Sollten einzelne Felder nicht zur Verfügung stehen, dann können sie bei Bedarf über Personalisieren hinzugefügt werden, siehe hierzu Personalisieren.

Allgemein

Nr.

Hier erfolgt die Generierung der neuen Kreditorenbelegnummer. Je nach Einrichtung der /wiki/spaces/NEV/pages/39780672 wird sie entweder automatisch, aus der Auswahl verschiedener Nummernserien oder manuell vergeben.

Kreditor

Über dieses Feld kann der jeweilige Kreditor ausgewählt werden. Das Ausfüllen der Felder 'Name, Adresse, PLZ, Ort' erfolgt automatisch über die Auswahl des Kreditors.

Belegdatum

Hier wird das Belegdatum der Rechnung eingegeben.

Ext. Belegnr.

Hier ist die Rechnungs- bzw. Referenznummer des Kreditors anzugeben. Dadurch erfolgt bei Zahlung die Zuordnung beim Kreditor. In MAWI Kreditoren Einkauf Einrichtung wird eingerichtet, ob die externe Belegnummer eine Pflichteingabe ist.

Bankverbindung

In diesem Feld kann eine Bankverbindung des Kreditors ausgewählt werden. Die Bankverbindungen werden bei der Kreditorenanlage erfasst und können somit hier ausgewählt werden. Dies ist dann die Bankverbindung, auf die die Zahlung zu erfolgen hat.

In der Bankverbindung sind die Daten der ausgewählten Bankverbindung des Kreditors ersichtlich. Bei dem Feld 'Bankverbindung' besteht die Möglichkeit, eine andere hinterlegte Bankverbindung auszuwählen. Voraussetzung hierfür ist, dass beim Kreditor mehrere Bankverbindungen hinterlegt wurden.

Bestellnummer

Sollte im Einkauf bereits eine Bestellung für die Eingangsrechnung erstellt worden sein, dann kann die Bestellung hier ausgewählt werden.

Dokument-ID

Falls ein Dokument zum Beleg vorhanden ist, kann hier die Dokument-ID hinterlegt werden.

Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag

Hier erfolgt die Eingabe der auf der Rechnung stehenden Beträge. Es besteht die Möglichkeit, entweder den Brutto- oder Nettobetrag einzugeben. Der Steuerbetrag wird dann automatisch anhand des Steuersatzes, der in der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Feld 'Standard MwSt Satz' hinterlegt ist, errechnet.

Gutschrift

Bei einer Gutschrift ist hier das Kennzeichen zu setzen. Die Vorzeichen müssen nicht umgekehrt werden, da durch die Kennzeichnung die Buchung automatisch als Gutschrift erfolgt.

Wenn die Beträge negativ gesetzt werden, dann entspricht das dem Storno einer Gutschrift.

Zlg. Bedingungscode

In der Kreditoren Karte kann die vereinbarte Zahlungsbedingung hinterlegt werden, die in diesem Feld vorgeschlagen werden. Anhand der Zahlungsbedingung werden die Felder 'Skontodatum' und 'Fälligkeitsdatum' ermittelt. Es besteht auch die Möglichkeit, eine andere Zahlungsbedingung auszuwählen, die nur die aktuell erfasste Rechnung betrifft. Die weiteren Felder generieren sich daraufhin automatisch. Das Feld 'Fälligkeitsdatum' orientiert sich anhand der Eingabe in dem Feld.

Fällig ab, Fälligkeitsdatum

Dieses Datumsfeld ist verknüpft mit den eingeräumten Zahlungsbedingungen des Kreditoren (sofern hinterlegt). Ab dem hier eingegebenen Datum wird die Fälligkeit auf Basis der Zahlungsbedingung errechnet. Das Datum, das bei 'Fällig ab' eingegeben wird, entspricht in den meisten Fällen dem Rechnungseingang.

Der JobRouter kann den Skonto, der sich aufgrund der Zahlungsbedingung errechnen würde, in das Feld 'Skonto erwartet' übergeben. Der Skonto wird dann als berechneter Betrag neben der Skontobedingung gezeigt. Dieser Skontobetrag ist rein informativ.

Tage

Die Fälligkeit kann auch durch die Angabe einer festen Anzahl von Tagen definiert werden.

Skontodatum, Skonto %

Skontofälligkeit und Wert werden in diesen Feldern festgelegt.

Skonto Festbetrag

Bei 'Skonto Betrag' kann auch ein festgelegter Betrag eingegeben werden. Dabei ist zu beachten, dass die Betragseingabe vor der Prozenteingabe steht, somit wird der Betrag bei Bezahlung berücksichtigt und nicht der Prozentsatz (sollte eine Abweichung entstanden sein).

Skontierfähiger Betrag

In dem Feld 'Skontierfähiger Betrag' wird der Betrag angezeigt, für den Skonto gewährt wird. In dem Feld 'Skonto Betrag' wird dann der dazugehörige, abzugsfähige Betrag angegeben. Vorgeschlagen wird hier der Brutto-Rechnungsbetrag, der Wert kann aber geändert werden, wenn z.B. für Dienstleistungen kein Skonto gewährt wird.

Abwarten

In dem Feld 'Abwarten' besteht die Auswahl zwischen unterschiedlichen Gründen, warum der zu buchende Betrag noch nicht gezahlt werden soll. Bei Eingabe einer Abwarten-Kennung wird diese Rechnung bei dem automatischen Zahlungsvorschlag nicht mit einbezogen. Es erfolgt somit eine Zahlungssperre.

Anz. Vorgang, Belegart Anz. Vorgang

Bei der Buchung einer Anforderung und/oder Schlussrechnung ist eine Verknüpfung zum Anzahlungsvorgang notwendig. Es kann der relevante Anzahlungsvorgang aus der kreditorischen Anzahlungsbuchhaltung ausgewählt und übernommen werden.

Bei einer Anforderung sind die Geschäfts- und Produktbuchungsgruppe sowie die MWSt Geschäfts- und Produktbuchungsgruppe aus dem Anzahlungsvorgang, Register 'Kontierung' für die Buchung relevant.

Über den Anzahlungsvorgang erfolgt die Verknüpfung zur Anzahlungsbuchhaltung. Es öffnet sich eine Auswahl, für welchen Anzahlungsvorgang eine Anforderung, Schlussrechnung bzw. Rechnung gebucht werden soll.

Zusätzlich erfolgt die Auswahl der Belegart (Anforderung, Schlussrechnung, Rechnung), die mit dieser Verkaufsrechnung gebucht werden soll. Standardmäßig ist dieses Feld immer mit 'Anforderung' gefüllt, wird jedoch nur ausgewertet, wenn auch ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist.

Kostenstelle

Vorschlagswert für die Eingabe einer Kostenstelle, die im Kreditorenposten gespeichert wird. Wurde die Kostenstellenangabe als Pflichtfeld hinterlegt, so muss hier eine Kostenstelle angegeben werden.

Buchungstext

Eingabe eines Buchungstextes, der im Kreditorenposten gespeichert wird.

Leistungsdatum

Beim Leistungsdatum ist der Tag anzugeben, an dem die Leistung erbracht wurde. Wenn in der Finanzbuchhaltung Einrichtung das Kennzeichen 'Abrechnung nach Leistungsdatum' gesetzt ist, ist die Eingabe eines Leistungsdatums zwingend. Siehe auch Einrichtung FIBU Mehrwertsteuer.

Buch.-Datum

Beim Buchungsdatum ist der Tag anzugeben, an dem die Buchung erfasst wurde.

Freigabe zur Buchung

Um eine erfasste Buchung tatsächlich buchen zu können, kann an dieser Stelle eine Freigabe zur Buchung aktiviert werden. Voraussetzung hierfür ist, dass unter 'Finanzbuchhaltung Einrichtung' angegeben wurde, dass eine Freigabeprüfung erfolgen soll (siehe 'Buchungsfreigabe prüfen' in Einrichtung FIBU REBU / RABU). Ist dieses Kennzeichen nicht hinterlegt, kann ohne Freigabe gebucht werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einzelne Buchungszeilen als geprüft zu kennzeichnen. Diese Funktion stellt lediglich eine Kontrollmöglichkeit dar und wird beim Buchen nicht geprüft.

Referenznummer, Bruttobetrag aus ESR, Zahlungsart

Das ESR-Verfahren (Einzahlungsschein mit Referenznummer) wird ausschließlich in der Schweiz verwendet. In diesen Felder können die Daten aus Einzahlungsscheinen mit Referenznummer (ESR) für die Zahlung verarbeitet werden.

Über Auswählen, Registerwechsel kann aus die zweite Seite der Belegkopfdaten gewechselt werden:

Beleg

Einbehaltsart, Einbehalt %, Einbehalt Betrag, Einbehalt Fälligkeitsdatum

Der Einbehalt ist eine Form von Sicherheitsleistung, soll heißen dass z.B. eine Teilforderung als Einbehalt gestundet wird. Erst wenn die Leistung vollständig erbracht worden ist, wird der Einbehalt fällig. Hier können die Einbehaltsdaten (Einbehaltsart, Prozentsatz, Betrag, Fälligkeitsdatum) des Einbehalts erfasst werden. Für den Einbehalt wird ein separater Kreditorenposten gebucht.

Ratenzahlungsdefinition

In diesem Feld können unterschiedliche Ratenzahlungsvereinbarungen hinterlegt werden.

Felderläuterung 'Verteilung'

Hier besteht die Möglichkeit, den Betrag der Rechnung nach bestimmten Schlüsseln zu verteilen. Damit können auch Rechnungen erfasst werden, deren Aufwand in unterschiedlichen Perioden gebucht werden muss (z.B. Versicherungsprämien).

Die Verteilung erfolgt gleichmäßig, wobei eventuelle Differenzen auf den ersten Monat der Verteilung gebucht werden. Eine Besonderheit der Verteilungsbuchungen ist die Tatsache, dass die Verbindlichkeit in unverminderter Höhe und in einer Summe bestehen bleibt, da die entsprechende Rechnung vorliegt und die Zahlungsfrist sich nicht auf die Monate der Verteilung bezieht.

Die Verteilung wird daher über ein Interimskonto (z.B. Rechnungsabgrenzung) gebucht. Es entstehen 2 Buchungssätze:

Kreditor an Interimskonto
Aufwand an Interimskonto

Die zweite Buchung wird auf die entsprechenden Perioden verteilt.

Startdatum der Verteilung

Beginn für die Verteilungsbuchungen. Vorgeschlagen wird das Buchungsdatum der Rechnung.

Anzahl Verteilungen

Anzahl der Perioden, auf die verteilt werden soll.

Verteilungsformel

Angabe der Periodenart für die Verteilung (z.B. 1M = Monatlich einmal).

Interimskonto

Angabe des Interimskontos für die Verteilungsbuchungen (z.B. Rechnungsabgrenzung).

Steuer verteilen

Über dieses Optionsfeld wird bestimmen, ob die Steuer ebenfalls periodisch gebucht werden soll, d.h. die Steuer wird ebenfalls auf die Anzahl der Perioden verteilt.

Es müssen alle Buchungsperioden, auf die die Verteilung laufen soll, freigegeben sein.

Erstes Buchungsdatum der Verteilung (ab Version 2023.1)

Das Feld kann genutzt werden, wenn das 'Startdatum der Verteilung' in der Vergangenheit liegt und die ersten zu verteilenden Aufwendungen in spätere Buchungsperioden gebucht werden sollen. Das erste Buchungsdatum der Verteilung darf dabei nicht jünger sein, als das Buchungsdatum der Eingangsrechnung.

Steuereinbehalt %, BMG Steuereinbehalt

Verarbeitung für Italien:

Bei Rechnungen von Freiberuflern müssen Steuern einbehalten und an das Finanzamt abgeführt werden. Bedingung ist, dass der Freiberufler dieses auf seiner Honorarrechnung explizit aufschreibt. Der einzubehaltende Prozentsatz ist variabel und wird vom Nettoentgelt einbehalten.

Hierbei handelt es sich um Vorschlagswerte für die REBU-Zeilen. Diese sind jederzeit, sofern die Buchung noch nicht durchgeführt wurde, änderbar.

2. Fälligkeit

Zusätzlich zum Fälligkeitsdatum kann hier zur Information eine zweite Fälligkeit hinterlegt werden. Diese 2. Fälligkeit wird im Kreditorenposten gespeichert; eine Auswertung der 2. Fälligkeit erfolgt jedoch nicht.

Ausgleichskonto

Nicht eingeblendet ist das Feld 'Ausgleichskonto'.

Wird verwendet für eine kundenspezifische Sonderprogrammierung.

Positionen

Die Rechnungszeilen werden im Bereich Positionen erfasst, siehe FIBU REBU Karte Positionen

Menüband

Auswählen

Registerwechsel

Wechselt zwischen dem Register 'Allgemein' und 'Beleg' im Rechnungseingangsbuch-Kopf, um bspw. Verteilungsbuchungen und Einbehalte für die entsprechende Rechnung zu erfassen.

Übersicht wechseln

Wechselt zwischen den Positionsansichten 'Positionen', 'Lagerartikel' und 'Anlagegut'. Diese können separat personalisiert werden, um die Erfassung unterschiedlicher Rechnungsarten zu vereinfachen. Die Überschriften sind hierbei nur Vorschläge für die häufigsten Nutzungsfälle des REBUs.

Vorbereiten

Kreditor

Öffnet die Kreditorenkarte.

Info für den Kreditor

Öffnet eine kleine Übersicht mit E-Mail-Adresse und Rechnungssumme. Das war in den vorherigen Versionen 'Beim Kreditor nachfragen' und öffnete direkt Outlook.

Lieferungen

Öffnet die Lieferungspositionen des entsprechenden Kreditors.

Bestellung anzeigen

Öffnet die zugeordnete Einkaufsbestellung.

Anfragen

Anzeige der zugeordneten Anfragen.

Anfragevorgangszeilen

Anzeige der zugeordneten Anfragevorgangszeilen.

Nachunternehmerrechnung

Anzeige der Nachunternehmerrechnung, falls die Eingangsrechnung einer solchen zugeordnet ist.

Nachunternehmerverträge

Anzeige der NU-Teilverträge Übersicht, gefiltert auf den Kreditor der Eingangsrechnung.

weitere Einbehalte

Erfassung weiterer Einbehalte, falls für die Rechnung mehr als ein Einbehaltsposten gebucht werden soll.

Gesamtrabatt

Anzeige des Gesamtrabatts.

Kum. Eingabe Rechnungsbetrag

Eingabe des kumulierten Rechnungsbetrags bei Anzahlungsvorgängen mit kumulierter Erfassung und leistungsmäßiger Buchung.

Testbericht

Ausgabe des Reports R5003245 Testbericht Rebu, der ausgibt, was gebucht werden würde.

Bemerkung

Bei der Erfassung hat der Anwender die Möglichkeit, eine Bemerkung bezüglich der Eingangsrechnung zu erfassen. Diese Bemerkung ist nur für die jeweilige Eingangsrechnung gültig. Sie kann bspw. beim Druck der Belege ausgegeben werden (Haken in der Request Page von R5004033 REBU Eingangsrechnungen). Soll für den Kreditor eine Bemerkung hinterlegt werden, ist dies in den Stammdaten des Kreditors möglich.

Ext. Bemerkung

Bei der Erfassung hat der Anwender die Möglichkeit, eine externe Bemerkung bezüglich der Eingangsrechnung zu erfassen. Diese Bemerkung ist nur für die jeweilige Eingangsrechnung gültig. Sie kann beim Rechnungsdruck ausgegeben werden. Sollte das nicht gewünscht sein, muss der Haken bei 'nicht drucken' gesetzt werden.

Ausführen

Liefern

Öffnet die Page 'Lieferung', aus der über Ausführen, Liefern Artikel direkt geliefert werden können.

Swiss QR einlesen

Über diesen Menüpunkt kann können die QR-Codes Schweizer Rechnungen eingelesen werden.

Weitere Informationen sind unter FIBU Verarbeitungen FIBU QR Rechnungen (CH) zu finden.

Buchen

Das Buchen der Rechnung kann über den Button oder die Funktionstaste F9 erfolgen.

Stornieren

Es besteht die Möglichkeit, bereits gebuchte Rechnungen/Gutschriften zu stornieren. Es wird dabei ein neuer Posten (mit der gleichen externen Belegnummer) generiert, der durch eine Kennzeichnung in der Spalte 'Storno' gekennzeichnet ist. Zudem wird die Buchungsbeschreibung durch das Wort 'Storno' ergänzt.

Eingangsrechnungen, die im REBU erfasst und gebucht wurden, können in der Kreditorenposten Übersicht nicht storniert werden.

In der Eingangsrechnung Karte wird bei dem Posten, der storniert wurde, der Stornoposten (Storniert von) angezeigt. Beim Stornoposten wiederum wird angezeigt, welcher Posten storniert wurde (Storno von).

Auswerten

Lieferungen des Kreditoren

Verzweigt in die gebuchten Lieferungen des Kreditors.

Historie anzeigen

Zeigt die historisierten Eingangsrechnungen an.

Dokument anzeigen

Öffnet das hinterlegte Dokument, falls vorhanden.

Navigate

Öffnet eine Übersicht über die zur Rechnung zugehörigen Posten.

Nur sinnvoll aufzurufen aus gebuchten Rebu-Köpfen.

Verwendung

Zeigt an, in welchen Tabellen der Datenbank die Belegnummer der Rechnung vorkommt.

Nacharbeiten

Historisieren

Um einen besseren Überblick zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit, gebuchte Rechnungen zu archivieren, indem man sie historisiert. Dadurch verbessert sich die Performance in Eingangsrechnung Übersicht. Über die Rechnungseingangsbuchkopf Filter kann der Umfang der Historisierung bestimmt werden.

Die historisierten Rechnungen können im Menü Auswerten über die Funktion 'Historie anzeigen' angezeigt werden.

Beleg kopieren

Der Anwender hat die Möglichkeit, bei gleichen Belegen, aber anderen Beträgen, den Beleg zu kopieren. Hierzu den gewünschten Beleg auswählen und den für die Rechnung vorgesehenen Betrag eingeben.

Dokument-ID ändern

Durch Eingabe einer neuen Dokument-ID kann hier die zugeordnete Dokument-ID korrigiert oder nachträglich hinzugefügt werden.

In Werkstattbericht übertragen

Bei einem aus einer Bestellung erstellten Werkstattbericht kann der Listenpreis des Artikels in den Werkstattbericht übergeben werden.

Berichten

Belege

Mit diesem Aufruf wird R5004033 REBU Eingangsrechnungen ausgeführt, der eine Übersicht der Eingangsrechnungen zeigt, wahlweise mit Andruck der (internen) Bemerkungen.

ungebuchte Eingangsrechnungen

Eine Übersicht der ungebuchten Rechnungen (mit verschiedenen Filtermöglichkeiten) erhält man mit R5003343 REBU ungeb. Rechnungen.

externe Eingangsrechnungen

Ein Ausdruck für externe Eingangsrechnungen für das Gutschriftsverfahren erfolgt mit R5144138 REBU - Gutschriftsverfahren.

Kürzungsbeleg

Bei einer Rechnungskürzung kann mit R5143899 Einkauf - Rechnungskürzung ein Beleg für den Kreditor erzeugt werden.

Rechnungsänderung

Bei einer Rechnungsänderung kann mit R5143947 Rechnungsänderung Standard eine Rechnungsänderungsmitteilung für den Kreditor erzeugt und auch im eigenen System archiviert werden.

Kontierungsnachweis

Ein Ausdruck über die Kontierung der Rechnung erfolgt mit R5004034 REBU Kontierungsnachweis.

Skontoliste

Mit R5004036 REBU Skontoliste kann eine Skontoliste nach verschiedenen Filterkriterien aufgerufen werden

Barcode drucken

Der Barcode dient zur elektronischen Archivierung für das Dokument Management System. Mit R5003236 REBU-Kopf Barcode besteht nun die Möglichkeit, zu der Eingangsrechnung einen Barcode zu drucken und unter diesem die Rechnung abzulegen.

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