Allgemein

In dem Zusatzmodul Bauleiterabgrenzung werden die Kostenartenabgrenzungen und Leistungsabgrenzungen in einer besonderen Übersicht erfasst. Baustellen, für die abgegrenzt wird, werden nach Bauleiter aufgeführt. Zur Information werden einige Ergebnis-Werte der Kostenstelle angezeigt.

Die Abgrenzungen werden durch einen Teilschritt der Monatsabrechnung der BBA abgerechnet und können als Rückstellungen an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Aktivieren

Die Abgrenzung pro Bauleiter ist ein zusätzliches Modul und wird durch eine Einstellung in der Einrichtung der Baubetriebsabrechnung siehe BBA Einrichtung, Bereich "Weiteres", Feld "Leistungsabgrenzung", Auswahl "Bauleiterabgrenzung". Die Auswahl "Mit Personenkonten" aktiviert die Sonderverarbeitung BBA Leistungsabgrenzungen OP.

Auswahl

In der Übersicht der Abgrenzungen, Bereich Auswahl, wird zunächst der Monat eingegeben.

Es kann der Bauleiter vorgegeben werden. Weitere Filter können gesetzt werden auf Oberbauleiter, Niederlassung und den Bauendefilter.

Kostenstellen

Im Kostenstellen der Übersicht werden die Kostenstellen des aktuellen Mandanten angezeigt. Wenn ein Bauleiter vorgegeben wurde, dann wird automatisch auf die Kostenstellen dieses Bauleiters gefiltert und die Berechtigung auf Kostenstellen geprüft.

Zu jeder angezeigten Kostenstelle werden einige Ergebnisse angezeigt, diese Ergebnisse werden ermittelt nach Auswahl des Bauleiters und können über das Untermenü Vorbereiten, KSt aktualisieren neu gerechnet werden.

Die Spalten mit den Ergebniswerten zu den Kostenstellen kommen aus einer Spaltendefinition, die in der BBA Einrichtung hinterlegt wird, siehe BBA Einrichtung, Register Auskunft/Bericht, Spaltendefinition Abgrenzung.

Beträge zu Leistungen werden positiv angezeigt, zu Kosten negativ. Dazu müssen die Spalten die Vorzeichen der Beträge drehen, zum Beispiel durch den Rundungsfaktor -1.

Die Werte, die in der Abgrenzung pro Kostenstelle angezeigt werden, haben als Überschrift die Drucküberschriften der Spalten der Spaltendefinition, die für diesen Zweck vorgegeben wurde. Es werden die Drucküberschrift und die Drucküberschrift 2 zusammengefügt.

Abgrenzungen

Im Bereich Abgrenzungen der Übersicht können pro Kostenstelle die Abgrenzungen erfasst werden. Hierzu wird eine Kostenstelle im Bereich Kostenstellen ausgewählt und im Anschluss im unteren Teil die Abgrenzungen zu der gewählten Kostenstelle erfasst.

Die Spalten zu den Abgrenzungen sind: Kostenstelle, Kostenart, Bezeichnung, Abgrenzungsart, Abgrenzungskostenart, Rechnungsnummer, Adressnummer, Buchungstext, Menge, Einheit, Betrag.

Abgrenzungsarten

Die Abgrenzungsart ist erforderlich. Sie bestimmt, ob es sich um Kostenabgrenzung, Abgrenzung lagernder Menge oder um Leistungsabgrenzung handelt. Außerdem legt sie die Gegenkostenart und die Gegenkostenstelle fest, mit der in der Baubetriebsabrechnung gebucht wird, sowie Vorgaben, auf die bei der Eingabe geprüft werden sollen.

Prüfungen in der Abgrenzungserfassung:

Wenn in der Bauleiterabgrenzung die Abgrenzungsart geändert wird, dann werden die Prüfungen laut neuer Abgrenzungsart ausgeführt zu: Rechnung, Rechnungsbetrag, Adressnummer, Buchungstext. Der Monatsbetrag wird für die alte und für die neue Abgrenzungsart geprüft.
Wenn eine Position der Bauleiterabgrenzung gelöscht wird, dann wird die Prüfung auf den Monatsbetrag für die alte und für die neue Abgrenzungsart ausgeführt.
Wenn nicht, wird ein Fehler ausgegeben.

Für eine Feldbeschreibung zur Abgrenzung siehe BBA Bauleiterabgrenzung Abgrenzung.

Kostenart

Die Kostenart ist die Kostenart, um deren Istwert es geht.

Abgegrenzt werden können Kostenarten, bei denen eine Abgrenzungskostenart eingetragen ist.

Bei einer Abgrenzungsart, die Kosten betrifft: Kostenarten, die in der Kostenarten-Karte bei "Ergebnis" den Eintrag "Kosten" haben.
Bei einer Abgrenzungsart, die Leistung betrifft: Kostenarten, die in der Kostenarten-Karte bei "Ergebnis" den Eintrag "Leistung" haben.

Siehe BBA Kostenarten für mehr Details.

Abgrenzungskostenart

Die Abgrenzungskostenart ist die Kostenart, mit der die Abgrenzung gebucht wird.
Die Abgrenzungskostenart hat in der Kostenarten-Karte den Eintrag "Kosten: Kostenabgrenzung" oder "Leistung: Leistungsabgrenzung".
Die Abgrenzungskostenart ist bei der Kostenart, die sie abgrenzt, als "Abgrenzungskostenart" eingetragen; sie kann auch bei mehreren Kostenarten eingetragen sein.

Siehe BBA Kostenarten für mehr Details.

Abgrenzungsbetrag

Der Abgrenzungsbetrag ist der Gesamtbetrag der Abgrenzung für die KSt und die Kostenart. Der Betrag ist kein Monatswert, sondern ein Gesamtwert. Deshalb kann in der Übersicht über das Untermenü Vorbereiten, Werte aus Vormonat, der Wert, wie im Vormonat erfasst, in die aktuelle Erfassung übernommen werden.

Der Betrag ist keine Meldung, sondern die Abgrenzung selbst. Der Betrag wird auch für Leistungsabgrenzungen positiv eingegeben. Während der Abrechnung wird der Betrag des Vormonats storniert und der neue Betrag gebucht.

Summe

Der Istwert, wie er für die Kostenstelle und die Kostenart aufgelaufen ist, wird zur Information angezeigt. Es wird die Kostenart summiert; wenn die Abgrenzungskostenart bei mehreren Kostenarten eingetragen ist, dann ist es die Summe dieser Kostenarten. Dazu wird der aktuelle Abgrenzungsbetrag gerechnet. Die Summe zu Leistungen wird positiv angezeigt, zu Kosten negativ.

Nachdem der Abgrenzungsbetrag eingegeben wurde, erfolgt eine Prüfung: Bei Leistungsabgrenzungen darf die Summe von Istwert und Abgrenzungsbetrag nicht größer sein als die Summe von Auftragswert und Nachtragswert, wie bei der Kostenstelle angezeigt. Weil mehrere Leistungskostenarten abgegrenzt werden können, wird diese Prüfsumme über alle Leistungsabgrenzungen der Kostenstelle im Monat gebildet.

Menüband

Vorbereiten

KSt aktualisieren

Über den Untermenüpunkt erfolgt die Neuberechnung im Bereich der Kostenstellen.

Erfassen

Die Funktion öffnet ausschließlich den Bereich "Abgrenzungen" der "Abgrenzung pro Bauleiter" Seite. Hier kann in der Eingabemaske für die Schnellerfassungen die Abgrenzungserfassung für einen bereits gefilterten Monat und die gewählte Kostenstelle vorgenommen werden.

Werte aus Vormonat

Über diese Funktion werden die im Vormonat erfassten Abgrenzungswerte für alle angezeigten Kostenstellen, oder nur die ausgewählte, in die aktuelle Erfassung übernommen. Die übernommenen Werte können im Anschluss angepasst werden.

Werte aus Planwerten

Hier können Daten aus den Planwerten eingefügt werden, Daten, die entweder gebucht oder von einem BBA Bericht ermittelt und in Planwerte geschrieben wurden. Dabei wird der Monat vorgegeben, die Planwerte können gefiltert werden, zum Beispiel auf Kostenstellen oder Kostenarten. Die Planversion, die benutzt wurde, wird vorgegeben und die Abgrenzungsart, zu der die Daten gehören. Es können 3 Planversionen und die Abrechnungsarten dazu vorgegeben werden. Wenn keine Abgrenzungsart bekannt ist, dann wird versucht, sie aus der Kostenart zu ermitteln, anhand der "Kostenart für Abgrenzung BBA" bei den Abgrenzungsarten. Belege, die nach Monat, Kostenstelle, Abgrenzungsart, Kostenart und Abgrenzungskostenart bereits vorhanden sind, können über die Auswahl "Vorhanden, dann dennoch hinzufügen", übernommen werden. Wenn das nicht gewünscht ist, dann werden sie nicht noch einmal übernommen und es wird am Ende ein Hinweis dazu ausgegeben. Wenn aber im aktuellen Lauf mehrere Belege mit der gleichen Kontierung sind, dann werden diese übernommen.

Belege, bei denen die Kostenstelle, Abgrenzungsart, Kostenart oder Abgrenzungskostenart fehlen, werden übernommen; es wird am Ende ein Hinweis dazu ausgegeben.

Zusätzlich wird ermittelt und geprüft, ob zum Beispiel die Kostenart eine Leistungs-Kostenart im Feld "Ergebnis" ist und die Abrechnungsart entsprechend "Leistungszuwachs oder Leistungsminderung"; wenn nicht, werden die Daten dennoch übernommen und am Ende wird ein Hinweis dazu ausgegeben.

Für die Beträge gelten die Regeln der Abgrenzung, zum Beispiel sollen auch Abgrenzungen von Leistungen mit positiven Beträgen bereitgestellt werden. Danach sind die Daten in der Erfassung der Abgrenzung.

Ausführen

FIBU BBA Abgrenzungen

In der Bauleiterabgrenzung können über "Ausführen", "FIBU BBA Abgrenzungen" die Abgrenzungen als Rückstellungen an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Als Rückstellungen vorbereitet werden die kompletten Abgrenzungsbeträge des Monats, ohne die Stornierungen. Sie werden verdichtet nach Kostenstelle, Sachkonto der Kostenarten und Gegen-Sachkonto. Diese Beträge werden im gleichen Schritt als Stornierungen für den Folgemonat an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Zum Erstellen der Rückstellungen in der Finanzbuchhaltung wird zuerst BBAKAA ausgeführt, die Daten für die Fibu werden aus den Istwerten ermittelt. Die Abgrenzungsart wird hierzu im Feld Buchungsschlüssel mit vorstehenden '\' gespeichert und von dort gelesen. Der Code der Abgrenzungsart ist hierbei auf 8 Zeichen begrenzt.

Eingaben für die Rückstellungen

Wenn die Rückstellungen für die Finanzbuchhaltung erstellt werden, dann sind diese Vorgaben nötig: der Monat und eine Belegnummer, die hochgezählt werden kann.

Die Belegnummer ist maximal 13stellig und muss auf eine Ziffer enden, damit hochgezählt werden kann. Wenn mehr als 9 Abgrenzungen übertragen werden, dann wird automatisch um eine Stelle verlängert. Ein maximal vierstelliger Zähler ist so möglich. Die Belegnummer für den Storno wird automatisch mit vorstehenden STO- gebildet.

Die Belegnummer wird pro Beleg um 1 hochgezählt.
Eine Dokument-ID für die Belege kann vorgegeben werden.
Das Gegenbuchungs-Sachkonto ergibt sich aus der Abgrenzungsart.

Buchen der Rückstellungen in der Fibu

Nach dem Bereitstellen im Buchungsblatt FIBRCK, können die Rückstellungen und ihre Aufhebung in der Finanzbuchhaltung gebucht werden. Die Belege stehen im Buchungsblatt bereit und dort geprüft und gebucht werden. Das Buchungsblatt kann auch aus der BBA über den Link 'Fibu Buchblatt anzeigen' in der Funktion FIBU BBA Abgrenzungen aufgerufen werden.

Für die Buchungen wird die Gegen-Kontierung benötigt: die Kostenstelle, die Kostenart und das Gegen-Sachkonto für die Finanzbuchhaltung; hierfür wird bei den Abgrenzungsarten die Kontierungshilfe eingetragen. In den Kontierungshilfen sind die Felder, die eingetragen sein müssen, für alle Abgrenzungsarten: "Kostenstelle entlasten", "Kostenart entlasten" und "Sachkonto entlasten". Siehe auch BBA Kontierungshilfen.

Nacharbeiten

Eingabe sperren, Eingabe freigeben, Eingabe sperren Firmengruppe, Eingabe freigeben Firmengruppe

In der Übersicht kann für den ausgewählten Monat die Erfassung von Abgrenzungen gesperrt werden; dann werden die erfassten Daten noch angezeigt, aber es können keine Beträge geändert oder ergänzt werden.
Die Sperre gilt für alle Kostenstellen. Wenn irrtümlich gesperrt wurde, dann kann die Sperre wieder aufgehoben werden.

Hinweis für den Systemverantwortlichen: Wer die Sperre setzen darf, benötigt Bearbeiten-Berechtigungen auf die Tabellendaten von 5004128 Monatsabrechnung. Das ist eine Berechtigung, die auch zum Ausführen der Monatsabrechnung nötig ist. Für Benutzer, die weder die Monatsabrechnung ausführen dürfen noch die Sperre für die Datenerfassung setzen sollen, kann also diese Berechtigung entzogen werden.

Berichten

Ausgabe

Die Abgrenzungen wahlweise der aktuellen Kostenstelle oder aller angezeigten Kostenstellen können nach Excel übertragen werden.

Monatsabrechnung

Die Abgrenzungen werden durch die Monatsabrechnung der Baubetriebsabrechnung in deren Einzelbelege übernommen. Hierbei werden sämtliche Abgrenzungen des Vormonats zunächst storniert. Dann werden die erfassten Abgrenzungsbeträge in der Herkunft BBAKAA gebucht. Gebucht wird auf die Kostenstelle und die Abgrenzungskostenart und Gegenbuchungen werden pro Abgrenzungsart erstellt. Siehe auch BBA Monatsabrechnung.

Abgrenzungen, Schnellerfassung

Für die Erfassung der Abgrenzungen der Baubetriebsabrechnung gibt es eine besondere Schnellerfassung. Diese verzichtet auf die Kostenstellen-Übersicht und bietet die Eingabe der Abgrenzungswerte an.

Abrechnungsmonat

In diesem Feld wird der Abrechnungsmonat eingegeben. Zum Abrechnungsmonat wird wie in der Haupt-Erfassung ein Hinweis angezeigt, wenn die Eingabe gesperrt ist. Der Monat filtert die Erfassungszeilen und wird automatisch in neue Erfassungszeilen als Vorschlag übernommen. Damit für mehrere Monate erfasst werden kann, ist der Monatsfilter laut Abrechnungsmonat für den Benutzer pro Zeile änderbar.

Die Kostenstelle muss hier eingegeben werden. Abgrenzungsart und Kostenart werden aus der letzten Erfassung des Benutzers und Monats vorgeschlagen. Die Sortierung ist im Monat nach laufender Erfassung, gleich für welche Kostenstelle.

Die ausführbaren Funktionen unter Auswählen, Vorbereiten, Ausführen, Nacharbeiten und Berichten entsprechen zum Großteil den aus der Bauleiter Abgrenzung, wie oben beschrieben.

Benutzer Einrichtung

Schnellerfassung

Für die Schnellerfassung kann pro Benutzer festgelegt werden, dass er nur seine Erfassungen und die ganz bestimmter anderer Benutzer sehen soll; in der Einrichtung zur Benutzerverwaltung ist dies: Abgrenzungen Benutzerfilter. Dieser Benutzerfilter kann aber vom Benutzer gelöst werden.

Erfassung, einschränken

Pro Benutzer kann festgelegt werden, dass er nur zu einer bestimmten Zeit Abgrenzungen erfassen kann, z.B. vom 1. bis 20. des Monats; in der Einrichtung zur Benutzerverwaltung ist dies: BBA Abgrenzungen von Tag, BBA Abgrenzungen bis Tag.

Leistungsabgrenzungen OP

Eine spezielle Variante der Bauleiterabgrenzung ist in BBA Leistungsabgrenzungen OP beschrieben.