Allgemein

Verkaufsrechnung Kopf

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Nr.

Hier erfolgt die Generierung der neuen Debitorenbelegnummer. Die Belegnummer wird aus der Nummernserie ermittelt, die in den MAWI Debitoren Verkauf Einrichtung hinterlegt wurde. 

Verk. an Deb.-Nr.

Auswahl des Rechnungsempfängers. Das Ausfüllen der Felder 'Verk. an Name', 'Verk. an Adresse', 'Verk. an PLZ Code/Ort' erfolgt automatisch über die Auswahl des Debitors.

Buchungsdatum

Als Buchungsdatum ist der Tag anzugeben, an dem der Beleg gebucht wird.

Belegdatum

Hier wird das Belegdatum der Rechnung eingegeben, d.h. das Datum, welches auf der Rechnung angegeben ist.

Leistungsdatum

Wenn in der 'Finanzbuchhaltung Einrichtung‘ das Kennzeichen 'Abrechnung nach Leistungsdatum' gesetzt ist, ist die Eingabe eines Leistungsdatums zwingend erforderlich. Siehe auch Einrichtung FIBU Mehrwertsteuer. Das Leistungsdatum ist der Tag, an dem die Leistung erbracht wurde. 

Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag

Die Beträge werden aus den Zeilen ermittelt (kumulierte Werte der Verkaufszeilen). Die Steuer ermittelt sich je nach Einrichtung entweder aus den Steuerparametern des Sachkontos oder aus der Kombination der Produktbuchungsgruppe und der Geschäftsbuchungsgruppe in der Buchungsmatrix der Finanzbuchhaltung. Siehe auch FIBU Buchungsmatrix.

Verkäufercode

Der Verkäufercode wird aus den Einrichtungen ermittelt und ist für die Kommunikationsverbindungen des Rechnungserstellers wichtig.

Kostenstelle

Die Erlös-Kostenstelle für die Ausgangsrechnung kann hier ausgewählt werden. Mit dieser Kostenstelle erfolgt die Buchung des Debitorenpostens. Die hier ausgewählte Kostenstelle wird in die Buchungszeilen übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. 

Freigabe zur Buchung

Um eine erfasste Buchung tatsächlich buchen zu können, kann an dieser Stelle eine Freigabe zur Buchung mit einem Häkchen gekennzeichnet werden. Voraussetzung hierfür ist, dass unter 'Finanzbuchhaltung Einrichtung' angegeben wurde, dass eine Freigabeprüfung erfolgen soll (siehe Einrichtung FIBU REBU / RABU). Ist dieses Kennzeichen nicht hinterlegt, kann ohne Freigabe gebucht werden.

Gutschrift

Das Kennzeichen Gutschrift ist im Falle der Rechnungserfassung inaktiv, da die Gutschrift nur unter 'Gutschrift erfassen' erfolgt. Im Falle der Gutschriften-Erfassung ist dort ein Haken bereits gesetzt.

Über Auswählen, Registerwechsel kann auf die 2. Seite des Kopfes gewechselt werden:

FIBU

Einbehaltsart, Einbehalt %, Einbehalt Betrag, Einbehalt Fälligkeitsdatum

Der Einbehalt ist eine Form von Sicherheitsleistung, soll heißen, dass z.B. eine Teilforderung als Einbehalt gestundet wird. Erst wenn die Leistung vollständig erbracht worden ist, wird der Einbehalt fällig. Hier können die Einbehaltsdaten (Einbehaltsart, Prozentsatz, Betrag, Fälligkeitsdatum) des Einbehalts erfasst werden. Für den Einbehalt wird ein separater Debitorenposten gebucht.  

Storno

Mit Hilfe des Kennzeichens kann ein Storno - eine Gegenbuchung mit negativen Vorzeichen - zur Ausgangsrechnung erzeugt werden.

Niederlassung

Es wird die in der Kostenstelle hinterlegte Niederlassung vorgeschlagen. Mit dieser Niederlassung erfolgt die Buchung des Debitorenpostens. Die hier ausgewählte Niederlassung wird in die Buchungszeilen übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.

Belegnr. Gutschriftsverfahren

Bei einem Gutschriftsverfahren wird nicht eine Verkaufsrechnung an den Kunden erstellt und versendet, sondern der Kunde erstellt für die Lieferung eine Gutschrift; die wiederum wie eine Verkaufsrechnung gebucht wird. In diesem Feld kann eine Belegnummer hinterlegt werden, die mit der Buchung der Rechnung im Posten gespeichert wird und bei Bedarf in der Debitorenposten Übersicht geändert werden kann.

GS-Nr. Gutschriftsverfahren

In der Debitorenposten Übersicht kann zusätzlich zur 'Belegnr. Gutschriftsverfahren' das Feld 'GSNr. Gutschriftsverfahren' gepflegt werden. Wurde in der Debitorenposten Übersicht eine 'GS-Nr. Gutschriftsverfahren' hinterlegt, wird die dort hinterlegte Nummer in diesem Feld angezeigt.

Geschäftsbuchungsgruppe, MWSt Geschäftsbuchungsgruppe, Produktbuchungsgruppe, MWSt Produktbuchungsgruppe

Die hier hinterlegten/ausgewählten Geschäfts-/Produkt- und MWSt-Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen werden grundsätzlich in die Buchungszeilen übernommen und können dort bei Bedarf geändert werden. 

Bei der Buchung einer Anforderung (Register  'ANZ') gelten grundsätzlich die Geschäfts-/Produkt- und MWSt-Geschäfts-/Produktbuchungsgruppen des Anzahlungsvorgangs.

Bei der Buchung einer Anforderung und/oder Schlussrechnung ist eine Verknüpfung zum Anzahlungsvorgang notwendig. Im Register 'ANZ' kann der relevante Anzahlungsvorgang aus der debitorischen Anzahlungsbuchhaltung ausgewählt und übernommen werden. 

Anz.Vorgang

Hierüber erfolgt die Verknüpfung zur Anzahlungsbuchhaltung. Auswahl, für welchen Anzahlungsvorgang eine Anforderung, Schlussrechnung bzw. Rechnung gebucht werden soll. 

Belegart Anz. Vorgang

Auswahl der Belegart (Anforderung, Schlussrechnung, Rechnung, Teilschlussrechnung), die mit dieser Verkaufsrechnung gebucht werden soll.

In diesem Feld kann der Ausgangsrechnung ein Anzahlungsvorgang zugeordnet werden. Mit Lookup aus dem Feld Anz. Vorgang wird in die Anzahlungsvorgänge der FIBU verzweigt. Hier kann der Anzahlungsvorgang ausgewählt werden. Der Sachbearbeiter muss dann entscheiden, ob eine Anforderung oder Schlussrechnung gebucht werden soll. Dazu ist die entsprechende Option im Feld „Belegart Anz. Vorgang“ zu wählen. Das System zeigt dann an, mit welcher Betragseingabe der Anzahlungsvorgang angelegt wurde. Es gibt die Optionen „Leistungszuwachs“ oder auch „Kumulation“. Diese Information hat entscheidenden Einfluss auf die Erfassung der Rechnungszeilen.

Die Informationen zur Geschäftsbuchungsgruppe, MWSt Geschäftsbuchungsgruppe, Produktbuchungsgruppe und MWSt Produktbuchungsgruppe ermittelt das System aus dem Anzahlungsvorgang. Diese Informationen werden für die Ermittlung der Erlös und Steuerkonten herangezogen.

Fakturierung

Die Registerkarte Fakturierung gibt weitere Auskünfte über den Verkauf. Es besteht die Möglichkeit, eine abweichende Adresse zu hinterlegen, an welche die Rechnung zugestellt werden soll. Des Weiteren sind relevante Fakturierungsdaten hinterlegt, wie z.B. Zahlungsbedingungen, Skontodatum, Fälligkeitsdatum oder auch Zahlungsformen.

Rechn. an abw. Adressnr.

Wenn Rechnungen (und auch Mahnungen) nicht an die Zentrale des Debitoren, sondern an eine abweichende Adressnummer geschickt werden sollen, dann muss die Adresse zum Debitoren erfasst werden. Hierzu wird in der Adresse die 'Adressnummer der Zentrale' hinterlegt, das wäre die Adressnummer des Debitoren. In der Debitorenkarte stehen diese Niederlassungen des Debitoren dann im Register 'Verkauf' als 'Rechnung an abweichende Adressnummer“ zur Verfügung und können später in der Ausgangsrechnung herangezogen werden. Im Feld 'Rechnung an abweichende Adressnummer' in der Ausgangsrechnung kann diese Adressnummer dann ausgewählt werden und somit die Rechnung für die korrekte Niederlassung erstellt werden. Die Zahlung kann später dem richtigen Debitoren zugeordnet werden. Beim Druck der Rechnung wird die abweichende Adresse herangezogen.

Adressnr. externer Prüfer

Wenn die Adressnummer für den externen Prüfer gefüllt ist, dann wird beim Druck der Rechnung rechts oben im Rechnungskopf die Adresse des externen Prüfers ausgegeben.

Zlg.-Bedingungscode

Die Zahlungsbedingung wird aus dem Debitor vorgeschlagen. Die Information kann aber manuell überschrieben werden.

Skontodatum, Skonto %, Skontotage, Skontodatum II, Skonto % II, Skontotage II

Hinterlegung der Konditionen für die Skontoermittlung. Es können 2 verschiedene Fristen verwaltet werden. 

Beispiel: Bei Zahlung innerhalb von 8 Tagen wird 4 % Skonto gewährt, bei Zahlung innerhalb von 15 Tagen 3%. 

Fälligkeitsdatum, Fälligkeitstage

Angabe der Fälligkeit des Rechnungsbetrages. 

Skontierfähiger Betrag

Angabe der Berechnungsgrundlage für Skonto. 

Beispiel: Es wird Skonto für Materialien gewährt, nicht aber für erbrachte Leistungen. In diesem Fall wird nur der Materialwert als skontierfähiger Betrag hinterlegt. 

Startdatum der Verteilung, Anzahl Verteilungen, Verteilungsformel, Abgrenz.kto. Verteil, Interimskonto

Sollen die Erlöse nicht in einer Periode gebucht werden, sondern über mehrere Perioden verteilt werden, so sind folgende Buchungen erforderlich:

• „Forderungen“ an „passive Rechnungsabgrenzung“ und „Mehrwertsteuer“ in der aktuellen Periode
• „passive Rechnungsabgrenzung“ an Erlöse jeweils in der betroffenen Periode (bei Anzahl der Verteilungen 6, wären es 6 Buchungssätze)

Um diese Buchungen zu erreichen, müssen die Verteilungsinformationen erfasst werden:

• Startdatum der Verteilung: In welcher Periode soll der erste Erlös gebucht werden.
• Anzahl der Verteilungen: Anzahl der gewünschten Verteilungen (Buchungsperioden müssen angelegt sein).
• Verteilungsformel: 1M = monatlich, 3M = quartalsweise, 6M = halbjährlich und 12M = jährlich.
• Interimskonto: Das Konto für die passive Rechnungsabgrenzung hinterlegen.

Lieferung

Die Registerkarte Lieferung gibt Auskünfte über die Lieferung an den Debitor. Hierbei werden Daten des Debitoren wie Name und Adresse vorgeschlagen. Es besteht nun die Möglichkeit, eine abweichende Lieferadresse einzutragen. Weitere Funktionen wie z.B. Lagerortcode, Lieferbedingungscode oder Spediteurcode können für die Lieferung hinterlegt werden. Zudem kann das Lieferdatum sowie Lieferzeit bestimmt werden. Diese Registerkarte ist verwendbar, wenn es sich um eine gesonderte Lieferadresse handelt, die anders lautet als die Rechnungsadresse.

Menüband

Auswählen

Registerwechsel

Der Registerwechsel zeigt eine weitere Ansicht und wechselt zur zweiten Kopfansicht.

Übersicht wechseln

Der Übersichtswechsel zeigt und rotiert folgende Ansichten auf Positionsebene:

• Positionen
• Rabatte und Zuschläge
• Kalkulationskosten

Übersicht

Die Übersicht zeigt das Rechnungsausgangsbuch.

Vorbereiten

Debitor

Öffnet den in dem Auftrag hinterlegten Debitoren.

Textbausteine

Hinzufügen von Belegtextbausteinen auf Positionsebene.

Bemerkungen, Externe Bemerkung, Bemerkung Lieferung

Hinzufügen von internen Bemerkungen, aber auch externen Bemerkungen mit optionaler Druckmöglichkeit und Bemerkungen zur Lieferung. 

Kopftexte, Fußtexte

Hinzufügen von Kopf- bzw. Fußtexten für den Ausdruck im Formularkopf, bzw. Formularfuß.

Kontierung Belegübertragung

Für die Belegübertragung kann hier manuell eine Kontierung eingetragen werden. Alternativ kann auch die Kontoumsetzung Belegübertragung eingerichtet werden.

Ausführen

Buchen, Buchen und Drucken, Stapelbuchen

Aufträge können einzeln oder als Stapel gedruckt werden. Hierbei kann entschieden werden, ob der Auftrag nur gebucht oder auch für den Kunden gedruckt werden soll. 

Anzahlungsvorgang erstellen

Wenn die Verkaufsaufträge mit der Positionsart Sachkonto erfasst wurden, dann kann für den Auftrag automatisch ein Anzahlungsvorgang mit den Belegdaten erzeugt werden. 

Mandantenverrechnung holen

Hier wird die Mandantenverrechnung als Teil der Belegübertragung in die Verkaufsrechnung übernommen. 

Auswerten

Statistik

Die Verkaufsauftrag Statistik zeigt die wichtigen Summen aus dem Verkaufsauftrag, sowie den Status zu geliefert und berechnet an. So kann schnell erkannt werden, welche Beträge, Mengen und Gewichte im Auftrag enthalten sind und was davon bereits geliefert und berechnet wurde. 

Dokument anzeigen

Wenn mit dem Dokumentenmanagement gearbeitet wird, dann kann hier das Dokument zum Auftrag angezeigt werden. 

Nacharbeiten

Beleg kopieren

Die Daten eines Beleges können in einen anderen Beleg kopiert werden. Hierbei werden in den Optionen Belegart und Belegnummer zum Kopieren gewählt, zusätzlich kann entschieden werden, welche Informationen übernommen werden sollen und ob der neue Beleg neu gerechnet werden soll. 

Berichten

Drucken, Faxen, Mail, Drucken mit Satzauswahl

Diese Funktionen steuern die Ausgabe des Beleges. Beim Drucken mit Satzauswahl können spezielle Belege zum Ausdruck ausgewählt werden. 

Weitere Optionen, Aktionen

Belege

• Nachunternehmerverrechnung
• Gutschrift aufrufen
• gebuchte Rechnungen
• Angebote 
• Rahmenverträge
• Aufträge
• Lieferungen

LVS

• Export LVS