Einrichtungen AUBEL - Belegübertrag

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Last updated: Mar 03, 2022 by Hontzia, Julia

Die Einrichtungen für den Belegübertrag sind in unterschiedlichen Bereichen einzurichten, die im Folgenden beschrieben werden.

Allgemein

Die Verbindung/Verknüpfung zwischen dem Quell- und Zielmandanten erfolgt über die Adressnummer. Im Quell-Mandanten muss die Debitoren-Adressnummer identisch mit der Firmendaten-Adressnummer im Ziel-Mandanten sein. Des Weiteren muss im Quellmandanten die Firmendaten-Adressnummer identisch mit der Adressnummer des Zielkreditoren im Zielmandanten sein.

Dies ist notwendige Voraussetzung für die Angabe des Zielmandanten und Zielkreditoren in den Debitoren. Dies wiederum ist Voraussetzung für das Übertragen der Rechnungen.

Einrichtung Belegübertrag in den allgemeinen Stammdaten

Damit Belege in andere Mandanten übertragen werden, muss die Belegübertragung aktiviert werden. Das ist über FIBU Stammdaten Einrichtung, Register 'Allgemein'  im Feld 'Autom. mandantenübergr. Belegübertrag' vorzunehmen.

Wenn das Kennzeichen gesetzt ist und bei den Debitoren ein Zielmandant/Zielkreditor hinterlegt ist, wird automatisch ein Belegübertrag generiert.

Die Einstellung gilt für alle Mandanten, die gesamte Datenbank.

Einrichtung Belegübertrag in der Finanzbuchhaltung Einrichtung

Unter Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung, Register 'Belegübertragung' sind die Einstellungen für den Belegübertrag zu hinterlegen.

IM ZIELMANDANTEN EINZURICHTEN:

Die folgenden Einstellungen sind im Zielmandanten einzurichten.

Ziel, Belegübertrag auslösen für:

Auswahl, in welchem Umfang im Fibu Buch.-Blatt ein Belegübertrag erfolgen soll.

  • alle: Es erfolgt für alle Belegarten (Zahlung, Rechnung, Gutschrift) ein Belegübertrag.
  • Rechnung/Gutschrift: Lediglich für Rechnungen und Gutschriften wird ein Belegübertrag durchgeführt.

Es wird die Auswahl 'Rechnung/Gutschrift' empfohlen.

Ziel, Belegnr. für übertragene Belege

Auswahl der Nummernserie, die bei Übertragung in ein Fibu Buch.-Blatt verwendet wird. 

Ziel, Belegnr. Buch.-Blatt ermitteln

Auswahl der Basis für die Ermittlung der Belegnummer im Zielmandanten.

  • Nummernserie: es wird die oben angegebene Nummernserie verwendet. Die Belegnummer des Ausgangsbeleges wird zur externen Belegnummer des Eingangsbeleges.
  • Belegnr. Quellmandant: Die Belegnummer des Ausgangsbeleges wird auch die Belegnummer des Eingangsbeleges. Die Belegnummer wird ebenfalls zur externen Belegnummer des Eingangsbeleges.
Ziel, Belegnr. REBU ermitteln

Auswahl der Basis für die Ermittlung der Belegnummer im Zielmandanten.

  • Nummernserie: die Belegnummer wird aus der REBU - Nummernserie im Zielmandanten ermittelt. Die Belegnummer des Ausgangsbeleges wird zur externen Belegnummer des Eingangsbeleges.
  • Belegnr. Quellmandant: Die Belegnummer des Ausgangsbeleges wird auch die Belegnummer des Eingangsbeleges. Die Belegnummer wird ebenfalls zur externen Belegnummer des Eingangsbeleges.
IM QUELLMANDANTEN EINZURICHTEN:

Bei Verwendung der Kontierung ist die folgende Einstellung im Quellmandanten einzurichten.

Änderung Beleg zulassen

Auswahl, ob und in welchem Umfang Belegdaten in der Kontierung geändert werden dürfen.

  • Buchungsdatum: Es darf das Buchungsdatum geändert werden.
  • Buchungsmatrix: Es darf die Buchungsmatrix geändert werden.
  • Buchungsdatum und Buchungsmatrix: Es dürfen sowohl das Buchungsdatum als auch die Buchungsmatrix geändert werden.
Buch.textvorschl. Kontierung

Voreinstellung für den Buchungstextvorschlag für die Kontierung. Die Buchungstextvorschläge können in der 'Kontierung Belegübertragung' geändert werden. Dann werden die geänderten Texte übergeben.

  • Blank: Der Buchungstext wird aus dem Zielkreditor und der Sachkontenbezeichnung der Aufwandskonten vorgeschlagen.
  • Aus Personenkonto und Zeilen: Der Buchungstext der Ausgangsrechnung für die Personenkontenbuchung und die Aufwandsbuchung als Buchungstextvorschlag in die Zeilen der 'Kontierung Belegübertragung übernommen. 
  • Aus Personenkonto: Der Text des RABU Kopfes wird für die Personenkontenbuchung als Buchungstextvorschlag in die Zeilen der 'Kontierung Belegübertragung' übernommen. Der Buchungstextvorschlag für die Aufwandsbuchung wird aus dem Namen der Aufwandskontos im Zielmandanten vorgeschlagen.
  • Aus Zeilen: Der Text der Ausgangsrechnungszeile wird als Buchungstextvorschlag in die Zeilen der 'Kontierung Belegübertragung' übernommen. Der Buchungstextvorschlag für die Personenkontenbuchung wird aus dem Namen der Zielkreditoren vorgeschlagen. 

Einrichtung Belegübertrag in Stammdaten, Einrichtung, zu den einzelnen Modulen

Einrichtung in den Stammdaten, Debitoren

In den jeweiligen Debitoren ist der 'Zielmandant Belegübertrag' und der 'Zielkreditor Belegübertrag' anzugeben.

Zielmandant Belegübertragung

Auswahl des Mandanten, in den ein automatischer Belegübertrag erfolgen soll.

Zulässig sind Mandanten, bei denen die Adressnr. der Firma der Adressnummer des aktuellen Debitors entspricht.
Zielkreditor Belegübertrag

Auswahl des Kreditors, für den eine Eingangsrechnung per Belegübertrag erstellt werden soll.

Über den Lookup wird die Kreditorenübersicht des Zielmandanten aufgerufen. Es werden dabei die Kreditoren angezeigt, bei denen die Adressnummer identisch ist mit der Adressnummer des Quellmandanten.

Werden Ausgangsrechnungen über die 'Fibu Schnittstelle mit Umsetzung' übernommen, überschreiben die Werte des Import-Puffers (Zielkostenstelle Belegübertrag, Zielmandant Belegübertrag) diejenigen der Debitorenkarte bzw. Umsetzung.

Einrichtung in der Debitoren Verkauf Einrichtung

Im Bereich Allgemein der Debitoren Verkauf Einrichtung ist eine Einstellung vorzunehmen:

Belegübertragung RABU

Hier wird die Steuerung gesetzt, ob aus dem RABU ins REBU übertragen werden soll oder in das Fibu-Buch.-Blatt.

Bei einem Belegübertrag ins REBU können auch Anzahlungsvorgänge übertragen werden.

Kontoumsetzung Belegübertrag

Die Kontierungen für die Eingangsrechnung können über die 'Kontoumsetzung Belegübertrag' in Stammdaten, Einrichtung, Zu einzelnen Modulen, Kontoumsetzung Belegübertragung, festgelegt werden.
Hier wird die Zuordnung Quelle zu Ziel für die Bereiche Sachkonto, Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger und/oder Bankkonto festgelegt.

Sollen die Umsetzungen nicht verwendet werden, gibt es alternativ die Möglichkeit, die Kontierung manuell im Ausgangsbeleg für den Eingangsbeleg vorzunehmen. Das ist im Verkaufskopf unter Vorbereiten die Aktion 'Kontierung Belegübertrag'.

Zielmandant

Angabe des Mandanten für den die Umsetzung erfolgen soll

Umsetzung für

Angabe der Information, die umgesetzt werden soll

  • Kostenart: die Kostenart muss nicht angegeben werden, es kann auch die Angabe des Sachkontos erfolgen, es wird dann die Kostenart gebucht, die grundsätzlich beim Buchen gezogen werden würde.
  • Sachkonto: eine Angabe ist nicht notwendig, wenn Kostenarten angegeben sind.
  • Kostenstelle: Kostenstelle kann angegeben werden, sie kann aber auch als 'Zielkostenstelle'  der Buchung mitgegeben werden.
  • Bankkonto: Sonderanpassung
  • Kostenträger: Kostenträger kann angegeben werden.

Wenn die Ergebnisse der Mandantenverrechnung übernommen werden sollen, müssen hier Angabe für die Kostenarten und Kostenstellen erfolgen:

  • Kostenart: Für die in der Entlastungsbuchung verwendeten Kostenarten müssen fü die jeweiligen Zielmandanten entsprechende Belastungskostenarten angegeben werden.
  • Kostenstelle: Für die Erstellung der Ausgangsrechnung wird die 'Kostenstelle belasten' aus der 'Kontierungshilfe Mandant' verwendet. In der Umsetzung sollte daher als Umsetzung für diese Kostenstelle die 'Kostenstelle entlasten' aus der Kontierungshilfe im Zielmandanten angegeben werden.
Inhalt Umsatzfeld

Angabe der oben ausgewählten Information im aktuellen Mandanten.

Umsetzung

Angabe der entsprechenden Information im Zielmandanten.

Ohne Menge buchen

Auswahl, ob eine angegebenen Menge mit übertragen werden soll.

Über die Aktion 'Funktion' können die Konten (Sachkonto, Kostenart, Bankkonto), die umgesetzt werden sollen, in der Übersicht markiert (Satzmarken) und in die Spalte 'Umsetzung' übernommen werden. Somit brauchen die Konten nicht einzeln ausgewählt zu werden.

Einrichtung Mandantenverrechnung

Damit mandantenübergreifende BBA Buchungen abgesetzt werden können, müssen für jeden Mandanten im Rollencenter Controller, Stammdaten, die 'Kontierungshilfen Mandant' gefüllt sein.

Zielmandant

Mandant auswählen, für den übergreifende Belege gebucht werden sollen.

Herkunft

Es können mehrere Definitionen getroffen werden, je nachdem woher die Buchung stammt, die eine Verrechnung auslöst. Z.B. eigene Kontierungen für Gerätebuchungen. Wenn nicht nach Herkunft unterschieden werden soll, dann ist die Herkunft leer zu lassen.

Bezeichnung/Bezeichnung2/Suchbegriff

Hier kann die Art der Verrechnungsbuchung näher bezeichnet werden.

Kostenart entlasten

Wird in einem Mandanten A ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten B gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten B die 'Kostenart entlasten' aus der Kontierungshilfe im Mandanten B verwendet (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten B für den Mandanten A).

Wird in einem Mandanten B ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten A gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten A die 'Kostenart entlasten' aus dem Mandanten A verwendet (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten A für den Mandanten B).

Es werden die Informationen aus dem Mandanten verwendet, in dem die Buchung vervollständigt wird. Bei einer übergreifenden Buchung ist also in jedem der beiden Mandanten eine Einrichtung notwendig, einmal entlasten - einmal belasten.

Hinweis:

Dieser Kostenart, die ja an sich eine interne ist, muss in den Stammdaten ein Sachkonto zugeordnet sein, wenn die Mandantenverrechnung in das RABU geholt werden soll. Ist die Einrichtung nicht vollständig, wird beim Versuch, die Mandantenverrechnung in das RABU zu holen, die Meldung 'Nr darf nicht leer sein in Verkaufszeile Belegart = Rechnung, Belegnummer = xyz, Zeilennr. = 10000' ausgegeben.

Kostenart belasten

Wird in einem Mandanten A ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten B gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten A die 'Kostenart belasten' aus der Kontierungshilfe im Mandanten A verwendet (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten A für den Mandanten B).

Wird in einem Mandanten B ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten A gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten B die 'Kostenart belasten' aus dem Mandanten B verwendet (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten B für den Mandanten A).

Kostenstelle entlasten /Kostenstelle belasten

Verwendung analog Kostenart.

Produktbuchungsgruppe

Eine Produktbuchungsgruppe kann angegeben werden, ist aber nicht notwendig. Wenn leer, wird die Produktbuchungsgruppe aus dem Sachkonto bei Übernahme in das RABU ermittelt.

Geschäftsbuchungsgruppe

Eine Geschäftsbuchungsgruppe kann angegeben werden, ist aber nicht notwendig. Wenn leer, wird die Geschäftsbuchungsgruppe aus dem Sachkonto oder Personenkonto (je nach gesetzter Steuerung) bei Übernahme in das RABU ermittelt.