Felder zur Einrichtung

Die Einstellungen der Server-URL und der Anmeldeinformationen müssen in der Detaileinrichtung vorgenommen werden, um die Baulohn-Einrichtung nutzen zu können.

Aufruf: Personalbuchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Archiv

Archivieren

Die Einstellungen aus der Einrichtung Archivierung sollten übernommen werden. In dem Fall "Verbundenes Archiv".

Standardarchiv

Das Standardarchiv ist das Archiv, in dem die Dokumente archiviert und indexiert werden sollen. Eine Übersicht der verfügbaren Archiv kann über die Aktion "Übersicht der Archive" unter Vorbereiten in der Detaileinrichtung eingesehen werden.

Nummernserie:

Das Feld "Nummernserie" ist auszufüllen, wenn zu archivierende Ausgangsbelege automatisch eine Dokument-ID aus dieser mandantenspezifischen Nummerierung zugewiesen bekommen sollen. Diese Nummernserie wird ausschließlich im entsprechenden Mandanten genutzt.

Eine lokale Nummernserie kann nur verwendet werden, wenn auch eine globale Nummernserie gesetzt ist.

Nummernserie global:

Im Regelfall sollte keine mandantenbezogene, sondern eine globale Nummernserie verwendet werden. Für zu archivierende Ausgangsbelege werden auf diese Weise automatisch Dokument-IDs mandantenübergreifend zugewiesen. Dies hat den Vorteil, dass man nicht für jeden einzelnen Mandanten eigene Nummernkreise definieren muss und dass Überschneidungen von Nummernkreisen vermieden werden. Zudem ist mit einer globalen Nummernserie die Eindeutigkeit der Dokument-ID im Archiv gewährleistet.

Aktionen zur Einrichtung

Zuordnung Archivfelder

Über die „Zuordnung Archivfelder“ können die im Archiv definierten Felder den vorhandenen Feldern von NEVARIS Finance zugeordnet werden. Alle Felder des JobArchive-Archivs werden beim Öffnen der „Zuordnung Archivfelder“ geladen und zwischengespeichert.
Im Menüband befinden sich zudem die folgenden zwei Funktionsaufrufe:

Felder prüfen
Diese Funktion prüft die zugeordneten Einträge aus dem Feld „DMS Datenbankfeld“. Einträge, die nicht als Archivfeld existieren, werden dabei gelöscht.
Standard Felder setzen
Definierte Felder werden in die Spalte „DMS Datenbankfeld“ übernommen und anschließend gegen das Archiv geprüft. Nicht vorhandene Archivfelder werden direkt gelöscht, sodass nur die bestehenden Archivfelder in der Zuordnung bestehen bleiben.

Felder, die während der Zuordnung in JobArchive angelegt werden, werden erst nach dem nächsten Öffnen der "Zuordnung Archivfelder" angezeigt.

Die angesprochenen Standardfelder entsprechen der folgenden Archivdefinition:

LOHN Archiv
Feldname Finance	DMS Dialogfeld	DMS Datenbankfeld	Datentyp	Feldlänge (mind.)
Abrechnungskreis	Abrechnungskreis	ABRECHNUNGSKREIS	Text	10
Abrechnungskreise	Abrechnungskreise	ABRECHNUNGSKREISE	Stichwort	10
Abrechnungsmonat	Abrechnungsmonat	ABRECHNUNGSMONAT	Datum
Abteilung	Abteilung	ABTEILUNG	Text	10
Abteilungen	Abteilungen	ABTEILUNGEN	Stichwort	10
Änderungsbenutzer Beleg	Änderungsbenutzer	AENDERUNGSNUTZER	Text	50
BAS	BAS	BAS	Text	10
BAS n-fach	BAS n-fach	BASNFACH	Stichwort	10
Belegnr.	Beleg-Nr.	BELEGNR	Text	20
Buchungsgruppe	Buchungsgruppe	BUCHUNGSGRUPPE	Text	20
Datum bis	Datum bis	DATUMBIS	Datum
Datum von	Datum von	DATUMVON	Datum
Dokument ID	DokumentID	DOKUMENTID	Text	20
Dokumentart	Dokumentart	DOKUMENTART	Text	50
Funktion	Funktion	FUNKTION	Text	10
Gerät	Gerät	GERAET	Text	20
Institution	Institution	INSTITUTION	Text	30
Kostenstelle	Kostenstelle	KOSTENSTELLE	Text	20
Kostenstellen	Kostenstellen	KOSTENSTELLEN	Stichwort	20
Lohnklasse	Lohnklasse	LOHNKLASSE	Text	10
Mandant	Mandant	MANDANT	Text	30
Mehrere Kst	Mehrere KSt.	MEHREREKST	Text	10
Mehrere PNr	Mehrere Personalnrn.	MEHREREPNR	Text	10
Name	Name	NAME	Text	50
Namen	Namen	NAMEN	Stichwort	50
Neuanlagebenutzer Beleg	Neuanlagebenutzer	NEUANLAGENUTZER	Text	50
Niederlassung	Niederlassung	NIEDERLASSUNG	Text	20
Niederlassungen	Niederlassungen	NIEDERLASSUNGEN	Stichwort	20
Nr.	Institutions-Nr.	INSTNR	Text	20
Personalnr.	Personalnr.	PERSONALNR	Text	20
Personalnummern	Personalnummern	PERSONALNRN	Stichwort	20
Projekt	Projekt	PROJEKT	Text	20
Versicherten-Nr.	Versicherten-Nr.	VERSICHERTENNR	Text	20
Vorname	Vorname	VORNAME	Text	30
Vornamen	Vornamen	VORNAMEN	Stichwort	30

Dokumentarten

Enthält eine Auflistung aller direkt aus NEVARIS Finance stammenden Dokumentarten. Diese können durch Verwendung eigener Begriffsdefinitionen (Dokumentart verwenden) kundenseitig umbenannt und verwendet werden.

Nummernserien holen

Über „Nummernserien holen“ werden die aus der global hinterlegten Nummernserie verwendeten Einstellungen in eine mandantenabhängige Nummernserie übernommen.

Zusammenstellen

Hier besteht die Möglichkeit, entweder für einen oder mehrere Mandanten sowie für eine Buchungsperiode alle dokumentrelevanten Bereiche auszulesen und bei vorhandener Dokument-ID in die Tabelle "Verschlagw. Archiv Baulohn" zu überführen. Ohne Eintrag im Feld „Mandant“ werden die Einträge für alle Mandaten zusammengestellt.

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Die Tabelle „Verschlagw. Archiv Baulohn“ zeigt die ausgelesenen und zusammengestellten Daten an. Hier sind alle relevanten Felder bereits gefüllt. Zusätzlich kann hier durch Filter überprüft werden, welche Datensätze bereits wann übertragen worden sind und welche noch zur Übertragung anstehen.

Status anzeigen

Bei aktivierter Protokollierung in der Detaileinrichtung werden sämtliche Verbindungsinformationen im JobArchive Status gespeichert und können über die Aktion "Status anzeigen" (unter Auswerten in der Verschlagwortung Archivierung) angezeigt werden.

In Mandanten kopieren

Mit „In Mandanten kopieren“ ist es möglich, die in einem Mandanten gesetzten Einstellungen der Einrichtung von JobArchive auch in andere Mandanten zu übernehmen. Hierbei kann entweder in alle oder ausgewählte Mandaten kopiert werden.

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