Allgemein

Buchungen werden in den jeweiligen Anwendungsgebieten erfasst und in der Baubetriebsabrechnung ausgewertet. Belege werden in Buchungsblättern erfasst. Um die Belegerfassungen zu ordnen und organisieren und um die Bedeutung des Buchungsbetrages festzulegen, werden Buchungsblattnamen vergeben. Die Buchungszeilen der Buchungsblätter können gebucht, also als Einzelbelege geschrieben werden. Dabei gelten die Buchungsregeln.

• Istwerte: Beim Buchen von Istwerten in der Baubetriebsabrechnung werden aus einer Zeile zwei Einzelbelegsätze erzeugt. Jeweils ein Beleg für die Kostenstelle, die belastet, und für die Kostenstelle, die entlastet wird.
• Planwerte: Wenn Planwerte (Sollwerte) gebucht werden, wird aus einer Zeile nur ein Einzelbeleg erzeugt. Eine Gegenbuchung für Sollwerte wird nicht erstellt.

Buchen Vorgehensweise

Bevor Buchungen in Buchungsblättern erfasst werden, müssen folgende Vorbereitungen getroffen werden:

• Einrichtung in der BBA: Buchungsblattvorlagen und Herkunft müssen mit den Standardwerten gefüllt sein. Sie sind bereits vorbereitet, so dass sie in der Regel nicht geändert werden müssen.
  Ursachen, mit denen Buchungen gekennzeichnet werden, sollten angelegt werden. Diese Einrichtungen können aufgerufen werden im Rollencenter Controlling über Stammdaten, Einrichtung.
• Kostenstelle und Kostenart: Kostenstellen und Kostenarten müssen eingerichtet sein, siehe hierzu auch BBA Stammdaten. 
• Einrichtung in der Finanzbuchhaltung: Für die Ermittlung der Wirtschaftsperiode gilt das Geschäftsjahr, wie es in der Finanzbuchhaltung festgelegt wurde. Diese Festlegung kann aufgerufen werden über Finanzbuchhaltung, Periodische Aktivitäten, Geschäftsjahr, Buchhaltungsperioden.
  Siehe hierzu auch die Erläuterungen zur Buchungsperiode.

Automatische Buchungen

Belege, die automatisch gebucht werden, ergeben sich aus den Definitionen, die in der BBA getroffen wurden. Sie werden bei der Monatsabrechnung ausgeführt.
Automatische Buchungen sind:

• Gemeinkostenzuschläge
• Abgrenzungen
• Umlagen
• Stornierungen
• Dauerbuchungen
• Mandantenverrechnungen

Diese automatischen Buchungen werden in separaten Buchungsblättern abgestellt. Gleiches gilt auch für die Ergebnisse der Geräteabrechnung und anderer Anwendungen und Buchungen aus der Finanzbuchhaltung. Dies geschieht, wenn eine Monatsabrechnung ausgeführt wird oder wenn Buchungen ohne Monatsabrechnung sofort in die BBA gelangen. Die so entstandenen Buchungen werden als Einzelbeleg gebucht. Zuvor werden die allgemeinen Buchungsregeln angewandt. Kann aufgrund eines Fehlers, z.B. einer ungültigen Kostenart, das Buchen nicht ausgeführt werden, bleiben die Buchungszeilen stehen und können später korrigiert werden. Siehe hierzu auch BBA Ausstehende Buchungen. Zu Beginn der Monatsabrechnung werden fehlerhafte Buchungszeilen des Monats jedoch automatisch entfernt, da angenommen wird, dass die Fehlerquelle mittlerweile gefunden wurde. Entfernt werden die Buchungszeilen jeweils für den Teil der BBA Monatsabrechnung, der neu ausgeführt wird.

Buchungsblätter

In Buchungsblättern werden die Buchungen erfasst, sowohl für die Baubetriebsabrechnung als auch für die Geräteabrechnung. Automatische Buchungen werden in Buchungsblätter mit festgelegten Namen geschrieben. In diesen Buchungsprotokollen können die Zeilen, die als fehlerhaft nicht gebucht werden konnten, überprüft werden.

Typen von Buchungsblättern

Die Buchungsblätter haben eine vordefinierte Struktur. Die Möglichkeiten der Eingabe, die zur Verfügung stehenden Felder und die möglichen weiteren Funktionen sind je nach Art des Buchungsblatts verschieden. Jedes Buchungsblatt hat deshalb eine Buchungsblattvorlage.

Gleiches Buchungsblatt, getrennte Erfassung

Das Buchungsblatt ist eine Übersicht, in die Belege eingetragen werden. In dieser Übersicht müssen nicht alle Belege stehen, die von allen Benutzern erfasst werden. Jeder Benutzer kann sich eine eigene Übersicht definieren.
Dies geschieht, indem Buchungsblattnamen vergeben werden. Unter einem Namen werden Buchungen erfasst und bearbeitet. Nur die Buchungen, die unter diesem Namen erfasst werden, sind dann in der Übersicht enthalten.

Buchungsblattname

Mit Hilfe der Buchungsblattnamen kann die Erfassung von Belegen organisiert werden.

Beispiele:

• Jeder Benutzer erhält einen eigenen Buchungsblattnamen.
• Ein Benutzer erstellt sich für verschiedene Arten von Buchungen verschiedene Buchungsblattnamen, z.B.:
  • Erfassung von Ist-Werten
  • Erfassung von vorläufigen Werten
  • Erfassung von Zahlungen
  • Erfassung von Planwerten, ggf. mit einer Planversion
  • Erfassung von Auftragswerten
  • Erfassung von Nachtragswerten

Ein Buchungsblatt richtet sich nach einer Buchungsblattvorlage. Die Vorlagen sind fest vordefiniert. Mit welcher Vorlage gearbeitet wird, ergibt sich automatisch durch den Menüpunkt, der ein Buchungsblatt aufruft. Wenn ein Buchungsblatt aufgerufen wurde, können von hier aus verschiedene Buchungsblattnamen erstellt werden. Unter diesen Namen werden die erfassten Belege angezeigt und geändert, bis sie gebucht werden.

• Es gibt eine Reihe von festen, vorgegebenen Buchungsblattnamen. Diese werden bei der Monatsabrechnung benötigt. Als Name wird eine Abkürzung für den abgerechneten Monat benutzt. Diese Buchungsblätter enthalten kurzfristig Buchungen, die automatisch erstellt wurden. Trat hierbei ein Fehler auf, bleiben die Buchungen in diesem Buchungsblatt stehen und können korrigiert werden
• Für Daten, die aus der Offenen Schnittstelle importiert wurden, wird an den so gebildeten Namen das Kürzel OPN angehängt. Für weitere Informationen zur Offenen Schnittstelle, siehe auch BBA Offene Schnittstelle.
• Beim Buchungsblattnamen kann die Ursache hinterlegt werden, die in den Einzelbeleg eingetragen werden soll.

Belegdatum, Buchungsperiode

Die Buchungsperiode kann vom Belegdatum abweichen. Die Buchungsperiode wird als Datum geführt, mit Tag, Monat, Jahr. Es gelten folgende Regeln:

• Tag der Buchungsperiode: Als Tage der Buchungsperiode wird der 1. angenommen, außer es handelt sich um nachträgliche Buchungen.
• Nachlaufende Buchungen: Wenn eine Buchung nicht in die Buchungsperiode fließen soll, sondern als Nachbuchung in ein abgeschlossenes Jahr, kann das Datum in der Form U31.12.20 eingegeben werden. Es wird empfohlen, dies nur für den letzten Monat des Jahres zu tun.
• Monatsabschluss: Durch eine Monatsabrechnung kann ein Monat als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Jeder Bereich kann den eigenen Abschluss setzen, z.B. die Geräterechnung für ihre Arbeiten und die Baubetriebsabrechnung ebenso.
• Geschäftsjahr: Die Festlegung in der Finanzbuchhaltung, dass ein Monat oder ein Geschäftsjahr abgeschlossen ist, gilt für innerbetriebliche Buchungen nicht. Wohl aber gilt die Festlegung des Beginns eines Geschäftsjahres, die in der Finanzbuchhaltung, Periodische Aktivitäten, Geschäftsjahr, Buchhaltungsperioden getroffen wird.
• Regeln für die Wirtschaftsperiode: Die Wirtschaftsperiode wird aus der Buchungsperiode ermittelt. Als Tag wird immer der 1. angenommen. Die Wirtschaftsperiode ist die Buchungsperiode auf das Geschäftsjahr gerechnet. Beginnt das Geschäftsjahr im Juli, ist der Juli der 1.Monat der Wirtschaftsperiode.

Buchungszeile

Ein Beleg wird in einer Buchungszeile in einem Buchungsblatt erfasst. Sobald eine Buchungszeile verlassen wird, wird sie nach den Buchungsregeln geprüft. Fehlerhafte Buchungszeilen werden farbig angezeigt. Durch Auswahl des "Buchen"-Buttons können die Fehlerhinweise pro Zeile angezeigt werden. Am Ende der Arbeit können die Buchungszeilen gebucht werden. Nachdem das Buchen ausgeführt wurde, sind die Buchungszeilen wieder leer. Es wurden Einzelbelege erzeugt.

Vorgabewerte

Um die Erfassung zu vereinfachen, können für die Belege, die eingegeben werden, Vorgabewerte angegeben werden. Diese Werte werden dann automatisch eingestellt, wenn eine Zeile neu angelegt wird.

Vorgabewerte sind:

• Buch.-Blattname
• Buchungsperiode
• Belegdatum
• Belegnummer
• Kontierungshilfe
• Wertbezug
• Erweiterte Kontierung

Die Vorgabewerte werden eingestellt, sobald eine Zeile angelegt wird. Dann können andere Werte eingegeben werden. Werden Vorgabewerte geändert und sollen sie auf eine bestehende Zeile angewandt werden, hilft nur, die Zeile mit der Löschfunktion (Funktionstaste 4) zu entfernen und neu einzutragen. Dies gilt insbesondere für die erste Zeile des Buchungsblatts, die sofort beim Aufruf automatisch erstellt wird.

Vorgehensweise Buchungszeile

Für innerbetriebliche Buchungen ist folgende Erfassung möglich:

Einfache Buchungen

Die grundlegende Kontierung bei Belegen ist:

• Belegdatum
• Buchungsperiode
• Belegnummer
• Belastungs-Kostenstelle
• Entlastungs-Kostenstelle
• Belastungs-Kostenart
• Entlastungs-Kostenart
• Betrag
• Menge
• Einheit
• Buchungstext

Die benötigten Spalten können so angeordnet werden, wie sie für die Eingaben am günstigsten sind, andere, ggf. nicht benötigte Eingabefelder können ausgeblendet werden.

Vorgabewerte benutzen

Wenn die Zeilen, die erfasst werden, bevor regelmäßig das Buchen ausgeführt wird, die gleiche Buchungsperiode haben oder überhaupt gleiche Belegdaten oder ein Teil der Kontierung gleich ist, dann können im oberen Teil der Seite Vorgabewerte gefüllt werden. Die Werte werden dann pro neuer Zeile vorgeschlagen.

Mit mehr Details kontieren

Wenn es erforderlich ist, mit Artikel oder Gerät, Kostenträger, Projekt, BAS, LV-Position, Debitor/Kreditor, Personalnummer oder Anlagenummer zu buchen, sollten diese Spalten eingeblendet und an die günstigste Position verschoben werden. Die Angaben zum Wertbezug und zur Erweiterten Kontierung sind erforderlich.

Besondere Buchungen

• Wenn Buchungen erfasst werden, die einem späteren Auswertungsmonat storniert werden sollen, dann die Spalte "Storno in Monat" einblenden.
• Wenn Belege erfasst werden, die bereits archiviert sind, dann die Spalte "Dokument-ID" einblenden.
• Wenn zusätzliche Belegnummern wie Positionsnummer, 2.Belegnummer oder Vorgang bekannt sind, stehen hierfür besondere Spalten zur Verfügung. Zur 2.Belegnummer gehört eine Option, was sie bedeutet, z.B., dass sie eine externe Belegnummer ist.

Wenn gebucht wird, werden Einzelbelege erzeugt und die erfassten Zeilen verschwinden aus der Übersicht. Sie können nicht mehr geändert werden. Die Erfassung sollte daher erst dann gebucht werden, wenn alle Eingaben in Ordnung ist. Es ist im übrigen zu empfehlen, kleine Blöcke von Buchungen zu erfassen und dann zu buchen. Buchungsblätter mit sehr vielen Buchungen erweisen sich als unhandlich.

Die Möglichkeit, mehrere Buchungsblattnamen anzulegen, erlaubt flexibles Arbeiten, so können mehrere Erfassungen begonnen, unterbrochen und wiederaufgenommen werden, ohne dass verschiedene Belegserien durcheinander geraten.

Felder Vorgabewerte

Buchungsperiode

Als Vorgabewert kann eine Buchungsperiode angegeben werden. Bei den einzelnen Buchungszeilen wird diese vorgeschlagen. Es kann dann eine andere Periode eingetragen werden.

Belegdatum

Als Vorgabewert kann ein Belegdatum angegeben werden. Bei den einzelnen Buchungszeilen wird dieses vorgeschlagen. Es kann dann ein anderes Datum eingetragen werden.

Belegnummer

Als Vorgabewert kann eine Belegnummer angegeben werden. Bei den einzelnen Buchungszeilen wird diese vorgeschlagen. Es kann dann eine andere Belegnummer eingetragen werden.

Kontierungshilfe

Die Kontierungshilfe erleichtert die Eingabe von Kostenarten und Kostenstellen. Bei neuen Zeilen werden die Belastungs- oder Entlastungs-Kostenarten oder -Kostenstellen aus der Kontierungshilfe vorgeschlagen.
Wenn Aufteilungsbuchungen erfasst werden, ist es nicht sinnvoll, eine Kontierungshilfe zu benutzen.

Verrechnungssatz (Stundensatz)

Als Vorgabewert kann auch ein Stundensatz eingetragen werden. Sobald in einer neuen Buchungszeile die Menge eingetragen wird, ermittelt sich der Betrag aus Stundensatz mal Menge. Diese Berechnung wird aber pro Zeile nur einmal ausgeführt. Sobald ein Betrag vorhanden ist, wird nicht mehr neu gerechnet. Wenn immer neu gerechnet werden soll, dann die Spalte Verrechnungssatz einblenden und diesen pro Zeile eingeben.

In den Erfassungszeilen kann die Spalte "Verrechnungssatz" eingeblendet werden. Sobald in der Zeile der Verrechnungssatz eingegeben wird, wird der Betrag aus Verrechnungssatz mal Menge ermittelt. Dies geschieht auch, wenn bereits ein Betrag vorhanden ist.

Wertbezug

Zusätzlich zur notwendigen Kontierung nach Kostenart können Buchungszeilen mit weiteren Informationen versehen werden:

• Artikel
• BAL-Nummer
• Gerät
• Anlagegut
• Personalnummer

Der gewählte Wertbezug ist relevant, wenn z.B. der Betrag der Wert einer verbrauchten Artikelmenge ist. In diesem Fall ist die Option zum Wertbezug 'Artikel'. Diese Option ist später auch in den Einzelbelegen sichtbar. Damit die Option nicht bei jeder Zeile eingegeben werden muss, kann sie als Vorschlagswert vorgegeben werden.

Mandant des Wertbezugs (in der Zeile)

Bei der Buchungszeile können zusätzlich zur grundlegenden Kontierung weitere Angaben getroffen werden, die den Beleg näher beschreiben. Der Mandant des Wertbezugs gilt für das Objekt, das in der Option zum Wertbezug genannt wurde.

Erweiterte Kontierung

Zusätzlich zu Kostenart und Kostenstelle kann eine Buchungszeile weitere Kontierungsinformationen enthalten. Diese Kontierung gehört entweder zur Belastungs-, Entlastungsseite oder zur Gesamtbuchung, letztere ist eine Umbuchung. Die Festlegung kann als Vorschlagswert und bei der einzelnen Zeile geschehen. Sie gilt für die Objekte des Wertbezugs und für die Kontierung mit Projekt, LV-Position, Debitor und Kreditor.

Mögliche Optionen sind:

• Belastete Kostenstelle
• Entlastete Kostenstelle
• Beide (Preis laut Belastung)
• Beide (Preis laut Entlastung)

Für die Preisermittlung, z.B. für Artikel, ist es erforderlich zu wissen, welche der Kostenstellen maßgeblich für die Preisermittlung ist. Hierzu wird pro Zeile die Option zur Erweiterten Kontierung benutzt. Hierüber wird ermittelt, für welche Kostenstelle der Preis herangezogen wird. 

Diese Einstellung steuert auch die Buchungspflicht für Gerät und BAS, wenn die Kostenstelle entsprechend geschlüsselt ist! Siehe hierzu auch Buchen mit Gerät, Buchen mit BAS im Bereich Steuerung der Beschreibung der Kostenstellen.

Wenn in einer Buchungszeile die Artikel- oder BAL-Nummer geändert oder eine neue Menge eingegeben wird, ermittelt die Preisfindung den Preis anhand der Artikelregel für Verrechnungspreis. Nach Bestätigung wird der Preis und ggf. auch die Mengeneinheit, wenn sie nicht die Bestandsmengeneinheit war, geändert. Fehlen noch Kostenarten oder z.B. die entlastete Kostenstelle, wird gleichzeitig die Kontierungsregel für Artikel angewandt.

Eine Kostenstelle in einer Buchungszeile wird zunächst im eingegebenen Mandanten gesucht. Wird sie dort nicht gefunden, wird die Regel Kostenstellen-Mandant angewandt. Der gefundene Mandant wird in die Buchungszeile geschrieben.

Buchungsregeln

Buchungen der Baubetriebsabrechnung werden in Buchungsblättern erfasst. Die Erfassung kann fortlaufend erfolgen. Die einzelnen Sätze sind dann noch nicht gebucht. Am Ende der Arbeit wird das Buchen aufgerufen. Dann werden die erfassten Daten geprüft, ob sie gebucht werden können. Die Prüfungen werden auch ausgeführt, wenn durch automatische Verarbeitungen, z.B. Umlageberechnungen, Buchungszeilen geschrieben werden.
Für die Regeln beim Prüfen siehe BBA Buchungsblätter Buchungsregeln. 

Zahlungen in der BBA

Auch in der Baubetriebsabrechnung können Zahlungen erfasst werden. Dies kann in Ausnahmefällen erforderlich sein, um z.B. Vorträge und Änderungen außerhalb der Finanzbuchhaltung vorzunehmen. 

Zahlungen werden erfasst über einen eigenen Buchblatt Namen mit dem Werttyp Zahlungen. 

Wurden Zahlungen in der Finanzbuchhaltung nicht den zutreffenden Kostenstellen oder Kostenarten zugeordnet, weil darauf bei der OP-Verarbeitung nicht geachtet wurde, kann dies in der Baubetriebsabrechnung geschehen. Eine Umbuchung lediglich nach Kostenstelle ist für die Finanzbuchhaltung selbst möglicherweise nicht von Interesse oder innerhalb der Finanzbuchhaltung aus organisatorischen Gründen nicht mehr möglich. 

Vorgehensweise

Über Vor der Abrechnung, BBA Buchungsblätter wird das Buchungsblatt "BBA Zahlungen" aufgeführt. Bei diesem Buchungsblatt muss im Buchungsblattnamen die Bedeutung des Betrages als 'Zahlung' hinterlegt sein. 
Es werden im Buchungsblatt grundsätzlich Halbbuchungen erfasst, es wird also nur eine Kostenstelle und Kostenart gefüllt. Es empfiehlt sich das Feld 'Kostenstelle belasten' für die Erfassung zu nehmen. Als Kostenart wird die Rechnungskostenart eintragen. Für eine Umbuchung sind zwei Zeilen notwendig, für jede Kostenstelle eine, mit umgedrehtem Betragsvorzeichen. Debitorische Zahlungen werden z.B. positiv eingeben und die Stornierung dazu negativ.
Am Ende wird das Buchungsblatt gebucht. Die Beträge sind als Zahlbeträge in der BBA gespeichert und können bei den Einzelbelegen geprüft werden.

Personalisieren von Spaltendefinition in den Buchungsblättern

Im BBA Buchblatt können die angebotenen Spalten für die Eingabe personalisiert werden. Näheres zum Personalisieren siehe Personalisieren. 

Sollte mehr als nur ein personalisiertes Eingabeschema notwendig sein, dann können über den Menüpunkt Buchungsblätter bis zu 4 zusätzliche Spaltenaufbauten personalisiert werden. 

Hinweisnachrichten

Wenn Buchungszeilen erfasst werden, erscheinen zur Information Hinweisnachrichten. Sie können durch Bestätigung übergangen werden.
Das Ergebnis der Preisermittlung laut Artikel oder BAL wird angezeigt.
Wenn für eine Kostenstelle, eine Kostenart, ein Kostenträger oder für die Nummer laut Wertbezug ein Sperrhinweis gilt, wird dieser Text angezeigt.

Aktionen im Buchblatt

Eine detaillierte Beschreibung der im Buchungsblatt angebotenen Aktionen ist in BBA Buchungsblätter Aktionen beschrieben.