Allgemein

Das NEVARIS Finance Modul "Elektronischer Versand von Dokumenten" ermöglicht Reports direkt über NEVARIS Finance als PDF zu speichern und an eine E-Mailadresse eines Adressaten zu versenden.

Vorbereitende Einrichtungen

Einrichtung der E-Mail-Konten

Die Einrichtung der E-Mail-Konten besteht aus mehreren Bestandteilen und ist pro Mandant durchzuführen. Dazu gehört die grundlegende Einrichtung eines E-Mail-Kontos, der E-Mail-Ausgang für den fehlgeschlagenen Versand der E-Mails, die Übersicht der gesendeten Mails pro E-Mail-Konto und die E-Mail-Szenarios. Für den Versand einer E-Mail wird zunächst ein eingerichtetes E-Mail-Konto benötigt. Das kann entweder das Standard-E-Mail-Konto sein oder ein E-Mail-Konto, welches einem E-Mail-Szenario zugeordnet wurde. Ein E-Mail-Szenario kann zum Beispiel "Verkaufsrechnung" sein. In dem Fall wird beim Versand einer Verkaufsrechnung ermittelt, welches E-Mail-Konto dem E-Mail-Szenario "Verkaufsrechnung" zugewiesen ist.

Für die Verwendung des E-Mailversands wird mindestens ein Standard-E-Mail-Konto benötigt.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung.

Hinzufügen eines E-Mail-Kontos

Aktueller Benutzer (nur mit Azure Active Directory)

In Verbindung mit dem Azure Active Directory steht die Möglichkeit zur Verfügung, die E-Mails über das persönliche E-Mailpostfach zu versenden. Nach dem erfolgreichen Versand sind die E-Mails in den gesendeten E-Mails des eigenen Postfachs sichtbar. Die Entwürfe werden nach wie vor im E-Mail-Ausgang in Business Central gespeichert.

Technische Hinweise:

Die Verwendung setzt das Azure Active Directory und der anschließenden Einrichtung der App-Registrierung voraus.
Bei der erstmaligen Ausführung muss zunächst dem eingerichteten Business Central Connector (App-Registrierung aus vorherigem Hinweis) die Berechtigungen für das Postfach erteilt werden.

Für die Verschlüsselung der Lohnabrechnungen benutzen wir eine eigene Funktion, die bei einem Dienstleister auf einem Server innerhalb der EU läuft. Im Rahmen dieser Verschlüsselung erfolgt keine Speicherung der Daten, die Übermittlung der Daten zwischen den Systemen erfolgt über https und mit dem Dienstleister haben wir einen AV-Vertrag.
Für die Verschlüsselung wird Zugriff auf die folgende Adresse benötigt: https://nevfinancepdfprotect.azurewebsites.net/

Microsoft 365 Postfach (nur mit Azure Active Directory)

Wie beim Versand mit dem aktuellen Benutzer steht die Verwendung eines Microsoft 365 Postfachs nur mit einem Azure Active Directory zur Verfügung. Die E-Mails werden über das Postfach versendet, die gesendeten E-Mails sind dann allerdings im persönlichen Postfach und nicht in den gesendeten E-Mails des Postfachs sichtbar.

SMTP

Ein neues SMTP-Konto kann über die Aktion "E-Mail-Konto hinzufügen" (unterhalb des Menüpunktes "Neu") ergänzt werden. Zur Einrichtung kann der bereitgestellte Einrichtungsassistent verwendet werden, in dem die notwendigen Schritte beschrieben sind. Im vorletzten Schritt wird die eigentliche Einrichtung des SMTP-Kontos vorgenommen. Die Felder werden im Folgenden beschrieben.

Kontoname

Der Kontoname wird in der Übersicht der E-Mail-Konten als eindeutige Bezeichnung (z. B. Finanzbuchhaltung) für ein einzelnes Konto angezeigt. Wenn eine E-Mail einzeln versendet wird (Auswahl "Einzeln bestätigen" in dem oben genannten Bericht), wird der Kontoname, dem das entsprechende E-Mail-Szenario zugewiesen ist, ebenfalls angezeigt.

Absendername

Der Absendername wird zum Beispiel dafür verwendet, um nicht die E-Mail-Adresse als Absender anzuzeigen, sondern zunächst den eingetragenen Absendernamen.

Beispiel:

Ohne Absendername: email@firma.de

Mit Absendername: Buchhaltung email@firma.de

E-Mail-Adresse

Hier kann die E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die für den SMTP-Versand verwendet werden soll.

Server-URL/ Serverport

In den beiden Feldern wird der Name des SMTP-Servers sowie der eingetragene Port hinterlegt. Standardmäßig ist der SMTP-Port 25.

Authentifizierung

Zur Auswahl stehen verschiedene Authentifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Anonymous

Die Anmeldung an den SMTP-Server wird über eine anonyme Authentifizierung vorgenommen.

Basic

Basic ist die Standard-Authentifizierungsmethode. Die Anmeldung am SMTP-Server erfolgt dabei über einen berechtigten Benutzer. Dafür werden in den folgenden Feldern "Benutzername" und "Passwort" die Anmeldedaten ergänzt.

OAuth 2.0

OAuth 2.0 setzt Azure Active Directory voraus.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Neu, E-Mail-Konto hinzufügen.

Als Standard festlegen

Über die Aktion "Als Standard festlegen" kann ein E-Mail-Konto nachträglich als Standard-E-Mail-Konto festgelegt werden.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, Als Standard festlegen.

E-Mail verfassen / Test-E-Mail senden

"E-Mail verfassen" und "Test-E-Mail senden" versenden über die ausgewählten E-Mail-Konten E-Mails. "E-Mail verfassen" dient dabei dem Versand einzelner E-Mails ohne Belegkontext. Mit "Test-E-Mail senden" kann geprüft werden, ob ein E-Mail-Konto richtig eingerichtet wurde, indem eine vorgefertigte Test-E-Mail versendet wird.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, E-Mail verfassen.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, Test-E-Mail senden.

E-Mail-Konto löschen

Einzelne E-Mail-Konten können über "E-Mail-Konto löschen" entfernt werden. Wird ein Standard-E-Mail-Konto gelöscht, wird ein anderes E-Mail-Konto als Standard-E-Mail-Konto festgelegt. Das Standard-E-Mail-Konto sollte in jedem Fall überprüft werden.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, E-Mail-Konto löschen.

E-Mail-Ausgang

Die Entwürfe werden im E-Mail-Ausgang gespeichert und angezeigt. Der E-Mail-Ausgang wird pro E-Mail-Konto angezeigt, d. h. beim Öffnen sieht man die Entwürfe, die zu dem ausgewählten E-Mail-Konto gehören. Die im E-Mail-Ausgang möglichen Aktionen sind das Öffnen einer E-Mail, die weitere Bearbeitung eines Entwurfes oder das Verwerfen eines Entwurfes.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Navigieren, E-Mail-Ausgang.

Gesendete E-Mails

Wie schon beim E-Mail-Ausgang werden pro E-Mail-Konto die gesendeten E-Mails gespeichert und angezeigt. Zu den gesendeten E-Mails zählen sämtliche E-Mails, die über das E-Mail-Konto versendet werden. Das umfasst ebenfalls die System-E-Mails, wie z. B. die Zusammenfassungsmails (Ende-Mail) nach Ausführung des E-Mailversands.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Navigieren, Gesendete E-Mails.

E-Mail-Richtlinien für Benutzer

Über die Suche können die E-Mail-Richtlinien geöffnet werden. Die E-Mail-Richtlinien legen fest, welche gesendeten E-Mails von den Benutzer eingesehen werden können. Standardmäßig kann jeder nur die eigenen E-Mails anzeigen und öffnen. Dafür wird die E-Mail-Ansichtsrichtlinie "Eigene E-Mails anzeigen" verwendet. Mit der E-Mail-Ansichtsrichtlinie "Alle E-Mails anzeigen" können die Benutzer alle E-Mails sehen und öffnen.

Die weiteren E-Mail-Ansichtsrichtlinien können aus technischen Gründen für NEVARIS Finance nicht verwendet werden.

Herkunft anzeigen

Über "Herkunft anzeigen" werden die verknüpften Datensätze, wie zum Beispiel die zugehörige Bestellung, zu einer gesendeten E-Mail angezeigt. Aus der Übersicht der Herkünfte kann der entsprechende Datensatz direkt angezeigt werden.

Die Herkünfte werden beim Versand einer E-Mail ermittelt und eine nachträgliche Ermittlung ist nicht möglich. Aus diesem Grund werden die Herkünfte erst bei E-Mails, die nach dem Update auf die 2023.1 versendet wurden, ermittelt.

E-Mail-Szenarios

Mithilfe der E-Mail-Szenarios lassen sich verschiedene E-Mail-Konten unterschiedlichen Belegen zuordnen. Zum Beispiel kann eine Verkaufsrechnung über rechnung@... und eine ZV-Avis über buchhaltung@... versendet werden. Die Zuweisung eines E-Mail-Szenarios wird in der Übersicht der E-Mail-Szenarios (IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Navigieren, E-Mail-Szenarios) vorgenommen. In der Übersicht das gewünschte E-Mail-Konto auswählen und über die Aktion "Szenarios zuweisen" die E-Mail-Szenarios auswählen. Eine gewählte Zuweisung kann wieder aufgehoben werden. Dazu einen zugewiesenen Eintrag auswählen und entweder über die Aktion "Zuweisen" das E-Mail-Szenario einem neuen E-Mail-Konto zuordnen oder über "Zuweisung aufheben" die Zuweisung komplett aufheben. E-Mail-Szenarios ohne eine Zuweisung verwenden, wie bereits oben erwähnt, das Standard-E-Mail-Konto.

Zuordnung der Berichte zu den E-Mail-Szenarios

Bericht	E-Mail-Szenario
Einkauf, Posten, Anfrage Historie, Bearbeiten, Berichten, Senden	Einkaufsanfrage
Einkauf, Vorschlag Bestellung, Anfragen, Bearbeiten, Berichten, Senden	Einkaufsanfrage
Einkauf, Posten, Bestellung Historie, Bearbeiten, Berichten, Senden	Einkaufsbestellung
Einkauf, Posten, Rahmenbestellung Historie, Bearbeiten, Berichten, Senden
Einkauf, Vorschlag Bestellung, Bestellungen, Bearbeiten, Berichten, Senden
Einkauf, Vorschlag Bestellung, Rahmenverträge, Bearbeiten, Berichten, Senden
Einkauf, Vorschlag Bestellung, Bestellmahnung, Ausführen, Mailversand (ab 2023.1)
Buchhaltung, Tägliche, Debitor-Kreditor-Verrechnung, Berichten, Senden	Finanzbuchhaltung
Buchhaltung, Tägliche, Lastschriftvorschlag, Bearbeiten, Berichten, Avise, Senden
Buchhaltung, Tägliche, Zahlungsvorschlag, Bearbeiten, Berichten, Avise, Senden
Einkauf, Lieferung Rechnung, Gutschriften erstellen, Senden REBU-Gutschriftsverfahren
Buchhaltung, Periodische Aktivitäten, Mahnungen, Ausführen, Mahnvorschlag, Berichten, Senden	Mahnung
Einkauf, Lieferung Rechnung, Nachunternehmer, Rechnungen, Berichten, Senden AR/SR	Nachunternehmer
Einkauf, Lieferung Rechnung, Nachunternehmer, Bescheinigungsbenachrichtigung, Mailversand (ab 2023.1)	Nachunternehmer
Personalbuchhaltung, Abrechnung, Aktuelle Abrechnung, Berichten, Senden, Druck Abrechnung	Personalbuchhaltung
Personalbuchhaltung, Abrechnung, Aktuelle Abrechnung, Berichten, Senden, Sozialkasse Zwischenbescheinigung
Personalbuchhaltung, Abrechnung, Aktuelle Abrechnung, Berichten, Senden, Meldung an die Sozialversicherung
Personalbuchhaltung, Abrechnung, Aktuelle Abrechnung, Berichten, Senden, Lohnsteuer-Bescheinigung
Support-Mail	Support-Mail
Verkauf, Angebot Auftrag, Angebote, Bearbeiten, Berichten, Senden	Verkaufsangebot
Verkauf, Angebot Auftrag, Aufträge, Bearbeiten, Berichten, Senden	Verkaufsauftrag
Verkauf, Angebot Auftrag, Rahmenaufträge, Bearbeiten, Berichten, Senden	Verkaufsauftrag
Verkauf, Lieferung Rechnung, Rechnungen, Bearbeiten, Berichten, Gutschrift senden (Belegart Gutschrift)	Verkaufsgutschrift
Verkauf, Posten, Gebuchte Gutschriften, Bearbeiten, Berichten, Senden	Verkaufsgutschrift
Verkauf, Lieferung Rechnung, Rechnungen, Bearbeiten, Berichten, Rechnung senden (Belegart Rechnung)	Verkaufsrechnung
Verkauf, Posten, Gebuchte Rechnungen, Bearbeiten, Berichten, Senden
Verkauf, Lieferung Rechnung, Automatische Rechnungen, AutAr-Protokoll, Mailversand (ab 2023.1)
Aufgabenwarteschlange	Warteschlange

E-Mail Signaturen (ab Version 2023.2)

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Vorlagen Einrichtung.

Für jeden einzelnen Bericht, ist es möglich, aus vier verschiedenen Signaturarten auszuwählen.

Keine: In dem Fall wird keine weitere Signatur dem E-Mailtext ergänzt, sondern lediglich die ermittelten Texte aus den jeweiligen Einrichtungen verwendet.
Aktueller Benutzer: Es wird die Signatur verwendet, die dem aktuellem Benutzer zugeordnet ist. Sollte keine Signatur hinterlegt sein, wird keine ermittelt.
Standard Signatur: Die Signatur, die als Standard festgelegt wurde, wird verwendet.
Spezielle Signatur: Es kann eine spezifische Signatur ausgewählt werden.

Einrichtung E-Mail Signaturen

Unter Vorbereiten, E-Mail Signaturen können mit Hilfe von Word-Vorlagen Signaturen für den E-Mailversand erstellt werden. In jeder Word-Vorlage können die Felder Name, E-Mail, Telefonnummer, Funktion und Abteilung mit Werten aus Finance gefüllt werden. Die Einrichtungen zur E-Mail Signatur werden in der E-Mail Signaturkarte vorgenommen.

Benutzer-ID

Auswahl eines Benutzers. Die E-Mail Signatur ist dann nur für diesen Benutzer.

Word Vorlage

Über den Assist Edit gelangt man in die Übersicht der Word-Vorlagen und kann dort eine bestehende auswählen oder eine neue Vorlage erstellen und hochladen. Die Erstellung der Word-Vorlage wird im nächsten Kapitel beschrieben.

Beschreibung

Name der E-Mail Signatur, welcher in der Übersicht angezeigt wird.

Standard-Signatur

Festlegung, ob die E-Mail Signatur als Standard festgelegt werden soll.

Name, E-Mail, Telefonnummer, Funktion, Abteilung

Sofern in der Word-Vorlage die entsprechenden Felder hinterlegt sind, werden die Inhalte aus den Feldern in die E-Mail Signatur übernommen. Die Erfassung kann manuell erfolgen oder aus dem Benutzer oder einem Adressaten (Vorbereiten, Aus Adressat vorschlagen) vorgeschlagen werden.

Adressnr. des Unternehmens

Unter Vorbereiten gibt es die Aktion "Aus Adressat vorschlagen". Darüber kann ein Adressat ausgewählt, um die hinterlegten Daten zu übernehmen. Standardmäßig wird die Adressnr. aus den Firmendaten für die Filterung der Adressaten verwendet, kann aber mit einer abweichenden Adressnr. überschrieben werden.

Erstellung der Word-Vorlage

In der Übersicht der Word-Vorlagen zunächst auf Neu >> Vorlage erstellen klicken. Im ersten Schritt wird festgelegt für welche Entität verwendet werden soll. Die Entität ist für die Signaturen die "E-Mail Signatur". Sollte diese noch nicht in der Übersicht vorhanden sein, kann diese über "Neue Entität hinzufügen" (ID 5003025 E-Mail Signatur) ergänzt werden.

Im nächsten Schritt können verknüpfte Einheiten festgelegt werden. Darüber ist es zum Beispiel möglich, weitere Daten aus den Firmendaten (Verknüpfte Einheit hinzufügen (einfach)) zu ermitteln. Diese können dann allerdings nicht wie Name, E-Mail, etc. in Finance überschrieben werden.

Nach der Auswahl der verknüpften Einheiten kann eine leere Vorlage heruntergeladen werden. Es wird ein ZIP-Archiv heruntergeladen, welches zunächst entpackt werden muss. In dem entpackten Ordner ist zum Einen die Word-Vorlage sowie eine Excel-Datei "DataSource", welche die Seriendruckfelder (Standardfelder und die Felder aus den verknüpften Einheiten) für die Vorlage enthält. Beim Öffnen der Word-Vorlage kommt eine Meldung "Beim Öffnen des Dokuments wird der folgende SQL-Befehl ausgeführt: SELECT * FROM `DataSource$`. Daten aus der Datenbank werden in das Dokument eingefügt. Möchten Sie den Vorgang fortsetzen?". Nachdem diese Meldung mit "Ja" bestätigt wurde, werden die Felder aus der Excel automatisch importiert. In Word stehen die Felder als Seriendruckfelder zur Verfügung, welche über das Register "Sendungen" und der Aktion "Seriendruckfeld einfügen" in das Dokument eingefügt werden können.

Sobald die Vorlage fertig bearbeitet und gespeichert wurde, kann diese in Finance im nächsten Schritt über die Aktion "Vorlage hochladen" hochgeladen werden. Im letzten Schritt wird noch ein Name für Word-Vorlage festgelegt. Anschließend kann die Word-Vorlage für die E-Mail-Signaturen verwendet werden.

E-Mail Anhänge (ab Version 2023.2)

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Vorlagen Einrichtung, Vorbereiten, E-Mail Anhänge

Pro Bericht können mehrere Anhänge hinterlegt werden, die mit dem eigentlichen Beleg versendet werden. Für jeden Anhang kann entschieden werden, ob der Anhang immer versendet werden soll. Anhänge, die nicht immer versendet werden, können im Senden-Dialog ausgewählt werden.

Auswahl des Berichtes

In der Berichtsauswahl für Einkauf bzw. Verkauf wird festgelegt, welcher Bericht versendet wird. Für die Vorgaben und die Anzeige im Bericht "E-Mail senden und PDF speichern" wird der erste Bericht verwendet, der in der Reihenfolge der Berichte, ermittelt werden kann. Für den späteren Versand werden die weiteren Filter, wie z. B. der Personenkontenfilter berücksichtigt.

Aufruf: Einkauf / Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Berichtsauswahl.

Text und Betreff der E-Mail

Der Betreff der E-Mail ist standardmäßig die Belegart, gefolgt von der Belegnummer (z. B. Bestellung 123). Der Betreff kann wahlweise über das Feld "Betreff E-Mail" in der Objektliste ergänzt werden. Wenn ein Eintrag existiert, wird der Wert vor den Standardbetreff geschrieben, also z.B. "Betreff aus Objektliste Bestellung 123". Die Felder "Name PDF" und "Text E-Mail" können in der Objektliste ignoriert werden. "Name PDF" überschreibt den Standarddateinamen (Belegnummer.pdf) mit einem einheitlichen Dateinamen für alle Belege. Je nach Einstellung in der Druckeinrichtung wird beim Speichern die bestehende Datei immer wieder überschrieben. "Text E-Mail" bietet nur die Möglichkeit, einen kurzen Hinweis über dem E-Mailtext hinzuzufügen. Der E-Mailtext ergibt sich aus den Textbausteinen, welche in der Druckeinrichtung für Einkauf und Verkauf je Belegart hinterlegt werden. Eine Übersicht der Textbausteine kann über die Lookups der einzelnen E-Mail Anschreiben (je Belegart) geöffnet werden. Bei den Textbausteinen kann auf die Textvariablen für u. a. Einkauf und Verkauf zurückgegriffen werden.

Aufruf: Einkauf / Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Druckeinrichtung, Register E-Mail.

Aufruf: Einkauf / Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Objektliste.

Verwendung von Anhängen

Zusätzlich zum Beleg gibt es die Möglichkeit, weitere Anhänge zu versenden. Für Anhänge, die für jeden Einkaufs- und Verkaufsbeleg gültig sind, kann der allgemeine E-Mail-Anhang aus der Druckeinrichtung verwendet werden. Anhänge, die sich nur auf einen einzelnen Beleg beziehen, können über die Anhänge versendet werden. Dabei werden nur die Anhänge versendet, die nicht als "intern" gekennzeichnet sind.

Aufruf: Einkauf / Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Druckeinrichtung, Register E-Mail.

E-Mailversand der einzelnen Belege

Der E-Mailversand wird über die Aktion "Senden" gestartet. Im Bericht "E-Mail senden und PDF speichern" können die gewünschten Einstellungen getroffen werden. Die Details dazu, sind im in der Beschreibung zum Bericht zu finden.

Einkauf

Anfrage, Bestellung und Rahmenbestellung

Ermittlung der E-Mail-Adresse

Die Ermittlung der E-Mail-Adresse erfolgt in nachstehender Reihenfolge, wobei die letzte erfüllte Bedingung das Ergebnis darstellt.

E-Mail-Adresse aus der Adresse des Kreditors.
Ist „Eink. von Kontaktperson“ ("Kreditor Kontaktperson" aus dem Nachunternehmervertrag für die Nachunternehmer-Belege) gefüllt, dann wird die E-Mail-Adresse des Adressaten aus der zugeordneten Adresse verwendet.
Wenn die E-Mail im entsprechenden Adressaten leer ist, dann wird die E-Mail-Adresse der Adresse ermittelt.
Sollte der Adressat zu der „Eink. von Kontaktperson" nicht ermittelt werden können, dann wird die E-Mail-Adresse der Adresse des Kreditors verwendet.

Filterung der Belege

Für die Filterung gibt es mehrere Möglichkeiten. Wird der E-Mailversand direkt aus der Karte gestartet, wird der aktuelle Beleg direkt als Filter übernommen. In den Übersichten gelten zunächst die Satzmarkierungen. Sollten keine hinterlegt sein, wird geprüft ein zusätzlicher Filter gesetzt wurde. Sofern ein Filter gesetzt wurde, werden die Belege innerhalb des Filters übernommen. Sollten keine Satzmarkierung gesetzt sein und kein zusätzlicher Filter, dann wird der Beleg der aktuellen Zeile versendet.

Letztes Datum E-Mail

Sobald ein Beleg erfolgreich per E-Mail versendet wurde, wird das Feld "Letztes Datum E-Mail" befüllt. Darüber ist es möglich, die versendeten Belege zu ermitteln und im nächsten Durchlauf diese entsprechend rauszufiltern.

Aus technischen Gründen wird das Feld nicht befüllt, wenn ein gespeicherter Entwurf versendet wird.

Bestellmahnung

Vorbereitung

Als Vorbereitung sind lediglich die einzelnen Mahnstufen (unter Vorbereiten) einzurichten. Aus den hinterlegten Textbausteinen wird der Betreff ("Textbaustein Betreff") und der E-Mail-Text ("Textbaustein Mail") ermittelt.

Ablauf

Zunächst werden die Bestellmahnungen über eine der drei Ermittlungsfunktionen (Ermitteln Alle, Ermitteln fehlende AB oder Ermitteln nur Liefermahnung) ermittelt. Die ermittelten Bestellmahnungen können dann markiert und anschließend über die Aktion "Drucken als PDF" als PDF gedruckt werden. Bereits gedruckte Bestellmahnungen sind dann im Protokoll zu finden. Das Protokoll stellt die Liste der Belege dar, die per E-Mail gesendet werden können. Über die Aktion "Mailversand" werden alle Belege versendet, die eine E-Mail-Adresse haben und bei denen der Haken bei Mail gesendet noch nicht gesetzt sind.

In der E-Mail ist der Empfänger die hinterlegte E-Mail-Adresse laut Protokoll und als Anhang wird das gedruckte PDF verwendet. Das PDF ist zu finden im "Ausgabeverz. Bestellung pdf" unter dem Dateinamen aus "PDF Name".

Gutschriftsverfahren

Aufruf: Einkauf, Lieferung Rechnung, Gutschriften erstellen

Der E-Mailversand des Gutschriftsverfahrens wird über die Aktion "Senden REBU-Gutschriftsverfahren" gestartet. Das Gutschriftsverfahren hat ein paar Besonderheiten, die zu berücksichtigen sind. Die Informationen werden sowohl aus dem Einkauf, als auch aus der Finanzbuchhaltung ermittelt.

Einkauf:

Betreff der E-Mail gemäß den Regel des Einkaufs
Anrede und E-Mail-Adresse (vgl. Anfrage, Bestellung und Rahmenbestellung)

Finanzbuchhaltung:

Text der E-Mail (Objektname in der Objektliste ist "REBU-GUTSCHRIFTSVERFAHREN")
Dateipfad für die Speicherung aus der Finanzbuchhaltung Einrichtung
Allgemeiner Anhang aus der Finanzbuchhaltung Einrichtung

Verkauf

Angebot, Auftrag, Rahmenauftrag, Rechnung (gebucht und ungebucht) und Gutschrift (gebucht und ungebucht)

Ermittlung der E-Mail-Adresse

Die Ermittlung der E-Mail-Adresse erfolgt in nachstehender Reihenfolge, wobei die letzte erfüllte Bedingung das Ergebnis darstellt.

E-Mail-Adresse des Debitors.
E-Mail-Adresse aus der Adresse des Debitors.
Ist „Verk. an Kontaktperson“ gefüllt, dann wird die E-Mail-Adresse des Adressaten aus der zugeordneten Adresse verwendet.
Wenn die E-Mail im entsprechenden Adressaten leer ist, dann wird die E-Mail-Adresse der Adresse ermittelt.
Sollte der Adressat zu der „Verk. an Kontaktper. Adressat“ nicht ermittelt werden können, dann wird die E-Mail-Adresse der Adresse des Debitors verwendet.

Filterung der Belege

Für die Filterung gibt es mehrere Möglichkeiten. Wird der E-Mailversand direkt aus der Karte gestartet, wird der aktuelle Beleg direkt als Filter übernommen. In den Übersichten gelten zunächst die Satzmarkierungen. Sollten keine hinterlegt sein, wird geprüft ein zusätzlicher Filter gesetzt wurde. Sofern ein Filter gesetzt wurde, werden die Belege innerhalb des Filters übernommen. Sollten keine Satzmarkierung gesetzt sein und kein zusätzlicher Filter, dann wird der Beleg der aktuellen Zeile versendet.

Letztes Datum E-Mail

Sobald ein Beleg erfolgreich per E-Mail versendet wurde, wird das Feld "Letztes Datum E-Mail" befüllt. Darüber ist es möglich, die versendeten Belege zu ermitteln und im nächsten Durchlauf diese entsprechend rauszufiltern.

Aus technischen Gründen wird das Feld nicht befüllt, wenn ein gespeicherter Entwurf versendet wird.

AutAr-Protokoll

Im AutAr-Protokoll gibt es die Möglichkeit eine PDF an den Bauleiter zu versenden. Dazu sind zwei Felder zu befüllen. Zum Einen die Bauleiter-E-Mail mit der E-Mail-Adresse des Empfängers und zum Anderen die Auswahl des PDFs im Lookup vom Feld PDF Name. Versendet werden dann die PDFs aller Zeilen innerhalb des gesetzten Filters.

Verarbeitung mit gotomaxx (bis Version 2022.1)

Allgemein

Das NEVARIS Finance Modul "Elektronischer Versand von Dokumenten" ermöglicht durch Einsatz der Software "gotomaxx PDF-Mailer“ (bis Version 2022.1) Reports direkt über NEVARIS Finance als PDF zu speichern und an eine E-Mailadresse eines Adressaten zu versenden.

Unterstützte Reports

Report-ID	Bezeichnung des Reports
5003701	Einkauf - Rahmenvertrag
5003707	Verkauf - Gutschrift H&P
5003709	Verkauf - Angebot H&P
5003710	Verkauf - Auftrag H&P
5003711	Verkauf Rahmenauftrag H&P
5003718	Einkauf Bestellung Hist. H&P
5003749	Nachunternehmer Abschlagsrech.
5003795	Einkauf Bestellung Standard
5003798	Einkauf Bestellung St. Masse
5003805	Einkauf - Rahmenvertrag -Hist.
5003807	Einkauf Anfrage Standard
5003808	Einkauf Anfrage Standard Masse
5003822	Bedarfsschein
5003823	Bedarfsschein/Lieferschein
5004020	Einkauf Anfrage H&P
5004021	Einkauf Bestellung H&P
5004049	Verkauf - Rechnung H&P
5004447	Externe Rechnung Werkhof
5004448	Externe geb. Rechnung Werkhof
5143935	Ausgangsrechnung ungebucht
5143954	RABU - Korrekturgutschrift PL
5143955	RABU - Geb.Korr.Gutschrift PL
5143988	Gebuchte Ausgangsrechnung
5143998	Wartungsrechnung ungebucht
5144015	RABU - Material extern
5144016	RABU - Material intern
5144017	RABU - Transportleistung ext.
5144018	RABU - Transportleistung int.
5144019	RABU - Monatsmiete extern
5144020	RABU - Monatsmiete intern
5144021	RABU - Werkhof Aufwendung ext.
5144022	RABU - Werkhof Aufwendung int.
5144023	RABU - Stundenmiete extern
5144024	RABU - Stundenmiete intern
5144138	REBU - Gutschriftsverfahren

Einrichtung der E-Mail-Software

Die Einrichtung der E-Mail-Software wird global für die Funktionsbereiche Baulohn, Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft gesteuert. Für die globale Einrichtung ist der Druckertreiber gemäß Anleitung in der Stammdaten, Einrichtung zu hinterlegen.

Einrichtungen je Belegart

Name des PDFs und Betreff der E-Mail

Der Name des PDFs und der Betreff der E-Mail werden in der Objektliste hinterlegt. Die Einrichtungen erfolgen je Belegart

Aufruf: Einkauf, Stammdaten, Einrichtung, Objektliste

Aufruf: Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Objektliste

Name pdf: Durch die Eingabe wird dem Dateinamen des PDFs zusätzlich der Textinhalt vorangestellt.

Betreff E-Mail: Durch die Eingabe im Feld „Betreff E-Mail“ wird der Standardtext Mahnung durch den Textinhalt überschrieben.

Text der E-Mail

In der Druckeinrichtung für Einkauf und Verkauf werden die Texte je Belegart hinterlegt. Die Texte werden dabei aus den Textbausteinen ermittelt. Eine Übersicht der Textbausteine kann über die Lookups der einzelnen E-Mail Anschreiben (je Belegart) geöffnet werden. Bei den Textbausteinen kann auf die Textvariablen für u. a. Einkauf und Verkauf zurückgegriffen werden.

Aufruf: Einkauf, Stammdaten, Einrichtung, Druckeinrichtung, Register E-Mail

Aufruf: Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Druckeinrichtung, Register E-Mail

Speicherpfade der PDFs

Wenn die PDFs nicht nur verschickt, sondern auch gespeichert werden, kann in der Druckeinrichtung ein Speicherpfad hinterlegt werden.

Es ist immer ein Netzwerkpfad, welcher für den Dienstenutzer der Mittelschicht freigegeben ist, anzugeben.

Aufruf: Einkauf, Stammdaten, Einrichtung, Druckeinrichtung, Register E-Mail

Aufruf: Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Druckeinrichtung, Register E-Mail

Ermittlung der E-Mailadresse

Einkauf

Die Ermittlung der E-Mailadresse erfolgt in nachstehender Reihenfolge, wobei die letzte erfüllte Bedingung das Ergebnis darstellt.

E-Mailadresse des Kreditors
Wenn ein Lieferant angegeben wurde, aus der Adresse des Lieferanten
Aus der Adresse des Kreditors
Ist „Eink. von Kontaktperson“ gefüllt, dann wird die E-Mailadresse des Adressaten aus der zugeordneten Adresse verwendet. Dabei gelten folgende Bedingungen:
1. "Eink. von Kontaktper. Adressat“ ist gefüllt, dann aus dem entsprechenden Adressaten
2. „Eink. von Kontaktper. Adressat“ ist nicht gefüllt, dann aus dem Standard Adressat der Adresse

Im Anfragevorgang müssen Lieferanten ausgewählt werden, bei denen entweder bei den Lieferantendaten eine Emailanschrift hinterlegt ist, oder aber bereits bei den Adressaten die E-Mail erfasst wurde, wenn die Anfragen direkt gesendet werden sollen. Hierzu kann über die Adressübersicht die gewünschte Adresse ausgewählt und über „Ansicht“ und/oder „Bearbeiten“ geöffnet werden. Im Register „Adressat“ kann auf die jeweilige Adressat Karte zugegriffen werden, in der die E-Mailadresse hinterlegt werden muss.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Adressen

Verkauf

Die Ermittlung der E-Mailadresse erfolgt in nachstehender Reihenfolge, wobei die letzte erfüllte Bedingung das Ergebnis darstellt.

E-Mailadresse des Debitors
Aus der Adresse des Debitors
Stimmen die Kontaktperson aus „Lief an Kontaktperson“ und „Verk. an Kontaktperson“ überein, wird die E-Mailadresse aus der „Lief. an Adresse“ verwendet.
Ist „Verk. von Kontaktperson“ gefüllt, dann wird die E-Mailadresse des Adressaten aus der zugeordneten Adresse verwendet. Dabei gelten folgende Bedingungen:
1. „Verk. von Kontaktper. Adressat“ ist gefüllt, dann aus dem entsprechenden Adressaten
2. „Verk. von Kontaktper. Adressat“ ist nicht gefüllt, dann aus dem Standard Adressat der Adresse

Versand der Einkaufs- und Verkaufsbelege

Für den E-Mailversand der Einkaufs- und Verkaufsbelege ist im Menüband der jeweiligen Karte die Aktion "Mail" (unter Berichten) zu finden. In der Request Page der einzelnen Reports ist auszuwählen, welche Belege versendet werden sollen. Es kann dabei zwischen den folgenden Einrichtungen in dem Feld "E-Mail" unterschieden werden:

Nur wenn Adresse: Filtert nur die Belege, bei denen eine E-Mailadresse ermittelt werden kann.
Nur wenn keine Adresse: Filtert nur die Belege, bei denen keine E-Mailadresse ermittelt werden kann.
Alle: Alle Belege unabhängig der E-Mailadresse werden berücksichtigt.

Als Drucker ist der "gotomaxx PDF-Mailer" auszuwählen.

Der Versand von Anfragen wird aus der Anfragevorgangskarte aufgerufen. Dafür die Aktion "Anfragen erstellen" (unter Ausführen) aufrufen und in der anschließenden Request Page die Druckauswahl "Mail" auswählen.

Aufruf: Einkauf, Vorschlag Bestellung, Anfragevorgänge

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