Allgemein

Automatische Übern. FIBU-BBA

Wenn Sachposten der Finanzbuchhaltung in einem Fibu-Buchungsblatt erfasst und gebucht werden, können diese, sofern sie für die BBA von Bedeutung sind, unmittelbar in die KSt-Istwerte übernommen werden. Diese Einrichtung kann für einzelne Mandanten in der BBA Einrichtung übersteuert werden. 

Autom. Aktual. Bewegungsdaten

Wenn die Automatische Aktualisierung der Bewegungsdaten nicht unmittelbar nach der Änderung in einer Stammtabelle erfolgen soll, kann dies hier ausgeschaltet werden.

Damit Summen der Kostenstellenstruktur einfacher und schneller ermittelt und in der Auskunft angezeigt werden können, sind die Elemente dieser Struktur sowie zugehörige Felder in den Bewegungsdaten enthalten. Diese Felder sind eigentlich Stammdaten. Wenn sie also in den Stammdaten geändert werden, müssen sie auch in den Bewegungsdaten geändert werden. Siehe auch BBA Bewegungsdaten aktualisieren.

Abhängige Tabellen bei Anlage Deb/Kred aus Adressen mitkopieren

Datenaufbereitung für Build

Bei der Integration mit Build werden über das Aktivieren dieses Feldes Zahlungsdateien zur Übernahme in die Kalkulation erstellt.

Autom. mandantenübergr. Belegübertrag

In diesem Feld wird die mandantenübergreifende Belegübertragung aktiviert, um so z.B. Ausgangsrechnungen aus einem Mandanten als Eingangsrechnungen in einen anderen Mandanten zu übernehmen. Siehe auch Einrichtung FIBU Register Belegübertrag. 

Rundungsregel BGL

Für die Rundungsregel BGL wird bestimmt, ob es sich um die deutsche (D) oder österreichische (AT) BGL handelt, oder ob gar nicht gerundet werden soll. Diese Einstellung ist notwendig für die korrekte Berechnung bei der Übernahme von BGL-Daten.

Basismandant für übergreifende Belege Docuware

In diesem Feld wird der Mandant für die Speicherung der Dokumente bei übergreifenden Belegen definiert.

NU-Bescheinigungen Dateipfad

Bescheinigungen auf Niederlassungen verteilen

• Nie
• Nachfragen
• Immer

Vor Datumskomprimierung Schlüssel deaktivieren

Sperrkennzeichen Adresse auf Personenkonten nicht übertragen

• Bei Setzen des Hakens werden die Sperrkennzeichen aus der Adresse nicht mehr in Debitoren, Kreditoren und Lieferanten übertragen.
• Wenn der Haken bei "Sperrkennzeichen Adresse auf Personenkonten nicht übertragen" nicht gesetzt ist, werden die Sperrkennzeichen übertragen.

Bild auswählen

In diesem Feld kann das Firmenlogo hochgeladen werden. 

Prüfungen

Allgemein

KSt global eindeutig

Kostenstellennummern sind zunächst eindeutig pro Mandant. Das bedeutet, eine Kostenstelle kommt in einem Mandanten genau einmal vor. Kostenstellen, die in verschiedenen Mandanten sind, können zusammen bebucht (mandantenübergreifende Buchungen) und ausgewertet werden. Dies kann z.B. sein, wenn Geräte mit ihren Stammkostenstellen in einem separaten Mandanten geführt werden und von den Baustellen der anderen Mandanten genutzt werden.

Auch in diesem Fall können die Kostenstellennummern in jedem Mandanten beliebig sein. Die Mandantennummer ist bei Auswertungen ersichtlich und ermöglicht so die korrekte Auswertung. Wenn aber gewünscht ist, dass eine Nummer nur einmal in allen Mandanten vorkommen soll, kann dies hier festgelegt werden. Dann sind die Kostenstellen "global eindeutig". Über diese Einstellung wird die Eindeutigkeit der Nummer über alle Mandanten der Datenbank geprüft. Diese Einstellung kann jederzeit wieder geändert werden.

Eine Änderung von in Mandanten eindeutigen Nummern zu global eindeutigen Nummern ist nur dann möglich, wenn in den Mandanten keine 2 gleichen Kostenstellennummern vorkommen. Dies wird geprüft. Bei jeder mehrfach vorkommenden Nummer erscheint eine Fehlermeldung.

Wir empfehlen, diese Einrichtung von Beginn an zu aktivieren. Die Einstellung kann jederzeit wieder deaktiviert werden. Allerdings ist eine Aktivierung nur dann möglich, wenn noch keine 2 gleichen Nummern existieren. Dies wird beim Aktivieren geprüft. 

Gerät global eindeutig 

Aus organisatorischen Gründen kann es sein, dass Geräte in verschiedenen Mandanten geführt, Baustellen aller Mandanten mit den Geräten bebucht werden, aber eine Gerätenummer in allen Mandanten nur einmal vorkommen soll. Wenn dies hier festgelegt wird, dann ist die Gerätenummer "global eindeutig" und es wird bei der Anlage von Gerätenummern geprüft, ob die Nummer bereits vorhanden ist. In dem Fall muss die Gerätenummer über alle Mandanten der Datenbank einmalig sein. 

Wenn die Einstellung ist, dass die Nummern global eindeutig sein sollen, kann sie jederzeit so geändert werden, dass dies nicht mehr geprüft wird. Von da ab wird die Prüfung nicht mehr durchgeführt. Wenn jedoch eingestellt ist, dass die Nummern nicht global eindeutig sein sollen, ist eine Änderung auf eindeutig nur dann möglich, wenn in den Mandanten keine 2 gleichen Gerätenummern vorkommen. Dies wird geprüft. Bei jeder mehrfach vorkommenden Nummer erscheint eine Fehlermeldung.

Wir empfehlen, diese Einrichtung zu aktivieren. Die Einstellung kann jederzeit wieder deaktiviert werden. Allerdings ist eine Aktivierung nur dann möglich, wenn noch keine 2 gleichen Nummern existieren. Dies wird beim Aktivieren geprüft. 

Anlage global eindeutig

Wenn Anlagen in mehreren Mandanten geführt werden, dann kann es gewünscht sein, die Anlagennummer über alle Mandanten eindeutig zu halten. Wenn dieses Feld aktiviert ist, dann muss die vergebene Anlagennummer über alle Mandanten der Datenbank einmalig sein. 

Wenn die Einstellung ist, dass die Nummern global eindeutig sein sollen, kann sie jederzeit so geändert werden, dass dies nicht mehr geprüft wird. Von da ab wird die Prüfung nicht mehr durchgeführt. Wenn jedoch eingestellt ist, dass die Nummern nicht global eindeutig sein sollen, ist eine Änderung auf eindeutig nur dann möglich, wenn in den Mandanten keine 2 gleichen Anlagennummern vorkommen. Dies wird geprüft. Bei jeder mehrfach vorkommenden Nummer erscheint eine Fehlermeldung.

Wir empfehlen, diese Einrichtung zu aktivieren. Die Einstellung kann jederzeit wieder deaktiviert werden. Allerdings ist eine Aktivierung nur dann möglich, wenn noch keine 2 gleichen Nummern existieren. Dies wird beim Aktivieren geprüft. 

Deb/Kred Eindeutigkeit prüfen

Debitoren und Kreditoren werden in mehreren Mandanten geführt. Dennoch kann es gewünscht sein, die Nummern über alle Mandanten eindeutig zu halten. Wenn dieses Feld aktiviert ist, dann muss die vergebene Nummer über alle Mandanten der Datenbank einmalig sein. 

Wenn die Einstellung ist, dass die Nummern global eindeutig sein sollen, kann sie jederzeit so geändert werden, dass dies nicht mehr geprüft wird. Von da ab wird die Prüfung nicht mehr durchgeführt. Wenn jedoch eingestellt ist, dass die Nummern nicht global eindeutig sein sollen, ist eine Änderung auf eindeutig nur dann möglich, wenn in den Mandanten keine 2 gleichen Personenkontennummern vorkommen. Dies wird geprüft. Bei jeder mehrfach vorkommenden Nummer erscheint eine Fehlermeldung.

Wir empfehlen, diese Einrichtung zu aktivieren. Die Einstellung kann jederzeit wieder deaktiviert werden. Allerdings ist eine Aktivierung nur dann möglich, wenn noch keine 2 gleichen Nummern existieren. Dies wird beim Aktivieren geprüft. 

Niederlassung global eindeutig

Es kann eingerichtet werden, ob die Niederlassung über alle Mandaten global eindeutig angelegt werden dürfen, also der Code ein Unikat über alle Mandanten der Datenbank darstellt, oder ob eine gleichlautende Codierung zulässig ist. Die in der Einrichtung definierten Baulohn-Mandanten werden bei dieser Prüfung ausgeschlossen, siehe "KSt global eindeutig nicht im Baulohn-Mandanten prüfen". Das kann für den Baulohn notwendig sein, da hier die Niederlassungen die einzelnen Betriebsstätten (nach Betriebsstätten-Verordnung) sind, was nicht unbedingt den Anforderungen der Fibu entspricht. Es kann notwendig sein, mehr Niederlassungen = Betriebsstätten im Baulohn als in der Fibu zu führen.
Wenn mit einem (mehreren) getrennten Baulohn-Mandanten gearbeitet werden soll, sind die Niederlassungen tatsächlich die Firmen (hier dann Firma und Niederlassungen einer Unternehmung auf einer Ebene) im Baulohn-Mandanten. Daher entsprechen diese nicht den Fibu-Niederlassungen.

Berechtigungsprüfung anwenden

Zusätzlich zu den vorgesehenen Benutzer-Zugriffsrechten können Berechtigungen definiert werden, die sich auf bestimmte Dateninhalte beziehen, z.B. dürfen bestimmte Benutzer nur die Kostenstellen von 71.. bis 72.. benutzen. Auf diese Weise wird erreicht, dass Benutzer die Funktion zwar ausführen dürfen, aber nur für den Bereich, der ihnen organisatorisch zugewiesen wird.

Ob diese Berechtigungsprüfung für alle Bereiche angewendet werden soll, kann in der Einrichtung ein- und ausgeschaltet werden. Weitere Informationen zu Berechtigungen, siehe auch die Beschreibung zur Benutzerverwaltung.

Pflichtfelder prüfen

Beim Erfassen und Ändern von Kostenstellen und Kostenarten können Pflichtfelder geprüft werden.

• Als Pflichtfelder können bei der Kostenstelle vorgegeben werden:

Name, Bezeichnung 2, Suchbegriff, Empfangsstelle; Ergebniszuordnung, Niederlassung, Sparte, Typ, Gruppe, Gruppenstufen, Statistikgruppe, Konsolidierungscode; BAB-Zeilendefinition; die 4 Gerätekonditionen; BAL-% neu intern (ungleich 100), BAL-% neu extern (ungleich 100).

• Für Kostenstellen mit Kennzeichnung "Ist Baustelle" können zusätzlich folgende Felder geprüft werden:

Adressnr. der Kostenstelle, Angebotsprojekt, Auftragsprojekt, Auftragseingang, Adressnr. des Auftraggebers, Debitor, Kundennr. beim Auftraggeber; Bauleiter, Bauleitergruppe, Oberbauleiter, Vertragsart, Gewährleistung; Baubeginndatum, Vorauss. Bauendedatum, Buchen mit BAS, Buchen mit Gerät.

• Als Pflichtfelder können bei der Kostenart vorgegeben werden:

Bezeichnung, Bezeichnung 2, Suchbegriff, Standard BAB-Zeile, Standardeinheit, Bedeutung der Kostenart, Ergebnis, Erlös, Kosten, Umlage, Gerätekostenart, Gruppe, Gruppenstufen.

• Folgende Felder der Kostenart können nur geprüft werden, wenn das Feld "Sachkonto" gefüllt ist:

Abgrenzungskostenart, Mit Menge buchen.

KSt global eindeutig nicht im Baulohn-Mandanten prüfen

Auch wenn Kostenstellen global eindeutig sein sollen, gibt es eine Ausnahme, die zugelassen werden kann, sofern dies notwendig ist und mit einem oder mehreren getrennten Baulohnmandanten gearbeitet wird:

Der Baulohn kann in einem (oder mehreren) eigenen Mandanten geführt werden. Im Baulohn-Mandanten entsprechen dann die Niederlassungen jeweils einem Fibu-Mandanten, dazu kann jede Niederlassung einem Fibu-Mandanten zugeordnet werden. Für Hilfs-Kostenstellen (Stammkostenstellen) bedeutet dies, dass sie auch im Baulohn-Mandanten angelegt werden müssen. Baustellen werden in den Berichtsdaten direkt bebucht und dürfen nicht im Baulohn-Mandanten angelegt werden. Durch die Anlage der Hilfs-Kostenstellen (Stammkostenstellen) im Baulohn-Mandanten sind die Kostenstellennummern in 2 Mandanten vorhanden. Um dennoch global eindeutige Kostenstellennummern nutzen zu können, kann der Baulohn-Mandant von der Eindeutigkeitsprüfung ausgenommen werden. Dies erfolgt durch die Zuordnung des Baulohn-Mandanten.

Sollte es mehrere Baulohn-Mandanten geben, dann kann auch ein Mandantenfilter eingetragen werden. 

Kostenstellen im aktuellen Mandanten

Nach Aktivieren der Einstellung werden allen Benutzern in den Übersichten der Kostenstellen zunächst nur die Kostenstellen des aktuellen Mandanten angezeigt. Auch das Suchen von Kostenstellen nach Eingabe einer Nummer oder eines Teils der Nummer wird hierdurch beeinflusst. Wenn z.B. im Buchungsblatt der Baubetriebsabrechnung eine Kostenstellennummer oder ein Suchbegriff eingegeben wird, dann wird die Kostenstellen nur im aktuellen Mandanten gesucht.

Diese Einrichtung gilt für alle Mandanten.

Kostenstellen nur gültige anzeigen

Über eine Auswahl kann festgelegt werden, ob ungültige Kostenstellen in Übersichten ausgeblendet oder rot markiert werden. Auch eine datumabhängige Kombination ist möglich, hier werden ungültige Kostenstellen des Vormonats rot markiert gezeigt und im Folgemonat ausgeblendet. 

• Blank: Es werden auch ungültige Kostenstellen angezeigt
• Nicht gültige ausblenden: Es werden nur gültige Kostenstellen angezeigt 

• Nicht gültige rot: Es werden gültige und ungültige Kostenstellen angezeigt, die ungültigen Kostenstellen werden rot markiert
• Bis Datum filtern Vormonat und rot: Es werden gültige und ungültige Kostenstellen angezeigt, die Kostenstellen, die im Vormonat ungültig wurden, werden rot markiert. Kostenstellen, die schon länger ungültig sind, werden nicht mehr angezeigt. 

Geräte nur gültige anzeigen

• Blank: Es werden auch ungültige Geräte angezeigt
• Nicht gültige ausblenden: Es werden nur gültige Geräte angezeigt

• Nicht gültige rot: Es werden gültige und ungültige Geräte angezeigt, die ungültigen Geräte werden rot markiert
• Bis Datum filtern Vormonat und rot: Es werden gültige und ungültige Geräte angezeigt, die Geräte, die im Vormonat ungültig wurden, werden rot markiert. Geräte, die schon länger ungültig sind, werden nicht mehr angezeigt. 

Persönlich nicht editierbar

Die Auswahl Persönlich nicht editierbar wird nicht mehr unterstützt und in einer der nächsten Versionen als Feld entfernt. 

Finanzbuchhaltung

BAS prüfen

Wird hier BAS prüfen = ja eingerichtet, erfolgt die Prüfung der Gültigkeit des eingegebenen BAS zur Kostenstelle bereits in der Finanzbuchhaltung in allen Modulen. Gleichzeitig wird geprüft, ob der BAS als solches gültig oder für den Zeitraum zugelassen ist. Wird hier kein Haken gesetzt, erfolgen die entsprechenden Prüfungen erst in der BBA.

Die Prüfung auf BAS erfolgt grundsätzlich nur für die Belegarten "Rechnung", "Gutschrift" und Storno ("Blank"). Bei Verwendung der Belegart "Zahlung" wird nicht geprüft.

KTr prüfen

Wenn das Feld  aktiviert ist, wird bei der Buchungserfassung der Inhalt des Feldes geprüft. 

Niederlassung prüfen

Wenn dieses Feld aktiviert ist, dann wird die Niederlassung aus der Kostenstelle übernommen.

Gerät prüfen

Über die Auswahl in diesem Feld wird die Prüfung der Geräteeingabe im Rahmen der Buchungserfassung geprüft:

• Nein
• aktueller Mandant
• alle Mandanten

Rechnungseingänge für aktuellen Benutzer

Wenn dieses Feld aktiviert wird, dann werden für alle Benutzer im Rechnungseingangsbuch zunächst nur die Sätze des aktuellen Benutzers angezeigt.

Rechnungsausgänge für aktuellen Benutzer

Wenn dieses Feld aktiviert wird, dann werden für alle Benutzer im Rechnungsausgangsbuch zunächst nur die Sätze des aktuellen Benutzers angezeigt.

Lfd. Nummern

In den Feldern kann die Nummernserie für Adressen, Partner und Hauptaufträgen zugewiesen werden. Siehe auch FIBU Nummernserien. 

Zusätzlich werden hier die letzten verwendeten Nummern aus unterschiedlichen Bereichen angezeigt. 

Werkzeuge

Tabellenkalkulation

Zuweisung des Pfades zur Tabellenkalkulationsanwendung.

Textverarbeitung

Zuweisung des Pfades zur Textverarbeitungsanwendung.

Verzeichnis für Download vom Server

Angabe des Verzeichnisses für Downloads vom Server.

Videokonferenz

Angabe des Verzeichnisses für die Videokonferenz-Anwendung.

Fax-Software

Auswahl des Faxdruckers. 

E-Mail-Software

Im Feld E-Mail-Software wird der Druckertreiber für den gotomaxx PDFMailer eingerichtet. Der installierte Druckertreiber ist beim Datensatz PDFMAILER im Feld "Drucker-ID" (Aufruf über den Lookup des Feldes – „Aus vollständiger Liste auswählen“) zu hinterlegen.

LAUNCH UTILITY

Wartezeit in Sekunden, oder fester Zeitpunkt

Festlegung der Abfragezyklen für die Zeitsteuerung der Aufgabenwarteschlange, siehe auch Aufgabenwarteschlange

Adressbeurteilung

Zuweisung der Nummernserie für die globale Adressbeurteilungsnummer, siehe auch FIBU Nummernserien. Für eine detaillierte Beschreibung zur Adressbeurteilung, siehe Adressbeurteilung. 

Installation

In diesem Bereich werden die Installationsverzeichnisse hinterlegt. 

Data Exchange

Hinterlegung den Datenbanknamens und des Queuenamens für den Datenaustausch.

NevIS Integration

Hier wird die NevIS Integration aktiviert. 

Systemindikator

Um auf allen Seiten einen Indikator für das Unternehmen bzw. den Mandanten zu hinterlegen, kann hier ein benutzerdefinierter Text für das Unternehmen eingegeben und eine farbige Markierung gewählt werden. Dieses kann über die Firmendaten für einzelne Mandanten übersteuert werden. Der Indikator kann helfen, verschiedene Mandanten sowie Echt- von Testumgebungen zu unterscheiden. Siehe auch FIBU Firmendaten. 

Ab Version 2024.1 wird der Text im Browserregister hinter dem Namen der Seite angezeigt. Die ersten sechs Zeichen des Texts und die Farbe werden in der Übersichtsleiste zum Mandantenwechsel dargestellt.