Allgemeine Erläuterungen

Request Page

Filter

Erweitert

Im Register "Erweitert" gibt es drei Optionen, mit denen die Ausführung von Berichten eingeschränkt werden kann. Die vorgenommenen Einstellungen gelten nur für die aktuelle Ausführung und werden bei der nächsten Ausführung auf die Standardwerte zurückgesetzt.

Maximale Zeilengenerierungszeit

Gibt die maximale Zeit zum Generieren der Zeilen für den Bericht an. Wenn dieser Wert überschritten wird, wird der Bericht storniert. Der Wert muss das Format [d.]hh:mm:ss[.ffffff] aufweisen. Millisekunden können einbezogen werden, werden jedoch ignoriert.

Standardwert: 06:00:00

Maximum: 12:00:00

Maximale Zeilenanzahl

Gibt die maximale Anzahl der Zeilen an, die in diesem Bericht berücksichtigt werden können. Wenn der Wert überschritten wird, wird der Bericht storniert.

Standardwert: 500000

Maximum: 1000000

Maximale Beleganzahl

Gibt die maximale Anzahl der Belege an, die in diesem Bericht berücksichtigt werden können. Wenn sie überschritten wird, wird der Bericht storniert. Beachten Sie, dass diese Einstellung nur für den Word-Vorlagendruck gilt.

Standardwert: 200

Maximum: 500

Verarbeitung von Berichten

E-Mail senden und PDF speichern

Report-ID

Aus den Objektlisten oder den Berichtsauswahlen wird der Report ermittelt, der für den E-Mailversand, die Speicherung als PDF oder Archivierung vorgesehen ist. Die entsprechende ID wird in dem Feld Report-ID vermerkt. Bei der Ermittlung der Report-ID gibt es im Zusammenhang mit der Berichtsauswahl eine Besonderheit. Die Report-ID in der Request Page und die Report-ID, die im Nachgang verarbeitet wird, können abweichen. Das liegt daran, dass für die Request Page immer der erste Report in der Reihenfolge gewählt wird und die spätere Ausführung zum Beispiel die Personenkontofilter berücksichtigt.

Vorgaben, keine Filter

Für jeden einzelnen Report können Vorgaben definiert und gespeichert werden. Die Vorgaben sind die Einstellungen aus der Request Page des Reports. Bei der Ausführung des Reports "E-Mail senden und PDF speichern" kann eine dieser Vorgaben ausgewählt werden. Anders als bei dem üblichen Druck werden die Filter nicht in den Vorgaben in der Request Page festgelegt, sondern separat. Eine entsprechende Beschreibung dazu folgt weiter unten im Kapitel.

Tipp: Vorgaben mit dem Namen "Mail" werden direkt vorgeschlagen. Ansonsten ist jedes Mal eine Vorgabe auszuwählen.

Nicht jeder Report benötigt Vorgaben, sondern nur Filter. In dem Fall sind keine Vorgaben notwendig, sondern nur die Festlegung der Filter über die Request Page des Reports.

E-Mail senden und Einzeln bestätigen

Über die Checkbox "E-Mail senden" wird zunächst entschieden, ob ein Beleg per E-Mail versendet werden soll oder nicht. Ist "E-Mail senden" aktiviert, wird die E-Mail standardmäßig im Hintergrund versendet. Ist eine vorherige Vorabprüfung erforderlich, dann ist die Checkbox "Einzeln bestätigen" zu aktivieren. In diesem Fall öffnet sich ein E-Maildialog, der eine Bearbeitung der E-Mail vor dem Versenden ermöglicht. Die Bearbeitung umfasst dabei zum Beispiel die Anpassung der Empfänger, Ergänzung des Textes inkl. verschiedenster Formatierungen oder das Hinzufügen weiterer Anhänge.

Weitere Informationen dazu unter E-Mailversand.

Für die Verwendung wird das kostenpflichtige Modul EVD benötigt.

Als PDF speichern

Berichte können mit der Option "Als PDF speichern" gespeichert werden. Die Einrichtungen der Speicherpfade weichen dabei je Bereich ab und werden im Folgenden beschrieben.

Finanzbuchhaltung

Die Einrichtungen für das Speichern der erstellten Berichte, werden in der Finanzbuchhaltung Einrichtung, im Register Berichtswesen vorgenommen.

Ausgabeverzeichnis PDF

Hier muss der Pfad hinterlegt werden, unter dem die umgewandelten PDF-Dateien abgespeichert werden sollen. Eine Trennung nach Mahnungen und Avisen ist nicht möglich.

Wenn Datei vorhanden

Sollte eine Datei in diesem Verzeichnis bereits vorhanden sein, bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten:

Überschreiben: Die bereits mit demselben Namen vorhandene Datei wird überschrieben.
Nummer anhängen: Die Datei wird, wenn derselbe Name bereits vorhanden ist, automatisch mit Datum und Uhrzeit ergänzt.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Allgemein, Einrichtung, Register Berichtswesen.

Materialwirtschaft

Der Dateiname des PDFs, sofern nichts anderes in der Objektliste (Feld "Name pdf") hinterlegt ist, ist standardmäßig die Belegnummer.

Aufruf: Einkauf / Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Druckeinrichtung, Register E-Mail.

Aufruf: Einkauf / Verkauf, Stammdaten, Einrichtung, Objektliste.

Dokument-ID als Name des PDFs

Die Dokument-ID ist das zentrale Element für die Integration eines DMS. Sämtliche Funktionen wie die Beleganzeige oder die Indexierung benötigen eine eindeutige ID, um die richtigen Dokumente im Zielsystem identifizieren zu können. Damit die in Finance bereits vergebenen Dokument-IDs verwendet werden können, kann der Bericht mit der Dokument-ID als Dateinamen gespeichert werden. Beim Import ins Zielsystem kann der Dateiname als eindeutige ID übernommen werden.

Der Speicherort des PDFs wird aus der "Detaileinrichtung Archiv" (Dokumentenverwaltung, Stammdaten, Detaileinrichtung) oder der Archiv-Einrichtung für den Baulohn (Personalbuchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Archiv) aus dem jeweiligen Feld "Dateipfad für Dokumente" ermittelt.

Ende-Mail senden und Ende-Mail an Benutzer

Für den E-Mailversand und die Speicherung als PDF besteht die Möglichkeit einer Zusammenfassungsmail. In den Zusammenfassungsmails werden die getätigten Aktionen inkl. der Empfänger (E-Mailversand) oder Zielverzeichnisse (Speicherung) zusammengefasst. Mögliche Fehler, wie z.B. fehlende E-Mail-Adressen für die Empfänger, werden im E-Mailtext rot markiert.

Die Zusammenfassungsmails werden an den aktuellen Benutzer gesendet. Beim jeweiligen Benutzer (IT-Management, Benutzerverwaltung, Benutzer, Bearbeiten) ist die dafür vorgesehene E-Mail-Adresse im Feld "Kontakt-E-Mail" zu hinterlegen.

Im Fehlerfall wird, unabhängig von der gewählten Einstellung, immer eine Ende-Mail versendet.

Anderer Absender (ab Version 2023.2)

Der Absender wird zunächst über die Einrichtung der E-Mail-Szenarien ermittelt. Das ist entweder ein E-Mail-Konto, was einem Szenario zugewiesen ist oder sofern keine Zuordnung vorhanden, das Standard-E-Mail-Konto. Über den Lookup bei "Anderer Absender" kann während des E-Mailversandes der Absender manuell angepasst werden.

Andere Signatur (ab Version 2023.2)

Wie bereits beim Absender kann ebenfalls eine abweichende E-Mail-Signatur aus der Übersicht ausgewählt werden.

Mehr Anhänge (ab Version 2023.2)

In den einzelnen Modulen gibt es unterschiedliche Einrichtungen für Anhänge, sei es ein allgemeiner Anhang oder für einzelne Belege. Im Kapitel E-Mailversand wird bereits die Möglichkeit beschrieben weitere Anhänge für jede einzelne Verwendung ("Wofür" in den Details vom Dialog, also z. B. 330 Bestellungen) zu definieren. In der dazu gehörigen Übersicht kann definiert werden, ob ein Anhang immer versendet werden soll oder nicht. Die Anhänge, die nicht immer versendet werden, können über den Lookup bei "Mehr Anhänge" ausgewählt werden.

Filter

Die Filter werden, wie bereits bei den Vorgaben angesprochen, separat zu den übrigen Einstellungen vorgenommen. Es kann dabei auf die bekannten Filtermöglichkeiten zurückgegriffen werden.

Prüfen

"Prüfen" überprüft einige grundlegende Einstellungen zum E-Mailversand und zur Speicherung. Die Prüfung umfasst dabei nicht eine detaillierte Prüfung der Reportverarbeitung, sondern lediglich eine allgemeine Prüfung, ob z. B. die Kontakt-E-Mail, ein Verzeichnis für die Speicherung oder ein E-Mail-Konto eingerichtet wurden.

Verwendung von Word-Layouts

Vorbereiten der Word Vorlage

Um die benutzerdefinierten Berichtslayouts verwenden zu können, werden die Entwicklertools benötigt. In Word sind die Entwicklertools wie folgt einblendbar: Unter "Datei" → "Optionen" → "Menüband anpassen" setzt man einen Haken bei "Entwicklertools".

Erstellen des Layouts

Rollencenter: Einrichtungsverwaltung → Aktionen → Berichtslayouts → Auswahl des Berichts. Es öffnet sich die Page "Auswahl des Berichtslayouts", in der man nach dem gewünschten Bericht sucht. Bei diesem wird in der Spalte "Ausgewähltes Layout" → "Benutzerdefiniertes Layout" gewählt. Es öffnet sich die Page der benutzerdefinierten Berichtslayouts. Unter "Neu" kann ein neues Layout erstellt werden.
Zu beachten ist dabei, dass man den Haken bei "Word-Layout einfügen" setzt.

In derselben Page kann man unter "Layout" → "Word-XML-Teil exportieren" die Variablen (XML-Steuerelemente) exportieren. Die Datei wird als *.XML Datei (im Standard: Standard.xml) im hinterlegten Downloadverzeichnis des Browsers gespeichert.

Bearbeiten der Word Vorlage

In der bereits vorhandenen Word Vorlage kann unter "Entwicklertools" der "XML - Zuordnungsbereich" eingeblendet werden. Zunächst sind in dieser Übersicht nur die standardisierten XML-Zuordnungskomponenten von Office verfügbar. Im weiteren Schritt werden die zuvor exportierten XML-Steuerelemente über "Neue Komponente hinzufügen..." bereitgestellt. Dazu wird die exportierte XML-Datei aus dem Downloadverzeichnis ausgewählt.
Sie ist dann ebenfalls in dem Dropdown-Menü auswählbar. Zum Übernehmen einer Variable klickt man mit der rechten Maustaste und fügt diese über "Inhaltssteuerelement einfügen" (Rich-Text und Nur-Text) ein. Ist die Bearbeitung der Word Vorlage abgeschlossen, speichert und schließt man das Dokument.

Layout importieren

Rollencenter: Einrichtungsverwaltung → Aktionen → Berichtslayouts → Benutzerdefinierte Berichtslayouts. Über "Layout" → "Layout importieren" wird das zuvor gespeicherte Word Dokument importiert.
Das Layout kann dann in den gängigen Berichtseinrichtungen hinterlegt werden, wie z.B. "Berichtsauswahl Einkauf". Alternativ können die Berichte auch testweise in der Page "Benutzerdefinierte Berichtslayouts" ausgeführt werden ("Prozess" → "Bericht ausführen").

Berichte ohne Ausgaben

Einige Berichte sind ohne eine Ausgabe. Das können zum Beispiel Berichte wie die BBA Monatsabrechnung (Aktion "In die Warteschlange") sein, die Verarbeitungen in der Aufgabenwarteschlange mit Parametern ausführen sollen. Der Bericht wird dabei als Aufgabe angelegt und über die Berichtsanfrageseite (Request Page) werden die benötigten Parameter für die vorgesehene Verarbeitung übergeben.

Ausführung von Berichten über die Aufgabenwarteschlange

Mithilfe der Aufgabenwarteschlange lassen sich Berichte ausführen, die länger dauern, wiederholt oder einmalig im Hintergrund ausgeführt werden sollen. Die gewünschten Berichte lassen sich entweder manuell in der Aufgabenwarteschlange oder mit der Aktion "Plan" in der Request Page als Aufgabe anlegen. Bei der manuellen Anlage wird ein Aufgabenwarteschlangenposten mit der Berichts-ID angelegt. Über die Aktion "Berichtsanfrageseite" können wie gewohnt die Einstellungen in der Request Page des Berichts vorgenommen werden. Die weiteren Einstellungen wie die Startzeit oder die Wiederholungen werden gemäß der Anleitung zur Aufgabenwarteschlange vorgenommen.

Über die Aktion "Plan" in der Request Page eines Berichtes ist die Herangehensweise ähnlich. Zunächst werden die Einstellungen in der Request Page vorgenommen. Anschließend folgen die gewünschten Einstellungen für das Hinzufügen in die Aufgabenwarteschlange. Soll ein Bericht einmalig ausgeführt werden, reicht die Angabe von Startdatum und Startzeit. Sind weitere Wiederholungen geplant, ist eine "Datumsformel für nächste Ausführung" einzutragen. Die Wiederholungen können in dem anschließend erstellten Aufgabenwarteschlangenposten verändert werden. Aufgabenwarteschlangenposten ohne initiale Datumsformel können nicht wiederholt werden.

Nicht alle Berichte, die sich mit "Plan" in die Aufgabenwarteschlange hinzufügen lassen, können auch darüber ausgeführt werden.

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