MAT Externe Übernahme Lieferscheine
- Christiansen, Sabine
Allgemein
Lieferscheine können aus dem Rollencenter Materialabrechnung über die Aktion Import/Export auch als Externe Übernahme LS aus Excel oder als Textdatei importiert werden.
Diese Funktion ist hilfreich, wenn die Lieferscheine extern erfasst werden, z.B. durch mobile Datenerfassung. Die Daten werden von einem externen Programm zusammengestellt und für die Übernahme bereitgestellt und in die Materialabrechnung importiert.
Es können auf zwei Arten Daten zusammengestellt werden:
- Als ASCII-Datei. Die Dateiendung ist dann z.B. .txt.
- Als Excel-Datei. Die Dateiendung ist .xls
Spaltenaufbau
Der Spaltenaufbau ist wie folgt, in der Spalte Belegkopf sind die Daten markiert, die nur für die Belegkopf-Zeile relevant sind:
Spalte | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| A | Satzart | Das Feld ist max. 1 Stelle lang und hat die Bedeutungen:
Jeder Beleg muss mit einem X-Satz beginnen. Der Beleg endet, sobald der nächste X-Satz beginnt, oder Dateiende erreicht ist. |
| B | Wert 1 | Datum oder Gerät oder Material: |
| C | Wert 2 | LS-Nummer oder Menge: Das Feld ist max. 20 Stellen lang und enthält entweder die Lieferscheinnummer oder die Menge. Die Menge hat drei Nachkommastellen. Wenn das Komma nicht vorhanden ist, wird die Menge durch 1000 geteilt. Dann also eine Menge von 1 als 1000 eintragen. Wenn es vorhanden ist, wird die Menge so übernommen, wie vorhanden. Die Menge ist die Gerätemenge oder die Materialmenge |
| D | Wert 3 | Kostenstelle entlasten oder Faktor: Das Feld ist max. 20 Stellen lang und enthält entweder die zu entlastende Kostenstelle oder einen Faktor für Material. Der Faktor hat eine Nachkommastelle. Wenn das Komma nicht vorhanden ist, wird der Faktor durch 10 geteilt. Dann also ein Faktor von 75 als 750 eintragen. Wenn es vorhanden ist, wird der Faktor so übernommen, wie vorhanden. Der Faktor verändert die Materialberechnung. Ein Faktor von z.B. 75,0 ergibt 75% des später ermittelten Materialpreises |
| E | KSt belasten | Kostenstelle belasten: Das Feld ist max. 20 Stellen lang und enthält die zu belastende Kostenstelle. |
Kombinationen
Beleg:
- Datum
- Lieferscheinnummer
- zu entlastende KSt
- zu belastende KSt
Gerät:
- Gerätenummer
- Menge
Material:
- Materialnummer
- Menge
- Faktor
ASCII-Datei
Die ASCII-Datei muss die genannten Felder durch jeweils ein Semikolon ; trennen. Sie könnte z.B. so aussehen:
X;23042022;05000547;0000073210;0000070010
2;1040523109;00001000;0320
1;0000030031;00001000
1;0000030030;00001000
1;0000032208;00001000
2;1085660930;00065000;1000
2;2003220610;00002000;1000
2;1035510100;00010000;0500
Excel-Dokument
Die zuvor genannten Felder sind dann die Spalten der Excel-Tabelle.
Der Name des Musters ist BBAExterneÜbernahmevonLSBsp.xls.
Importoptionen
Dateiformat
Hier erfolgt die Auswahl, ob die Importdatei im ASCII- oder Excel-Format vorliegt.
Importdatei
Eingabe bzw. Auswahl des kompletten Dateipfades.
Von Zeile bis Zeile
Hier erfolgt eine Auswahl der datenführenden Zeilen, falls es sich um ein Excel-Dokument handelt. So können z.B. Überschriften und Erläuterungen von der Übernahme ausgeklammert, bzw. nur ergänzte Zeilen übernommen werden. Bei der Übernahme von ASCII Dateien sind die Felder nicht aktiv.
Abrechnungsmonat
Der Abrechnungsmonat muss eingegeben werden. Es ist die Buchungsperiode, in die die Lieferscheine gehören.
Alte Werte löschen
Die bereits übernommenen Daten des Abrechnungsmonats werden gelöscht. Dann werden die anstehenden Daten übernommen. Es ist zu beachten, dass bei der Übernahme keine Prüfung erfolgt, ob ein Lieferschein bereits übernommen wurde. Deshalb ist es in der Regel sinnvoll, "Alte Werte löschen" auszuwählen. Nur in dem Fall, in dem es organisatorisch sichergestellt ist, dass eine ASCII- oder Excel-Datei nicht mehrmals bei der Übernahme eingetragen wird, kann "Alte Werte löschen" auf Nein stehenbleiben.
Führende Nullen entfernen
Bei Kostenstellen, Geräten, Artikeln werden die führenden Nullen entfernt.
Menge durch 1000 teilen
Diese Angabe muss getroffen werden, wenn das Feld selbst kein Komma enthält. Wir empfehlen, weder Komma noch Punkt zu übergeben. Der sich ohne Komma ergebende Wert wird dann durch Division auf seinen richtigen Betrag gebracht