Allgemein

Lieferscheine können aus dem Rollencenter Materialabrechnung über die Aktion Import/Export auch als Externe Übernahme LS aus Excel oder als Textdatei importiert werden.

Diese Funktion ist hilfreich, wenn die Lieferscheine extern erfasst werden, z.B. durch mobile Datenerfassung. Die Daten werden von einem externen Programm zusammengestellt und für die Übernahme bereitgestellt und in die Materialabrechnung importiert.

Es können auf zwei Arten Daten zusammengestellt werden:

Als ASCII-Datei. Die Dateiendung ist dann z.B. .txt.
Als Excel-Datei. Die Dateiendung ist .xls

Spaltenaufbau

Der Spaltenaufbau ist wie folgt, in der Spalte Belegkopf sind die Daten markiert, die nur für die Belegkopf-Zeile relevant sind:

Spalte	Bezeichnung	Beschreibung
A	Satzart	Das Feld ist max. 1 Stelle lang und hat die Bedeutungen: X=Beginn eines LS 1=Geräteposition 2=Materialposition Jeder Beleg muss mit einem X-Satz beginnen. Der Beleg endet, sobald der nächste X-Satz beginnt, oder Dateiende erreicht ist.
B	Wert 1	Datum oder Gerät oder Material: Das Feld ist max. 20 Stellen lang. Es enthält entweder ein Datum in der Form ttmmjhjj, z.B. 01052003 oder die Gerätenummer oder die Materialnummer (Artikel).
C	Wert 2	LS-Nummer oder Menge: Das Feld ist max. 20 Stellen lang und enthält entweder die Lieferscheinnummer oder die Menge. Die Menge hat drei Nachkommastellen. Wenn das Komma nicht vorhanden ist, wird die Menge durch 1000 geteilt. Dann also eine Menge von 1 als 1000 eintragen. Wenn es vorhanden ist, wird die Menge so übernommen, wie vorhanden. Die Menge ist die Gerätemenge oder die Materialmenge
D	Wert 3	Kostenstelle entlasten oder Faktor: Das Feld ist max. 20 Stellen lang und enthält entweder die zu entlastende Kostenstelle oder einen Faktor für Material. Der Faktor hat eine Nachkommastelle. Wenn das Komma nicht vorhanden ist, wird der Faktor durch 10 geteilt. Dann also ein Faktor von 75 als 750 eintragen. Wenn es vorhanden ist, wird der Faktor so übernommen, wie vorhanden. Der Faktor verändert die Materialberechnung. Ein Faktor von z.B. 75,0 ergibt 75% des später ermittelten Materialpreises
E	KSt belasten	Kostenstelle belasten: Das Feld ist max. 20 Stellen lang und enthält die zu belastende Kostenstelle.

Kombinationen

Beleg:

Datum
Lieferscheinnummer
zu entlastende KSt
zu belastende KSt

Gerät:

Gerätenummer
Menge

Material:

Materialnummer
Menge
Faktor

ASCII-Datei

Die ASCII-Datei muss die genannten Felder durch jeweils ein Semikolon ; trennen. Sie könnte z.B. so aussehen:

X;23042022;05000547;0000073210;0000070010

2;1040523109;00001000;0320

1;0000030031;00001000

1;0000030030;00001000

1;0000032208;00001000

2;1085660930;00065000;1000

2;2003220610;00002000;1000

2;1035510100;00010000;0500

Excel-Dokument

Für die Excel-Tabelle gibt es ein Muster. Dieses bitte bei uns anfordern. Es ist notwendig, dieses Muster zu benutzen, da in der Excel-Tabelle Makros definiert sein müssen.

Die zuvor genannten Felder sind dann die Spalten der Excel-Tabelle.

Der Name des Musters ist BBAExterneÜbernahmevonLSBsp.xls.

Importoptionen

Dateiformat

Hier erfolgt die Auswahl, ob die Importdatei im ASCII- oder Excel-Format vorliegt.

Importdatei

Eingabe bzw. Auswahl des kompletten Dateipfades.

Von Zeile bis Zeile

Hier erfolgt eine Auswahl der datenführenden Zeilen, falls es sich um ein Excel-Dokument handelt. So können z.B. Überschriften und Erläuterungen von der Übernahme ausgeklammert, bzw. nur ergänzte Zeilen übernommen werden. Bei der Übernahme von ASCII Dateien sind die Felder nicht aktiv.

Abrechnungsmonat

Der Abrechnungsmonat muss eingegeben werden. Es ist die Buchungsperiode, in die die Lieferscheine gehören.

Alte Werte löschen

Die bereits übernommenen Daten des Abrechnungsmonats werden gelöscht. Dann werden die anstehenden Daten übernommen. Es ist zu beachten, dass bei der Übernahme keine Prüfung erfolgt, ob ein Lieferschein bereits übernommen wurde. Deshalb ist es in der Regel sinnvoll, "Alte Werte löschen" auszuwählen. Nur in dem Fall, in dem es organisatorisch sichergestellt ist, dass eine ASCII- oder Excel-Datei nicht mehrmals bei der Übernahme eingetragen wird, kann "Alte Werte löschen" auf Nein stehenbleiben.

Führende Nullen entfernen

Bei Kostenstellen, Geräten, Artikeln werden die führenden Nullen entfernt.

Menge durch 1000 teilen

Diese Angabe muss getroffen werden, wenn das Feld selbst kein Komma enthält. Wir empfehlen, weder Komma noch Punkt zu übergeben. Der sich ohne Komma ergebende Wert wird dann durch Division auf seinen richtigen Betrag gebracht

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