Allgemein

Die Baubetriebsabrechnung ist monatsorientiert. Es gelangen zwar ständig Belege in die BBA, einige jedoch, wie z.B. die Ergebnisse der Geräteabrechnung dürften erst zum Monatsende oder nach Bearbeitung des gesamten Monats vorliegen. Besondere Verarbeitungen der BBA, etwa Umlageberechnungen, werden in der Regel zum Monatsabschluss ausgeführt.

Steuerung der Monatsabrechnung

Mehrere Aufgaben sollen durch die Kontrolle der Monatsabrechnungen erfüllt werden: Die einzelnen Abteilungen, z.B. die Geräteabrechnung, führen ihre Abrechnungen aus. Sie bestimmen, wann die Daten für die BBA bereit sind. Die einzelnen Abteilungen schließen ihren Monat ab. Die BBA führt Teilaufgaben, z.B. die Umlageberechnung, oder alle Aufgaben aus oder wiederholt sie. Die BBA schließt den Monat ab.

In der Baubetriebsabrechnung sammeln sich die Daten der Abteilungen und der Buchhaltungen. Die Belege sollen möglichst zeitnah für Auswertungen der BBA zur Verfügung stehen. Deshalb sollte stets ein Augenmerk darauf gerichtet werden, die eigenen Daten für die Abrechnung in der BBA freizugeben.

In den einzelnen Abteilungen, die Daten für die BBA bereitstellen, z.B. die Geräteabrechnung, werden zunächst die eigenen Monatsabrechnungen ausgeführt. Sind die Daten in Ordnung, wird der Monat auf "Frei" für die BBA gesetzt. Als Festlegung für die Abteilung selbst kann ein Monat auf abgeschlossen gesetzt werden. Nachträgliche Belege werden dann in späteren Monaten gerechnet.

Die Baubetriebsabrechnung kann den Monat auf abgeschlossen setzen, wenn keine Buchungen mehr einfließen sollen. Zuvor jedoch werden diejenigen Daten, die monatlich bereitstehen übernommen und kostenrechnerische Aufgaben ausgeführt. Die BBA hat die Möglichkeit, alle Teilaufgaben einzeln oder zusammen auszuführen. Leistungsabgrenzungen können gut gerechnet werden, auch wenn z.B. Geräteergebnisse noch nicht vorliegen. Alle Aufgaben können auch wiederholt werden. Die Berechnungen können also früh ausgeführt werden, um zumindest die bereits vorhandenen Belege zu berücksichtigen. Später werden sie dann einfach wiederholt und werden so immer genauer.

Alles ausführen in der BBA

Wenn die BBA soweit ist, dass der Monat komplett gerechnet werden kann, können auch alle Teilaufgaben auf einmal ausgeführt werden. Dafür sollten sie in eine Reihenfolge der Ausführung gebracht werden. Umlagen z.B. werden in der Regel erst gerechnet, wenn alle Einzelbelege vorliegen.

Bei größeren anfallenden Belegmengen dürften Monatsabrechnungen eine Zeit dauern. Wenn am Ende einer Abrechnung ein Sachbearbeiter per E-Mail informiert werden soll, kann dies definiert werden, so dass es automatisch geschieht. Der Baubetriebsrechner könnte z.B. über die ausgeführte Geräteabrechnung informiert werden.

Kontrolle der Ausführung

In den Übersichten der Monatsabrechnung kann gesehen werden, wer zuletzt das Ausführen aufgerufen hat. Auch die letzte Änderung der Monatsdefinition ist vermerkt.

Monatsabrechnung Übersicht

Markierung

Über Markierung können die einzelnen Bereiche, die abgerechnet werden sollen, ausgewählt werden. Siehe hierzu auch Untermenü Auswählen, Markieren. 

Ausführen, Herkunftsbezeichnung

Für Monatsabrechnungen sind Sätze jeder Herkunft vorhanden. Das bedeutet, jede Abteilung steuert, wann ihre Daten der BBA zur Verfügung stehen. Bei den einzelnen Menüpunkten, z.B. der Monatsabrechnung der Geräteabrechnung, sind jeweils nur die Monatssätze dieser Abteilung, also im Beispiel der Geräteabteilung, zu sehen. Lediglich innerhalb der BBA kann die Gesamtübersicht aller für einen Monat vorhandenen Sätze angezeigt werden. Anhand dieser Gesamtübersicht steuert die BBA ihre eigenen Abrechnungen. Herkunft ist also im Folgenden das gleiche wie "Abteilung", aus der Sicht der BBA das gleiche wie "Teilaufgabe". Eine Übersicht der Herkünfte für die Monatsabrechnung findet sich in BBA Herkünfte. 

Für jeden Monat, der abgerechnet wird, ist ein eigener Satz vorhanden. Der Monat wird als vollständiges Datum eingegeben, aber danach nur als Monat und Jahr angezeigt. Jede Abteilung legt fest, ob ein Monat für sie abgeschlossen ist. In abgeschlossene Monate kann nicht mehr gebucht werden. Wenn z.B. die BBA ihren Monat abschließt, gelangen keine Buchungen mehr in diesen Monat. Es ist aber nicht erforderlich, einen Monat z.B. in der Geräteabrechnung abzuschließen, damit die Daten in die BBA gelangen. Abschluss ist im Beispiel lediglich eine Information der Geräteabteilung für sich selbst. Details zur Geräteabrechnung in GER Monatsabrechnung Gerät.

Ob Buchungen aus der Finanzbuchhaltung sofort in der BBA sichtbar sein sollen, wird nicht hier festgelegt, sondern in der Einrichtung, also an zentraler Stelle, siehe BBA Stammdaten Einrichtung. Dies ist wegen der Bedeutung dieser Buchungen so festgelegt.

Reihenfolge

Die Reihenfolge wird nur durch den Baubetriebsrechner gesetzt. Er muss mehrere Teilaufgaben ausführen. Diese Teilaufgaben können in eine Reihenfolge gebracht werden. Naheliegend ist, dass Abgrenzungen, Gemeinkostenzuschläge und Umlagen erst gerechnet werden, wenn alle Daten aus den anderen Abteilungen vorhanden sind. Die einzelnen Umlagen z.B. können dann wiederum in eine bestimmte Abfolge gebracht werden.

Eine günstige Reihenfolge wäre z.B.:

• Zunächst werden die Daten aus anderen Buchhaltungen geholt, sofern sie noch nicht vorhanden sind, weil sie sowieso sofort in die BBA gelangen.
• Ausdrücklich geholt werden etwa die Geräteergebnisse.
• Danach werden Abgrenzungen ausgeführt.
• Der GK1 wird gerechnet.
• Die Kostenstellen-Verteilung nach % wird durchgeführt.
• Wenn erforderlich, wird jetzt der GK2 gerechnet.
• Am Schluss wird die Ist-Kosten-Umlage gerechnet.

An BBA

In der Spalte "An BBA" stehen die folgenden Optionen zur Vergüng:

• Frei: Die Daten stehen der BBA zur Verfügung.
• Frei nach Ausführung: Am Ende der nächsten Abrechnung wird die Option automatisch auf Frei gesetzt.
• Vorläufig: Die BBA kann die Daten weiterrechnen, aber sie erhält sie nur als vorläufige Werte.
• Nicht: Die BBA soll die Daten noch nicht weiterrechnen. Möglich ist es, es wird nicht unterbunden, aber die BBA tut es auf eigene Verantwortung.

Zu "Vorläufig": Es kann angewiesen werden, dass die Werte nur vorläufig in der BBA zu sehen sein sollen. Dabei wäre zu beachten, dass Auswertungen für vorläufige Werte ausdrücklich so definiert sein müssen, dass sie vorläufige und nicht reine IstWerteermitteln sollen. Dies geschieht z.B. bei der BAB-Spaltendefinition für die Auskunft. Vorläufig auszuwählen ist deshalb nur sinnvoll, wenn der Baubetriebsrechner auch Auswertungen für vorläufige Werte definiert hat. Vorläufige Werte werden dann vollständig ersetzt, wenn dieses Kennzeichen auf "Frei" gesetzt ist und in der BBA die Monatsabrechnung ausgeführt wird.

Fehler

Wenn im Rahmen der Monatsabrechnung Fehler aufgetreten sind, dann können diese aus der Übersicht in der Spalte Fehler als Übersicht geöffnet werden. Zusätzlich ist eine Kontrolle über die "Ausstehenden Buchungen" möglich, siehe BBA Ausstehende Buchungen.

Ausführungsvermerke

In den einzelnen Einträgen der Teilaufgaben wird vermerkt, wann und vom wem sie ausgeführt wurden.

Ausführen

Der Baubetriebsrechner kann auch an sich selbst nach Ende einer Monatsabrechnung eine Nachricht senden lassen. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Abrechnung lange dauert und an einem gesonderten Bildschirm ausgeführt wird. Die E-Mail-Adresse kann aus einer Übersicht der für das Unternehmen vorhandenen Adressen ausgewählt werden. Angezeigt werden die Adressaten der Adressnummer, die in den Firmendaten als Firmenadresse vermerkt wird. Wenn beim ausgewählten Adressaten eine E-Mail-Adresse* vermerkt ist, wird diese in "Nachricht an" übernommen.

Es ist wahrscheinlich, dass gar nicht alle möglichen Aufgaben ausgeführt werden, vielleicht werden z.B. gar keine Kostenabgrenzungen benötigt. Dann die entsprechenden Teilaufgaben einfach aus der Übersicht löschen.

Wenn die BBA Monatsabrechnung mit der Ausführungsoption "Alle mit Reihenfolge" ausgeführt wird: wenn Teilschritte (Herkünfte) an diesem Tag bereits ausgeführt wurden, dann kommt ein Hinweis. Es besteht die Möglichkeit, diese Teilschritte dann wegzulassen und nur die übrigen mit Reihenfolge auszuführen. Dies kann nützlich sein, wenn zuvor die Monatsabrechnung abgebrochen wurde. Diese Verarbeitung muss allerdings in der BBA-Einrichtung angefordert werden: wenn gewünscht ein Häkchen setzen bei „Hinweis wenn bereits abgerechnet“.

Wenn eine Monatsabrechnung ausgeführt wurde, werden das Datum, die Uhrzeit, das System und der Benutzer in einem Ausführungsprotokoll vermerkt.

BBA Monatsabrechnung, absichtlich sperren: Wenn zu Beginn der BBA Monatsabrechnung ausdrücklich Sperren gesetzt und nicht wieder gelöst werden sollen, dann kann dies in der Einrichtung festgelegt werden. Dies vermindert die Möglichkeit, dass andere Benutzer während der Abrechnung in die BBA buchen können. Aufruf: BBA, Einrichtung, Einrichtung, Register Allgemein.

Für Details zur Ausführung über die Warteschlange, siehe Aufgabenwarteschlange.

Regeln für die Monatsabrechnung

BBA Ausführungsoptionen

Ausführungsoptionen

• Alle mit Reihenfolge ausführen: Alle Teilaufgaben werden ausgeführt, aber nur, wenn sie eine Reihenfolge haben. In dieser Reihenfolge werden sie dann ausgeführt
• Einzeln ausführen: Es kann eine einzelne Teilaufgabe ausgeführt werden. Das ist diejenige, bei der beim Aufruf der Cursor steht. Eine Einzelabrechnung sollte nur zwischendurch ausgeführt werden.
• Einzeln löschen: Die bisher für den Monat berechneten Werte der ausgewählten Teilaufgabe werden gelöscht.
• Einzeln ausführen, nicht löschen: Die Teilaufgabe wird ausgeführt. Die bereits im Monat enthaltenen Sätze der Herkunft werden ausdrücklich nicht entfernt. Diese Option muss vorsichtig benutzt werden. Es besteht die Gefahr, dass Belege mehrfach übernommen werden.
• Alle markierten ausführen: Alle Teilaufgaben die mit der Tastenkombination Satz markieren (Strg-F1) markiert wurden, werden ausgeführt.

Umlage nur für Variante

Wenn die Abrechnung gar nicht für alle Kostenstellen ausgeführt werden soll, kann eine einzelne Variante hinterlegt werden, so können Zuschläge werden nicht auf alle Kostenstellen gerechnet werden, sondern nur auf die einer Variante.

Ausführen der Einzelabrechnung: Der Kostenstellenfilter wird für die einzelnen Teilaufgaben wie folgt angewandt: Auf KSt, für die Dauerbuchungen ausgeführt werden, KSt laut Fibu-Sachposten. KSt laut Geräteergebnis, bei Gemeinkosten auf die KSt der Variante, bei Abgrenzungen auf die KSt, die abgegrenzt werden, bei Stornierungen auf KSt, für die Buchungen storniert werden sollen, bei Umlagen auf KSt, die verteilt werden. Bei allen anderen Teilaufgaben wird der Kostenstellenfilter nicht berücksichtigt.

Datumsfilter

Der Abrechnungsmonat ist bereits ausgewählt. Wenn in anderen Buchhaltungen, z.B. in der Geräteabrechnung überprüft werden soll, ob Belege aus früheren Monaten noch nicht in der BBA vorhanden sind, kann mit Hilfe eines Datumsfilters bestimmt werden, wie weit zurückgeschaut werden soll, um diese Belege zu ermitteln. Vorkommen kann diese Konstellation, wenn die BBA ihren Monat zu früh abgeschlossen hat. Der Datumsfilter wird bei Geräte-, Material- und Fibu-Posten angewandt, bei allen anderen Teilaufgaben nicht.

Ganz neu für den Monat

Die Teilaufgabe wird durch die Herkunft gekennzeichnet. Alle bisherigen Berechnungen für diese Herkunft und den Abrechnungsmonat, die im aktuellen Mandanten erstellt wurden, werden zunächst entfernt. Wenn eine Einzelabrechnung ausgeführt wird, werden nur die entsprechenden Belege dieser Kostenstellen entfernt. Buchungen der Finanzbuchhaltung werden jedoch nicht entfernt, sondern immer hinzugefügt. Bei der Ausführungsoption "Einzeln ausführen, nicht löschen" werden keine Daten entfernt.

Offene Schnittstelle

Für jede Teilaufgabe wird zu Beginn der Verarbeitung nachgeschaut, ob für den Abrechnungsmonat Buchungszeilen durch die Offene Schnittstelle bereitgestellt wurden. Diese werden gebucht.