GER Geräteinventur
- Christiansen, Sabine
Allgemein
Gerätebestand kann auch durch Inventur festgelegt werden. Dies kann aus mehreren Gründen erforderlich sein:
- Bei Beginn der Arbeit werden Gerätebestände aus einem anderen System übernommen. Dazu werden Gerätebestände zum Monatsletzten oder Jahresletzten übernommen oder erfasst.
- Die automatische Bestandsfortschreibung entspricht nicht den Gegebenheiten. Dann kann der Gerätebestand auf Kostenstellen durch eine Inventur festgestellt werden, ungeachtet der eingebuchten Belege. Die Inventur-Standorte sind dann die Grundlage der Abrechnung.
Die Inventur wird immer zu einem Stichtag erfasst. Zu diesem Zweck ist ein sogenanntes U-Datum vorgesehen. U steht für Ultimo. Das U kann aber jedem Datum vorangestellt werden. U310123 bedeutet: Bestandsfeststellung am Abend dieses Tages. In der Regel sollten Inventursätze zum Monatsletzten erfasst werden. Sie korrigieren dann die Bestandsvorträge der Monatsabrechnung. Sie gelten ab der folgenden Monatsabrechnung.
Folgende Felder sind notwendig für die Inventurerfassung:
- Gerät
- Kostenstelle
- Inventurdatum (Stichtag, U-Datum)
Die Inventur kann pro Kostenstelle für einzelne Geräte ausgeführt werden. Es müssen nicht alle Geräte der Kostenstelle als Inventur erfasst werden. Die Einsatzart gehört mit zum Inventursatz und kann also ebenfalls geändert werden.
Für Mengengeräte ist eine Inventur aufwendiger. Sobald für eine Kostenstelle ein Inventursatz erfasst wird, muss der Bestand für alle anderen Kostenstellen, auf denen dieses Mengengerät ist, ebenfalls als Inventur erfasst werden. Für Mengengeräte werden Bestände grundsätzlich zu einem Stichtag auf allen betroffenen Kostenstellen ermittelt. Für Mengengeräte ist es deshalb zu empfehlen, Inventursätze zum Monatsletzten zu erstellen, und zwar nachdem die Monatsabrechnung dieses Monats ausgeführt wurde. Die Monatsabrechnung erstellt automatisch Bestandssätze zum Monatsletzten, die also danach durch eine Inventur geändert werden können.
Die Mengen des Mengengeräts nach Kostenstelle und Einsatzart werden für den Tag der Inventur festgestellt. Dies gilt auch für die Mengen anderer Kostenstellen, für die keine Inventur erfasst wurde, auch wenn auf diesen Kostenstellen Gerätemengen des Geräts mit verschiedenen Einsatzarten geführt werden. Das ist dann die Grundlage der Monatsabrechnung.
Sollten aus früheren Inventurerfassungen die Inventurzeilen bei Mengengeräten nicht für alle weiteren Einsatzarten zu einer Kostenstelle fortgeschrieben worden sein, dann sind folgende Schritte notwendig zur Korrektur:
- Über die Aufgabe Gerätefunktionen, den zu korrigierenden Inventurmonat eintragen, ggf. z.B. Filter auf das Mengengerät, wenn nur eines eindeutig betroffen ist und dann über Aktionen, Funktion, Aktualisierung, Gerätestandorte Monat ausführen.
- Im Anschluss ist die Monatsabrechnung der Geräteabrechnung für diesen und die folgenden Monate bis zum letzten Abrechnungsmonat wiederholen.
- Sofern die BBA bereits die BBAGER "abgeholt" hat müssen auch dort die Monatsanrechnungen wiederholt werden.
Die Inventurerfassung erfolgt in einer Übersicht, in der Standorte auf einfache Weise erfasst werden können. Durch diese Erfassung werden die Standorte noch nicht geändert, sondern erst am Ende der Erfassung, wenn über 'Ausführen' 'Übertragen' ausgeführt wird.
- Die Übersicht der Erfassung wird auf den Benutzer gefiltert.
- Es können alle Standorte erfasst werden.
- Eine Prüfung auf Einzelgeräte- und Mengengerätemengen erfolgt nicht.
- Bei Erfassung eines neuen Satzes werden Datum, Einsatzart und Kostenstelle zunächst beibehalten, so dass z.B. nur die Gerätenummer eingetragen werden muss.
- Wird ein bestehender Satz geändert, z.B. indem die Kostenstelle geändert wird, und ist dieser Satz bereits als Standort geschrieben, erfolgt eine Abfrage, ob dieser Standort gelöscht werden soll.
- Beim Übertragen werden alle Sätze berücksichtigt, die gerade angezeigt werden, gleich ob sie bereits ausgeführt wurden oder nicht. Die Anzeige kann vor dem Übertragen gefiltert werden.
- Falls sich Konflikte ergeben, z.B. bei Einzelgeräten, gilt der zuletzt erfasste Satz.
- Für Kostenstelle, deren Mengengeräte nicht erfasst wurden, gilt der aktuelle Bestand. Soll also für eine Kostenstelle und ein Mengengerät ein Bestand von 0 gelten, dann einen Satz mit Menge 0 erfassen.
- Das Übertragen kann jederzeit wiederholt werden.
- Nach der Änderung der Bestände ist es wahrscheinlich, dass die Geräteabrechnung für den Monat und die bereits abgerechneten Folgemonate neu ausgeführt werden muss.
Durch die Monatsabrechnung werden Bestände neu ermittelt. Die Monatsabrechnung lässt jedoch Inventursätze unverändert stehen.
Menüband
Vorbereiten
KSt-Bestand einfügen
Die Gerätebestände zu einer gewählten Kostenstelle können automatisch in die Geräteinventur übernommen werden.
Ausführen
Übertragen
Die erfassten Inventur Sätze werden in die Gerätestandorte übertragen.
Auswerten
Gerätestandorte
Die Funktion öffnet die Gerätestandort Übersicht. Gerätestandorte ergeben sich aus Vorhaltebuchungen und aus der Geräteinventur. Die Gerätestandorte werden festgestellt, sobald im Buchungsblatt das Buchen des Belegs ausgeführt wird. Durch Geräteinventur können die Gerätestandorte, wie sie automatisch ermittelt wurden, korrigiert werden. Die Gerätestandorte sind Ausgangspunkt der Geräteabrechnung für Vorhaltebuchungen. Die Berechnungszeiträume ergeben sich aus den Standortsätzen für den Abrechnungsmonat. Über Gerätestandort kann auch die Kontrollliste aufgerufen werden, um Plausibilitätsprüfungen über die Gerätestandorte zu starten. Siehe auch GER Gerätestandort.
Nacharbeiten
Alle löschen
Übertragene löschen
Über diese Funktionen werden direkt und ohne weitere Selektion die Inventurerfassungen, bzw. die bereits übertragenen Inventurerfassungen gelöscht.