Um eine EDV-Anwendung für einen reibungslosen Ablauf und die gewünschten Ergebnisse einzurichten, sind einige Vorbereitungen notwendig: Es kann nicht gebucht werden ohne Kostenarten. Wenn keine Kostenstellen angelegt sind, kann die Baubetriebsabrechnung keine Ergebnisse liefern. Die einzelnen Bereiche, in denen Vorbereitungen notwendig sind, hängen zudem in vielfältiger Weise zusammen.

• BBA Kostenstellen
• BBA Kostenarten
• BBA Variante
• BBA Kostenträger
• BBA Kontierungshilfen
• BBA Kontierungshilfen Mandant
• BBA Einrichtungen

Nachfolgend werden die wichtigsten Stammdaten beschrieben.

Einrichtung Verwaltung

Vor Anlage der BBA spezifischen Stammdaten sind grundsätzliche Einrichtungen für die Verwaltung erforderlich.
Details hierzu sind in BBA Stammdaten Einrichtung zusammengestellt.

Einige dieser Unternehmenseinstellungen können für einzelne Mandanten übersteuert werden. 

Zur Bearbeitung der allgemeinen Einstellungen sind spezielle Benutzerrechte notwendig.

Einrichtung BBA

Zusätzlich gibt es zentrale BBA spezifische Einstellungen, die für den jeweiligen BBA Mandanten festgelegt werden. Die Felder sind in BBA Einrichtung beschrieben. 

Benutzer

Die Berechtigungen der Benutzer in der Baubetriebsabrechnung ist ein weiterer zentraler Punkt. Informationen zu der Benutzerverwaltung und BBA spezifischen Einstellungen sind in Berechtigungen BBA beschrieben.

Kostenstellen

Die zentrale Verwaltung der BBA Stammdaten sind die Kostenstellen.

Die allgemeinen, der Kostenstelle übergeordneten Begriffe, welche die Kostenstellenstruktur bilden, sollten zu Beginn der Arbeit geplant und angelegt werden.

Beispiele:

• Ergebniszuordnungen (zwei dürften ausreichen): Betriebsergebnis und Überleitung zum Neutralen Ergebnis,
• Niederlassungen, die sich aus der Unternehmensorganisation ergeben,
• Sparten, welche die Art der Unternehmensleistungen widerspiegeln,
• Typen, die betriebswirtschaftliche Begriffe sein können und
• Bauleiter, die sich aus der Personalorganisation ergeben.

Für Nicht-Baustellen sollten ebenfalls Niederlassungen, Sparten und Typen erstellt werden, damit sie auch gegliedert ausgewertet werden können. Weitere Gruppen können zu einem späteren Zeitpunkt entworfen werden.

Von Fall zu Fall entschieden werden kann die Zusammenfassung von Kostenstellen zu Kontrakten und die Kombination mehrerer Kriterien in Varianten (nachfolgend V* gekennzeichnet). 

Gemeinsam mit den Elementen der Kostenstellenstruktur werden die Festlegungen bei der Kostenstelle

• Ist Baustelle
• Bauendedatum

dazu benutzt, um Auswertungen schneller verfügbar zu machen.

Diese Kernelemente der Struktur, also

• Ergebniszuordnung,
• Niederlassung,
• Sparte,
• Typ,
• Bauleiter,

sowie die zugehörigen Daten

• "Ist Baustelle" und
• Bauendedatum

sollten nicht ständig geändert werden, um eine performante Bearbeitung der Bewegungsdaten zu ermöglichen. 

Eine ausführliche Beschreibung der Felder in den Kostenstellen ist in BBA Kostenstellen hinterlegt.

Variante

Eine Variante bestimmt aus dem Pool der Kostenstellen eine Teilmenge. Wenn eine Verarbeitung für eine Variante ausgeführt wird, wird sie für die in ihr enthaltenen Kostenstellen ausgeführt.

Die Erstellung von Varianten ist ein zusätzliches Hilfsmittel, das die Standardbegriffe der Kostenstellenstruktur ergänzt. Mit Hilfe von Varianten können Kostenstellen ausgewertet werden, wobei die Einteilungen z.B. nach Niederlassung oder Sparte ebenfalls benutzt werden können. Sie werden als Zusammenzählungen, also in von..bis-Bereichen aufgeführt.

Die Seite BBA Variante beschreibt die Details. 

Kostenarten

Die Kostenartenstruktur sollte gleich zu Beginn der Arbeit entworfen werden, damit wäre vorgesorgt, dass später nicht viele Änderungen notwendig werden. Die Kostenartenstruktur wird in den Bewegungsdaten unmittelbar benutzt. Jede Änderung der Struktur hat eine Auswirkung auf die vorhandenen Belege, und das können viele sein. Wenn die Struktur nachträglich geändert wird, ist die Aktualisierung der vorhandenen Bewegungsdaten eine wichtige Aufgabe.

Kostenarten werden zunächst durch ihre Nummer identifiziert. Um sie zusammenfassen zu können, werden Begriffe benötigt, die allgemeiner sind und dann für eine Gruppe von Kostenarten zutreffen.

Eine Standard-BAB-Zeile fasst Kostenarten zusammen. Die BAB-Zeilen selbst werden wiederum zu Summenzeilen zusammengefasst.
Auswertungen nur nach Kostenarten sind möglich, aussagefähiger sind jedoch Auswertungen, die Kostenarten und BAB-Zeilen oder nur BAB-Zeilen drucken oder anzeigen. Die Standard-BAB-Zeilen müssen also zuerst den unternehmensspezifischen Auswertungsstrukturen entsprechend aufgebaut werden.

Zu jeder Kostenart muss eine BAB-Zeile angegeben werden, in welcher ihre Werte einfließen. 

Neben den Standard-BAB-Zeilen sind die Bedeutungen von Kostenarten zu entwerfen. Sie gewährleisten, dass Ergebnisse verschiedener Mandanten verglichen werden können. Sie bieten eine einfache Möglichkeit, Kostenarten zusammenzufassen. Sie sollten, ebenso wie die Standard-BAB-Zeilen, unbedingt vor der Anlage der Kostenarten entworfen und angelegt werden. So wird gewährleistet, dass eine Auswertung der Ergebnisse auf den drei Ebenen Kostenarten-Total, BAB-Zeilen-Total und Total der Bedeutungen den gleichen Saldo ergeben um die Auswertungsvollständigkeit für die drei Zuordnungskriterien sicher zu stellen. 

Aus der Übersicht der Kostenarten kann über die Aktion Vorbereiten - Erstellen aus Sachkonten aus den bestehenden Sachkonten die GuV Konten gefiltert und diese im Anschluss als Kostenarten in den Kostenartenplan übernommen werden. Auf diesem Wege wird zu jedem GuV Sachkonto eine Kostenart erstellt und durch weitere, nur in der BBA benötigte, ergänzt werden. 

Mehrere Kostenarten können einem gleichen Sachkonto zugeordnet werden, nicht umgekehrt. Dadurch, dass die Kostenart das Sachkonto ermittelt, kann in der Finanzbuchhaltung die Sachkonten bebucht und in der Kostenrechnung die Kostenarten differenziert ausgewertet werden. 

Für mehr Informationen zu den Feldern der Kostenarten siehe BBA Kostenarten. 

Kostenträger

Der typische Kostenträgercharakter im Baugewerbe wird dadurch gekennzeichnet, dass er als Kostenstelle mit Kennung "Ist Baustelle" definiert wird. In einigen Bereichen des Baunebengewerbes und für produzierende Unternehmen sind neben den Kostenstellen aber auch Kostenträger relevant. Der Aufbau der Stammdaten ist in BBA Kostenträger beschrieben.