Allgemein

In diesem Dokument sind nur die für die BBA relevanten Felder der Einrichtung beschrieben. Für die Administration der zentralen Einstellungen sind spezielle Benutzerrechte notwendig!

Aufruf: Verwaltung -> Einrichtung, hier zunächst Bereich Allgemein und Prüfungen. Die Beschreibung bezieht sich nur auf Steuerungen mit Relevanz für die BBA.

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- Benutzer-Einrichtung

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Automatische Übernahme FIBU-BBA

Wenn Sachposten der Finanzbuchhaltung in einem Fibu-Buchungsblatt erfasst und gebucht werden, können diese, sofern sie für die BBA von Bedeutung sind, unmittelbar in die KSt-Istwerte übernommen werden. Diese Einrichtung kann für einzelne Mandanten in der BBA Einrichtung übersteuert werden.

Automatische Aktualisierung Bewegungsdaten

Wenn die Automatische Aktualisierung der Bewegungsdaten nicht unmittelbar nach der Änderung in einer Stammtabelle erfolgen soll, kann dies hier ausgeschaltet werden.

Damit Summen der Kostenstellenstruktur einfacher und schneller ermittelt und in der Auskunft angezeigt werden können, sind die Elemente dieser Struktur sowie zugehörige Felder in den Bewegungsdaten enthalten. Diese Felder sind eigentlich Stammdaten. Wenn sie also in den Stammdaten geändert werden, müssen sie auch in den Bewegungsdaten geändert werden. Siehe auch BBA Bewegungsdaten aktualisieren.

Rundungsregel BGL

Für die Rundungsregel BGL wird bestimmt, ob es sich um die deutsche (D) oder österreichische (AT) BGL handelt, oder ob gar nicht gerundet werden soll. Diese Einstellung ist notwendig für die korrekte Berechnung bei der Übernahme von BGL-Daten.

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KSt global eindeutig

Kostenstellennummern sind zunächst eindeutig pro Mandant. Das bedeutet, eine Kostenstelle kommt in einem Mandanten genau einmal vor. Kostenstellen, die in verschiedenen Mandanten sind, können zusammen bebucht (mandantenübergreifende Buchungen) und ausgewertet werden. Dies kann z.B. sein, wenn Geräte mit ihren Stammkostenstellen in einem separaten Mandanten geführt werden und von den Baustellen der anderen Mandanten genutzt werden.

Auch in diesem Fall können die Kostenstellennummern in jedem Mandanten beliebig sein. Die Mandantennummer ist bei Auswertungen ersichtlich und ermöglicht so die korrekte Auswertung. Wenn aber gewünscht ist, dass eine Nummer nur einmal in allen Mandanten vorkommen soll, kann dies hier festgelegt werden. Dann sind die Kostenstellen "global eindeutig". Über diese Einstellung wird die Eindeutigkeit der Nummer über alle Mandanten der Datenbank geprüft. Diese Einstellung kann jederzeit wieder geändert werden.

Eine Änderung von Mandanten eindeutigen Nummern zu global eindeutigen Nummern ist nur dann möglich, wenn in den Mandanten keine 2 gleichen Kostenstellennummern vorkommen. Dies wird geprüft. Bei jeder mehrfach vorkommenden Nummer erscheint eine Fehlermeldung.

Wir empfehlen, diese Einrichtung von Beginn an zu aktivieren. Die Einstellung kann jederzeit wieder deaktiviert werden. Allerdings ist eine Aktivierung nur dann möglich, wenn noch kein 2 gleichen Nummern existieren. Dies wird beim Aktivieren geprüft.

Gerät global eindeutig

Aus organisatorischen Gründen kann es sein, dass Geräte in verschiedenen Mandanten geführt, Baustellen aller Mandanten mit den Geräten bebucht werden, aber eine Gerätenummer in allen Mandanten nur einmal vorkommen soll. Wenn dies hier festgelegt wird, dann ist die Gerätenummer "global eindeutig" und es wird bei der Anlage von Gerätenummern geprüft, ob die Nummer bereits vorhanden ist. In dem Fall muss die Geräte Nummer über alle Mandanten der Datenbank einmalig sein.

Wenn die Einstellung ist, dass die Nummern global eindeutig sein sollen, kann sie jederzeit so geändert werden, dass dies nicht mehr geprüft wird. Von da ab wird die Prüfung nicht mehr durchgeführt. Wenn jedoch eingestellt ist, dass die Nummern nicht global eindeutig sein sollen, ist eine Änderung auf eindeutig nur dann möglich, wenn in den Mandanten keine 2 gleichen Gerätenummern vorkommen. Dies wird geprüft. Bei jeder mehrfach vorkommenden Nummer erscheint eine Fehlermeldung.

Wir empfehlen, diese Einrichtung zu aktivieren. Die Einstellung kann jederzeit wieder deaktiviert werden. Allerdings ist eine Aktivierung nur dann möglich, wenn noch kein 2 gleichen Nummern existieren. Dies wird beim Aktivieren geprüft.

Niederlassung global eindeutig

Es kann eingerichtet werden, ob die Niederlassung über alle Mandaten global eindeutig angelegt werden dürfen, also der Code ein Unikat über alle Mandanten der Datenbank darstellt, oder ob eine gleichlautende Codierung zulässig ist. Die in der Einrichtung definierten Baulohn-Mandanten werden bei dieser Prüfung ausgeschlossen, siehe "KSt global eindeutig nicht im Baulohn-Mandanten prüfen".

Berechtigungsprüfung anwenden

Zusätzlich zu den vorgesehenen Benutzer-Zugriffsrechten können Berechtigungen definiert werden, die sich auf bestimmte Dateninhalte beziehen, z.B. dürfen bestimmte Benutzer nur die Kostenstellen von 71.. bis 72.. benutzen. Auf diese Weise wird erreicht, dass Benutzer die Funktion zwar ausführen dürfen, aber nur für den Bereich, der ihnen organisatorisch zugewiesen wird.

Ob diese Berechtigungsprüfung für alle Bereiche angewendet werden soll, kann in der Einrichtung ein- und ausgeschaltet werden. Weitere Informationen zu Berechtigungen, siehe auch die Beschreibung zur Benutzerverwaltung.

Pflichtfelder prüfen

Beim Erfassen und Ändern von Kostenstellen und Kostenarten können Pflichtfelder geprüft werden.

Als Pflichtfelder können bei der Kostenstelle vorgegeben werden:

Name, Bezeichnung 2, Suchbegriff, Empfangsstelle; Ergebniszuordnung, Niederlassung, Sparte, Typ, Gruppe, Gruppenstufen, Statistikgruppe, Konsolidierungscode; BAB-Zeilendefinition; die 4 Gerätekonditionen; BAL-% neu intern (ungleich 100), BAL-% neu extern (ungleich 100).

Für Kostenstellen mit Kennzeichnung "Ist Baustelle" können zusätzlich folgende Felder geprüft werden:

Adressnr. der Kostenstelle, Angebotsprojekt, Auftragsprojekt, Auftragseingang, Adressnr. des Auftraggebers, Debitor, Kundennr. beim Auftraggeber; Bauleiter, Bauleitergruppe, Oberbauleiter, Vertragsart, Gewährleistung; Baubeginndatum, Vorauss. Bauendedatum, Buchen mit BAS, Buchen mit Gerät

Als Pflichtfelder können bei der Kostenart vorgegeben werden:

Bezeichnung, Bezeichnung 2, Suchbegriff, Standard BAB-Zeile, Standardeinheit, Bedeutung der Kostenart, Ergebnis, Erlös, Kosten, Umlage, Gerätekostenart, Gruppe, Gruppenstufen.

Folgende Felder der Kostenart können nur geprüft werden, wenn das Feld "Sachkonto" gefüllt ist:

Abgrenzungskostenart, Mit Menge buchen.

KSt global eindeutig nicht im Baulohn-Mandanten prüfen

Auch wenn Kostenstellen global eindeutig sein sollen, gibt es eine Ausnahme, die zugelassen werden soll:

Der Baulohn kann in einem eigenen Mandanten geführt werden. Im Baulohn-Mandanten entsprechen dann die Niederlassungen jeweils einem Fibu-Mandanten. Für Hilfs-Kostenstellen bedeutet dies, dass sie auch im BaulohnMandanten angelegt werden müssen. Baustellen werden in den Berichtsdaten direkt bebucht und müssen daher nicht im Baulohn angelegt sein. Durch die Anlage der Hilfs-Kostenstellen im Baulohn-Mandanten sind die Kostenstellennummern in 2 Mandanten vorhanden. Um dennoch global eindeutige Kostenstellennummern nutzen zu können, dann der Baulohn-Mandant von der Eindeutigkeitsprüfung ausgenommen werden. Dies erfolgt durch die Zuordnung des Baulohn-Mandanten.

Sollte es mehrere Baulohn-Mandanten geben, dann kann auch ein Mandantenfilter eingetragen werden.

Kostenstellen im aktuellen Mandanten

Nach Aktivieren der Einstellung werden allen Benutzern in den Übersichten der Kostenstellen zunächst nur die Kostenstellen des aktuellen Mandanten angezeigt. Auch das Suchen von Kostenstellen nach Eingabe einer Nummer oder eines Teils der Nummer wird hierdurch beeinflusst. Wenn z.B. im Buchungsblatt der Baubetriebsabrechnung eine Kostenstellennummer oder ein Suchbegriff eingegeben wird, dann wird die Kostenstellen nur im aktuellen Mandanten gesucht.

Diese Einrichtung gilt für alle Mandanten.

Kostenstellen nur gültige anzeigen

Über eine Auswahl kann festgelegt werden, ob ungültige Kostenstellen in Übersichten rot markiert werden. Auch eine Datumabhängige Kombination ist möglich, hier werden ungültige Kostenstellen des Vormonats rot markiert gezeigt und im Folgemonat ausgeblendet.

Persönlich nicht editierbar

Die Auswahl Persönlich nicht editierbar wird nicht mehr unterstützt und in einer der nächsten Versionen als Feld entfernt.

Benutzer-Einrichtung

Ein Teil der vorgenannten Prüfungen können über "Benutzer-Einrichtung" auch benutzerspezifisch angepasst werden. So ist es für die meisten Benutzer sinnvoll zunächst nur die Kostenstellen des aktuellen Mandanten angezeigt zu bekommen, der Benutzer, der die mandantenübergreifenden Buchungen vornimmt, benötigt aber die Kostenstellen aller Mandanten in den Übersichten.

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