Liste der aufrufbaren Tankschnittstellen:

Hinweis zu den geläufigsten importfähigen Formaten pro Tankschnittstelle

ARAL: dat

BP: txt, 838, 840

DKV: txt

Esso: v01, dat

Hoyer: txt

OMV: dat, txt, csv

Shell: txt (der Import erkennt automatisch das Format (alt oder Format6))

Total: txt

UTA: UTA, txt, dat

Allgemein

Von den Tankstellen-Konzernen werden Tankdaten bzw. die Tankrechnung in einer Datei zur Verfügung gestellt. Diese Dateien können innerhalb von NEVARIS Finance über das Tankschnittstellen-Modul eingelesen und zum Buchen in ein Fibu Buch.-Blatt oder das Rechnungseingangsbuch übergeben werden.
Anhand der in der Datei vorhanden KFZ-Nummer können die Kostenstellen und die Gerätenummer inklusiv der Stammkostenstelle des Geräts ermittelt werden.

Nachfolgend eine Beschreibung des Tankdaten Imports am Beispiel der BP-Tankschnittstelle.

Einrichtung

In der Schnittstellendatei sind u.a. Informationen zu Kfz-Kennzeichen, Artikeln und Warengruppen enthalten. Für diese Informationen müssen Zuordnungen zu NEVARIS Finance vorgenommen werden.
Beispiel:
Rechnungspositionen der Warengruppe '001' (Kraftstoff Super Plus) müssen auf die Kostenart '625000' (Treibstoffe) gebucht werden.

Feldumsetzungen

Im ersten Schritt sind in Import/Export, Tankschnittstellen für den jeweiligen Import die Tankdaten einzurichten. Dazu sind unter Vorbereiten, Feldumsetzungen, Definieren Zuordnungen für Warencode, KFZ, Kreditor etc. zu hinterlegen.

Warencode

Bei der Warencode-Umsetzung erfolgt die Zuordnung der Warengruppe zum Sachkonto und zur Kostenart.
Über die Funktion 'Warencode übernehmen' können aus 'Rechnungen mit Einzelpositionen' die vorhandenen Warengruppen bzw. Warencodes in die Umsetzung übernommen werden. 

Eine Liste aller möglichen Warengruppen kann der Schnittstellen-Beschreibung des Tankstellen-Unternehmens entnommen werden.

KFZ

Es ist pro Kfz-Kennzeichen eine Zuordnung zum Gerät (wenn vorhanden) und zur Kostenstelle zu hinterlegen. Es besteht auch die Möglichkeit, eine mandantenübergreifende Kostenstelle zu hinterlegen.
Über die Funktion 'KFZ übernehmen' können die Kfz-Kennzeichen aus 'Rechnungen mit Einzelpositionen', für die noch keine Umsetzung hinterlegt ist, in die Umsetzung übernommen werden.
Funktion 'Geräte übernehmen' siehe Gerätestamm mit KFZ-Kennzeichen übernehmen.

Kreditor

In der Kreditoren-Umsetzung ist die Kontonummer des Kreditors des Tankstellen-Unternehmens zu hinterlegen.

REBU

Die Tankdaten-Rechnung wird standardmäßig in ein Fibu Buch.-Blatt übergeben.
Ist das Kennzeichen 'Übergabe ins REBU' gesetzt, erfolgt die Übergabe in das Rechnungseingangsbuch. Dabei besteht die Möglichkeit, eine REBU-Nummernserie vorzugeben.

Ländercode

Grundsätzlich wird beim Import die Buchungsmatrix aus dem zugeordneten Sachkonto gezogen. Sofern ein Länderschlüssel für das eigene Land angegeben ist, gelten auch diese.
Ansonsten sind hier die Angaben für den Import der Tankdaten aus anderen Ländern zu hinterlegen. 
Es kann dabei unterschieden werden, ob die Steuer des anderen Landes als Steuer gebucht werden soll oder direkt in den Aufwand gebucht werden soll.
Anhand der Ländercode-Feldumsetzung können für jedes Land pro Warencode/Warengruppe unterschiedliche Buchungsmatrizen hinterlegt werden

USt Ausland Aufwand buchen = JA

Sofern das Kennzeichen gesetzt ist, wird der ausländische Steuerbetrag direkt in den Aufwand gebucht. Bei Übergabe in das REBU wird der entsprechende Steuerbetrag dann auch nicht berücksichtigt. Die hinterlegte Buchungsmatrix muss dann einen Steuersatz von 0% ausweisen.

USt Ausland Aufwand buchen = Nein

Sofern das Kennzeichen gesetzt ist, wird die ausländische Steuer mit der angegebenen Buchungsmatrix gebucht. Das bedeutet auch, das für die Umsatzsteuer 'Mehrlandfähig' =ja gesetzt sein muss. Die MWST Buchungsmatrix muss den Ländercode des Tanklandes enthalten.  Das ist erforderlich, damit diese Sätze nicht für die Umsatzsteuervoranmeldung des eigenen Landes berücksichtigt werden. 

Zusätzlich kann gekennzeichnet werden, ob die in der Importdatei enthaltene Umsatzsteuer direkt als Aufwand gebucht werden soll
Beispiel:
In der Import-Datei sind Inlands- (DE) und Auslands-Tankungen (AT) enthalten. Der Warencode für Tankungen entspricht '25'. Hierfür ist eine Umsetzung hinterlegt. Die Auslandstankungen müssen jedoch mit einer separaten Buchungsmatrix erfolgen. In diesem Fall ist eine Feldumsetzung für den Warencode '25' zu hinterlegen. Zusätzlich sind Feldumsetzung für die Ländercodes 'DE' und 'AT' mit 'Umsetzung Warencode' = '25' und der entsprechenden Buchungsmatrix zu hinterlegen.

Beispiel:

Mengeneinheit Liter

Wenn in der Importdatei die getankten Liter vorhanden sind und somit übergeben werden, kann über diese Umsetzung, die in NEVARIS Finance genutzte Mengeneinheit für Liter hinterlegt werden.

Verarbeitung

Wenn die Feldumsetzungen eingerichtet sind, erfolgt der Datenimport und die anschließende Übergabe der Tankdaten an die Finanzbuchhaltung. Zur Kontrolle können die Einzelpositionen der importierten Rechnung angezeigt werden.
In der Übersicht 'Tankdaten Import' werden alle Übernahmen (mandantenübergreifend) angezeigt.

Übernahmelauf

Anzeige der Übernahmelauf-Kennung.

Bezeichnung

Bei Bedarf kann eine beschreibende Übernahmelauf-Bezeichnung hinterlegt werden.

Datum

Anzeige des Datums des Datenimports.

Dateiname

Anzeige des Verzeichnisses und Dateinamens der importierten Tankdatei.

Übergeben

Ist das Kennzeichen gesetzt, wurden die Daten bereits an ein Fibu Buch.-Blatt bzw. an das Rechnungseingangsbuch übergeben.

Fehler in Rechnungsköpfen

Ist das Kennzeichen gesetzt, sind im Rechnungskopf Fehler vorhanden.
Der entsprechende Fehlertext kann unter Funktion/Rechnungen mit Einzelpositionen angezeigt werden.

Fehler in Rechnungszeilen

Ist das Kennzeichen gesetzt, sind Fehler in Rechnungszeilen vorhanden.
Unter Funktion/Rechnungen mit Einzelpositionen werden in der Spalte 'Fehlertext' die Fehlertexte angezeigt.

Drucken

Verbrauch pro Fahrzeug

Sonderauswertung
Mit dem Report 5003451 – Verbrauch pro Fahrzeug besteht die Möglichkeit für bestimmte Warengruppen, eine Auswertung zu drucken, in der pro Kostenstelle/Kennzeichen der km-Stand, der Kraftstoffverbrauch, der durchschnittliche Verbrauch und die Kosten pro km ausgewertet werden.

Datenimport

Mit dem Datenimport kann die von der Tankstelle zur Verfügung gestellte Tankstellendatei in NEVARIS Finance in spezielle Tankdaten-Tabellen importiert werden. Es werden dabei die in den Feldumsetzungen hinterlegten Zuordnungen ausgewertet. Hinweis: Unter Funktion/Rechnungen mit Einzelpositionen können, die durch die Feldumsetzungen erfolgen Zuordnungen angezeigt und kontrolliert werden.
Mit dem Datenimport wird geprüft, ob die Rechnungskopf- und -zeilen fehlerfrei oder fehlerhaft sind. Fehlerhafte Sätze werden in der Übersicht 'Tankdaten Import' in den Feldern 'Fehler in Rechnungsköpfen' und 'Fehler in Rechnungszeilen' entsprechend gekennzeichnet (siehe auch Testen Übernahme).

Dateiname

Auswahl der zu übernehmenden Tankstellendatei.

Übernahmelauf

Jeder Datenimport erhält eine eindeutige Übernahmelauf-Kennung. Es wird das Tankstellenkürzel und das Arbeitsdatum (Format JJJJ.MM.TT) vorgeschlagen und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Übergabe

Mit der Übergabe werden die aus dem Datenimport erzeugten Daten der Tankdaten-Tabellen in ein Fibu Buch.-Blatt oder in das Rechnungseingangsbuch übergeben und können dort gebucht werden.
Vor der Übergabe besteht die Möglichkeit, dass die Feldumsetzungen noch einmal durchgeführt werden können. Das ist sinnvoll, wenn nach dem Datenimport Feldumsetzungen geändert worden sind, die für die Übergabe relevant sind.
In Ausnahmefällen kann im Register 'Tankdaten Rechnungskopf' der Datenimport auf bestimmte Felder eingegrenzt werden.
Im Register 'Optionen' sind Eingaben/Kennzeichnungen für den Datenimport zu hinterlegen.

Buchblattname

Standardmäßig wird in die Fibu Buch.-Blatt Vorlage 'FIBIMPORT' und in das Buch.-Blatt 'STANDARD' übergeben.
Soll nicht in das 'STANDARD' Buch.-Blatt, sondern in ein anderes – speziell für die Datenübergabe angelegtes – Buch.-Blatt übergeben werden, ist hier das gewünschte Buch.-Blatt auszuwählen.

Buchungsdatum

Eingabe eines Buchungsdatums.
Wird kein Buchungsdatum eingegeben, ist das Buchungsdatum im Fibu Buch.-Blatt bzw. im Rechnungseingangsbuch nach der Übergabe manuell zu hinterlegen.

Belegnr.

Eingabe einer Belegnummer.
Erfolgt die Übergabe in ein Fibu Buch.-Blatt und es wurde keine Belegnummer eingegeben, ist die Belegnummer nach der Übergabe manuell im Fibu Buch.-Blatt zu hinterlegen.
Erfolgt die Übergabe in das Rechnungseingangsbuch und in den Feldumsetzungen ist keine Nummernserie hinterlegt, ist hier die Eingabe einer Belegnummer zwingend.

Dokument-ID

Eingabe einer Dokument-ID mit der die zu übernehmende Tankrechnung archiviert worden ist. 

Sachkonten verdichten

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden die Gegen-/Aufteilungsbuchungen verdichtet nach Kontoart, Kontonummer, Kostenstelle, Niederlassung, Kostenart, Mengeneinheit, MWSt Geschäftsbuchungsgruppe und MWST Produktbuchungsgruppe, Externer Belegnummer, Konzernmandantencode, BAS, Gerät, Projektnr. und LV-Position.
Beispiel:
Ein LKW wurde monatlich 5x betankt und 2x gewaschen.
Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, werden 7 Gegenbuchungen übergeben.
Ist das Kennzeichen gesetzt, werden 2 Gegenbuchungen übergeben.

Löschen Rechnungspositionen nach Übergabe

Mit dem Datenimport werden die Tankstellen-Daten in spezielle Tankdaten-Tabellen, wie z.B. Tankdaten Rechnungskopf und -zeile übernommen.
Wird das Kennzeichen gesetzt, werden nach der Übergabe die Tankdaten die Rechnungsköpfe- und -zeilen gelöscht. 

Funktion

Rechnungen mit Einzelpositionen

Im Register 'Allgemein' werden die umgesetzten Rechnungskopfdaten aus NEVARIS Finance angezeigt. Die Daten können bei Bedarf geändert werden.
Abb. 8: Rechnungen mit Einzelpositionen, Register Allgemein
Im Register 'Importdaten' werden die Rechnungskopfdaten der Importdatei angezeigt. Die Daten sind nicht änderbar.

In den Zeilen werden sowohl die Daten der Importdatei als auch die umgesetzten Daten aus NEVARIS Finance angezeigt. Die Daten können bei Bedarf geändert werden.

Besonderheit Shell

Bei der Shell-Tankschnittstelle ist die Ansicht der 'Rechnungen mit Einzelpositionen' abweichend zu den anderen Tankschnittstellen; die Funktionen sind jedoch identisch.

Feldumsetzungen

Ausführen

Mit dem Datenimport werden die definierten Feldumsetzungen ausgeführt. Wenn nach dem Datenimport Feldumsetzungen geändert worden sind, kann mit dieser Funktion die aktuelle/geänderte Feldumsetzung ausgeführt werden.

Gerätestamm mit KFZ-Kennzeichen übernehmen

Mit der Funktion 'Gerätestamm mit KFZ-Kennzeichen übernehmen' werden die Geräte, bei denen ein 'Polizeiliches Kennzeichen' hinterlegt ist, in die Feldumsetzung ' KFZ' übernommen. Das polizeiliche Kennzeichen wird dabei als 'Inhalt Umsetzfeld 1' und das Gerät als 'Umsetzung Gerät' übernommen.
Beispiel:
Bei dem Gerät 'PKW 47' ist als 'Polizeiliches Kennzeichen' 'VER-AF 230' hinterlegt. Mit der Funktion 'Gerätestamm mit KFZ-Kennzeichen übernehmen' bzw. 'Gerät übernehmen' aus Feldumsetzungen KFZ wird für 'Inhalt Umsetzfeld 1' der Wert 'VER-AF 230' und als 'Umsetzung Gerät' der Wert 'PKW 47' übernommen.

Testen Übernahme

Mit der Funktion 'Testen Übernahme' wird geprüft, ob die Rechnungskopf und –zeilen fehlerfrei oder fehlerhaft sind. Fehlerhafte Sätze werden in der Übersicht 'Tankdaten Import' in den Feldern 'Fehler in Rechnungsköpfen' und 'Fehler in Rechnungszeilen' entsprechend gekennzeichnet.
Bei fehlerhaften Sätzen im Rechnungskopf wird im Tankdaten Rechnungskopf (Rechnungen mit Einzelpositionen) der entsprechende Fehlertext angezeigt.

Beispiel:
In den Feldumsetzungen ist keine Umsetzung für 'Kreditor' hinterlegt. In diesem Fall würde als Fehlertext 'Keine Kreditorennummer vorhanden' angezeigt werden.
Bei fehlerhaften Sätzen in den Rechnungszeilen wird im Tankdaten Rechnungskopf (Rechnungen mit Einzelpositionen), in den Zeilen im Feld 'Fehlertext' der entsprechende Fehlertext angezeigt.
Beispiel:
In den Feldumsetzungen ist keine Umsetzung für 'KFZ' hinterlegt. In diesem Fall würde als Fehlertext 'Kfz konnte nicht in ein Gerät oder Kostenstelle umgesetzt werden' angezeigt werden.

Mögliche Fehlertexte
• Keine Kreditorennummer vorhanden
• Kein Belegdatum vorhanden
• Kein Bruttobetrag vorhanden
• Keine Kontonummer vorhanden
• Nettobetrag fehlt
• Kfz konnte nicht in ein Gerät oder Kostenstelle umgesetzt werden
Um bestehende Fehler zu beheben, sind die fehlenden Feldumsetzungen zu definierten und anschließend die Funktion 'Ausführen' durchzuführen.

Fibu Buch.-Blatt/Rechnungseingangsbuch

Hierüber kann in das Fibu Buch.-Blatt bzw. in das Rechnungseingangsbuch verzweigt werden.