Allgemein

Die Entscheidung, nach welchem Kontenplan Kostenarten angelegt werden, dürfte sich aus der bestehenden Buchhaltung ergeben. Als Leitlinie steht der Baukontenrahmen zur Verfügung. Die Zuordnung von Kostenarten zu übergeordneten Begriffen, z.B. Standard-BAB-Zeilen, ergibt die Kostenartenstruktur. Diese sollte unbedingt als Erstes entworfen werden. Mit den Hilfsmitteln, die dadurch zur Verfügung stehen, können dann beliebige BAB erstellt werden. Wenn es üblich ist, in den Plan der Kostenarten Gliederungskonten einzufügen, die nicht bebucht werden, aber die Übersicht verbessern, sollten die Erläuterungen zu Nummern berücksichtigt werden. Allgemein kann gesagt werden, dass solche Konten die gleiche Anzahl Ziffern wie die anderen Konten enthalten sollen. 600000 wäre dann ein Gliederungskonto zu 600001 und folgende.

Kostenarten und Sachkonten können also so beschrieben werden: GuV-Sachkonten müssen als Kostenarten vorhanden sein. Zusätzlich können die Kostenarten detaillierter sein als die Sachkonten. Kostenarten für innerbetriebliche Buchungen können nach Bedarf erstellt werden. Für automatische Berechnungen sind besondere Kostenarten erforderlich. Damit bei einzelnen, aber gleichartigen Buchungen nicht stets die gleichen Kostenarten eingegeben werden müssen, können Kostenarten zu Kontierungshilfen zusammengefasst werden. Diese sollten parallel zur Anlage des Kostenartenplans erstellt werden.

In der Kostenarten-Karte sind die Aktionen im Sinne eines Workflows gruppiert, mit den Schritten Auswählen, Vorbereiten, Auswerten und Nachbereiten. 

Kostenarten Karte

Auswählen

Im Bereich Auswählen sind die Stammdatenfelder in die Register Allgemein und  Gültigkeit aufgeteilt. 

Einige der nachfolgend beschriebenen Felder werden direkt in die Teilbuchungen für die BBA geschrieben und somit besonders performant für Auswertungen, siehe BBA Bewegungsdaten aktualisieren. 

Register Allgemein

Kostenart 

Kostenarten sind die Konten, mit denen Belege versehen werden. Die Mindest-Kontierung für die BBA ist Kostenart und Kostenstelle. Ohne Eingabe dieser Werte können keine Ist-Werte gebucht werden. Unter dem Begriff "Kostenart" werden sowohl Erlös- als auch Kostenkonten verstanden. Kostenarten werden auch als "Kar" abgekürzt.

Bezeichnung 

Die Bezeichnung entspricht dem Titel der Kostenart und beschreibt zusammen mit Bezeichnung 2 die Kostenart.

Suchbegriff 

Der Suchbegriff enthält den Matchcode, der aus dem ersten Eintrag der Bezeichnung vorgeschlagen wird.

Sachkonto 

Wenn die Kostenart einem Sachkonto der Finanzbuchhaltung entspricht, sollte das Sachkonto hier vermerkt werden. In der Regel dürfte dies die gleiche Kontennummer sein.

Konzernkostenart

Wenn im Rahmen einer Konzernauswertung ausgewertet werden soll, dann ist hier die relevante Konzernkostenart zu hinterlegen. Voraussetzung hierfür ist, dass das Feld Konzernkontenplanmandant in der Fibu-Einrichtung gefüllt ist, siehe Einrichtung FIBU Allgemein. 

Standard BAB-Zeile 

Jede Kostenart muss einer Standard BAB-Zeile zugeordnet werden. Wenn keine Zuordnung getroffen wurde, kann mit der Kostenart nicht gebucht werden. Kostenart und BAB-Zeile sind die beiden grundlegenden Begriffe, nach denen die Ergebnisse ausgewertet und angezeigt werden. Die Zuordnung der Kostenart zu einer Standard-BAB-Zeile sollte nur in dringenden Ausnahmen geändert werden. Eine BAB-Summenzeile kann nicht als Standard-BAB-Zeile der Kostenart eingetragen werden. Für weitergehende Informationen zum Einrichten von Standard BAB-Zeilen siehe BBA Standard BAB-Zeile. 

Standardeinheit 

Kostenarten, deren Belege mit Menge gebucht werden, sollten hier die übliche Mengeneinheit vermerkt haben, bei Lohnkostenarten z.B. STD. Bei der Erfassung von Buchungszeilen wird die Standardeinheit vorgeschlagen. Diese Mengeneinheit wird in Druckauswertungen benutzt, wenn dort keine andere Definition getroffen werden kann. Wenn für die Kostenart Mengen ausgewiesen werden sollen, muss das im Register "Steuerung" bei Menge drucken eingetragen werden.

Bedeutung der Kostenart 

Die Bedeutung dient ebenso wie die Standard BAB-Zeile dazu, Gruppen von Kostenarten zusammenzufassen. Die Bedeutungen können noch allgemeinere Oberbegriffe als die Standard-BAB-Zeilen sein. Da sie einmal für alle Mandanten angelegt werden, ermöglichen sie außerdem den Vergleich der Ergebnisse von Mandanten. Jede Kostenart muss einer Bedeutung zugeordnet werden, ansonsten kann sie nicht bebucht werden. Bei der Auskunft und beim BAB können Kostenarten nach ihrer Bedeutung zusammengestellt werden. Es ist also besonders wichtig, die Bedeutung von Beginn an für die Einteilung von Kostenarten zu benutzen. Informationen zum Einrichten der Bedeutung von Kostenarten sind in Stammdaten Bedeutung der Kostenart zu finden.

Ergebnis 

Um die "Buchungsrichtung" zu charakterisieren, gilt es hier, die Kostenarten als Kosten-Kostenarten oder als Leistungs-Kostenarten zu kennzeichnen. Die Steuerungsmöglichkeit "blank" ist dann sinnvoll, wenn z. B. interne Verrechnungskostenarten für die Be- und Entlastungsbuchung nicht differenziert mit einer eigenen Entlastungs- und Belastungskostenart extra eingerichtet werden sollen.

Die grundlegende Einteilung ist also die nach Kosten und Leistung. Kosten und Leistung ergeben zusammen das Ergebnis.

Erlös 

Erlös-Kostenarten sollten unterschieden werden nach:

• Erlös      
• Leistungsabgrenzung      
• Innerbetrieblich      
• Anforderung

Erlös und Leistungsabgrenzung werden in der Regel als "Leistung" zusammengerechnet.

Innerbetriebliche Erlöse fallen nicht für Baustellen, sondern z.B. für Gerätekostenstellen an. Anforderungen sind noch keine gebuchten Erlöse. Sie sind in der Regel nicht in der Leistung enthalten, können dies aber sein, wenn es notwendig ist. Nur dann sollten Anforderungs-Kostenarten bei Ergebnis als "Leistung" gekennzeichnet werden.

Kosten 

Die Vielfalt der Kostenarten, die Kosten enthalten, sollte etwas näher beschrieben werden. Die grundlegenden Einteilungen sind die klassischen Kostenarten:

• Gerätekosten      
• Materialkosten    
• Lohnkosten    
• Subunternehmerleistungen
• Kostenabgrenzung
• Sonstiges

Subunternehmerleistungen stellen den Sonderfall dar, da sie einerseits Kosten sind, andererseits als Baufortschritt, also als Leistung der Baustelle, anzusehen sind. Wenn die Leistung aber ohnehin als Erlös plus Leistungsabgrenzung angesehen wird, sind die Subunternehmerleistungen in der Leistungsmeldung zur Baustelle enthalten. Wenn also "Leistung fremd" ausgewiesen werden soll, sind dies die Subunternehmer-Kostenarten.

Diejenigen Kostenarten, die ausschließlich für Kostenabgrenzungen benutzt werden, sollten hier gekennzeichnet werden. Die Verarbeitung dazu ergibt sich jedoch erst später bei der entsprechenden Definition innerhalb der BBA. Belastungs-Kostenarten, die sonst benötigt werden, etwa für Fremdkosten oder Umlageberechnungen, sollten als "Sonstiges" eingestuft werden.

Umlage 

Die Umlageberechnungen sind in zwei große Bereiche eingeteilt:    

• Zuschläge      
• Umlagen

Zuschläge werden auf Einzelkosten gerechnet, um die Gemeinkosten anzusetzen. Umlagen sind Verteilungen oder Bereinigungen von Hilfskostenstellen, so dass ihr Ergebnis auf die Hauptkostenstellen gebucht wird. Die tatsächliche Verarbeitung, für die Umlagen-Kostenarten benötigt werden, wird später bei den Umlagedefinitionen festgelegt. Siehe auch BBA Umlagen.

Gerätekostenart 

Für Statistiken von Geräten ist es erforderlich, die Bedeutung der Kostenarten zu kennen, mit denen Geräte gebucht werden. Auswertungen innerhalb der BBA werden für Geräte-Stammkostenstellen ausgeführt, also nicht für die einzelnen Geräte. Buchungen dieser Stammkostenstellen können als Geräte-Statistik ausgewertet werden. Für den Vergleich der gebuchten Abschreibungen und der AuV, die als interne Erlöse gebucht wurden, sind die Unterscheidungen nötig nach:

• AuV-Erlös intern    
• Reparatur-Erlös intern
• Ladekosten intern
• Sonstiges intern
• AfA      
• Verzinsung
• Reparaturkosten
• Versicherung
• Steuern
• Schaden

Für den Vergleich der tatsächlichen Reparaturaufwände mit den Reparaturanteilen, die als interne Erlöse gebucht wurden, sind die Unterscheidungen nötig nach:  

• Reparatur-Erlös intern      
• Reparaturkosten

Weitere Merkmale können z.B. Versicherung, Steuer, Schaden sein.

Fix 

Wenn die Unterteilung in fixe und variable Kostenarten benutzt wird, kommt es in der Praxis vor, dass eine Kostenart für eine Kostenstelle fix und für eine andere variabel ist. Eine solche Kennzeichnung nach Kostenstellen kann hier nicht vorgenommen werden. Die einzelne Kostenart kann als "teilfix" eingeordnet werden. In der Beschreibung zu Kostenstellen-Verteilungen ist ein Beispiel für Umlagen beschrieben, mit dem fixe Kostenanteile auf andere Kostenarten umgebucht werden können. Siehe auch BBA Umlagen. 

Kalkulationstyp 

Für die Verwendung als Kostenartengruppe in der Kalkulation ist die Kostenart dem Typ Lohn, Geräte, Material oder Sonstiges zuzuweisen. 

Gruppe 

Bei Kostenarten sollten die Gruppen so gewählt werden, dass diese Unterscheidung beim Kopieren der Kostenarten in eine Zeilendefinition berücksichtigt werden kann. Für Kostenarten, die nur für bestimmte Zwecke benötigt werden, sollten Gruppen angelegt werden, so dass z.B. alle Kostenarten außer einer besonderen Gruppe in eine Zeilendefinition übernommen werden können. Gruppen werden einmal für alle Mandanten erfasst. Dies ist eine Möglichkeit, Daten verschiedener Mandanten zu vergleichen, z.B. die Artikel in mehreren Mandanten, die jeweils die gleiche Gruppe haben.

Zu den Gruppenstufen: vgl. Kostenstellenstamm, siehe BBA Kostenstellen.

Zusammenzählungsart, Zusammenzählung 

Zunächst sollen die Kostenarten angelegt werden. Für sie gilt die Zusammenzählungsart "Kostenart".

In den Plan der Kostenarten können auch Summenkostenarten eingefügt werden. Bei diesen wird aufgezählt, welche einzelnen Kostenarten sie enthalten. Es gibt zwei Typen von Summenkostenarten:

• Kostenartengruppen werden in kalkulatorischen Anwendungen benutzt. Bei der Kalkulation von Bauvorhaben ist die Detaillierung geringer als bei der Buchung von Ist-Daten. Deshalb werden hier die Kostenartengruppen so definiert, dass sie Kostenarten enthalten. Wenn in den Plan der Kostenarten bereits Summen eingefügt werden sollen, können Summenkostenarten definiert werden. Dies ist jedoch nicht unbedingt erforderlich, da die jede Kostenart ohnehin in eine Standard-BAB-Zeile einfließt.
• Kostenartengruppen oder Summenkostenarten dürfen selbst keine Kostenartengruppen oder Summenkostenarten enthalten. Die Aufzählung muss deshalb so sein, dass nur Einzel-Kostenarten enthalten sind.

Wenn ein großer Bereich nicht definierbar ist, dann mehrere Bereiche verknüpfen, z.B. (610000..619999)|(630000..639999).

Eine Zusammenzählung bestimmt eine Teilmenge von Objekten. Es wird festgelegt, welche Datensätze in einer Zusammenzählung enthalten sein sollen. Dies geschieht z.B. bei der Zusammenzählung von Kostenstellen, die Teil eines Kontrakts sind. Die Zusammenzählung ist nicht einfach nur eine Aufzählung oder eine von..bis-Angabe, wie der Name nahe legen könnte, sie stellt logische Bedingungen auf, so dass genau die Sätze ausgewählt werden, die diesen Bedingungen entsprechen.

Abgrenzungskostenart 

Für die Kostenartenabgrenzung wird in diesem Feld für jede Kostenart, die abgegrenzt werden soll, ihre Abgrenzungskostenart hinterlegt. Für mehr Details zu den unterschiedlichen Abgrenzungsarten siehe auch BBA Abgrenzung.

Sachkonto aus Fibu 

Die Eingabe in diesem Feld dient nur zur Information und wird bei Buchungen nicht geprüft.

In Kombination mit dem Feld "Sachkonto", weiter oben auf dieser Seite, gibt es folgende Möglichkeiten:

• Die Kostenart ist kein Sachkonto, sondern wurde für interne Zwecke angelegt: Feld "Sachkonto aus Fibu" nicht aktivieren, im Feld "Sachkonto" nichts eintragen.
• Die Kostenart entspricht genau einem Fibu-Sachkonto. Fibu-Buchungen mit diesem Sachkonto sollen intern weitergerechnet werden: "Sachkonto aus Fibu" aktivieren, im Feld "Sachkonto" die Nummer der Kostenart eintragen.
• Die Kostenart entspricht einem Fibu-Sachkonto. Die Nummer der Kostenart ist jedoch nicht identisch mit der Sachkontonummer: "Sachkonto aus Fibu" aktivieren, im Feld "Sachkonto" die Sachkontonummer der Fibu eintragen.

Drucken 

Kostenarten, die nur für Hilfszwecke eingefügt wurden, aber nicht in Druckauswertungen erscheinen sollen, können bei der Steuerung „Drucken“ hier gekennzeichnet werden.

Mengen drucken 

Für viele Kostenarten ist es nicht sinnvoll, Mengen anzuzeigen oder zu drucken. Bei den Kostenarten, für die es notwendig ist, etwa Lohnkostenarten, sollte hier festgelegt werden, dass Mengen gedruckt oder angezeigt werden sollen. Die Mengeneinheit, die dann gedruckt oder angezeigt wird, ist im Feld "Standardeinheit" definiert.

Zahlungen drucken 

Nicht überall, sondern nur in ausgewählten Anzeigen oder Ausdrucken können für bestimmte Kostenarten die dazugehörigen Zahlungen gedruckt oder angezeigt werden. Dies betrifft Kostenarten, mit denen externe Erlöse gebucht wurden, damit die Zahlungen auf diese Rechnungen ermittelt werden, und Kostenarten, für die externe Aufwände gebucht wurden, wenn Ausgangszahlungen dazu angezeigt werden sollen.

Leerzeilen 

Wenn eine Zeile mit dieser Kostenart gedruckt wird, können davor, um sie deutlicher abzusetzen, Leerzeilen gedruckt werden. Die Anzahl der Leerzeilen angeben. Bei Auswertungen nach Kostenarten ist möglicherweise bei der Definition eine Angabe von Leerzeilen für jede Zeile der Auswertung möglich. Dann gilt jene Angabe und nicht diese bei der Kostenart.

Neue Seite 

Wenn eine Zeile mit dieser Kostenart gedruckt wird, kann davor eine neue Seite begonnen werden. Bei Auswertungen nach Kostenarten ist möglicherweise bei der Definition die gleiche Angabe möglich. Dann gilt jene Angabe und nicht diese bei der Kostenart. 

Mit Menge buchen

In diesem Feld wird festgelegt, ob die Kostenart mit Menge gebucht werden muss ("Pflicht") oder nicht mit Menge bebucht werden darf ("Nicht") oder ob sie wahlweise mit oder ohne Menge gebucht werden darf (leer). Diese Prüfung wird im BBA-Buchungsblatt sowie im Fibu-Buchungsblatt ausgeführt.

Register Gültigkeit

Gültigkeitsdefinitionen finden Sie in allen Stammdatenkarten. Die Erläuterungen zu diesem Themenkreis finden Sie in unseren Unterlagen zum Kostenstellenstamm in BBA Kostenstellen.

Menüband

Vorbereiten

Merkmale

Für eine allgemeine Beschreibung der Merkmale in den Stammdaten, siehe BBA Merkmale.

Bemerkungen

Es ist häufig notwendig, Bemerkungen zu Konten, Debitoren, Kreditoren, Adressen oder Artikeln zu erstellen. 

Um Bemerkungen zu Adressen, Sachkonten, Debitoren, Kreditoren oder Artikeln aufzunehmen, wird die Tabelle "Bemerkungszeile" verwendet.  Bemerkungen werden grundsätzlich für eine bestimmte Karte erstellt. Das bedeutet, wenn z.B. auf einer Karte auf Vorbereiten in der Menüleiste gewählt wird und dann "Bemerkungen" gewählt wird, kann eine neue Bemerkungen erstellt werden oder eine bestehende Bemerkungen angezeigt, die immer zu genau dieser Karte gehören. 

Auswerten

Historie

Zu einem Datensatz können Vorgänge in der Form einer Historie notiert werden. Ein Historieneintrag hat ein Aktionsdatum, eine Aktionszeit, eine Aktion, einen Text, ein zusätzliches Datum und ein weiteres Datum. Das Aktionsdatum hält das Datum fest, an dem der Vorgang sich ereignete. Wird das Datum leer gelassen, wird das "Heute-Datum" verwendet. Die Aktionszeit soll eingetragen werden, wenn die Uhrzeit für den Vorgang von Bedeutung ist. Wenn das Datum ausreicht, um den Termin des Vorgangs zu beschreiben, dient die Uhrzeit dazu, mehrere Einträge des gleichen Tags zu unterscheiden. In diesem Fall eine beliebige Uhrzeit eintragen. Mit der Angabe einer Aktion können Historieneinträge sinnvoll gegliedert werden. Im Gerätebereich wären Aktionen z.B.:

• Lieferdatum
• Anschaffungsdatum
• Inspektion
• TÜV
• Bremsabnahme
• ASU
• Reparatur

Der Text zu einem Eintrag sollte kurz gefasst werden. Dies erleichtert die Übersicht über die Historie. Sollte es erforderlich sein, mehrere Zeilen, die zusammengehören, zu erfassen, können nacheinander Einträge mit dem gleichen Aktionsdatum, der gleichen Aktionszeit und der gleichen Aktion erfasst werden. Zu diesem Zweck kann die "Feld kopieren"-Funktion (Funktionstaste 8) benutzt werden.

Wenn zum Historieneintrag ein weiteres Datum, etwa ein Wiedervorlagedatum, gehört, dann kann dies eingetragen werden. Das zweite Datum steht für weitere Kennzeichnungen des Historieneintrags, etwa für eine 2.Wiedervorlage, zur Verfügung. Beim Historieneintrag können zwei Adressaten vermerkt werden. Dies ist z.B. der Auftraggeber des Eintrags (Aktion) und derjenige, der die Aktion durchführen soll (Reaktion). Beispielsweise kann der Auftrag erteilt werden, zu einem bestimmten Datum einen Geräte-TÜV auszuführen.

Aus der Übersicht der Adressaten kann der gewünschte Adressat und seine Adressnummer ausgewählt werden. Am einfachsten ist es, die Übersicht für die Felder "Aktion Adresse" und "Reaktion Adresse" aufzurufen.

Verwendung

Die Verwendung zeigt, wo ein Schlüsselbegriff benutzt wird. Daten sind miteinander verknüpft. So ist eine Kostenstelle in einer Niederlassung, ein Gerät hat eine BGL-Nummer, Kostenarten sind in Kontierungshilfen enthalten, eine Adresse ist in einer Branche. Solche Begriffe haben selbst eigene Tabellen, in denen sie definiert werden, eine Bezeichnung erhalten und bearbeitet werden.

Nacharbeiten

Kopieren

Zum Kopieren der Stammdaten von einem Mandanten in andere, unter Stammdaten, Einrichtung, Kopiermandanten den aktuellen Mandant als Kopiermandant anlegen. Die gewünschten Zielmandanten dort als Submandanten anlegen oder hier einen bestimmten Zielmandanten / eine Firmengruppe eintragen. Siehe auch Kopiermandant. 

Menüband Kostenarten Übersicht

Die Übersicht zeigt die erfassten Kostenarten mit den erfassten Werten. Zusätzlich können aus der Übersicht auch Aktionen gestartet werden.

Auswählen

Markieren, Nur Satzmarkierte ein/aus, Spalte Markierung ein/aus

Die Funktionen helfen bei der Bearbeitung einer größeren Menge von Daten. 

Gültig für

Über diese Funktion können die gültigen Kostenarten für eine bestimmte Kostenstelle ermittelt werden.

Kostenarten in markierten BAB Zeilen

Nach Aufruf der Funktion wird die Übersicht der BAB Zeilen angeboten. Die Markierung von BAB Zeilen zeigt im Anschluss alle Kostenarten an, bei denen die markierten BAB Zeilen als Standard BAB-Zeilen hinterlegt sind. 

Vorbereiten

Merkmale

Über die Funktion können in einer Unterverwaltung Merkmale zur markierten Kostenart erfasst werden.

Standard BAB-Zeilen

Über die Funktion wird die Unterverwaltung der Standard BAB-Zeilen zur weiteren Bearbeitung geöffnet, siehe BBA Standard BAB-Zeile. 

Erstellen aus Sachkonten

Sollten die Kostenarten den Sachkonten im Bereich Aufwand und Ertrag gleichen, dann können sie über diese Funktion auch automatisch aus gefilterten Sachkonten erzeugt werden. Das erleichtert die Neuanlage, die neuen Kostenarten müssen aber im Anschluss noch um die BBA spezifischen Informationen ergänzt werden.

Bemerkungen

Siehe Beschreibung Kostenarten Karte.

Auswerten

Historie

Siehe Beschreibung Kostenarten Karte.

Verwendung

Siehe Beschreibung Kostenarten Karte.

Nacharbeiten

Kopieren

Siehe Beschreibung Kostenarten Karte.

BAB-Zeilen erstellen

Wenn die BAB-Zeilen den Kostenarten entsprechen sollen, dann können die BAB Zeilen über diese Funktion automatisch erstellt werden.

Berichten

Kontrollliste

Die Kontrollliste Kostenarten gibt eine Liste der Kostenarten aus, die in ausgewählten Kostenartengruppen bzw. Summenkostenarten nicht enthalten oder mehrfach enthalten sind.

Auswahlen beim Aufruf:

• Zusammenzählungsart (vorgeschlagen wird Kostenartengruppe)
• Kostenartengruppenfilter
• Summenkostenartenfilter

Die Spalten der Ausgabe sind: Kostenart, Bezeichnung, Kostenartengruppe/Summenkostenart und ihre Bezeichnung. Zuerst werden nicht enthaltene Kostenarten aufgelistet. Die Kostenartengruppe/Summenkostenart und ihre Bezeichnung sind hier leer. Danach werden die mehrfach enthaltenen Kostenarten ausgegeben.

Die Kostenarten sind nach Kostenartennummer sortiert.

Schnittstellenübernahme

Kostenarten, z. B. aus Altsystemen, können auch per Schnittstelle übernommen werden. Für eine detaillierte Beschreibung zum Schnittstellenaufbau und den Abläufen, siehe BBA Kostenarten Schnittstelle für Altdatenübernahme.