FIBU SEPA Lastschriftmandate

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Last updated: Jan 25, 2022 by Hontzia, Julia

Allgemein

Als Basis für den SEPA Lastschriftverkehr ist ein Mandat notwendig. Über das Mandat mit einer eindeutigen Mandatsreferenz erfolgt die Genehmigung für den Einzug vom Bankkonto des Debitoren.

Übersicht SEPA Lastschriftmandate

Die Erfassung der Mandate erfolgt in der Übersicht SEPA Lastschriftmandate. Zum Mandat werden die folgenden Felder gespeichert:

Debitorennr. 

Auswahl der Debitorennummer für das Lastschrift Mandat.

Bankkonto

Auswahl der Bankkontenverbindung für die Lastschrift aus der Debitor Bankkontoübersicht.

Mandatreferenz

Angabe der Mandatsreferenz unter der das Mandat abgeschlossen wurde.

Die Mandatreferenz wird aus der Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung, Bereich Lastschriftverkehr vorgeschlagen, wenn dort hinterlegt und hier keine Erfassung erfolgt. Es sind 35 Stellen verfügbar. 

Leerzeichen und nicht  zulässige Sonderzeichen werden automatisch entfernt. 
Signaturdatum

Angabe des Datums zu dem das Mandat erteilt wurde. Das Signaturdatum ist Bestandteil des Mandats und wird in die Einzugsdatei übernommen.

Aktiv

Über die Checkbox kann das jeweils für den Kunden aktive Mandant aktiviert werden. 

Es kann immer nur ein Mandat zur Zeit aktiv sein. Ein Debitor ohne aktives Mandat wird nicht zum Einzug vorgeschlagen. 

Wird ein erstes Mandat erfasst, wird dieses automatisch auf 'aktiv' gesetzt. Wird ein neues Mandat erfasst und als 'aktiv' gekennzeichnet, werden andere Mandate für dieses Bankkonto inaktiv gesetzt.

Änderungsinfo Detail

Wenn neue Mandate erfasst werden, dann kann hier der Grund für die Änderung hinterlegt werden. 

Letztes Zahlungsdatum

In diesem Feld wird vermerkt, wann das Mandat zuletzt im Zahlungsverkehr genutzt wurde. 

Wird ein Mandat für einen Einzug verwendet, wird das Zahldatum beim Buchen des Lastschriftvorschlages dokumentiert und gleichzeitig wird der Änderungsindikator entfernt, d.h. beim nächsten Einzug wird die Lastschrift nicht mehr als 'erster' gekennzeichnet.

Änderungsgrund

Angabe eines Änderungsgrundes.

Lastschrifttyp

Grundsätzlich gibt es 2 Typen von Mandaten, das einmalige Mandat, das nur für einen Einzug genutzt werden kann und das mehrmalige Mandat, das in den Schritten 'erster', 'folgender' und 'letzter' existieren kann. Dieses Kennzeichen wird in der Lastschrift vermerkt. 

Enthält ein Mandat  der Einzugsdatei den Typ 'erster' wird die Einzugsdatei mit diesem Typ gekennzeichnet.

  • Erster: Ein neues Mandat hat immer den Typ 'erster'. 
  • Folgender: Wird ein bestehendes Mandat erneut verwendet erhält es den Typ 'folgender'. Nur wenn alle Mandate der Datei das Kennzeichen 'folgender' haben, wird dieses Kennzeichen in die Einzugsdatei übernommen.
  • Letzter: Ein Mandat kann als 'letztes Mandat' gekennzeichnet werden; das Kennzeichen wird dann in die Einzugsdatei übernommen, wenn alle enthaltenen Einzüge dieses Kennzeichen haben.
  • Einmaliger: Ein Mandat kann als 'einmaliges Mandat' gekennzeichnet werden. Das Kennzeichen wird dann in die Einzugsdatei übernommen, wenn ein Lastschriftvorschlag für Mandate mit dem Typ 'einmalig' erstellt wird. 

Ein Mandat mit der Kennzeichnung 'einmalig' wird mit dem Buchen der Lastschriften auf 'inaktiv' gesetzt und der Änderungsindikator entfernt. Außerdem wird das Ablaufdatum des Mandats mit dem Buchungsdatum belegt.

Startdatum des Mandats, Ablaufdatum des Mandats

Durch den Eintrag der Datumswerte wird die Gültigkeit des Mandats definiert. 

Wenn das Startdatum des Mandats größer ist, als das Einzugsdatum (Zahldatum) werden die Rechnungen des Debitors nicht zum Einzug vorgeschlagen.

Wenn das Fälligkeitsdatum (Skontodatum)  der Rechnung größer ist als das Enddatum des Mandats, werden die Rechnungen des Debitors nicht zum Einzug vorgeschlagen.

Beispiel

Eine Rechnung ist zum 25.01. skontofällig und zum 01.02. nettofällig. Das Mandat endet am 31.01 und wird nicht inaktiv gestellt.
Zum Skontodatum liegt ein gültiges Mandat vor und die Rechnung wird zum Einzug vorgeschlagen, sofern das Einzugsdatum für den Fälligkeitszeitraum gültig ist.
Eine Rechnung ist zum 25.01. skontofällig und zum 01.02. nettofällig. Das Mandat endet zum 24.01. und wird nicht inaktiv gestellt.
Zum Skontodatum liegt kein gültiges Mandat vor und die Rechnung wird nicht zum Einzug vorgeschlagen.

Wird ein Mandat ungültig, weil es mehr als 36 Monate nicht genutzt wurde, werden die fälligen Rechnungen ohne Zahlungsform in den Lastschriftvorschlag übernommen. Wird die Zahlungsform manuell zugewiesen, wird anschließend die Meldung ausgegeben, dass das Mandant nicht genutzt werden kann.

Prenotification drucken ab

Die Benachrichtigung des Zahlers über die geplante Lastschrift, zusammen mit der Gläubiger ID und der Mandatsreferenz, ist ein wichtiger Bestandteil des Lastschriftverfahrens. In diesem Feld kann das Datum gewählt werden, ab dem die Benachrichtigung erstellt werden kann.

Mandatsänderung

Bei einer Mandatsänderung kann der Grund 'Neue Bank' hier ausgewählt und damit der Lastschrift zugewiesen werden.

Dokument-ID

Wenn die unterzeichneten Mandate über DocuWare verwaltet werden, dann kann hier die Dokumenten-ID zugewiesen werden.