buchen

• Ist das Kennzeichen gesetzt, werden beim 'Mahnungen buchen' die berechneten Mahnzinsen in ein Fibu Buch.-Blatt 'FIBMAH' mit einem Buch.-Blattnamen, der dem Mahnvorschlag entspricht, bereitgestellt. Die bereitgestellten Mahnzinsen können über die Funktion 'Externe Übernahme' in das Buch.-Blatt übernommen werden.
• Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, werden beim 'Mahnungen buchen' die berechneten Mahnzinsen nicht zum Buchen bereitgestellt.

Zusätzliche Gebühren  buchen

• Ist das Kennzeichen gesetzt, werden beim 'Mahnungen buchen' die berechneten Mahngebühren in ein Fibu Buch.-Blatt 'FIBMAH' mit einem Buch.-Blattnamen, der dem Mahnvorschlag entspricht, bereitgestellt. Die bereitgestellten Mahngebühren können über die Funktion 'Externe Übernahme' in das Buch.-Blatt übernommen werden.
• Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, werden beim 'Mahnungen buchen' die berechneten Mahngebühren nicht zum Buchen bereitgestellt.

Löschen

Über das Untermenü Löschen können nicht mehr benötigte Mahnmethoden gelöscht werden.

Kopieren

Unter Stammdaten/Einrichtung/Kopiermandanten kann ein Kopiermandant mit seinen Submandanten hinterlegt werden. Hierüber können aus dem Kopiermandanten die Mahnmethoden in die Submandanten (alle, bestimmte) oder in eine Firmengruppe kopiert werden.

Nur in bestimmten Mandanten kopieren

• Wenn kein Mandant ausgewählt wird, werden die Stammdaten in alle Submandanten des Kopiermandanten kopiert.
• Wenn ein Submandant ausgewählt wird, werden die Stammdaten lediglich in diesen Mandanten kopiert.

In Firmengruppe kopieren

Unter Stammdaten/Einrichtung/Firmengruppe kann eine Firmengruppe mit den dazugehörigen Mandanten angelegt werden. Wenn hier eine Firmengruppe hinterlegt wird, werden die Stammdaten in die Submandanten der Firmengruppe kopiert.

Auch in Konzern kopieren

Unter Stammdaten/Einrichtung/Konzernverwaltung kann ein Konzernmandant mit seinen dazugehörigen Mandanten angelegt werden.

• Wenn das Kennzeichen 'Auch in Konzern kopieren' nicht gesetzt ist und der Ziel-Mandant (Submandant des Kopiermandanten) gleichzeitig ein Konzernmandant ist, werden die Stammdaten nicht in den Konzernmandanten kopiert.
• Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, werden die Stammdaten auch in Konzernmandanten kopiert.

Vorhandene Daten überschreiben

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden vorhandene Daten überschrieben.

Stufen

Pro Mahnmethode kann eine beliebige Anzahl von Mahnstufen definiert werden. Ist die letzte Mahnstufe erreicht, wird die Mahnstufe nicht erhöht; d.h. die 'Neue Mahnstufe' ist dann identisch mit der aktuellen Mahnstufe.

In den Mahnstufen wird festgelegt, in welchem Zeit-Intervall Mahnungen erfolgen sollen, welche Mahngebühren berechnet werden sollen und ob Zinsen zu berechnen sind.

Nr.

Eingabe einer Nummer der Mahnstufe; in der Regel ist es eine fortlaufende Nummer. Bei Neuanlage wird die nächste folgende Nummer vorgeschlagen.
Wenn die letzte Mahnstufe erreicht ist, gilt die Einrichtung auch für nachfolgende Mahnungen.

Toleranz Periode

Sobald die Posten-Fälligkeit kleiner als das Mahndatum ist, wird die Rechnung beim Mahnlauf berücksichtigt.

Wenn dem Kunden eine gewisse Kulanz- bzw. Toleranzzeit gewährt wird, ist hier der Zeitraum, der berücksichtigt werden soll, zu hinterlegen.

Beispiel:

• Fälligkeitsdatum: 31.01.xxxx
• Mahndatum: 02.02.xxxx
• Toleranz Periode: 10T (10 Tage)

Mit dem Mahnlauf am 02.02.xxxx wird die Rechnung aufgrund der Toleranz Periode nicht berücksichtigt werden. Erst bei Mahnläufen ab 11.02.xxxx würde die Rechnung gemahnt werden.
Bei der Zinsberechnung werden die Toleranztage nicht berücksichtigt.  

Fälligkeitsformel

Bei der ersten Mahnstufe wird das Fälligkeitsdatum des Postens plus Toleranz Periode mit dem Mahndatum geprüft.

Ab der zweiten Mahnstufe wird das in den Posten gespeicherte 'Letztes Mahndatum' plus Toleranz Periode plus Fälligkeitsformel  mit dem Mahndatum geprüft.

Über die Fälligkeitsformel wird der Abstand  zwischen zwei Mahnungen bestimmt wird.

Beispiel:

1.Mahnung: Fälligkeitsdatum: 30.03.xxxx

Toleranz Periode: 10T 10.04.xxxx

Fälligkeit für 1. Mahnstufe: ab 11.04.xxxx            

2.Mahnung: Letztes Mahndatum 11.04.xxxx

Toleranz Periode: 5T 16.04.xxxx

Fälligkeitsformel: 14T 30.04.xxxx

Fälligkeit für 2. Mahnstufe: ab 01.05.xxxx

Zins berechnen

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden ab dieser Mahnstufe Zinsen für die überfälligen Posten berechnet. Die Zinsberechnung wird in den 'Zinskonditionen' festgelegt.

Zusätzliche Gebühr (MW)

Eingabe der Mahngebühren pro Mahnstufe.
Wenn in der Mahndefinition hinterlegt ist, dass die Debitoren zusammengefasst werden sollen (= Gliederung nach Adressnummer) werden die hier hinterlegten Mahngebühren nicht ausgewertet; ebenso werden in dem Fall keine Mahnzinsen berechnet.

Text vor Mahnbriefadresse

Ein hier hinterlegter Text wird auf der Mahnung in einer separaten Zeile oberhalb der Adresse gedruckt.

Beispiel:

Mahnungen der Mahnstufe 3 sollen per Einschreiben verschickt werden. In diesem Fall könnte hier der Text 'EINSCHREIBEN' hinterlegt werden, der oberhalb der Adresse gedruckt wird.

Abw. Empfängeradresse

Wird hier eine abweichende Empfängeradresse ausgewählt, wird diese anstatt der Debitoren-Adresse auf den Mahnungen gedruckt.

Währungen für Mahnstufen

Die hinterlegten Währungen werden für die Mahngebühren nicht ausgewertet.

Bei Mahnungen in Fremdwährung empfiehlt es sich, separate Mahnmethode anzulegen und entsprechend die Mahngebühren zu hinterlegen.

Beispiel:

Bei Mahnungen für USD-Rechnungen werden grundsätzlich 3,50 USD Mahngebühren berechnet. Hierfür ist eine separate Mahnmethode anzulegen und bei den Debitoren zu hinterlegen, die USD-Rechnungen erhalten. In der Mahnmethode ist bei den einzelnen Mahnstufen als Gebühr '3,50' zu hinterlegen.

Vortext, Zwischentext, Nachtext

Pro Mahnstufe können Mahntexte (Vor-, Nach- und Zwischentexte) für die Mahnbriefe hinterlegt werden.

Auf den Mahnbriefen werden die Texte für die im Mahnkopf vorhandene Mahnstufe ausgedruckt.

Beispiel:

Beim Mahnvorschlag werden bei einem Debitoren sowohl Rechnungen mit Mahnstufe 2 als auch mit Mahnstufe 1 berücksichtigt. Bei den Mahnbriefen werden die Texte der höchsten Mahnstufe, in diesem Fall die der Mahnstufe 2, ausgedruckt.

Textvariablen

Folgende Textvariablen stehen für die Mahntexte zur Verfügung 

%1 Mahndatum

%2 Fälligkeit (Mahndatum + 'Toleranz Periode' + 'Fälligkeitsformel' aus Mahnstufe)

%3 Zinssatz

%4 Restbetrag

%5 Zinsen

%6 Gebühren

%7 Total (Mahnbetrag + Zinsbetrag + Gebühren + MwSt Betrag)

%8 Mahnstufe

%9 Währungscode

%10 'Zahlungen berücksichtigt bis'

%11 'Zahlungsaufforderung bis'

%12 AdresseRec.Adresse3

%13 AdresseRec.Straße

%14 Bürgschaft - inaktiv

%15 Austauschbürgschaft von  - inaktiv

%16 Avalsumme (MW) Austauschbürgschaft von  - inaktiv

%17 Saldo Debitor (MW)