Allgemein

Eine Variante bestimmt aus dem "Pool" der Gesamtheit aller Kostenstellen eine Teilmenge. Wenn eine Verarbeitung für eine Variante ausgeführt wird, wird sie für die in ihr enthaltenen Kostenstellen ausgeführt. Die Erstellung von Varianten ist ein zusätzliches Hilfsmittel, das die Standardbegriffe der Kostenstellenstruktur ergänzt. Mit Hilfe von Varianten können Kostenstellen ausgewertet werden, wobei die Einteilungen z.B. nach Niederlassung oder Sparte ebenfalls benutzt werden können. Sie werden als Zusammenzählungen, also in von..bis-Bereichen aufgeführt.  

Variante Karte

Allgemein

Variante, Bezeichnung 

Die Variante erhält einen alphanumerischen Code und mindestens eine Bezeichnungszeile. Die Bezeichnung 2 kann eine hilfreiche Kurzbeschreibung der Variante enthalten.

Die Bezeichnung der Variante wird aus der Ersteingabe als Suchbegriff vorgeschlagen. Dieser ist editierbar und kann entsprechend aufgestellter Regeln vergeben werden.

Gruppe 

Die Hinterlegung einer Gruppe im allgemeinen Register der Variantenkarte dient der Sortierung. Es können eine Vielzahl von Varianten-Definitionen zu unterschiedlichen Zielsetzungen getroffen werden. Für einen besseren Überblick gibt es die Möglichkeit der Zuordnung eines Gruppenkriteriums. Zusätzlich kann die Reihenfolge auf-/absteigend nach Variante oder dem Suchbegriff gesteuert werden.

Persönlich

Stammdaten, die eine relativ aufwendige Erfassung benötigen, wie Varianten, BAB-Zeilendefinitionen, Kontierungshilfen und Verteilerlisten, können vor irrtümlicher Änderung durch andere Benutzer geschützt werden. Der Benutzer, der einen Datensatz bearbeitet, kann dann festlegen, dass nur er diesen Datensatz weiterbearbeiten darf. Wenn er dieses "Persönlich"Kennzeichen setzt, steht der Datensatz nur ihm zur Änderung bereit. Andere Benutzer können ihn weiterhin anzeigen und benutzen, jedoch nicht die erfassten Definitionen ändern. Das Kennzeichen Persönlich kann nur gesetzt werden, wenn Benutzer angelegt sind, die sich in der Anwendung anmelden müssen. Wenn ein Datensatz gar nicht mehr änderbar ist, weil z.B. der Benutzer, der "Persönlich" gesetzt hat, nicht mehr im System vorhanden ist, sollte der Systemverwalter diesen Benutzer kurzfristig anlegen, damit das "Persönlich"-Kennzeichen entfernt werden kann.

Zusammenzählung

Wenn einzelne Kostenstellen oder Kostenstellenbereiche bekannt sind, die in der Variante enthalten sein sollen, können diese in der Kostenstellenvariante nach den Regeln der Zusammenzählung eingetragen werden.

• Kontrakte sollten nicht in die Zusammenzählung aufgenommen werden. Es werden nur Kostenstellen mit Einzelbelegen in die Variante gerechnet.
• Wenn nur Kostenstellen bestimmter Ergebniszuordnungen/Niederlassungen/Sparten oder Kostenstellentypen enthalten sein sollen, z.B. nur Kostenstellen, die das Betriebsergebnis ausmachen oder nur welcher der Sparte Tiefbau so können diese nach den Regeln der Zusammenzählung in die Ergebniszuordnungs-/Niederlassungs-/Sparten- oder Kostenstellentypenvariante eingetragen werden.
• Bei der Mandantenvariante wird zunächst der aktuelle Mandant vorgegeben, d.h. es werden Kostenstellen des aktuellen Mandanten ausgewählt. Wenn Kostenstellen mehrerer Mandanten enthalten sein sollen, können diese Mandanten aufgezählt werden.
• Um Auswertungen für bestimmte Bauleiter ausführen zu können, so können die entsprechenden Bauleiter in der Bauleitervariante selektiv eingetragen werden.
• Die Kostenträger- & die Kostenträgertypenvariante wird bei BBA-Berichten berücksichtigt wie auch die BABZeilendefinitionsvariante.

Die Zusammenzählung ist nicht einfach nur eine Aufzählung oder eine von..bis-Angabe, wie der Name nahe legen könnte. Vielmehr stellt sie logische Bedingungen auf, so dass genau die Sätze ausgewählt werden, die diesen Bedingungen entsprechen.

Es können die grundlegenden logischen Operationen angewandt werden:

• und - zwei Bedingungen gelten gleichzeitig. Zeichen: &
• oder - eine der Bedingungen muss erfüllt sein. Zeichen: |
• Klammer - mehrere Bedingungen können zu einer Bedingung zusammengefasst werden. Zeichen: ( )

Zu beachten ist, dass die Verknüpfungen sich immer auf die Bedingungen beziehen:

Wähle die Kostenstellen 700800 und 777777 aus bedeutet: Die Bedingung "700800" oder "777777" muss erfüllt sein.

Der naheliegende umgangssprachliche Satz muss also in den logischen Ausdruck übersetzt werden.

Beispiele:

• 700800|777777: Die Kostenstellen 700800 und 777777 werden ausgewählt.
• 761000|762000:  Die Kostenstellen 761000 und 762000 werden ausgewählt.
• 761000|762000|700800|777777: Alle 4 KSt werden ausgewählt.
• (761000|762000)&(700800|777777): Keine KSt wird ausgewählt.

Wirklich praktisch wird die Zusammenzählung, wenn die logischen Operationen mit Bereichsangaben verknüpft werden.

Es könnten z.B. alle Kostenstellen ausgewählt werden, die im 76..-Bereich und im 78..-Bereich liegen.

Die wesentlichen Bereichsangaben sind:

• bis             ~> ein von-, bis-Bereich gilt. Zeichen: ..
• <=>           ~> kleiner, gleich, größer. Zeichen: < = >
• Platzhalter ~> was an dieser Stelle steht, wird nicht geprüft. Zeichen: *

Beispiele:

• 700800..777777: Alle Kostenstellen zwischen 700800 und 777777 einschl. werden ausgewählt.
• (760000..769999)|(780000..789999): Alle KSt des 76..-Bereichs und des 78..-Bereichs werden ausgewählt.
• 700800|(761000..777777): Die KSt 700800 und alle zwischen 761000 und 777777 werden ausgewählt.
• 700000..799999&<>777777: Alle 7er-Kostenstellen außer 777777 werden ausgewählt.

Nicht gültige Eingaben:

• Zwischen den einzelnen Verknüpfungen dürfen keine Leerzeichen eingegeben werden, auch nicht bei einfachen Aufzählungen. Eine Aufzählung wäre: 700800|777777.
• Eine Bereichsangabe enthält genau einen Beginn und ein Ende. Eine Eingabe 1..2..4..5 ist nicht gültig. Sie müsste heißen (1..2)|(4..5).
• Die Bereichsangabe .. und der * für beliebige Zeichenfolge sollten nicht kombiniert werden, also nicht 7*..8*. Die dahinterstehende Logik wäre auch schwierig zu erklären.
• Für die Auskunft sollte der * für beliebige Zeichenfolge gar nicht benutzt werden. Er ist zu unbestimmt, um nachvollziehbare Ergebnisse zu erhalten.

Weitere Regeln:

• Groß- und Kleinbuchstaben werden nicht geprüft, wenn es sich um Schlüsselbegriffe handelt, z.B. die Kostenstellennummer. Es ist also nicht erforderlich, Großbuchstaben einzugeben.
• Die mögliche Länge der Eingabe ist begrenzt. Anstelle reiner Aufzählungen sollten also von..bis-Eingaben und logische Bedingungen verwendet werden.
• Wird eine Zusammenzählung leer gelassen, sind immer alle Werte gemeint. Leer bedeutet also nicht nichts, sondern alles.

Was nicht geht bei Zusammenzählungen:

Sonderzeichen ~> Die Zeichen * , ? und @ sollten bei Zusammenzählungen nicht benutzt werden. Aus technischen Gründen können sie z.Z. nicht richtig umgesetzt werden.

Statt zum Beispiel * für eine Anweisung "Alle, die mit diesem Zeichen beginnen", z.B. 7*, kann ein Bereich definiert werden, also 700000..799999.

Die anderen Sonderzeichen dürften ohnehin für die in Frage kommenden Zusammenzählungen, etwa von Kostenarten und Kostenstellen, keine Bedeutung haben.

Zusammenzählung von Zusammenzählungen:

Eine Zusammenzählung definiert immer eine Teilmenge von Objekten. Diese werden durch logische Anweisungen & Bereichsangaben bestimmt.

Regel für Zusammenzählung: Sind Objekte in der Zusammenzählung enthalten, die selbst Zusammenzählungen sind, so wird deren Zusammenzählung nicht berücksichtigt.

Es gelten immer nur die Einzelobjekte. Alle Einzelobjekte müssen aufgeführt werden. Der Grund für diese Regel ist, dass die Auflösung der Zusammenzählung schneller durchgeführt werden kann. Es muss einmal, bei der Definition, eine etwas umständlichere Eingabe erfolgen, aber später bei der Auswertung zahlt sich dies aus. Die Ergebnisse werden schneller angezeigt.

Ausnahme von der Regel: Diese Regel gilt nicht für Standard-BAB-Zeilen. Hier können Summenzeilen in Summenzeilen einfließen. Die daraus resultierenden BAB-Einzelzeilen werden programmtechnisch ermittelt.

Beispiel für die Regel:

Wenn bei Kostenstellen ein Kontrakt definiert wird, der kleinere Kostenstellen zusammenfasst, dann müssen die einzelnen Kostenstellen in der Zusammenzählung enthalten sein. Falls ein Kontrakt wiederum Kontrakte zusammenfassen soll, muss er in seiner Zusammenzählung alle einzelnen Kostenstellen enthalten.

Gruppenfilter

Durch die Angaben im Gruppenfilter können die Kostenstellen einer Variante weiter gefiltert werden. 

Um die Auswertung von Kontrakten zu erleichtern, kann bei einer Variante ein Kontraktfilter eingetragen werden. Hier kann auch eine einzelne Kontraktnummer vermerkt werden. Wenn diese Variante mit einem BBA Bericht ausgeführt wird, dann werden alle im Zusammenzählungsfilter des Kontrakts enthaltenen KSt ausgewertet. Auf diese Weise kann vermieden werden, dass der KSt-Filter eines Kontrakts in der Variante, die ausgewertet wird, noch einmal eingetragen werden muss. Wir empfehlen also, pro Kontrakt eine solche Variante anzulegen. Dies erhöht zwar die Anzahl der Varianten, ermöglicht aber eine einfache Auswertung des Kontrakts.

Ferner kann bei der Variante ein Mandantenfilter eingetragen werden.

Baufilter

Baustelle, ARGE-Kostenstelle, Schlussgerechnet, Fertig 

Die Definitionsmöglichkeiten unter dem Titel "Baufilter" beginnen mit der Auswahlmöglichkeit "_", "Nicht", "Nur" für die Felder Baustelle, ARGE-Kostenstelle, Schlussgerechnet und/oder Fertig.

So könnten Sie z.B. alle diejenigen Kostenstellen, die Baustellen, aber keine ARGEn sind, definieren, indem Sie Baustelle = "Nur" und ARGE-KSt = "Nicht" festlegen. Um weiter nur die Fertigen zu selektieren, unabhängig davon, ob diese bereits schlußgerechnet sind, so würde man ergänzend im Feld Schlußgerechnet = "_" (blank) lassen und Fertig auf = "Nur" einstellen.

Auftraggeber, Adressnummer, PLZ, Empfangsstelle, Bauleitergruppe, Oberbauleiter, Vertragsart 

Die Zuordnung in diesen Feldern werden berücksichtigt als Filter in der Auskunft, im BBA Bericht und an anderen Stellen, wo eine Variante eingetragen werden kann. 

Bauendefilter 

Das Bauendedatum ist ein wichtiger Filter für Auswertungen. So kann entschieden werden, ob die Auswertungen alle aktiven Kostenstellen enthalten sollen, oder nur die aktiven des Berichtsjahres. Die Auswahl kann über die Funktion im Feld "zu Bauendefilter" die entsprechende Formel ermitteln. Zusätzlich kann dieser Filter auch für die Selektion der Kostenstellen in Abgrenzungen genutzt werden.

Datumsfilter bei Schlussrechnung 

Siehe zum Vergleich den Bauendefilter, wenn bei "Ermitteln Bauendefilter" eine Auswahl getroffen wird und dann der Icon rechts daneben ausgeführt wird.

Der Tag muss auch eingegeben werden. tt als Variable gibt es nicht. Also bleibt 01.

                            ~~~> Beispiel-KSt: SR-Datum 15.11.20.

Alle KSt, die nicht schlussgerechnet sind oder die erst in den Monaten nach dem Auswertungsmonat schlußgerechnet wurden: <01.01.1800|>=01fmjj

• 10.02: Eine KSt mit SR-Datum 15.11.20 wird ausgewertet.
• 11.02: Eine KSt mit SR-Datum 15.11.20 wird nicht ausgewertet.

Alle KSt, die nicht schlußgerechnet sind oder die erst im Laufe des Monats oder in den Monaten nach dem Auswertungsmonat schlußgerechnet wurden: <01.01.1800|>=01mmjj

• 10.02: Eine KSt mit SR-Datum 15.11.20 wird ausgewertet.
• 11.02: Eine KSt mit SR-Datum 15.11.20 wird ausgewertet.
• 12.02: Eine KSt mit SR-Datum 15.11.20 wird nicht ausgewertet.

Alle KSt, die bis einschl. dem aktuellen Monat schlußgerechnet wurden: >01.01.1800&<=01fmjj

• 10.02: Eine KSt mit SR-Datum 15.11.20 wird nicht ausgewertet.
• 11.02: Eine KSt mit SR-Datum 15.11.02 wird ausgewertet.

Alle KSt, die nicht schlussgerechnet sind oder die erst in den Monaten nach dem Auswertungsmonat schlussgerechnet wurden: <01.01.1800|>=01fmjj

Ebenso, aber einschl. SR im Auswertungsmonat: <01.01.1800|>=01mmjj

Alle KSt, die bis einschl. dem aktuellen Monat schlussgerechnet wurden: >01.01.1800&<=01fmjj

Menüband

Auswählen

Alles einblenden

Diese Funktion ist z.Z. nicht belegt, da bereits alle Informationen eingeblendet sind. 

Vorbereiten

Kostenstellen

Um zu sehen, welche Kostenstellen in einer Variante enthalten sind kann die Übersicht gestartet werden. Es werden auch Informationen zu Bauleiter, Niederlassung, Ergebniszuordnung, Sparte und Typ angezeigt.

Erweiterung (Summenvariante)

Bei der Variantendefinition kann bei einer Variante auf die Definitionen anderer Varianten Bezug genommen werden. Wenn z.B. ein BBA Bericht definiert wird, in dem die Zeilen einzelne Sparten oder ähnliches enthalten und dann eine Summenzeile über diese Zeilen folgt, dann wird eine Variante benötigt, die alle KSt der Varianten der bereits gedruckten Zeilen enthält. Um eine solche Variante zu definieren im Variantenstamm den Haupt-Button drücken und Erweiterung auswählen. In der folgenden Übersicht werden die Varianten eingetragen, deren KSt in der neuen Variante enthalten sein sollen. Bei der neuen Variante können auch Filter eingetragen werden, dann muss die KSt mindestens diesen Filtern entsprechen. Es können auch Varianten eingetragen werden, die selbst Erweiterungen haben. Es sollten jedoch nicht zu viele Varianten als Erweiterung definiert werden, da dieses die Verarbeitung verlangsamt.  

Eine solche "Summenvariante" kann dann z.B. im Zeilenschema als "Abweichende Variante" eingetragen werden.

Auswerten

Verwendung

Die Verwendung zeigt alle Tabellen, in denen die gewählte Variante gespeichert ist. 

Nacharbeiten

Kopieren

Die Konzern-Stammdaten-Verwaltung unterstützt das Kopieren und Abgleichen bestimmter Stammdaten aus den unterschiedlichen Bereichen (Finanzbuchhaltung, BBA, Einkauf, Verkauf). Hierzu wird unter der Stammdaten-Einrichtung eine Kopiertabelle eingerichtet. In dieser Kopiertabelle werden einem Kopiermandanten mehrere Mandanten zugeordnet. In diese zugeordneten Mandanten können dann bestimmte Stammdaten schnell und unkompliziert aus den einzelnen Stammdaten in die gewünschten Mandanten kopiert werden. 

Stammdatenänderungen, die sich auf alle (oder mehrere) Mandanten beziehen, sollten daher in einem eigens hierfür eingerichtetem Kopiermandanten vorgenommen werden.

Optional können die Stammdaten, wenn sie in den zugeordneten Mandanten bereits vorhanden sind, überschrieben werden. Zusätzlich kann gesteuert werden, ob das Kopieren in alle dem Kopiermandanten zugeordneten Mandanten geschehen soll oder lediglich in einen bestimmten Mandanten, oder nur in Mandanten, die keine Konzerne sind.

Der Kopiermandant kann nicht noch einmal irgendwo als Submandant aufgeführt werden. Ein Mandant kann in dieser Tabelle immer nur einmal einem Kopiermandanten zugeordnet werden.

Der Aufruf der Kopierfunktion kann berechtigt werden, und zwar so, dass mehrere User berechtigt werden können, bzw. die Benutzerberechtigungen so eingerichtet werden können, dass unterschiedliche User unterschiedliche Stammdaten kopieren dürfen. Siehe auch Kopiermandant.