BBA Offene Schnittstelle
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Allgemein
Buchungsbelege können in die Baubetriebsabrechnung importiert werden. Hierzu steht die Offene Schnittstelle (OPN) zur Verfügung.
Über das Aktionsmenü des Rollencenters kann der Import gestartet werden, der Import kann aus einer CSV Datei oder einer Excel Datei erfolgen.
Das Excel-Muster-Dokument Buchung.xlsx kann angefordert werden.
Vorgehensweise
Externe Belege für die Baubetriebsabrechnung werden in einem vorbereiteten Excel-Dokument erfasst und in die Belege übernommen (Datenimport aus xlsx). Anstelle des Excel-Dokuments kann auch eine Ascii-Datei erstellt werden (Datenimport aus csv).
Bei der Übernahme werden die anstehenden Daten werden in BBA-Buchungszeilen übernommen. Es werden feste Buchungsblattnamen benutzt. Als Buchungsblattname wird JahrhundertJahr-MonatOPN benutzt, z.B. 2022-01OPN. Die Buchungsvorlage ist gleich der angegebenen Herkunft.
Die Buchungszeilen werden noch nicht gebucht. Sie sollten zunächst überprüft werden. Gebucht werden sie, indem die Herkunft in der Monatsabrechnung ausgeführt wird.
Aus organisatorischen Gründen kann es hilfreich sein, eine Schnittstellendatei nach Übernahme zu kennzeichnen, um eine erneute Übernahme zu verhindern. Für den Datenimport aus xlsx über Report 5004023 gibt es die Möglichkeit, den Pfad der Schnittstellendatei über das Feld 'Datei wenn Plan' anzugeben und das Kennzeichen 'Datei nach Import umbenennen' zu setzen. In diesem Fall wird die Importdatei mit dem Vorsatz IMPORTED_5004023 umbenannt. Hierbei kann der Import über 'Plan' in der Warteschlage oder direkt über 'OK' erfolgen. Ein Tooltip zum Feld 'Datei nach Import umbenennen' weist darauf hin, dass das Umbenennen nur möglich ist, wenn der Dateiname mit Angabe des kompletten Pfades im Feld 'oder Datei wenn Plan' eingetragen ist.
Excel-Dokument
Die Excel Datei sollte die folgenden Spalten enthalten, die Spalten A-I müssen Werte enthalten, weitere Spalten müssen zumindest die Standardwerte enthalten, sofern hier angegeben:
| Spalte | Spaltenbezeichnung | Feldinhalte |
|---|---|---|
| A | Belegdatum | Belegdatum im Datumsformat TT.MM.JJ |
| B | Belegnr. | Angabe der Belegnummer |
| C | KSt belasten | Angabe der Kostenstelle, die mit der Buchung belastet wird. |
| D | KSt entlasten | Angabe der Kostenstelle, die mit der Buchung entlastet wird. |
| E | Betrag | Betragsangabe mit Dezimalkomma und 2 Nachkommastellen, ggf. mit führendem Minuszeichen für negative Beträge. |
| F | Menge | Mengenangabe mit Dezimalkomma und 3 Nachkommastellen, ggf. mit führendem Minuszeichen für negative Mengen. |
| G | Einheit | Mengeneinheit |
| H | Kostenart belasten | Angabe der Kostenart, die mit der Buchung belastet wird. |
| I | Kostenart entlasten | Angabe der Kostenart, die mit der Buchung entlastet wird. |
| J | Storno in Monat | Storno in Monat: wenn Eingabe, dann im Format wie Belegdatum. |
| K | Erweiterte Kontierung | Feste Eingabemöglichkeiten wie bei der Erweiterten Kontierung der Buchungszeile. Standardwerte "Belastete KSt" |
| L | Buchungstext | |
| M | Positionsnr. | Numerischer Wert, Standardwert "0" |
| N | Vorgang | |
| O | Belegnr.2 Bedeutung | |
| P | Belegnr. 2 | Feste Eingabemöglichkeiten wie bei der Belegnr.2 Bedeutung der Buchungszeile. |
| Q | Dokument-ID | |
| R | Mandant KSt belasten | Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten. |
| S | Mandant KSt entlasten | Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten. |
| T | Artikel | |
| U | BAL Art | BAL Art: Text "BAL Neu" oder "BAL Alt". Standardwert "BAL NEU" |
| V | BAL | |
| W | Mandant des Wertbezugs | Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten. |
| X | Gerät | |
| Y | Zusatzkennung | |
| Z | Personalnr. | |
| AA | Anlagegut | |
| AB | Wertbezug | Feste Eingabemöglichkeiten wie beim Wertbezug der Buchungszeile. |
| AC | BAS belasten | |
| AD | BAS entlasten | |
| AE | Mandant KTr belasten | Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten. |
| AF | Kostenträger belasten | |
| AG | Mandant KTr entlasten | Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten. |
| AH | Kostenträger entlasten | |
| AI | Projekt | |
| AJ | LV-Position | |
| AK | Debitor/Kreditor | Feste Eingabemöglichkeiten wie bei Debitor/Kreditor der Buchungszeile. |
| AL | Deb.-/Kred.-Nr | |
| AM | Mandant der Herkunft | Keine Angabe entspricht dem aktuellen Mandanten. |
| AN | Herkunftsnr. | Numerisch, Standardwert "0" Die Herkunft entspricht der Herkunft, wie sie in der Monatsabrechnung benutzt wird. Wenn verschiedene Arten von Daten zu importieren sind, können sie getrennt werden, indem jeweils eine andere Herkunft verwendet wird. Es kann jede Herkunft benutzt werden. Dabei sollte die richtige Vorgehensweise geplant werden. |
| AO | Transaktionsnr. | Numerisch, Standardwert "0". Wenn Aufteilungsbuchungen übertragen werden, dann sind die Belegnummer und die Transaktionsnummer von Bedeutung:
Der Saldo eines Belegs muss 0 ergeben. Wenn also Aufteilungsbuchungen enthalten sind, muss mit Transaktionsnummer oder mit Belegnummer gearbeitet werden. Andernfalls würden alle Sätze als ein Beleg angesehen. |
| AP | Neu | Wert "Ja" oder "Nein", Standardwert "Nein" |
| AQ | Rücknahme | Wert "Ja" oder "Nein", Standardwert "Nein" |
| AR | Abrechnungsmonat | Datumsformat TT.MM.JJ Buchungsperiode der Baubetriebsabrechnung, in die die Buchungen übernommen werden sollen.
|
Ferner gelten für CSV Dateien diese Regeln:
- Datensätze: Die Datei sollte keine Leersätze oder Vorlaufsätze enthalten, sondern ausschließlich Datensätze, die übernommen und gebucht werden sollen.
- Aufteilung der Datei in Felder: Die Datei muss in einzelne Felder aufgeteilt sein. Die Felder sind durch ein Semikolon (Strichpunkt ;) getrennt. Jedes Feld muss in doppelte Hochkomma eingeschlossen sein, am Beginn und am Ende, z.B. "Feldinhalt". Auch leere Felder müssen so dargestellt werden: ;" ";
- Feldinhalte: Wenn im folgenden nichts anderes genannt wird, können Felder Ziffern oder Buchstaben enthalten. Schlüsselfelder wie Kostenstelle und Kostenart haben eine Länge von 20 Zeichen.
Buchungsregeln
Wenn in einer Zeile beide Kostenstelle gefüllt sind, kommt eine Ganzbuchung an. Der Betrag bei Ganzbuchungen ist positiv anzugeben.
Bei Aufteilungsbuchungen wird nur eine Kostenstelle und eine Kostenart pro Zeile eingetragen. Belastungsbeträge sind bei Aufteilungsbuchungen positiv, Entlastungen negativ einzugeben.
Die Menge sollte das gleiche Vorzeichen wie der Betrag haben.
Beispiel
Wenn folgende Belegdaten vorliegen:
Belegdatum,. Belegnummer, KSt belasten, KSt entlasten, Betrag, Kostenart belasten, Kostenart entlasten, Buchungstext, BAS belasten, BAS entlasten, Buchungsperiode.
Wenn diese per Ascii-Datei bereitgestellt werden sollen, dann diese Felder füllen:
Belegdatum, Belegnr., KSt belasten, KSt entlasten, Betrag, Menge: 0, Einheit: leer, Kostenart belasten, Kostenart entlasten,
Storno im Monat: leer, Erweiterte Kontierung: fester Wert: Belastete KSt,
(... weitere leere Felder)
Buchungstext, Positionsnr.: fester Wert: 0, (...), BAL Art: fester Wert: BAL Neu,
(... weitere leere Felder)
BAS belasten, BAS entlasten,
(... weitere leere Felder)
Herkunftsnr.: fester Wert: 0, Transaktionsnr.: fester Wert:0, Neu: fester Wert: Nein , Rücknahme: fester Wert: Nein, Abrechnungsmonat.
Organisatorische Fragen
Vorgehensweise bei der Offenen Schnittstelle
Bevor Daten aus der Offenen Schnittstelle übernommen werden, sollten organisatorische Fragen geklärt werden. Zwei Fälle können hierbei unterschieden werden:
- Die Daten einer Teilbuchhaltung kommen nur aus der Offenen Schnittstelle in die BBA.
- Die Daten einer Teilbuchhaltung kommen aus der Offenen Schnittstelle und es werden zusätzlich in der anderen Modulen der Anwendung Daten gebucht.
Daten kommen nur aus der Offenen Schnittstelle
Daten gelangen nur aus dieser Quelle in die Baubetriebsabrechnung, wenn innerhalb der BBA keine weitere Verarbeitung für die Herkunft ausgeführt wird. Dies gilt wenn die Vorbereitung der Daten ausschließlich außerhalb von NEVARIS Finance stattfindet. Dann kann der Datenimport jederzeit ausgeführt werden. Durch den Import werden Buchungszeilen gefüllt. Dort sollten die übernommenen Daten überprüft werden. Das Buchen selbst geschieht, indem die Buchungszeilen gebucht oder die Monatsabrechnung für die Herkunft ausgeführt wird. Sind die Daten angekommen, muss die Schnittstellendatei geleert werden, damit die Datensätze nicht noch einmal in die BBA gelangen.
Daten aus Offener Schnittstelle und aus anderen Herkünften
Wenn Daten aus der Offenen Schnittstelle und aus anderen Quellen in die BBA gelangen, z.B. wenn Materialbuchungen importiert werden und auch über die Materialabrechnung erfasst werden, muss sorgfältig geplant werden:
Wenn die Monatsabrechnung für eine solche Herkunft ausgeführt wird, werden zunächst die für den Monat bereits gebuchten Datensätze der Herkunft entfernt. Sie werden ganz neu gerechnet. Die Daten aus der Offenen Schnittstelle entfallen dann ebenfalls. Folglich muss in diesen Fällen jedes mal, bevor die Monatsabrechnung für die Herkunft ausgeführt wird, der Datenimport wiederholt werden.
Herkunft BBAOPN
Für die Fälle, wie im Material-Beispiel, in denen Daten aus der Offenen Schnittstelle und aus anderen Teilbuchhaltungen in die BBA gelangen, ist es am günstigsten, für den Datenimport eine andere Herkunft zu wählen. Hierfür ist die Herkunft BBAOPN, Offene Schnittstelle, gedacht. Dann gelangt der Datenimport in diesen Topf und wird unberührt von anderen Verarbeitungen in der BBA gebucht.
Andere Herkunft
In den Fällen, in denen Daten nur über die Offene Schnittstelle in die BBA gelangen, ist es günstiger, nicht die Herkunft BBAOPN, sondern eine andere Herkunft zu wählen. Wenn z.B. Baulohn-Daten außerhalb von NEVARIS Finance gerechnet werden, sollten sie aus der Offenen Schnittstelle mit der Herkunft BBABLO übernommen werden. Die Herkunft kann an einigen Stellen zur Auswahl von Daten berücksichtigt werden. Es können z.B. bei der Definition von Einzelnachweisen Sätze einer bestimmten Herkunft nur summiert statt einzeln ausgewiesen werden. Es kann bei der BAB-Spaltendefinition die Herkunft als Auswahlkriterium benutzt werden. Auf diese Weise können dann einfach Spalten mit "Aus Fibu", "Aus Lohn" etc. gebildet werden.
Besondere Herkunft
Wenn Vortragsdaten aus der bisher verwendeten EDV vorliegen, können diese auch mit der Herkunft BBAVOR übernommen werden. Diese Herkunft wird automatisch erstellt, wenn sie eingetragen wird, davor ist sie in der Übersicht nicht enthalten. Diese Buchungen werden bei der Übernahme als Halbbuchungen akzeptiert.
Planwerte
Wenn Planwerte übernommen werden sollen, dann die Herkunft BBAPLA eintragen.