Allgemein

In der Anzahlungsbuchhaltung werden die einzelnen Anzahlungsvorgänge verwaltet, dies ist die Summe der Anforderungen und Anzahlungen eines Auftrags bis zur endgültigen Fertigstellung. Die Buchungen der Anforderungen bzw. der Anzahlungen erfolgen in den jeweiligen Modulen (Nachunternehmerverwaltung, Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, AZV oder dem Fibu-Buch.-Blatt) und werden hierher durchgereicht. Bestimmte Buchungen können nur direkt in der Anzahlungsbuchhaltung vorgenommen werden, dies sind insbesondere Korrekturen und Stornierungen.

Anforderungen sind keine Rechnungen, sondern die formelle Forderung einer Anzahlung; werden sie gebucht, ermöglichen sie das Mahnen (Debitoren) und Zahlen (Kreditoren) und das Erstellen von OP-Listen. Da Anforderungen aber keine Rechnungen sind, werden diese 'statistisch' gebucht, d.h. sie fließen nicht in die Bilanz/GuV ein und sind auch nicht relevant für die Umsatzsteuer. Relevant sind hingegen die Anzahlungen: Anzahlungen sind Zahlungen auf Anforderungen. Nach § 13 Abs.1 Nr. 1a Satz 4 UStG entsteht die Steuer auf Entgelte oder Teilentgelte, die ein Unternehmer vor der Ausführung einer Leistung oder Teilleistung vereinnahmt, bereits mit dem Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem die Zahlungen vereinnahmt worden sind. Daraus folgt, dass die Umsatzsteuerbuchung beim Zahlungseingang bzw. beim Zahlungsausgang erfolgen muss.

Diese erhaltenen bzw. geleisteten Anzahlungen müssen ebenfalls gesondert bilanziert werden. 

Für die Buchung der Anforderungen und Anzahlungen werden daher separate Buchungsgruppen (d.h. separate Sammelkonten) verwendet, die in der Anzahlungsvorgangskarte hinterlegt werden.

In der Anzahlungsbuchhaltung gibt es abweichende Verarbeitungsmöglichkeiten (Nicht stat. Kred. I und nicht stat. Kred. II), die gesondert beschrieben werden.

Besonderheiten in der Anzahlungsbuchhaltung

Für die Standardverarbeitung gilt insgesamt Folgendes:

• Anforderungen werden mit der Kennzeichnung 'statistisch' gebucht. Das bedeutet, sie werden durch die GuV-Nullstellung (das ist die Verarbeitung, die den Bilanz- bzw. GuV-Gewinn ermittelt) nicht einbezogen. Die Summe der gebuchten Anforderungen ist bilanztechnisch relevant für die Bewertung der halbfertigen Arbeiten.
• Für das Arbeiten mit Anzahlungsvorgängen werden besondere Buchungsmatrizen benötigt. Die Buchungsmatrix für die Anzahlungsbuchhaltung muss im Feld 'Unreal. MwSt.-Art' = Prozentsatz enthalten. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer/Vorsteuer für die Anforderungen als 'unrealisierte' (d.h. nicht fällige) USt/VSt auf ein Wartekonto gebucht wird. Bei Buchung und Referenzierung einer Anzahlung auf eine solche Anforderung wird automatisch (prozentual) die USt/VSt auf das 'normale' Umsatzsteuer/Vorsteuerkonto umgebucht. Daher sind in der MWSt Buchungsmatrix für die Anzahlungsbuchhaltung auch die Sachkonten 'Unreal. Umsatzsteuerkonto', 'Unreal. Erwerbsteuerkonto' und 'Unreal. Vorsteuerkonto' anzugeben.
• Anforderungen und Anzahlungen werden nicht auf das Sammelkonto gebucht, das beim Debitor/Kreditor als Sammelkonto (über die Kreditoren- bzw. Debitorenbuchungsgruppe) hinterlegt ist, sondern auf abweichende Sammelkonten, die im Anzahlungsvorgangskopf hinterlegt werden. Dies ermöglicht auch die Zuweisung separater Bilanzpositionen.
• Bei Buchung einer Schlussrechnung werden alle gebuchten Anforderungen automatisch storniert und alle gebuchten Anzahlungen auf die Schlussrechnung referenziert. 
• Bei der Verwaltung der Anforderungen innerhalb eines Anzahlungsvorgangs kann zwischen 'Kumulation' und 'Leistungszuwachs' unterschieden werden. Bei Kumulation wird die bisherige Anforderung automatisch storniert und es wird ein neuer Gesamtbetrag der Anforderung gebucht. Bei Leistungszuwachs werden die bisherigen Anforderungen beibehalten und als Betrag wird der Leistungszuwachs gebucht. Diese Vorgehensweise ermöglicht das separate Bezahlen oder auch Mahnen der bisherigen Anforderungen. Es können dann ebenfalls detaillierte OP-Listen ausgegeben werden. Dies alles ist bei Kumulation nicht möglich, da die bisherigen Anforderungen storniert sind. Sofern die Belege kumulativ vorliegen, kann im REBU oder RABU die Funktion 'kumulative Erfassung, leistungsmäßige Buchung' genutzt werden. In diesem Tool kann der kumulative Betrag eingegeben werden, der zu buchende Leistungszuwachs wird dann automatisch ermittelt.
• Ein Anzahlungsvorgang kann immer nur einen nicht gebuchten Beleg haben. 
• Anzahlungen werden, sofern sie nicht manuell referenziert werden, automatisch auf vorhandene Anforderungen geschlossen.
• Beim Buchen der Anforderung wird die Steuer automatisch auf das in der Buchungsmatrix Einrichtung hinterlegte Konto für unrealisierte Vor- bzw. Umsatzsteuer gebucht. Beim Buchen der Anzahlung wird dieses unrealisierte Steuerkonto, ausgehend vom Betrag der Zahlung, entlastet und automatisch gegen die entsprechenden realen Steuerkonten (Vorsteuerkonto, Umsatzsteuerkonto, Erwerbsteuerkonto) gebucht. 
• Wird die Anzahlung mit Skonto gebucht, erhöht dieser die tatsächlich geflossene Höhe der Anzahlung und die Steuerposten werden entsprechend gebucht. Gleichzeitig vermindert 'Skonto' den (bei Ausgangsrechnungen) geschuldeten Steuerbetrag. Auch dieser wird dann gebucht. Merke: Wenn dann eine Anzahlung auf die Schlussrechnung geschlossen wird, ist der erhöhte Anzahlungsbetrag relevant. Die reale Minderung der Steuerlast wird zum Zeitpunkt der Anzahlung realisiert. Ein Beispiel ist unter 'Besondere Belegarten' zu finden. 

ANZ Vorgang Übersicht

Beim Aufruf über Posten, ANZ Kreditoren wird die Übersicht der Anzahlungsvorgänge gezeigt.
Die Anzahlungsvorgangsübersicht bietet einen schnellen Überblick über alle Vorgänge bzw. über alle noch nicht erledigten Vorgänge. Die einzelnen Vorgänge werden aus der Übersicht heraus aufgerufen.

Besonderheiten Menüband

Besondere Funktionen im Menüband der Vorgangsübersicht sind die 'Positionen' und unter 'Nacharbeiten' die Funktion 'Auf erledigt setzen'.

Positionen

Die Funktion 'Positionen' bietet einen schnellen Einblick auf die Vorgangszeilen des aktuellen Vorgangs. Dies kann helfen, den gewünschten Vorgang schneller zu finden.

Nacharbeiten

Auf erledigt setzen

Vorgänge können unter bestimmten Bedingungen auf 'erledigt' gesetzt werden. Wenn die Funktion hier aufgerufen wird, werden alle gefilterten Vorgänge geprüft, ob sie auf 'erledigt' gesetzt werden können. 
Vorgänge werden auf erledigt gesetzt, wenn 

• alle Positionen eines Vorgangs gebucht sind,
• kein Posten der Positionen einen Restbetrag hat,
• alle Posten aller Positionen geschlossen sind,
• der Saldo des jeweiligen Vorgangs Null ist,
• eine Schlussrechnung oder Teilschlussrechnung gebucht und nicht storniert ist.

In der Vorgang Karte kann ein Vorgang außerdem auf erledigt gesetzt werden, wenn alle Vorgangszeilen storniert sind, es muss dann keine Schlussrechnung gebucht sein. Die anderen Bedingungen müssen aber erfüllt sein.

FIBU ANZ Karte Kopf

Über Bearbeiten wird die jeweilige 'Anzahlung Vorgang Karte' geöffnet. Sie teilt sich auf in Kopf- und Zeileninformationen. 

FIBU ANZ Karte Zeilen

Die einzelnen Belege werden in den Vorgangszeilen erfasst, bzw. wenn die Erfassung in anderen Modulen erfolgt, hierher durchgereicht.

FIBU ANZ Einrichtung

In den Anzahlungsvorgangsköpfen werden die Informationen hinterlegt, die als Vorschläge für die einzelnen Buchungen herangezogen werden. Es können diverse Einrichtungen vorgenommen werden, damit die Anzahlungsvorgänge möglichst automatisiert angelegt werden können. 

FIBU ANZ Belegarten

Aufgrund der Besonderheiten der Anzahlungsbuchhaltung werden die herkömmlichen Belegarten um besondere Belegarten erweitert, die nur in der Anzahlungsbuchhaltung verwendet werden.