Allgemein

In NEVARIS Finance gibt es für den Kreditorenbereich den AZV (Automatischer Zahlungsverkehr). Diesen Zahlungsverkehr gibt es länderspezifisch für Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die länderspezifischen Einrichtungen sind separat in den Zahlungsformen beschrieben.

Anhand selbst definierter Einstellungen können Zahlungsvorschläge erstellt werden. Diese Vorschläge lassen sich komfortabel bearbeiten, indem Rechnungs- oder Gutschriftsposten verändert, gelöscht oder hinzugefügt werden können. Sämtliche Einstellungen sind flexibel zu bearbeiten. Noch während der Bearbeitung können die Informationen zur Empfängerbank geändert werden. Der Vorschlag lässt sich drucken. Anschließend werden Zahlungsdateien entsprechend der gewählten Definition erstellt. Ergibt sich im Nachhinein, dass die Zahlungsdatei fehlerhaft ist, kann sie per Mausklick annulliert werden.

Kreditoren, die generell zur Zahlung gesperrt werden, müssen in der Kreditorenkarte die Zahlungsform 'Stop' erhalten. Im Zahlungsvorschlag können diese Kreditoren dann ausgeschlossen werden. Einzelne Kreditorenposten kommen dann nicht mit in den Zahlungsvorschlag, wenn sie auf 'Abwarten' stehen.

Mit SEPA sollen alle Zahlungen wie inländische Zahlungen behandelt werden; es soll nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden werden. Die neuen einheitlichen Zahlungsinstrumente, wie z.B. SEPA-Überweisung sollen ebenso einfach, effizient und sicher genutzt werden können wie die bisherigen Zahlungsinstrumente auf nationaler Ebene. SEPA-Überweisungen können an die SEPA zugehörige Länder durchgeführt werden.

Zahlungsvorschlag

Zahlungsvorschlag Karte

Allgemein

Im Bereich Allgemein werden die Kopfdaten zur Erstellung des Zahlungsvorschlags verwaltet. Eine detaillierte Beschreibung der Felder befindet sich in FIBU Zahlungsvorschlag Karte.

Menüband Zahlungsvorschlag Karte

Vorbereiten

Erstellen

Auf Basis der Selektionskriterien im Kopf der Zahlungsvorschlag Karte werden die Kreditorenposten zur Zahlung in den Zahlungsvorschlagszeilen gesammelt.

ZV über Belegnr.

Mit dieser Funktion besteht die Möglichkeit einen Zahlungsvorschlag manuell zu bearbeiten und nur die ausgewählten Posten in den Zahlungsvorschlag zu übernehmen. Entweder wird in dem Feld [interne] Belegnummer eingegeben oder über den Lookup kann auf die Kreditorenposten verzweigt werden und dort die Auswahl des betreffenden Posten getroffen werden.

OPs einfügen

Mit dieser Funktion kann in die Kreditorenposten verzweigt werden und ausgewählte Kreditorenposten mit Satzmarke (Strg +F1) markiert und in den Zahlungsvorschlag übernommen werden.

Fehlertext anzeigen

Sollten sich im Rahmen des automatischen Zahlungsverkehrs Buchungsfehler ergeben, dann können sie hier angezeigt werden.

Verrechnung Deb. Kred.

Über diese Funktion können vor dem erstellen des Zahlungsvorschlags Debitorenposten und Kreditorenposten verrechnet werden.

SEPA-Zahlungsart-CH ermitteln, Zahlungsform ändern

Diese Funktionen sind für den Zahlungsverkehr in der Schweiz relevant.

Zahldatum ändern (ab Version 2024.2)

Mit dieser kann das Zahldatum geändert werden, sofern noch keine Zahlungsvorschlagszeile den Status 'Datenträger erstellt' hat.

Das Datum wird als Zahldatum in die SEPA - Datei übernommen, sofern kein anderes Ausführungsdatum bei der Abfrage angegebenwird.
Die Buchung erfolgt mit dem neuen 'Zahldatum'.
Das Zahldatum, mit dem der Zahlungsvorschlag erstellt wurde, wird in das Feld 'Ursprüngliches Zahldatum' übernommen. Das Feld kann bei Bedarf eingeblendet werden.
Im Zahlungsvorschlagskarte wird der Benutzer, das Datum und die Uhrzeit in den Feldern 'Änderungsbenutzer', 'Änderungsdatum' und 'Änderungszeit' protokolliert.

Wichtig: Es werden keine Werte, Beträge, Skontobeträge neu ermittelt. Es ist ebenfalls unerheblich, ob Abzugssteuer gebucht wurde.

Bankkonto ändern

Den Cursor unten in der Übersicht der Zahlungsvorschlagszeile auf eine Zeile setzen, die das Bankkonto enthält, das geändert werden soll.
Nach dem Klick auf 'Bankkonto ändern' folgt die Übersicht derjenigen Bankkonten, die für den Zahlungsvorschlag möglich sind.
Wenn ein anderes Bankkonto ausgewählt wurde, dann wird in allen Zeilen des Zahlungsvorschlags, die das alte Bankkonto haben, dieses auf das neue geändert.

Wenn im Zahlungsvorschlag gemäß der Einrichtung der Zahlungsvorschlagsdefinition nicht mehrere Bankkonten möglich sind, kann das Bankkonto auf diese Weise nicht geändert werden.

Diese Verarbeitung ist eine Bearbeitungshilfe für die Änderung mehrerer Zeilen und sollte nur vor dem Buchen der Abzugsteuer, der Dateierstellung und dem Buchen des Zahlungsvorschlags ausgeführt werden.

Rundungsdefinition

Nur gegen Freischaltung mit Lizenzabfrage.

Funktion Zahlbetrag abrunden auf volle 0,00 €.

OP-Status

Hier wird die OP-Altersverteilung angezeigt, siehe auch FIBU Berichte Kreditoren OP-Liste altersverteilt.

Ausführen

Abzugssteuer buchen

Wenn für Kreditoren die Bauabzugsteuer abzuführen ist, dann wird zunächst diese bearbeitet. Hier wird die Bauabzugsteuer gebucht, im Anschluss kann die Zahlung des Restbetrages erfolgen.

Datenträger erstellen

Beim Datenträger erstellen wird anhand der Einstellungen 'Anzahl Posten pro Zahlsatz' und 'max. Anzahl Zahlsätze pro Kred.' (Kreditorenkarte, Zahlungsvorschlagsdefinition) errechnet, wie viele Zahlungen pro Kreditor erstellt werden.

Beim Datenträger erstellen wird geprüft, ob der in der IBAN enthaltene Ländercode zu den gültigen SEPA-Ländern gehört.

Nach dem Ausführen kann bei Bedarf ein Ausführungsdatum angegeben werden:

Ausführungsdatum

Wenn nicht per Zahldatum, sondern zu einem anderen Datum (i.d.R. ein neueres Datum) die Verarbeitung der Zahlungen bei der Bank erfolgen sollen, kann hier ein Ausführungsdatum hinterlegt werden.

Das Ausführungsdatum entspricht nicht dem Buchungsdatum; das Buchungsdatum ist weiterhin das Zahlungsdatum.

Im Anschluss daran kann bei Bedarf ein Zahlungsbeleg (interne Ablage) ausgedruckt werden. Bei der SEPA-Zahlung muss im Gegensatz zur herkömmlichen Zahlung (DTAUS, PAYMUL etc.) nicht zwingend ein Begleitschein für die Bank erstellt werden, es besteht aber die Möglichkeit.

Datenträger annulieren

Erstellte, noch nicht gebuchte Zahlungsträger können bei Bedarf auch storniert werden. Danach kann der Zahlungsvorschlag wieder bearbeitet werden und die Datenträger können erneut erstellt werden.

Avis-Nr. für markierte Zeilen

Für markierte Zeilen in den Zahlungsvorschlagszeilen können Zahlungsavis erstellt werden, siehe auch FIBU AZV Avise.

ZV buchen

Wenn die Zahlungsdateien korrekt erstellt sind, dann kann der Zahlungsvorschlag gebucht werden. Das Buchen des Zahlungsvorschlags gleicht auch die gewählten Offenen Posten aus.

Durch Ausführen dieser Funktion werden die Posten des Zahlungsvorschlages als Zahlungen gebucht und die Rechnungen und die Zahlungen werden miteinander ausgeglichen, so dass sie in den Kreditorenposten nicht mehr offen sind.

Vor dem Buchen des Zahlungsvorschlages erfolgt eine Sicherheitsabfrage 'Wollen Sie den Datenträger buchen?', die mit Ja/Nein beantwortet werden muss, danach erfolgt eine erneute Abfrage 'Sind die Datenträger korrekt erstellt worden?', auch hier wieder mit Ja/Nein beantworten..

Wird diese Abfrage mit 'Nein' beantwortet, so werden die erstellten Datenträger automatisch annulliert, das Feld 'Status' ist wieder blank.

Auswerten

Nicht übernommen Posten

Anzeige der nicht übernommenen Posten in den Zahlungsvorschlag.

Über die Funktion 'Fehlertext' erfolgt die Beschreibung, aus welchen Gründen der Posten nicht übernommen wurde.

Über den Funktion 'Posten übernehmen' kommt noch einmal ein Hinweis, ob der Posten dennoch übernommen werden soll? Bei Bestätigung mit 'Ja' erscheint eine Anzeige mit der Auswahlmöglichkeit 'Bitte wählen Sie das Bankkonto aus, das mit der Zahlung belastet wird.'

Nacharbeiten

Datenexport Überweisungen

Über diese Funktion können die Posten aus dem Zahlungsvorschlag als Textdatei exportiert werden.

Berichten

ZV-Ergebnisliste

Bei der Ausführung des Reports ZV Ergebnisliste, werden zunächst die Felder 'Zahlungsvorschlag' und 'Mandant' indexiert. Anschließend wird nach allen Dokumenten gesucht, die mit der Nummer des Zahlungsvorschlages und dem Mandanten indexiert sind.

Avise, Texte je Zahlungsform, Vortexte Avis erfassen, Nachtexte Avis erfassen

Über diese Funktionen werden die Texte für den Druck der Avise erfasst und der Druck für die Avise aufgerufen. Siehe auch FIBU AZV Avise.

Zahlungsvorschlagszeilen

Menüband Zahlungsvorschlagszeilen

Auswählen

Filter auswählen (Version 2023.1)

Zur Prüfung eines Zahlungsvorschlags können Anwenderfilter verwendet werden, die hier angelegt und aufgerufen werden können.

Das kann hilfreich sein, um die erstellten ZV-Zeilen strukturiert zu prüfen.

Zahlungsvorschlag Karte, Zahlungsvorschlagszeilen, Auswählen, Filter auswählen.
Vor der weiteren Verarbeitung des Zahlungsvorschlags müssen die Anwenderfilter über Filter löschen gelöst werden.

Filter anlegen

Über 'Liste bearbeiten' und 'Neu' und im Feld 'Filtername' dem Filter einen Namen geben (z.B. Skonto), anschließend im Feld 'Filter' über 'Filter' den gewünschten Filter auswählen (z.B. 'Skonto Betrag') und den Filterwert angeben (z.B. <-1.000,00), mit o.k. bestätigen.

Filter auswählen

Der angelegte Filter kann in den Zahlungsvorschlagszeilen über Auswählen, Filter auswählen aufgerufen werden. Er wird dann auf die erstellen Zahlungsvorschlagszeilen angewendet.

Filter löschen

Angewendete Filter können in den Zahlungsvorschlagszeilen über Auswählen, Filter löschen wieder gelöscht werden.

Wichtig:
Für jede weitere Verarbeitung müssen die Anwenderfilter gelöscht werden. Sofern bei weiterer Verarbeitung wie Abzugsteuer buchen, Datenträger erstellen, Datenträger annulieren oder ZV buchen noch Anwenderfilter gesetzt sind, werden diese gelöscht bzw. nicht berücksichtigt.

Zahlungsvorschlagszeilen

Die Zahlungsvorschlagszeilen werden über Vorbereiten, Erstellen mit den selektierten Offenen Posten gefüllt.

Nachdem der Zahlungsvorschlag erstellt wurde, kann er nachträglich bearbeitet werden.

Es können z.B. Zeilen aus dem Zahlungsvorschlag gelöscht werden. Über die Funktion 'Weitere OP ’s einfügen' können weitere Posten eingefügt werden.

In den AZV kommen Belege, die mit der Belegart 'Rechnung' bzw. der Belegart 'Gutschrift' gebucht worden sind.

Posten mit der Belegart 'blank' kommen nicht in den AZV. Buchen Sie also Reisekostenbelege oder andere Belege, die über den AZV gezahlt werden sollen, mit der Belegart 'Rechnung' bzw. 'Gutschrift'.

Im Zahlungsvorschlag ist das Feld Überweisungsbetrag zu finden, das den tatsächlich zu zahlenden Betrag wiedergibt. In dem Überweisungsbetrag sind Stornos, Gutschriften, Zahlungen und mögliche Skonti mit eingerechnet. Der Überweisungsbetrag wird immer automatisch aktualisiert durch folgende Aktionen:

Erstellen eines Zahlungsvorschlages
Drucken des Zahlungsvorschlages
Erstellen der Datenträger

Werden Änderungen an einer Zahlungsvorschlagszeile vorgenommen (Skontobedingungen, Ausgleichsbetrag) oder weitere OPs manuell eingefügt, wird der Überweisungsbetrag nicht umgehend aktualisiert, sondern erst nach Betätigung des Taschenrechner-Knopfes.

Bei dem Kreditoren muss eine Bankverbindung hinterlegt sein, um einen Datenträger erstellen zu können.

Zahlungsform

Die Zahlungsform für den einzelnen Posten werden aus der Kreditoren Karte übernommen. Sie können diese Zahlungsform im Zahlungsvorschlag ändern. Ist keine Zahlungsform in der Kreditoren Karte hinterlegt, wird automatisch ‚Clearing Überweisung‘ übernommen. Ist im Posten keine Zahlungsform vorhanden, weil sie gelöscht wurde, kann kein Datenträger erstellt werden.

Posten, die aus dem Bereich der Anzahlungsbuchhaltung stammen, werden im AZV nur innerhalb des zugehörigen Vorgangs verrechnet und erzeugen separate Buchungen.

Die Anzahlungen können zusammen mit anderen Kreditorenposten in einer Zahlung bezahlt werden. Sie können aber auch durch Deaktivierung des Hakens bei „Anzahlungs – OP“ ausgeschlossen und in einem separaten Zahlungsvorschlag bearbeitet werden.

Folgende Felder können geändert werden:

Skonto Betrag
Skonto %
Skonto bis Datum
Zahlungsform

Die Zahlungsform für den einzelnen Posten werden aus der Kreditoren Karte übernommen. Diese Zahlungsform im Zahlungsvorschlag kann geändert werden.

Keine Zahlung ohne Angabe einer Zahlungsform. Posten ohne Zahlungsform werden weder ausgeglichen noch gezahlt.

Die Zahlungsform wird also nach folgender Reihenfolge definiert:

Zahlungsform im OP
Zahlungsform beim Kreditor
Zahlungsform aus der ZV - Definition

Bankkonto
Kreditor Bankkonto

Bei dem Kreditoren muss eine Bankverbindung hinterlegt sein, um einen Datenträger erstellen zu können.

SWIFT Code Kreditorbank
IBAN Kreditorbank
Externe Belegnummer
Anzahl Meldesätze

Einrichtung

Einrichtung, Bankkonto

Im Bankkonto kann das Format der SEPA Zahlungsdatei eingestellt werden. Hier kann ein gewünschtes Zahlungsformat (Payment Initiation, kurz pain) angegeben werden.

Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird für Deutsche Bankkonten die pain 001.002.03 ausgeführt, für Österreichische die pain 001.001.02:austrian:002 und ansonsten das globale Format 001.001.03.

Die Prüfung erfolgt anhand des Ländercodes im SWIFT-Code.

Kreditorenkarte

Im Register 'Zahlung' können pro Debitor/Kreditor für die SEPA-Zahlung spezielle Einstellungen definiert werden. Somit besteht die Möglichkeit, pro Kreditor unterschiedliche Definitionen zu hinterlegen.

Beispiel: Grundsätzlich sollen mit einer Zahlung bis zu 4 Belege ausgeglichen werden. Wenn es mehr als 5 Zahlungen sind, soll grundsätzlich ein Zahlungsavis erstellt werden. Dieses wurde in der Zahlungsvorschlagsdefinition hinterlegt. Bei dem Kreditor 12345 soll jedoch grundsätzlich eine Sammelzahlung mit Zahlungsavis erfolgen. Hierfür wurde – abweichend von der Zahlungsvorschlagsdefinition – in der Kreditorenkarte als 'max. Anzahl Zahlsätze' eine 0 (Kennung für Zahlungsavis) hinterlegt.

Sind die Felder 'Anzahl Posten pro Zahlsatz' und 'max. Anzahl Zahlsätze pro Kred.' bzw. 'max. Anzahl

Zahlsätze pro Debitor' im Kreditoren nicht gefüllt und/oder wurde kein besonderer Verwendungszweckaufbau definiert, gelten die Einstellungen aus der Zahlungsvorschlagsdefinition bzw. aus der Lastschriftdefinition.

Wird mit Niederlassungsverrechnung gearbeitet, gelten die hier vorgenommenen Einstellungen je Debitor je Niederlassung.

Die für das aktuelle Bankkonto aktive Mandatsreferenz wird angezeigt. Die Erfassung erfolgt in den Stammdaten über SEPA Lastschriftmandate.

Zahlungsvorschlagsdefinition

Für die Zahlungsform 'SEPA' ist mindestens eine Zahlungsvorschlagsdefinition anzulegen.

Stammdaten, Firmendaten, Allgemein und Zahlungen

Die Adresse der Firma wird auf dem Datenträger-Begleitzettel und auch in der Zahlungsdatei notwendig, damit die Bank die Zahlung einlesen kann.

Das Haupt-Bankkonto, von dem bezahlt werden soll, ist im Bereich Zahlungen zu hinterlegen. Weiteres zu Bankkonten in FIBU Bankkonten.

Stammdaten, Einrichtung, Zahlungsverkehr

Maxbetrag für EU Standard, Meldung an Bundesbank, Bundeslandnr. für AZV, siehe auch Einrichtung FIBU Zahlungsverkehr.