Allgemein

Buchungsbelege können in die Baubetriebsabrechnung importiert werden. Hierzu steht die Offene Schnittstelle (OPN) zur Verfügung.

Über das Aktionsmenü des Rollencenters kann der Import gestartet werden, der Import kann aus einer CSV Datei oder einer Excel Datei erfolgen.

Das Excel-Muster-Dokument Buchung.xlsx kann angefordert werden.

Vorgehensweise

Externe Belege für die Baubetriebsabrechnung werden in einem vorbereiteten Excel-Dokument erfasst und in die Belege übernommen (Datenimport aus xlsx). Anstelle des Excel-Dokuments kann auch eine Ascii-Datei erstellt werden (Datenimport aus csv).

Bei der Übernahme werden die anstehenden Daten werden in BBA-Buchungszeilen übernommen. Es werden feste Buchungsblattnamen benutzt. Als Buchungsblattname wird JahrhundertJahr-MonatOPN benutzt, z.B. 2022-01OPN. Die Buchungsvorlage ist gleich der angegebenen Herkunft.

Die Buchungszeilen werden noch nicht gebucht. Sie sollten zunächst überprüft werden. Gebucht werden sie, indem die Herkunft in der Monatsabrechnung ausgeführt wird.

Aus organisatorischen Gründen kann es hilfreich sein, eine Schnittstellendatei nach Übernahme zu kennzeichnen, um eine erneute Übernahme zu verhindern. Für den Datenimport aus xlsx über Report 5004023 gibt es die Möglichkeit, den Pfad der Schnittstellendatei über das Feld 'Datei wenn Plan' anzugeben und das Kennzeichen 'Datei nach Import umbenennen' zu setzen. In diesem Fall wird die Importdatei mit dem Vorsatz IMPORTED_5004023 umbenannt. Hierbei kann der Import über 'Plan' in der Warteschlage oder direkt über 'OK' erfolgen. Ein Tooltip zum Feld 'Datei nach Import umbenennen' weist darauf hin, dass das Umbenennen nur möglich ist, wenn der Dateiname mit Angabe des kompletten Pfades im Feld 'oder Datei wenn Plan' eingetragen ist.

Excel-Dokument

Die Excel Datei sollte die folgenden Spalten enthalten, die Spalten A-I müssen Werte enthalten, weitere Spalten müssen zumindest die Standardwerte enthalten, sofern hier angegeben:

Spalte	Spaltenbezeichnung	Feldinhalte
A	Belegdatum	Belegdatum im Datumsformat TT.MM.JJ
B	Belegnr.	Angabe der Belegnummer
C	KSt belasten	Angabe der Kostenstelle, die mit der Buchung belastet wird.
D	KSt entlasten	Angabe der Kostenstelle, die mit der Buchung entlastet wird.
E	Betrag	Betragsangabe mit Dezimalkomma und 2 Nachkommastellen, ggf. mit führendem Minuszeichen für negative Beträge.
F	Menge	Mengenangabe mit Dezimalkomma und 3 Nachkommastellen, ggf. mit führendem Minuszeichen für negative Mengen.
G	Einheit	Mengeneinheit
H	Kostenart belasten	Angabe der Kostenart, die mit der Buchung belastet wird.
I	Kostenart entlasten	Angabe der Kostenart, die mit der Buchung entlastet wird.
J	Storno in Monat	Storno in Monat: wenn Eingabe, dann im Format wie Belegdatum.
K	Erweiterte Kontierung	Feste Eingabemöglichkeiten wie bei der Erweiterten Kontierung der Buchungszeile. Standardwerte "Belastete KSt"
L	Buchungstext
M	Positionsnr.	Numerischer Wert, Standardwert "0"
N	Vorgang
O	Belegnr.2 Bedeutung
P	Belegnr. 2	Feste Eingabemöglichkeiten wie bei der Belegnr.2 Bedeutung der Buchungszeile.
Q	Dokument-ID
R	Mandant KSt belasten	Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten.
S	Mandant KSt entlasten	Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten.
T	Artikel
U	BAL Art	BAL Art: Text "BAL Neu" oder "BAL Alt". Standardwert "BAL NEU"
V	BAL
W	Mandant des Wertbezugs	Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten.
X	Gerät
Y	Zusatzkennung
Z	Personalnr.
AA	Anlagegut
AB	Wertbezug	Feste Eingabemöglichkeiten wie beim Wertbezug der Buchungszeile.
AC	BAS belasten
AD	BAS entlasten
AE	Mandant KTr belasten	Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten.
AF	Kostenträger belasten
AG	Mandant KTr entlasten	Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten.
AH	Kostenträger entlasten
AI	Projekt
AJ	LV-Position
AK	Debitor/Kreditor	Feste Eingabemöglichkeiten wie bei Debitor/Kreditor der Buchungszeile.
AL	Deb.-/Kred.-Nr
AM	Mandant der Herkunft	Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten.
AN	Herkunftsnr.	Numerisch, Standardwert "0" Die Herkunft entspricht der Herkunft, wie sie in der Monatsabrechnung benutzt wird. Wenn verschiedene Arten von Daten zu importieren sind, können sie getrennt werden, indem jeweils eine andere Herkunft verwendet wird. Es kann jede Herkunft benutzt werden. Dabei sollte die richtige Vorgehensweise geplant werden.
AO	Transaktionsnr.	Numerisch, Standardwert "0". Wenn Aufteilungsbuchungen übertragen werden, dann sind die Belegnummer und die Transaktionsnummer von Bedeutung: Wenn eine Transaktionsnummer eingetragen ist, gelten alle Sätze mit der gleichen Transaktionsnummer als ein Beleg und werden zusammen geprüft und gebucht. Ist keine Transaktionsnummer vorhanden, gelten alle Sätze mit der gleichen Belegnummer als ein Beleg und werden zusammen geprüft und gebucht. Der Saldo eines Belegs muss 0 ergeben. Wenn also Aufteilungsbuchungen enthalten sind, muss mit Transaktionsnummer oder mit Belegnummer gearbeitet werden. Andernfalls würden alle Sätze als ein Beleg angesehen.
AP	Neu	Wert "Ja" oder "Nein", Standardwert "Nein"
AQ	Rücknahme	Wert "Ja" oder "Nein", Standardwert "Nein"
AR	Abrechnungsmonat	Datumsformat TT.MM.JJ Buchungsperiode der Baubetriebsabrechnung, in die die Buchungen übernommen werden sollen. Wenn im Datensatz der Offenen Schnittstelle eine Buchungsperiode eingetragen ist (Abrechnungsmonat), dann gilt diese. Wenn im Datensatz der Offenen Schnittstelle keine Buchungsperiode eingetragen ist, dann gilt der Abrechnungsmonat, der beim Aufruf eingetragen wird. Das Buchungsprotokoll erhält immer den Namen dieses Abrechnungsmonats, mit dem Anhängsel OPN, z.B. 2022-01OPN.

Wenn anstelle des Excel-Dokuments Daten CSV Datei übernommen werden, dann entsprechen die Felder den Spalten der Excel-Datei.

Ferner gelten für CSV Dateien diese Regeln:

Datensätze: Die Datei sollte keine Leersätze oder Vorlaufsätze enthalten, sondern ausschließlich Datensätze, die übernommen und gebucht werden sollen.
Aufteilung der Datei in Felder: Die Datei muss in einzelne Felder aufgeteilt sein. Die Felder sind durch ein Semikolon (Strichpunkt ;) getrennt. Jedes Feld muss in doppelte Hochkomma eingeschlossen sein, am Beginn und am Ende, z.B. "Feldinhalt". Auch leere Felder müssen so dargestellt werden: ;" ";
Feldinhalte: Wenn im folgenden nichts anderes genannt wird, können Felder Ziffern oder Buchstaben enthalten. Schlüsselfelder wie Kostenstelle und Kostenart haben eine Länge von 20 Zeichen.

Buchungsregeln

Wenn in einer Zeile beide Kostenstelle gefüllt sind, kommt eine Ganzbuchung an. Der Betrag bei Ganzbuchungen ist positiv anzugeben.

Bei Aufteilungsbuchungen wird nur eine Kostenstelle und eine Kostenart pro Zeile eingetragen. Belastungsbeträge sind bei Aufteilungsbuchungen positiv, Entlastungen negativ einzugeben.

Die Menge sollte das gleiche Vorzeichen wie der Betrag haben.

Beispiel

Wenn folgende Belegdaten vorliegen:

Belegdatum,. Belegnummer, KSt belasten, KSt entlasten, Betrag, Kostenart belasten, Kostenart entlasten, Buchungstext, BAS belasten, BAS entlasten, Buchungsperiode.

Wenn diese per Ascii-Datei bereitgestellt werden sollen, dann diese Felder füllen:

Belegdatum, Belegnr., KSt belasten, KSt entlasten, Betrag, Menge: 0, Einheit: leer, Kostenart belasten, Kostenart entlasten,

Storno im Monat: leer, Erweiterte Kontierung: fester Wert: Belastete KSt,

(... weitere leere Felder)

Buchungstext, Positionsnr.: fester Wert: 0, (...), BAL Art: fester Wert: BAL Neu,

(... weitere leere Felder)

BAS belasten, BAS entlasten,

(... weitere leere Felder)

Herkunftsnr.: fester Wert: 0, Transaktionsnr.: fester Wert:0, Neu: fester Wert: Nein , Rücknahme: fester Wert: Nein, Abrechnungsmonat.

Wenn bei einer Buchung mit Be- und Entlastung die Kontierungen für Geräte z.B. für beide Kostenstellen ausgewiesen werden sollen, dann ist beim Import das Kennzeichen 'Kontierung für beide KSt' auszuwählen.

Organisatorische Fragen

Vorgehensweise bei der Offenen Schnittstelle

Bevor Daten aus der Offenen Schnittstelle übernommen werden, sollten organisatorische Fragen geklärt werden. Zwei Fälle können hierbei unterschieden werden:

Die Daten einer Teilbuchhaltung kommen nur aus der Offenen Schnittstelle in die BBA.
Die Daten einer Teilbuchhaltung kommen aus der Offenen Schnittstelle und es werden zusätzlich in der anderen Modulen der Anwendung Daten gebucht.

Daten kommen nur aus der Offenen Schnittstelle

Daten gelangen nur aus dieser Quelle in die Baubetriebsabrechnung, wenn innerhalb der BBA keine weitere Verarbeitung für die Herkunft ausgeführt wird. Dies gilt wenn die Vorbereitung der Daten ausschließlich außerhalb von NEVARIS Finance stattfindet. Dann kann der Datenimport jederzeit ausgeführt werden. Durch den Import werden Buchungszeilen gefüllt. Dort sollten die übernommenen Daten überprüft werden. Das Buchen selbst geschieht, indem die Buchungszeilen gebucht oder die Monatsabrechnung für die Herkunft ausgeführt wird. Sind die Daten angekommen, muss die Schnittstellendatei geleert werden, damit die Datensätze nicht noch einmal in die BBA gelangen.

Daten aus Offener Schnittstelle und aus anderen Herkünften

Wenn Daten aus der Offenen Schnittstelle und aus anderen Quellen in die BBA gelangen, z.B. wenn Materialbuchungen importiert werden und auch über die Materialabrechnung erfasst werden, muss sorgfältig geplant werden:

Wenn die Monatsabrechnung für eine solche Herkunft ausgeführt wird, werden zunächst die für den Monat bereits gebuchten Datensätze der Herkunft entfernt. Sie werden ganz neu gerechnet. Die Daten aus der Offenen Schnittstelle entfallen dann ebenfalls. Folglich muss in diesen Fällen jedes mal, bevor die Monatsabrechnung für die Herkunft ausgeführt wird, der Datenimport wiederholt werden.

Herkunft BBAOPN

Für die Fälle, wie im Material-Beispiel, in denen Daten aus der Offenen Schnittstelle und aus anderen Teilbuchhaltungen in die BBA gelangen, ist es am günstigsten, für den Datenimport eine andere Herkunft zu wählen. Hierfür ist die Herkunft BBAOPN, Offene Schnittstelle, gedacht. Dann gelangt der Datenimport in diesen Topf und wird unberührt von anderen Verarbeitungen in der BBA gebucht.

Andere Herkunft

In den Fällen, in denen Daten nur über die Offene Schnittstelle in die BBA gelangen, ist es günstiger, nicht die Herkunft BBAOPN, sondern eine andere Herkunft zu wählen. Wenn z.B. Baulohn-Daten außerhalb von NEVARIS Finance gerechnet werden, sollten sie aus der Offenen Schnittstelle mit der Herkunft BBABLO übernommen werden. Die Herkunft kann an einigen Stellen zur Auswahl von Daten berücksichtigt werden. Es können z.B. bei der Definition von Einzelnachweisen Sätze einer bestimmten Herkunft nur summiert statt einzeln ausgewiesen werden. Es kann bei der BAB-Spaltendefinition die Herkunft als Auswahlkriterium benutzt werden. Auf diese Weise können dann einfach Spalten mit "Aus Fibu", "Aus Lohn" etc. gebildet werden.

Besondere Herkunft

Wenn Vortragsdaten aus der bisher verwendeten EDV vorliegen, können diese auch mit der Herkunft BBAVOR übernommen werden. Diese Herkunft wird automatisch erstellt, wenn sie eingetragen wird, davor ist sie in der Übersicht nicht enthalten. Diese Buchungen werden bei der Übernahme als Halbbuchungen akzeptiert.

Planwerte

Wenn Planwerte übernommen werden sollen, dann die Herkunft BBAPLA eintragen.

Um die doppelte Übernahme regelmäßig erzeugter Schnittstelle zu verhindern, kann die Datei über das Kennzeichen 'Datei nach Import umbenennen' umbenannt werden.

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