Allgemein

Gemeinkostenzuschläge (GK), die in der BBA gerechnet werden, ermöglichen eine Berücksichtigung von Kosten, die nicht bestimmten Baustellen zugeordnet werden können. Sie werden periodengerecht berücksichtigt, auch wenn sie ungleichmäßig über das Jahr verteilt anfallen.

Lohn-Gemeinkosten wie Urlaubsgeld und Versicherungen fallen zu bestimmten Zeitpunkten an. Durch Anwendung eines Prozentsatzes auf Einzelkosten, also auf alle Belege mit Lohn-Einzelkosten, wird die Belastung gleichmäßig und aussagefähig. Als Prozentsatz wird ein Erfahrungswert angesetzt. Der Zentralverband des Deutschen Baugewerbes nennt Lohn-Gemeinkosten und anzusetzende Prozentsätze, z.B. für Feiertage, Ausfalltage, Krankheitstage, 13.Monatseinkommen, Überbrückungsgeld, Urlaubsgeld, Sozialversicherungen, Unfallversicherung, Berufsbildung und andere.

Kosten, die durch Lagerhaltung entstehen (Regie) oder Kosten des Einkaufs können auf die gebuchten Material-Einzelkosten aufgerechnet werden. Dadurch sind die Materialkosten realistisch, ohne dass eine Verteilung der Kosten der Lager- oder Einkaufskostenstellen ausgeführt werden muss.

Die tatsächlich angefallenen Gemeinkosten sollen auf eine Verrechnungskostenstelle gebucht werden. Im Beispiel der Material-Gemeinkosten könnten die Lager- und Einkaufskostenstellen zu 100% auf eine Verrechnungskostenstelle verteilt werden. Wenn die Gegenbuchungen der Gemeinkostenzuschläge ebenfalls diese Verrechnungskostenstelle bebuchen, ist dort die Differenz zwischen den angesetzten und den Ist-Gemeinkosten sichtbar.

Die Zuschläge werden durch Aufruf in der Monatsabrechnung gerechnet. 

Wenn eine Definition eines Gemeinkostenzuschlags gelöscht wird, dann wird geprüft, ob für diese Definition bereits Werteabgerechnet und gebucht wurden. Es erfolgt dann ein Hinweis.

GK-Zuschläge Karte

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Gemeinkosten

Es können mehrere Arten von Gemeinkostendefinitionen (GK) erstellt werden. Hierzu gibt es wählbare Optionen mit folgenden Unterschieden:

• GK1 werden automatisch gebucht. Andere Zuschläge können durch die Monatsabrechnung gerechnet werden, GK1 wenn gewünscht auch. Während der Monatsabrechnung können die GK zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgeführt werden. Innerhalb einer Option sind mehrere Definitionen möglich, die selbst wiederum in einer Reihenfolge ausgeführt werden können. Der Gemeinkostenzuschlag 1 umfasst in der Regel die Lohn- und Material-Zuschläge.
• Der GK 2 kann in der Monatsabrechnung nach den ersten Umlagen, z.B. nach der Kostenstellen-Verteilung, gerechnet werden.
• GK Unfertige: Der Gemeinkostenzuschlag auf Unfertige Baustellen dient zur Bewertung der Bestandsveränderungen. Er ist eine Sonderverarbeitung. Dieser Zuschlag wird nur für Kostenstellen gerechnet, die nicht als fertig gekennzeichnet sind. Wenn er gerechnet wird, dann in der Regel am Jahresende

Gemeinkostenname

Es können beliebig viele Gemeinkostenzuschläge definiert werden. Zur einfachen Unterscheidung sollte der Zuschlag einen sprechenden Namen erhalten. Beispiele wären "Lohn-GK", "Material-GK". Der Gemeinkostenname ist das Schlüsselfeld, welches als Code diese Gemeinkostenkarte bis hin zu den dazugehörenden Buchungen begleitet.

Bezeichnung

Der Zuschlagssatz kann in maximal 2 Bezeichnungszeilen näher beschrieben werden. 

Basisart, Basis 

Die Teilbuchungen, auf die der Zuschlag gerechnet wird, müssen mit einer bestimmten Kostenart kontiert sein. Um diese Kostenart zu bestimmen, kann die Kostenart selbst oder es können eine BAB-Zeile, BAB-Summenzeile, eine Kostenartengruppe, Summenkostenart oder Bedeutung der Kostenart angegeben werden. Diese enthalten mehrere Kostenarten, so dass für alle Kostenarten, die in dieser Angabe enthalten sind, der Zuschlag gerechnet wird. Der Zuschlag kann auch auf mit BAS kontierte Belege gerechnet werden. Die Basisart legt fest, welche der genannten Möglichkeiten gilt. Die Basis nennt die Nummer, also z.B. die Kostenart. In der Basisart wird also bestimmt, ob eine Kostenart oder eine umfassendere Grundlage für die Zuschlagsberechnung gelten soll. In der Basis wird der genaue Wert, also z.B. die Nummer der Kostenart eingetragen.

% aus Fremdmandant

Wenn die zu entlastende Kostenstelle in einem anderen Mandanten geführt wird und dort eine gleiche GK Definition existiert, dann kann der dort hinterlegte aktuelle Prozentsatz für die Berechnung des Zuschlagssatzes genutzt werden. Als gleiche Definition wird eine Definition mit der gleichen Gemeinkosten-Option, dem gleichen Gemeinkostennamen und der gleichen Variante und dem gleichen Startmonat angesehen. Wenn dies nicht möglich ist, dann besteht die Möglichkeit, durch Angabe von Sonderprozenten pro Fremdmandant den gleichen Zweck zu erreichen.

Verrechnung in Fremdmandant

Wenn Verrechnung in Fremdmandant aktiviert ist führt dies dazu,  dass, wenn der Zuschlag auf einen mandantenübergreifenden Beleggerechnet wird, eine Mandantenverrechnung automatisch gebucht wird. Ist dies nicht gewünscht, dies dürfte z.B. bei Material-Gemeinkosten der Fall sein, dann ist das Feld zu deaktivieren.

Basis aus Fremdmandant

Bei der Definition eines Gemeinkostenzuschlags kann ausgewählt werden, ob Basiswerte, die aus Buchungen mit einer Kostenstelle aus einem anderen Mandanten stammen, mitgerechnet, also bezuschlagt werden sollen, oder nicht. Wenn nicht, dann "Basis aus Fremdmandant" auf "Kein Zuschlag" setzen.

Herkunftsnummer

Die Herkunftsnummer ist die Laufende Nummer des Belegs, die er in der Herkunftstabelle hat. Diese eindeutige Nummer wird vom System automatisch vergeben und ist nicht editierbar. Die Herkunftsnummer wird in die erstellten Ist-Werte übernommen und gibt so Auskunft, mit welcher Gemeinkostenart die Ist-Werte erzeugt wurden. 

Über die Funktion Registerwechsel wird die zweite Maske zur Einrichtung der Gemeinkosten aufgerufen. 

Beleg

Reihenfolge

Die Definitionen einer Option, also z.B. die GK1, können in eine Reihenfolge ihrer Ausführung gebracht werden. Wenn dies gewünscht ist, eine beliebige Zahl eintragen. Zwischen den Zahlen sollte ein größerer Abstand sein, falls spätere Einfügungen notwendig sind. Diese Reihenfolge gilt nur innerhalb einer Option, GK1 und GK2 werden stets getrennt  voneinander ausgeführt.

Kontierungshilfe

Die Kontierungshilfe wird benötigt, um die Zuschlagsbuchung auszuführen. Die Entlastungs-Kostenstelle der Kontierungshilfe wird mit der Entlastungs-Kostenart bebucht. Dies ist die Gegenbuchung zum Zuschlag auf die Kostenstelle des Belegs. Diese Kostenstelle sollte gleichzeitig mit den tatsächlich angefallenen Gemeinkosten bebucht werden, damit eine Kontrolle der Zuschlagsprozentsätze möglich ist. Siehe auch BBA Kontierungshilfen. 

Belegnr.

Die Zuschlagsbuchung erhält die hier hinterlegte Belegnummer. Zur einfachen Identifizierung der erzeugten Istwerte empfiehlt sich eine sprechende Belegnummer zu verwenden. 

Buchungstext

Die Zuschlagsbuchung erhält den hier hinterlegten Buchungstext. Zur einfachen Identifizierung der erzeugten Istwerte empfiehlt sich einen sprechenden Buchungstext zu verwenden. 

BAS-Filter

Die Gemeinkosten können nach Bauarbeitschlüssel (BAS) gefiltert werden. 

Abweichende Gegen-KSt

Eine Kostenstelle unter „Abweichende Gegenkostenstelle“ einzutragen bedeutet, dass die Entlastungsbuchung nicht mit der Kostenstelle der Kontierungshilfe ausgeführt wird, sondern mit dieser Kostenstelle, die auch in einem anderen Mandanten sein kann. 

Sperrhinweis, Gültig ab, Gültig bis

Wenn Definitionen für Gemeinkostenzuschläge angelegt werden, die aber nicht oder noch nicht gerechnet werden sollen, kann dies durch Eingrenzung der Gültigkeit geschehen. Für eine detaillierte Beschreibung siehe BBA Kostenstellen Register Gültigkeit. 

Persönlich

Stammdaten, die eine relativ aufwendige Erfassung benötigen, wie Varianten, BAB-Zeilendefinitionen, Kontierungshilfen und Verteilerlisten, können vor irrtümlicher Änderung durch andere Benutzer geschützt werden. Der Benutzer, der einen Datensatzbearbeitet, kann dann festlegen, dass nur er diesen Datensatz weiterbearbeiten darf. Wenn er dieses "Persönlich"-Kennzeichen setzt, steht der Datensatz nur ihm zur Änderung bereit. Andere Benutzer können ihn weiterhin anzeigen und benutzen, jedoch nicht die erfassten Definitionen ändern. Persönlich kann nur gesetzt werden, wenn Benutzer angelegt sind, die sich in der Anwendung anmelden müssen. Wenn ein Datensatz gar nicht mehr änderbar ist, weil z.B. der Benutzer, der "Persönlich" gesetzt hat, nicht mehr im Systemvorhanden ist, sollte der Systemverwalter diesen Benutzer kurzfristig anlegen, damit das "Persönlich"-Kennzeichen entfernt werden kann.

GK Prozentsätze

In der Tabelle Gemeinkosten-Prozentsatz werden die Details für die Zuschlagsermittlung erfasst. 

Ab Monat

Der Ab-Monat, ist der Monat, ab dem der Prozentsatz gilt. Es zählt ein Stichmonat, wie in der Regel für Gemeinkostenzuschläge erläutert.

Für Variante

Es können unterschiedliche Prozentsätze für unterschiedliche Kostenstellen gelten. Für welche, wird über eine Variante bestimmt. Die in ihr enthaltenen Kostenstellen erhalten den Zuschlag. (Siehe auch die Regel für Gemeinkostenzuschläge.)

Wenn gesperrte Kostenstellen in der Variante enthalten sind, auf die Zuschläge gerechnet werden, oder auf die eine Umlage verteilt wird, dann werden diese Kostenstellen nicht mehr verarbeitet. Gemeinkostenzuschläge können rückwirkend gerechnet werden. 

Wenn also verschiedene Prozentsätze auf Kostenstellen gerechnet werden sollen und einer dieser Prozentsätze z.B. ab Januar gilt, müssen alle Prozentsätze in den Januar kopiert werden. Um diese Anforderung komfortabel zu unterstützen gibt es die Möglichkeit, die Stichtagssätze zu kopieren. Ansonsten wäre es schwierig zu entscheiden, welcher Prozentsatz noch gilt und welcher durch einen anderen ersetzt wurde.

Prozentsatz, Sonderprozentsatz                               

Zu Gemeinkosten-Prozentsätzen können auch besondere Prozentsätze definiert werden, die auf Belege gerechnet werden, die auf eine bestimmte Art und Weise kontiert sind. Wenn ein Beleg einen abweichenden Mandanten der Gegenbuchung, also seinen Ursprung in einem Fremdmandanten hat, kann ein besonderer Prozentsatz gerechnet werden. Ebenso Belege, die mit bestimmten Kostenträgern kontiert sind. Zu diesem Zweck kann eine Kostenträger-Variante benutzt werden, so dass der Sonderprozentsatz für mehrere Kostenträger gilt. Belege mit bestimmten Projekten oder mit BAS können auch mit einem Sonderprozentsatz belastet werden.

Wenn Sonderprozentsätze notwendig sind, gelten diese in der Regel z.B. für bestimmte Kostenträger. Die anderen möglichen Kriterien wie Projekt und BAS haben dann keine Bedeutung. Bei der Definition der Prozentsätze dann diese Felder leer lassen. Wenn es doch erforderlich sein sollte, die Möglichkeiten zu kombinieren, etwa in der Form:

Belege, die mit bestimmten Kostenträgern und mit einem bestimmten BAS kontiert sind, erhalten einen besonderen Prozentsatz, dann beide Angaben eintragen, im Beispiel eine KTr-Variante und einen BAS. Sobald ein Prozentsatz gefunden wird, der für einen Beleg mit Zuschlag gilt, wird dieser gerechnet, selbst wenn noch andere Sonderprozentsätze zutreffen sollten. Um zu beeinflussen, welcher der möglichen Sonderprozentsätze gelten soll, kann eine Prüfreihenfolge eingetragen werden. Der Satz, der nach dieser Reihenfolge zuerst gefunden wird, gilt.

Zuschlage pro Menge

Anstelle von Prozentsätzen kann auch ein Zuschlag pro Menge vorgenommen werden. In diesem Fall wird die Menge aus der Basis ermittelt und dann mit dem hinterlegten Zuschlag multipliziert. So kann z.B. ein Zuschlag auf gearbeitete Stunden je Baustelle ermittelt werden. 

Rückwirkend rechnen

Im aktuellen Prozent-Eintrag "Rückwirkend rechnen" auswählen. Im aktuellen Monat die Gemeinkosten rechnen. Dabei wird ab Jahresanfang des Geschäftsjahres die GK-Berechnung wiederholt. Differenzen werden in den aktuellen Monat gestellt. Wenn es nicht gewünscht ist, ab Jahresanfang zu rechnen, dann ein "Gültig ab"-Datum in der GK-Karte eintragen. Rückwirkend rechnen bedeutet: es soll ein anderer Prozentsatz gerechnet werden. Die übrigen Regeln bei der GK-Berechnung bleiben in Kraft, insbesondere, dass der letzte Monat bis einschl. Abrechnungsmonat als Stichmonat gilt und die Einträge für diesen Monat ausgeführt werden, andere jedoch nicht. Das bedeutet, ein Eintrag, der rückwirkend rechnen soll, muss für den aktuellen Monat eingetragen werden, ebenso alle anderen Einträge für andere der rückwirkend rechnen soll, muss für den aktuellen Monat eingetragen werden, ebenso alle anderen Einträge für andere Varianten, auch wenn sich ihre Prozentsätze nicht ändern.

Menüband

Verwalten

Neue Zeile, Zeile löschen

Über die Funktionen können die Zeilen der Prozentsätze bearbeitet werden.

Vorbereiten

Basis

Hier können für einen gewählten Abrechnungsmonat die Basiswerte für die Ermittlung der Gemeinkosten auf Basis der gewählten Variante angezeigt werden. 

Sonderprozentsätze

Die Übersicht GK-Sonderprozentsätze erlaubt das Bearbeiten der Sonderprozentsätze für die gewählte Variante. 

Nacharbeiten

Stichtagssätze kopieren

Über diese Funktion können vorhandene Sätze für einen Stichtag in einen neuen Stichtag kopiert werden. Dies ist wichtig, wenn für eine Variante ein neuer Stichtag mit anderen Werten notwendig ist. Dann werden auch für die übrigen Varianten neue Stichtagssätze benötigt, auch wenn keine Änderung erforderlich ist. Diese können so einfach kopiert werden. 

Untermenüs zu Gemeinkosten

Posten

Zur Überprüfung können für jede Definition über "Posten" die bereits gebuchten Gemeinkosten angezeigt werden.

Reihenfolge

Über Reihenfolge kann die Abfolge der Monatsrechnung für Gemeinkosten und Umlagen festgelegt werden. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Kosten zunächst Gemeinkosten erhalten und später weiter verteilen sollen. 

Die Funktion kann noch eine weitere wichtige Aufgabe zur Überwachung in der mandantenübergreifenden Betriebsabrechnung übernehmen. 

GK-Definitionen gelten immer pro Mandant. Wenn viel mandantenübergreifend gebucht wird, wäre es naheliegend, die Definitionen in den Kostenstellen-Mandanten zu vergleichen und in einer Übersicht zu sehen. Dies erfolgt über die eingeblendeten Definitionen in der Tabelle für die globale Reihenfolgesteuerung. Die in allen/mehreren, Mandanten definierten Gemeinkostenzuschläge und Umlagen können in eine globale Reihenfolge gebracht werden und mit einem einzigen Aufruf in dieser Reihenfolge ausgeführt werden.

Einblenden GK, Einblenden Umlagen

Es werden alle GK bzw. Umlagen aller Mandanten eingefügt. Wenn nicht alle Mandanten gewünscht sind, dann kann zuvor in BBA Stammdaten Einrichtung eine Firmengruppe eintragen und hier danach gefiltert werden. Dann werden nur die GK und Umlagen der Mandanten, die in dieser Firmengruppe enthalten sind, eingefügt. Diese werden auch nur verarbeitet, wenn die Auswahl in diesem Mandanten ausgeführt wird.

Über die drei Punkte können Gemeinkosten und Umlagen eingeblendet werden, sofern sie noch nicht angezeigt werden. 

Im Anschluss können die angezeigten GK und Umlagen mit einer Reihenfolge versehen werden. Solche, die nicht ausgeführt werden sollen, können aus dieser Anzeige gelöscht werden. Die Definitionen selbst bleiben dennoch vorhanden. GK und Umlagen, die in dieser Anzeige nicht enthalten sind, werden aber später beim Aufruf nicht ausgeführt.

Regeln

Gemeinkostenzuschläge werden nach folgenden Regeln gerechnet:

• Die Regeln gelten für die Monatsabrechnung. Wenn GK1 automatisch gebucht wird, gelten die Regeln entsprechend, mit dem Unterschied, dass nicht auf alle Monatsbelege gerechnet wird, sondern auf genau einen Beleg. Es werden GK-Definitionen des aktuellen Mandanten für Kostenstellen des aktuellen Mandanten ausgeführt.
• Die Berechnungen für die einzelnen GK-Typen werden getrennt durchgeführt. Pro Typ werden die GK-Definitionen nach Reihenfolge durchgegangen. Die Definition muss gültig sein. Die Einzelbelege, die aufgrund der GK-Definitionen im Monat bereits erstellt wurden, werden pauschal entfernt, so dass für den Monat ganz neu gerechnet wird. Für GK1 bedeutet dies, dass die automatischen Buchungen des Monats fortfallen, wenn die Monatsabrechnung ausgeführt wird.
• Ausgehend vom aktuellen Monat der Abrechnung wird für jede GK-Definition ein Stichmonat ermittelt. Dies ist der Monat selbst oder der erste Monat zuvor, für den ein Prozentsatz vorhanden ist. Dieser Stichmonat gilt. Wenn unterschiedliche Prozentsätze je nach Variante definiert sind, müssen die Prozentsätze alle in diesem Stichmonat vorhanden sein. Sie müssen also synchronisiert werden.
• Pro Definition werden alle Prozentsätze des Stichmonats durchgegangen. Für alle Kostenstellen der Variante werden die Berechnungen durchgeführt. Wenn GK Unfertige gerechnet werden, müssen die Kostenstellen zusätzlich als nicht fertig gekennzeichnet sein. Es werden nur Kostenstellen berücksichtigt, die im Mandanten der GK-Definition sind. Das bedeutet, in jedem Mandanten gelten eigene Definitionen.
• Berechnung: Die Monatssumme der Kostenstelle für die Kostenarten der Basis wird als Grundlage genommen. Auf diesen Betrag wird die Regel für Basisbeträge angewandt. Der Prozentsatz wird auf diese Summe gerechnet. Je nach Kontierung der Belege kann auch ein Sonderprozentsatz gelten.
• Eine Teilbuchung in den Kostenstellen-Istwerten wird für jede Kostenstelle, die in der Variante enthalten ist, erstellt. Die Kostenstelle wird belastet, mit der Belastungs-Kostenart der Kontierungshilfe der GK-Definition, die Gegenbuchung ist die Verrechnungsbuchung, die Zuordnungsnummer ist die Nr. der Verrechnungsbuchung, Belegnummer und Buchungstext werden aus der GK-Definition übernommen, der Prozentsatz wird vermerkt.
• Die Verrechnungsbuchung: Es wird pro GK-Definition eine Gegenbuchung erstellt. Die Werte werden also kumuliert. Die Summe der Belastungen wird mit anderem Vorzeichen gebucht. Entlastet wird die Entlastungs-Kostenstelle der Kontierungshilfe, mit der Entlastungs-Kostenart der Kontierungshilfe, die Gegenbuchung ist die erste Kostenstellen-Buchung, die Zuordnungsbuchung ist die Verrechnungsbuchung selbst, Belegnummer und Buchungstext werden aus der GK-Definition übernommen.
• Die so entstandenen Buchungen werden in ein Buchungsblatt gestellt. Pro Prozentsatz-Eintrag werden sie sofort und automatisch gebucht.

Ausführen

Die so neu definierten GK und Umlagen können mit einem einzigen Aufruf ausgeführt werden. In BBA, Abrechnung, Monatsabrechnung, wird der Eintrag BBAUMLALL, BBA GK Umlagen aller Mandanten", ausgeführt. Wenn der Eintrag nicht vorhanden ist, dann kann er über Auswählen,  Aus Herkunft, automatisch eingefügt werden. Falls beim Erstellen und Buchen Fehler aufgetreten sind, dann sind diese nicht in einem Buchungsblatt, sondern bei den Einträgen selbst, z.B. bei BBAGK1. Über Vorbereiten, Fehlertext anzeigen, können diese überprüft werden. Wenn z.B. im BBA Buchungsblatt mit einer Kostenstelle aus einem Fremdmandanten gebucht wird, und im Fremdmandant gibt es für diese Buchung eine GK-Definition, und GK1 "sofort" ist im aktuellen Mandanten für den Buchungsmonat ausgewählt: dann wird diese GK-Berechnung des Fremdmandanten sofort ausgeführt.