DMS Dokument-ID ändern

In Sonderfällen ‑ etwa, wenn vergessen wurde, eingehende Belege mit einer Dokument-ID zu versehen ‑ kann es notwendig sein, Dokument-IDs nachträglich zu ändern. Ist bei ausgehenden Belegen die Belegarchivierung aktiviert (Einrichtung Archivierung) wird trotz des leeren Feldes beim Drucken oder beim Buchen und Drucken eine Dokument-ID vergeben (aus einer Nummernserie gezogen). Eine nachträgliche Änderung der Dokument-ID ist nicht in allen Modulbereichen möglich. Für diesen Fall sind zwei Möglichkeiten vorgegeben: Zum einen die Änderung der Dokument-ID bezogen auf den Vorgang und zum anderen global über mehrere Vorgänge.

Eine Änderung der Dokument-ID wirkt sich nicht auf weitere Systeme wie z. B. JobRouter aus und kann dazu führen, dass Referenzen verloren gehen.

Änderung einer Dokument-ID

In einigen Bereichen gibt es über den Menüpunkt "Dokument-ID ändern" eine Korrektur oder Ergänzung der Dokument-ID vorzunehmen. Die Änderungen werden anschließend in zusammenhängenden Tabellen und in der Tabelle "Verschlagwortung Archivierung" vorgenommen.

Globale Änderung der Dokument-ID

Zur globalen Änderung wird eine tabellarische Übersicht aufgerufen, in der das Feld Dokument-ID änderbar ist. Die globale nachträgliche Änderung in der tabellarischen Form, also nicht vorgangsbezogen, lässt sich in der „Eingangsrechnungen Historie“ und in der „Kontoauszugsübersicht Historie“ durchführen.