Allgemein

In der Baubetriebsabrechung können Berichte definiert werden. Sie zeichnen sich dadurch aus, daß die Struktur und der Spaltenaufbau des Berichts nicht fest sind, sondern sich aus der Berichtsdefinition ergeben.
Ansonsten werden auch alle anderen Druckausgaben Berichte genannt.

BBA Berichte werden zunächst definiert, dann ausgeführt, das Ergebnis der Ausführung ist in den Ausgabezeilen sichtbar, die Ausgabe kann gedruckt werden, die Ausführung und Ausgabe können gespeichert und unter anderem Namen, z.B. für einen anderen Monat wiederholt werden.

Die gedruckten Berichten sind jeweils am DIN A4 Format ausgerichtet, entweder hochkant oder quer.

BBA Bericht Karte

Feldbeschreibung

Berichtsname

Über den Berichtsnamen können beliebig verschiedene Berichte definiert, ausgeführt und gedruckt werden.

Bezeichnung, Bezeichnung2

Die Bezeichnung beschreibt den Bericht.

Suchbegriff

Aus der Bezeichnung wird bei Anlage der Suchbegriff automatisch angelegt, kann aber überschrieben werden.

Drucküberschrift BBA Bericht

Die obersten Zeile des Drucks enthält die Drucküberschrift. Sie kann festgelegt werden.

BAB-Spaltendefinition Bericht

Wie die Auskunft und der BAB, benutzen auch die übrigen Berichte die Spaltendefinitionen. Siehe BBA BAB Spaltenschema.

BAB-Zeilendefinition Bericht

Berichte sind in der Regel Übersichten, z.B. Ergebnislisten. Wenn pro Objekt, also pro Kostenstelle, mehrere Zeilen oder ein ganzer BAB gedruckt werden soll, kann ebenso wie bei der Anzeige des BAB eine Zeilendefinition verwendet werden. Siehe BBA BAB-Zeilenschema.

Berichte mit umfangreichen Zeilendefinitionen, z.B. einem Zeilenschema mit allen Kostenarten, auszuführen, kann verhältnismäßig lange dauern.

Standard-Variante

Bei der Definition des BBA Berichts kann eine Standard-Variante eingetragen werden. Diese wird beim Ausführen vorgeschlagen. Die Selektion der Kostenstellen erfolgt über die zugewiesene Variante. Auch Geräte können über die Ausführungs-Variante eingrenzt werden, dabei werden aber lediglich die Gruppen-, die Gruppenstufenvarianten auf das Gerät sowie die Kostenstellenvariante auf die Stammkostenstelle des Geräts geprüft.

Variante für Stufe 2

Für BBA Berichte mit den Kostenstellenoptionen "KSt und KTr" und "KTr und KSt" kann für die 2.Stufe, also Kostenträger bzw. Kostenstelle, eine Variante definiert werden, die Kostenträger bzw. Kostenstellen eingrenzen. Wenn nicht eingegrenzt wird, werden z.B. alle Kostenträger gedruckt, die mit einer Kostenstelle gebucht wurden. Wenn eingegrenzt wird, dann werden nur die Kostenträger gedruckt, die gebucht sind und in der Variante enthalten sind.

Auch Geräte können über die "Variante für Stufe 2" eingrenzt werden, dabei wird folgendes geprüft:

Die Gruppen- und Gruppenstufenfilter der Variante auf den Gerätestamm
Die Kostenstellenvariante der Variante auf die Stammkostenstelle im Gerätestamm

Auf diese Weise können Geräteauswertungen erstellt werden, z.B. indem Geräte-BAB-Zeilen als Spalten definiert werden, oder indem ein BAB für Geräte-Kostenstellen gedruckt wird.

Zu beachten ist, dass die Ebene der Kostenstelle nicht ausgelassen werden kann. Geräte, bei denen die Stammkostenstelle gewechselt wurde, würden mehrmals im Druck erscheinen. Ferner ist es sinnvoll, die Kostenstelle über die Kostenstellen-Variante so einzugrenzen, dass nur die Geräte-Stammkostenstellen gerechnet werden, oder, falls gewünscht, nur bestimmte Baustellen mit ihren Gerätebuchungen.

Gerätefilter

Auswahl einer Gerätenummer erlaubt das Filtern des Berichts nach dem Gerät.

Persönlich

Da die Erstellung von Berichten mit Aufwand verbunden sein kann, können eigene Berichte durch das Setzen dieses Kennzeichens als "Persönlich" gekennzeichnet werden und sind so vor Änderungen durch andere Benutzer geschützt.

Kostenstellenoption

Es können Kostenstellen-Berichte gedruckt werden und weiter aufgegliederte Berichte:

KSt: Der Bericht wird nach Kostenstellen gedruckt.
KTr: Der Bericht wird nach Kostenträgern gedruckt.
KTr und KSt: Pro Kostenträger werden die bebuchten Kostenstellen aufgeführt.
KSt und KTr: Pro Kostenstelle werden die bebuchten Kostenträger aufgeführt.
KSt und Projekt: Pro Kostenstelle werden die bebuchten Projekte aufgeführt.
KSt und Gerät: Die Kostenstellen werden, wie gewählt, verarbeitet und summiert. Pro Kostenstelle werden die bebuchten Ergebnisse pro Geräte aufgeführt.
Gerät: Der Bericht wird nach Geräten verarbeitet und summiert.

Wenn nach KTr oder KTr und KSt gedruckt wird, werden die Gruppen, also Niederlassung und andere, aus dem Kostenträgerstamm ermittelt. Ansonsten aus dem Kostenstellenstamm.

Für die Sortierungen gilt:
Gruppe und Gruppenstufe beziehen sich auf das Gerät. Alle anderen, z.B. Kostenstellentyp, werden aus der Stammkostenstelle des Geräts genommen.

Listenart

In der Regel sind Berichte Übersichten, es wird also fortlaufend gedruckt. Wenn pro Objekt, also pro Kostenstelle, eine neue Seite begonnen werden soll, weil der Druck ein BAB mit Zeilendefinitionen ist, dann Listenart=Blatt eintragen.

Wenn es erforderlich ist, dass zwar in der Form einer Übersicht gedruckt wird, aber pro Kostenstelle z.B. eine Zeile für den Monat und eine für den Vormonat, dann eine BAB-Zeilendefinition erstellen und beim Bericht eintragen und als Listenart "Übersicht" eingeben.

Beispiel:
Spaltendefinition mit Spalte "Monat", Istwert, Periode Monat.
Erste Zeile "Lohn Monat" mit Lohn-Kostenarten.
Zweite Zeile mit "Lohn Vormonat" mit Lohn-Kostenarten und Periode Vormonat und "Periode statt Spaltendefinition".

Spaltenauswahl

Die BBA Berichte werden mit einer Druckschablone gedruckt werden, die geändert werden kann, oder als Standard-Druck. Für den Standard-Druck kann die Anzahl der Spalten bestimmt werden, die gedruckt werden sollen.

6: Auswahl für Druck in Hochkant-Format über Report ID 5002750
9-15: Regulärer Querdruck über Report ID 5002749
19: Querdruck in Überbreite, hierbei ist es unbedingt erforderlich die Schriftgröße beim Abruf sehr klein zu definieren, außerdem empfiehlt es sich, die Report ID 5004086 fest zum Bericht zu hinterlegen.

BBA Druckkopf

Dem Bericht kann ein eigener Druckkopf hinterlegt werden, in dem zusätzliche Kopffelder definiert werden können. Siehe auch BBA Druckkopf.

Unterstrichzeichen

Für die Gruppensummen kann in der Sortierung bestimmt werden, dass sie unterstrichen werden sollen. Das dazu verwendete Unterstrichzeichen angeben. Wird kein Unterstrichzeichen angegeben, wird ein Standard-Unterstrich verwendet.

KSt fett drucken

Die Kostenstellenzeile, also Nummer und Bezeichnung kann fettgedruckt werden. Dies ist insbesondere dann von nutzen, wenn mit Zeilendefinition gedruckt wird.

Die Festlegung "KSt fett drucken" gilt auch für Kostenträger, wenn nach Kostenträger gedruckt wird. Wenn "Kostenstelle und Kostenträger" oder "Kostenträger und Kostenstelle" gedruckt wird, dann wird die 2.Ebene auch fettgedruckt, wenn diese Einstellung aktiviert ist.

Nur Summen drucken

Wenn die Werte der einzelnen Kostenstellen nicht gedruckt werden sollen, dann "Nur Summen drucken" aktivieren.

Zeilen mit 0 drucken, Als 0 drucken

Wenn Druckzeilen, bei denen in allen Spalten kein Wert enthalten ist, doch gedruckt werden sollen, "Zeilen mit 0 drucken" aktivieren. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, diese auch als "0" zu drucken. Wenn das Feld "Als 0 drucken" nicht aktiviert ist, dann bleiben die Felder mit 0-Wert leer.

KSt ohne Sortierung

Wenn Kostenstellen, bei denen die Sortierungsfelder (Bereich Sortierung in der BBA Bericht Karte), also z.B. Niederlassung oder Bauleiter, alle leer sind, dennoch gedruckt werden sollen, dann ist "KSt ohne Sortierung" auszuwählen.

Nur KSt für Ergebnisliste

Aktivieren des Feldes korrespondiert mit der Einrichtung der Kostenstelle. Nur wenn in der Karte der Kostenstelle "Auf Ergebnislisten drucken" aktiviert ist, wird die Einstellung genutzt. Siehe auch BBA Kostenstellen.

Ergebnisuntergrenze, -Obergrenze (Gewinn negativ)

Es wird das Ergebnis der Kostenstelle geprüft, also bei Baustellen die Periode Gesamt, alle Kostenarten. Dabei ist Verlust (Kosten-Überschuss) positiv und Gewinn (Erlös-Überschuss) negativ einzugeben.
Beispiel: Untergrenze 10.000, Obergrenze -1,5 Mio.
Alle Kostenstellen, deren Verlust nicht größer als 10.000 ist und alle Kostenstellen, deren Gewinn nicht größer als 1,5 Mio. ist, werden berücksichtigt.

Bis Baubeginn

Das Feld erlaubt die Auswahl des Baubeginn-Datums der Baustellen für die Selektion im Bericht. Durch Eingabe des Datums können z.B. Kostenstellen vom Bericht ausgeschlossen werden, deren Baubeginn später ist.

Drucken nur wenn Bewegungen heißt: im Monat, im Jahr

Aktivieren des jeweiligen Feldes korrespondiert mit der Einrichtung der Kostenstelle. Nur wenn in der Karte der Kostenstelle das Feld, Drucken nur wenn Bewegung, aktiviert ist, dann erfolgt die Prüfung. Über die Aktivierung des jeweiligen Feldes wird bestimmt, ob die Bewegungen für den Auswertungsmonat oder das Auswertungsjahr geprüft werden sollen.

Druck nur wenn Bewegung, nur Istwerte prüfen

Hier wird definiert, ob für die Prüfung der Bewegung nur Istwerte oder auch Planwerte herangezogen werden.

Drucken nur wenn Planversionen

Im BBA-Bericht kann die Prüfung auf die Kostenstellenoption "Drucken nur wenn Bewegung" auf Planwerte bestimmter Planversionen Bezug nehmen. Die Planversion kann aus der Übersicht ausgewählt werden. Eine Auswahl mehrerer Planversionen in Filterform ist möglich. Wurden eine oder mehrere Planversionen ausgewählt, so bezieht sich die Bewegungssatzprüfung auf Planwertebuchungen im Auswertungsmonat oder Auswertungsjahr.

Kontrakt ist Summe der KSt

Die im Kontrakt enthaltenen Kostenstellen werden in der Kontraktkostenstelle aufsummiert, wenn dieses Feld aktiviert ist.

Wenn ein BBA Bericht ausgeführt wird, der nicht ausdrücklich nach Kontrakt sortiert ist, aber Kontrakte enthält, dann können für Kontrakte deren Gesamtsummen, inkl. ihrer Kostenstellen, ermittelt werden. Durch diese Einstellung wird festgelegt, dass die Werte des Kontrakts aus den Werten der enthaltenen Kontrakt-Kostenstellen gebildet werden soll. Diese Kostenstellen müssen nicht im Bericht enthalten sein.

Kontrakt-Summe in Summen

Die Summe des Kontraktes kann in weitere Summen, z.B. "Gesamt" eingerechnet werden. Wenn die einzelnen Kostenstellen ebenfalls im Bericht enthalten sind, dann sollte diese Einstellung nicht aktiviert werden, damit nicht mehrfach summiert wird:

Beispiel:

In einer Variante Kostenstellenfilter eintragen, der sowohl Kostenstellen, als auch Kontrakte enthält. Mandantenfilter eintragen. Keine weiteren Einrichtungen und auch den Kontraktfilter der Variante leerlassen. Die Sortierung beim BBA Bericht beliebig eintragen, z.B. 1 und Sortierung leerlassen, um eine Summe zu erhalten.

Im BBA Bericht die Auswahl "Kontrakt ist Summe der KSt" treffen. Den BBA Bericht ausführen. Die Beträge der Kontrakt-Kostenstelle werden aus den Beträgen der zum Kontrakt gehörenden Kostenstelle errechnet.

Dieses Feld kann nur aktiviert werden, wenn auch das Feld "Kontrakt ist Summe der KSt" aktiviert wurde.

Ausgabe

Hier wird definiert, ob der Bericht zunächst in den Ausgabezeilen gespeichert oder direkt in Excel ausgeben werden soll.

Einfacher BAB

Ein BBA Bericht, z.B. mit Geräte-Kostenstellen hat diese Eigenheiten:
Es werden sehr viele Kostenstellen ausgewertet. Es sind sehr viele BAB-Zeilen im Zeilenschema, aber nur ein Teil davon ist überhaupt bebucht. Das Zeilenschema besteht aus BAB-Zeilen und Summenzeilen oder aus Kostenarten und BAB-Zeilen und Summenzeilen. Um diese Berichte zu beschleunigen, gibt es die Auswahl "Einfacher BAB". Dabei selbst entscheiden, was vorliegt: viele BAB-Zeilen (und Summenzeilen) oder viele Kostenarten (und BAB-Zeilen und Summenzeilen).
Diese Auswahl kann getroffen werden, wenn:

Die Masse der Spalten mit Istwerten gefüllt werden und Spalten mit Menge oder Planwerten kaum auftreten.
Es sich um reine Kostenstellenauswertung handelt, mit Zeilendefinition und Nullzeilen-Unterdrückung.
Wenn nur wenige oder keine abweichenden Varianten, Spalten, Rechenfunktionen enthalten sind.
Zu erwarten ist, dass eine Vielzahl der Zeilen für die Kostenstellen gar nicht bebucht sind.
Wenn die Berichtsdefinition nicht überwiegend aus Sonderfällen wie abweichende Spalten, abweichende Varianten, Rechenfunktionen besteht.
Wenn die Perioden der Spalten überwiegend einfache Perioden (M, J bis M, Gesamt) sind.

Bei hierfür geeigneten BBA-Berichten ergibt sich eine Beschleunigung von bis zu 80%.

Eine weitere Möglichkeit, um BBA Berichte in einer beschleunigten Form auszuführen, zuvor in BBA, Einrichtung, Register Auskunft/Bericht den Eintrag "BBA Bericht Version" auf "Beschleunigt" setzen. Siehe BBA Einrichtung.

An Kostenarten-Bezeichnung BAB anfügen

Bei BBA Berichten mit Zeilenschema kann im Register "Weitere" bestimmt werden, dass in der Spalte Bezeichnung an die eigentliche Bezeichnung der Kostenart die Standard-BAB-Zeile der Kostenart angefügt wird. Die Nummer der Standard-BAB-Zeile wird dann ans Ende der Bezeichnung angehängt, sofern noch freier Platz ist.

An Bezeichnung Standardeinheit anfügen

Zu Kostenarten und BAB-Zeilen kann die im Stamm eingetragene Standardeinheit gedruckt werden. Wenn dies gewünscht ist, im BBA Bericht im Register Weitere auswählen: "An Bez Standardeinheit anfügen" auswählen. Die Standardeinheit wird ans Ende der Bezeichnung der Zeile angehängt. Beim Erstellen des Zeilenschemas ist darauf zu achten, dass in der Spalte "Nr." (Anzuzeigende Nr.) die Kostenart bzw. BAB-Zeile steht. Bei dieser Nr. wird die Standardeinheit gesucht.

In 1 Zeile zusammenfassen

Für BBA Berichte, die nur Spalten, aber kein Zeilenschema ausgeben, kann dennoch ein Zeilenschema mit einer einzigen Zeile angelegt werden, um die Rechenfunktion der Zeilen zu benutzen. Durch ein Kennzeichen im Bericht wird definiert, dass nicht 2zeilig ausgegeben werden soll, also Kostenstellen-Nummer in einer Zeile, Werte in der zweiten Zeile; sondern nur 1 Zeile. Diese Verarbeitung mit 1 Zeile macht die Rechenfunktionen schneller.

Ausgabe in Planwerte

BBA Berichte können auch genutzt werden, um Planwerte für Kostenstellen zu erzeugen. Wenn eine Bericht, in dem Planwerte aus Istwerte z.B. mit Zuschläge und Faktor errechnet werden, in diesem Feld gekennzeichnet, dann werden die Ergebnisse automatisch als Planwerte für die angesprochenen Kostenstellen und Kostenarten übernommen.

Das Erstellen der Planwerte erfolgt automatisch beim Ausführen des Berichts. Wenn der Bericht für eine Abrechnungsperiode wiederholt wird, dann werden die bisherigen Werte überschrieben.

Für das Erstellen der Planwerte sind folgende Voraussetzungen erforderlich:

Es muss eine Planversion im Bericht hinterlegt sein, diese Planversion wird für das Erstellen der Planwerte herangezogen.
Im Bericht muss das Feld Ausgabe in Planwerte aktiviert sein.
Bei der BAB-Zeilendefinition muss in der Zeile, die ausgegeben werden soll, eine Plan-Kostenart hinterlegt sein. Wenn mit mehreren Spalten gearbeitet wird, dann muss eine solche Kostenart bei jeder Spalte, die Planwerte ermittelt, in der Spaltendefinition hinterlegt werden. Die Plan-Kostenart ist also entweder beim Zeilenschema pro Zeile oder beim Spaltenschema pro Spalte definiert; Werte, für die keine Plan-Kostenart ermittelt werden kann, werden nicht in die Planwerte ausgegeben.

Ein BBA Bericht, der außerdem noch Planwerte ausgibt, erstellt zunächst die Ausgabe wie andere Berichte auch; am Ende dieser Verarbeitung werden zusätzlich die ermittelten Daten in die Planwerte geschrieben.

Die Plandaten erhalten als Kontierung die Kostenstelle, eine Kostenart, den Auswertungsmonat des Berichts als Buchungsperiode und die Planversion. Die Kostenstelle ergibt sich aus der Zeile der Berichtsausgabe; Summenzeilen, die sich also auf mehrere Kostenstellen beziehen, werden ignoriert.

Die Buchungsperiode ist immer der Auswertungsmonat, für den der Bericht ausgeführt wird. Die Planwerte für die Kostenstellen, die enthalten sind, werden für diesen Auswertungsmonat und für diese Planversion zunächst in den Planwerten gelöscht. Dann werden sie anhand der Ausgabe des BBA Berichts neu geschrieben.

Um sicher zu stellen, dass die ermittelten Planwerte in nachfolgenden Berichten für Auswertungen genutzt werden können, muss der Bericht, der Planwerte erstellt, immer vor den auswertenden Berichten ausgeführt werden.

Abweichende Report-ID

Bei BBA Berichten kann die ID des Reports hinterlegt werden, der den Bericht druckt; zur Auswahl stehen die Berichte, die in der Einrichtung zur Objektliste beim Eintrag BBABER als auszuführende Objekt-IDs vordefiniert sind.

Je nach Druckausgabe und Anzahl der Spalten sind die folgenden Berichte zu empfehlen:

Report ID 5002750 für die Ausgabe im Hochkant-Format
Report ID 5002749 für den Querdruck bis zu 15 Spalten
Report ID 5004086 für den Querdruck mit 19 Spalten

Beim Druck mit Druckschablone werden eigene Reports genutzt, siehe unten, zu Druckschablone.

Sortierung

Für jeden BBA Bericht wird bestimmt, welches die Gruppensummen sind, die ermittelt werden sollen. Die Summen werden als Summenzeile und als Summenblatt gedruckt. Die Summenzeile folgt nach der letzten Kostenstelle der Gruppe.

Reihenfolge

Die Reihenfolge, in der die Gruppen angeordnet werden sollen. 1 ist die größte Gruppe, z.B. der Mandant. Die Gruppen können beliebig angeordnet werden, so dass anders als in der Auskunft die Gesamtstruktur nicht fest vorgegeben ist.

Es sind 5 Stufen der Sortierung möglich.

Sortierung

Die Gruppe, die gedruckt werden soll wird hier definiert. Die Gruppe enthält nur die Kostenstellen, die gedruckt werden. Ist die Sortierung z.B. Mandant und werden beim Ausführen die Kostenstellen eingegrenzt, so enthält die Gruppe Mandant die ausgewählten Kostenstellen.

Mögliche Gruppen:

Mandant
Ergebniszuordnung
Niederlassung
Sparte
Kostenstellentyp
Bauleiter
Kontrakt
Gruppe laut Kostenstellenstamm
Statistikgruppe
Gruppenstufe, Gruppenstufe2-5: Bei den Gruppenstufen2-5 wird die Reihenfolge als Zahl genommen. Wird die Gruppe leergelassen, aber eine Reihenfolge eingetragen, werden alle gedruckten Kostenstellen summiert.
Bauendejahr: Dabei ist nicht der Tag des Bauendes maßgeblich, sondern das Jahr des Bauendes. In der Sortierung zum BBA Bericht kann "Bauendejahr" ausgewählt werden. Dann wird bei jeder KSt geprüft, in welchem Jahr ihr Bauende war. Liegt das Bauende in 2020, wird sie dem Bauendejahr "2020" zugeordnet, in 2021 dem Bauendejahr "2021", wenn kein Bauende dem Bauendejahr "0000". Nach dem Bauendejahr wird die Ausgabe des Berichts sortiert, also im Bsp. 0000, 1999, 2000. Wahlweise kann auch pro Bauendejahr summiert werden, wie bei anderen Sortierungen.

Die Sortierung Blank mit Reihenfolge 1 gibt alle Daten aus der gewählten Variante. So kann in Zusammenspiel mit Summenblatt Drucken oder Summe Drucken auch eine Gesamtsumme aller Kostenstellen aus der Variante ermittelt werden.

Auch neutrales Ergebnis

Beim BBA Bericht werden Kostenstellen, die dem neutralen Ergebnis zugeordnet sind, weggelassen, wenn nach Ergebniszuordnung sortiert wird. Wenn sie dennoch einbezogen werden sollen, dann ist beim Sortierungseintrag 'Ergebniszuordnung' die Auswahl 'Auch neutrales Ergebnis' zu treffen. Wenn das Kennzeichen "Neutrales Ergebnis" im Stamm der Ergebniszuordnungen gar nicht gesetzt wird, dann werden alle Kostenstellen werden ausgegeben. Siehe auch BBA Kostenstellen.

Summenblatt

Der Druck des Summenblatts kann ausgeschaltet werden. Wenn Summenblätter gedruckt werden, enthalten diese die Summe der Summen, die im Bericht für die Gruppe gedruckt wurden. Wenn z.B. nach Niederlassung und dann nach Sparte gedruckt wird, enthält das Sparten-Summenblatt für jede Sparte die Summe über alle Niederlassungen.

Für die Summenzeilen und Summenblätter kann eine Reihe von Drucksteuerungen getroffen werden:
Summenblatt drucken oder gar nicht drucken, vor einem Summenblatt eine neue Seite beginnen, die Summenzeile der Gruppe drucken, die Summenzeile und die Überschriften im Summenblatt fett drucken, die Summenzeile unterstreichen, auch nach einer Summenzeile eine neue Seite beginnen, nach einer Summenzeile Leerzeilen drucken.

Summenzeile: Die Summenzeile ist eine Zwischensumme. Bei einer Übersicht wird sie nach den Kostenstellenzeilen gedruckt, die zur aktuellen Gruppe gehören, z.B. zur Niederlassung, wenn nach Niederlassung sortiert wird. Wenn mit Zeilendefinition gedruckt wird, ist es der ganze BAB, der als "Summenzeile" gedruckt wird.
Summenblatt: Nach dem Ende des Kostenstellendrucks können die Summen, wie in der Sortierung definiert, noch einmal gedruckt werden. Dabei werden z.B. alle Niederlassungen noch einmal aufgeführt. Wird eine Übersicht gedruckt, werden im Beispiel alle Niederlassungen auf eine Seite gedruckt. Wird mit Zeilendefinition gedruckt, dann werden alle Summen-BAB gedruckt.
Druckfestlegungen:
"Summe drucken" gilt für die Summenzeile, "Summenblatt drucken" für das Blatt.
"Fett" gilt sowohl für die Summenzeile als auch für die Überschrift des Summenblatts.
"Neue Seite" gilt für Summenzeile. "Neue Seite Summenblatt" für das Blatt.
"Leerzeilen" gilt für Summenzeilen. Es sind Leerzeilen nach der Zeile.
"Unterstreichen" gilt für die Summenzeile. "Unterstreichen im Summenblatt" für das Blatt.

BBA Bericht, Drucklayout, Zusammenfassung

Fett:

Beim BBA Bericht kann eingetragen werden, dass die Kostenstellenzeile fettgedruckt werden soll. Bei den Sortierungseinträgen zum Bericht wird bestimmt, ob die Summenzeile und die Anfangszeile des Summenblatts fett sein sollen. Im BAB-Zeilenschema kann eingetragen werden, dass die Zeile fettgedruckt werden soll.

Die Festlegung "KSt fett drucken" gilt auch für Kostenträger, wenn nach KTr gedruckt wird. Wenn KSt und KTr oder KTr und KSt gedruckt wird, dann wird die 2.Ebene auch fettgedruckt, wenn diese Festlegung angekreuzt ist.

Unterstreichen:

Beim BBA Druckkopf kann eingetragen werden, dass der Druckkopf eine Linie davor und/oder danach haben soll. Der Druckkopf wird nach jeder Kostenstelle gedruckt. Es wird also ein Unterstrich nach der Kostenstelle und nach dem Druckkopf gedruckt. Bei den Sortierungseinträgen zum Bericht kann für Summenzeile und Summenblatt getrennt definiert werden, dass sie unterstrichen werden sollen. Im BAB-Zeilenschema kann eingetragen werden, dass die Zeile unterstrichen werden soll. Unterstreichen heißt immer: in der Folgezeile wird eine Linie gedruckt. Wenn beim BBA Bericht ein Unterstrichzeichen eingetragen wird, dann enthält die Linie dieses Zeichen, andernfalls wird eine Standard-Linie gedruckt.

Leerzeilen:

Im BAB-Zeilenschema kann die Anzahl Leerzeilen bestimmt werden, die nach der Zeile eingefügt werden sollen. Bei den Sortierungseinträgen zum BBA Bericht wird bestimmt, wie viele Leerzeilen nach einer Summenzeile gedruckt werden sollen, diese Festlegung ist nicht für BAB, sondern nur für Übersichten geeignet.

Neue Seite:

Bei der Listenart "Übersicht" wird in der Regel keine neue Seite begonnen, wohl aber bei der Listenart Blatt.

Wenn bei den Sortierungen des BBA Berichts, z.B. pro Bauleiter oder Gruppe, "Neue Seite" für die Summe ausgewählt wurde, dann gilt diese Festlegung zunächst für Berichte mit der Listenart "Übersicht", sofern diese kein Zeilenschema haben.
Eine Übersicht kann aber mit Hilfe eines Zeilenschemas statt einer Zeile mehrere Zeilen pro Kostenstelle drucken: in diesem Fall bewirkt "Neue Seite" auch, dass nach der Sortierung eine Neue Seite begonnen wird. Die Sortierungssumme ist dann eine Zwischensumme am Ende der einzelnen Kostenstelle, die zur Sortierung gehören.
Aufruf: BBA, Bericht.

BBA Berichtsoptionen

Definierte Berichte können beliebig oft ausgeführt und unter einem Namen gespeichert werden. Bei der Ausführung des Berichts muss also zunächst ein Ausgabename eingetragen werden. Der Name kann frei gewählt werden. Der Auswertungsmonat des Berichts ist erforderlich.

Eingrenzen

Die zu druckenden Kostenstellen können mit Hilfe einer Variante eingegrenzt werden. Zusätzlich kann ein Bauendefilter gesetzt werden, damit beendete oder noch aktive Bauvorhaben ausgewählt werden können.

Menüband

Vorbereiten

Druckschablone

Die Ausgabe von BBA Berichten kann auf zwei Arten gedruckt werden: mit und ohne Druckschablone.

Ohne Druckschablone: Wenn ohne Druckschablone gedruckt wird, werden die Definitionen zur Schablone nicht benötigt. Dann wird die Anzahl Spalten, wie in der Berichtskarte angegeben, gedruckt. Die Spalten haben etwa die gleiche Breite.
Mit Druckschablone: Wenn die Breite der zu druckenden Spalten geändert werden soll, dann mit Druckschablone drucken. Auf diese Weise kann die Druckseite so gestaltet werden, dass z.B. Prozentspalten weniger Platz benötigen als Betragsspalten. Die Anzahl der zu druckenden Spalten kann variiert werden.

Wenn mit Druckschablone gedruckt wird, wird immer mit der Schriftart Courier New gedruckt. Es muss eine nicht-proportionale Schriftart sein, also eine Schrift, bei der alle Buchstaben den gleichen Raum einnehmen. Der Grund hierfür ist, dass je nach Spaltendefinition der Druck angepasst wird und dabei die Ausrichtung der Spalte beibehalten werden muss.

Zur Definition einer Druckschablone zunächst die Anzahl der benötigten Spalten aus der Spaltendefinition, die für den Bericht verwendet wird, ablesen. Über das Untermenü Vorbereiten das passende Muster (für 6, 9, 12, 13, 15 oder 19 Spalten) einblenden lassen. Dien Anzahl der Spalten sind ohne die Nummer und die Bezeichnung gerechnet. Die Breite der Spalten verändern, indem in das Feld Feldbreite ein anderer Wert eingetragen wird. Die von-, bis-Werte ändern sich dann automatisch. Als maximale Breite werden 178 Stellen angenommen, das entspricht für die Schriftart Courier New einem DinA4-Querdruck. Wenn auf diese Weise Spalten verbreitert wurden, dann andere Spalten schmaler definieren, indem dort die Feldbreite geändert wird, so dass sich für die letzte Spalte wieder etwa der Endpunkt 178 ergibt.
Als zusätzliche Spalten, die nicht errechnet werden, können Baubeginn, Bauende und die Sortierungsinformation, also das Feld Sortierung der Definition, gedruckt werden. Diese Spalten sind nur sinnvoll, wenn keine BAB-Zeilen, sondern eine Übersicht gedruckt wird.

In der Druckschablonen-Definition sollten Einträge nicht umbenannt werden, indem das Feld Spalte überschrieben wird. Besser ist es, einen Eintrag zu löschen und dann neu anzulegen.

Die Druckschablone wirkt, sobald der Bericht ausgeführt wird und nutzt die Report-ID 5004016, bzw. 5004017 wenn über die Zeitsteuerung gearbeitet wird.

Ausführen

Ausführen

Die Berichtsoptionen werden auf Basis der Einstellungen in der Bericht Karte vorgeschlagen.

Berichtsname

Ausgabe lt. Bericht Karte.

Ausgabenname

Berichtsname, ggf. mit vorangestelltem Monat, Benutzer oder Variante, siehe BBA Einrichtung, Auskunft/Bericht, Feld BBA Bericht Ausgabename in BBA Einrichtung.

Auswertungsmonat

Aktueller Monat als Vorschlag.

Variante

Ausgabe lt. Bericht Karte.

Ermitteln Bauendefilter, Bauendefilter

Auswahl ob nur aktive Kostenstellen oder nur beendete Kostenstellen im Jahr oder insgesamt berücksichtigt werden. Diese Auswahl wird mit dem Bauende-Datum im nächsten Feld kombiniert.

Parametername

Angabe des Zeitsteuerungsparameters. Die Eingaben können für die Zeitsteuerung gespeichert werden. Hierzu einen frei wählbaren Parameternamen eintragen und Speichern Zeitsteuerung ausführen.

Der Druckaufruf der Berichtsausgabe kann auch einmal definiert und dann über die Zeitsteuerung wiederholt, z.B. für jeden folgenden Monat, ausgeführt werden.

BBA Berichte können mit Hilfe der Zeitsteuerung auch nach Excel ausgegeben werden; pro Bericht wird ein Excel-Dokument erstellt und automatisch gespeichert. Um die Berichte und ihre Ausgaben zu bestimmen, wird die Zusammenstellung der BBA Berichte benutzt. Dort kann die Zeitsteuerung nicht nur für das Ausführen und Drucken, sondern auch für die Ausgabe nach Excel definiert werden. Bei den einzelnen Ausgabenamen der Berichte der Zusammenstellung muss jeweils der Dateiname mit Verzeichnis eingetragen werden, für das Excel-Dokument, in dem gespeichert werden soll.

Wenn die Zeitsteuerung ausgeführt wird, dann wird pro Ausgabe ein Excel-Dokument neu erstellt; es werden also keine Daten in ein bestehendes Dokument hinzugefügt. Existiert das Dokument bereits, wird es gelöscht und neu erstellt. Excel wird nicht geöffnet, so dass kein manuelles Eingreifen nötig ist.

Drucküberschrift

Ausgabe lt. Bericht Karte.

Ausgabe

Auswahl 'Speichern' oder 'direkt an Excel' bestimmt, ob die Berichtsdaten in der Ausgabenübersicht gespeichert, oder direkt an Excel übertragen werden.

Ausgabeverzeichnis

Für einen BBA Bericht kann definiert werden, dass die Ausgabe nicht gespeichert, sondern direkt nach Excel ausgegeben werden soll. Das kann für Berichte sinnvoll sein, die öfter als monatlich ausgeführt werden, und deren Ausgaben nicht vorgehalten werden müssen. Diese Vorgehensweise hilft, Tabellensperren auf Ausgabezeilen beim Erstellen der Berichte und das Datenvolumen in der Datenbank zu reduzieren. Die Einrichtung im BBA Bericht dient als Vorschlagswert und kann für jede Ausführung noch geändert werden, falls eine bestimmte Ausgabe doch gespeichert werden soll.

Die Excel-Ausgabe wird automatisch im vorgegebenen Verzeichnis gespeichert. Das Verzeichnis kann pro Benutzer in der Einrichtung der BBA definiert werden. Eintrag mit Benutzer leer gilt für alle Benutzer, solange kein Eintrag für diesen Benutzer vorhanden ist.

Wenn der BBA Bericht über die Zeitsteuerung für einen anderen Benutzer ausgeführt wird ("Ausführen für"), so wird die Ausgabe im für diesen Benutzer definierten Ausgabeverzeichnis gespeichert. Das Ausgabeverzeichnis wird zur Information beim Ausführen angezeigt. Hier kann das Verzeichnis auch direkt geöffnet werden.

In der Übersicht der Ausgaben wird der Ausgabepfad und -dateiname gespeichert. Hier kann über den Excel-Button das Excel-Dokument direkt geöffnet werden. Vor dem Öffnen des Excel-Dokuments wird die Berechtigung für die ausgeführte Variante geprüft, so wie sie vor der Ausführung des Berichts geprüft wird.

Der Standard-BAB-Bericht, der aus der Kostenstellenkarte aufgerufen wird, kann ebenfalls direkt nach Excel ausgegeben werden.

Das Verzeichnis muss dem Server, auf dem die Anwendung ausgeführt wird, erreichbar sein. Keine Abkürzung durch Laufwerksbuchstaben. Sondern: Servername Freigabe Pfad, wobei zu Beginn ein doppelter Backslash steht, dazwischen jeweils ein einfacher.

Jobliste

Wenn man die Absicht hat, mehrere BBA Berichte auszuführen, aber nicht warten will, um jeden von ihnen zu starten, dann können diese Berichte in eine BBA Jobliste gestellt werden. Dafür in den BBA Berichtsoptionen (BBA Bericht, Ausführen) den Link "Zur Jobliste hinzufügen" anklicken .Die so zusammengestellte Jobliste kann dann mit einem Aufruf ausgeführt werden, so dass alle darin enthaltenen Berichte nacheinander gerechnet werden.

Die BBA Jobliste enthält alle definierten Jobs eines Benutzers. Für jeden Bericht werden eingegebene Ausführungsparameter (Ausgabenamen, Variante usw.) und der Auswertungsmonat gespeichert. Es kann eine Reihenfolge für die Ausführung eingetragen werden. Beendete Jobs werden als "Ausgeführt" gekennzeichnet und werden nicht noch mal ausgeführt. Es ist jedoch möglich, das "Ausgeführt"-Kennzeichen herauszunehmen, oder den Auswertungsmonat zu ändern, so dass der Job erneut ausgeführt werden kann. Für bereits gerechnete BBA Berichte ist es möglich, direkt aus der Jobliste den Druck zu starten.

Ein BBA Bericht, der länger dauert, kann in der Jobwarteschlange ausgeführt werden. Während der Bericht ausgeführt wird, kann am Bildschirm weitergearbeitet werden.Hierzu den Bericht zunächst in die Jobliste bringen. Aus der Jobliste dann in die Warteschlange stellen:

In der Übersicht der BBA Berichte "In die Jobliste" auswählen.
Es folgen die Vorgaben, um die Ausgabe zu erstellen, also Name, Monat und Variante.
In der Anzeige der Jobliste sind alle Ausgaben, die man selbst ausführen möchte.
Hier "In die Warteschlange" ausführen; dann (nicht Ok, sondern) "Plan" auswählen, es folgen die Informationen zur Jobwarteschlange. Falls die Warteschlange nicht gestartet sein sollte, hier "Warteschlange starten" auswählen und in der Übersicht, die folgt, die Aktion "Starten" ausführen.
Ausnahmen: BBA Berichte, die sofort nach Excel ausgeben, können nicht in der Warteschlange ausgeführt werden.
Es wird nicht gedruckt, sondern die Ausgabe des Berichts wird ermittelt; Drucken danach ausführen.
Alle Ausgaben der Jobliste, die noch nicht ausgeführt wurden, werden im Hintergrund ausgeführt.
In der Übersicht der Jobliste Aktualisieren drücken; "Ausgeführt" zeigt an, ob die Ausgabe fertig ist.
Außerdem wird eine Ende-Meldung an die Benachrichtigungen im Rollencenter geschickt.
Danach die Ausgaben drucken.

Siehe auch Aufgabenwarteschlange.

Auswerten

Ausgaben

Nachdem der BBA Bericht zunächst definiert und dann ausgeführt wurde, steht das Ergebnis in der BBA Bericht Ausgabe bereit. Die Ausgaben für verschiedene Kostenstellen-Varianten oder Auswertungsmonate können auf diese Weise gespeichert werden. Aus der Übersicht der Ausgaben kann der Druck des Berichts aufgerufen werden.

Die Ergebnisse eines BBA Berichts können nicht nur gedruckt, sondern auch am Bildschirm angezeigt werden. Die Daten sind bereits so aufbereitet, daß sichtbar ist, wie sie nachher gedruckt werden. Die Betragsfelder sind z.B. in reine Textfelder umgewandelt, Fettdrucke werden hervorgehoben und auf Summenblätter wird hingewiesen. Wenn es erforderlich sein sollte, vor dem Druck Bezeichnungen oder andere Spalteninhalte zu ändern oder neue Zeilen hinzuzufügen, kann dies hier geschehen. Wird der Bericht jedoch neu ausgeführt, und zwar mit dem gleichen Ausgabenamen, werden die Ausgabezeilen ganz neu erstellt.

Die Ausgabe kann wahlweise mit und ohne Druckschablone erfolgen.

Nacharbeiten

Bericht kopieren

Die Definitionen zu einem BBA Bericht können in einen neuen Bericht kopiert werden. Dabei können auch die Spaltendefinition und die Zeilendefinition des Berichts unter einem neuen Namen kopiert werden. So kann ein ähnlicher Bericht erstellt werden, dessen Einzelheiten z.B. danach geändert werden. Ausgabedaten werden nicht mit kopiert, sondern nur Definitionen.

Berichte über die Toolbar drucken

Im Rollencenter kann in der Toolbar der Aufruf für den Berichtsdruck definiert werden. Hierbei wird der Bericht für den Druck in Hochformat oder Querformat ausgewählt, der eigentliche Bericht wird beim Ausführen zugeordnet.

Diese beiden Berichte, BBA Bericht Druck Hochformat und BBA Bericht Druck Querformat, können aus der Toolbar ausgeführt werden.

Report 5002749 für BBA Berichte um Querformat mit Bezeichnung und 9, 13 oder 15 Spalten
Report 5002750 für BBA Berichte im Hochkant-Format mit Bezeichnung und 6 Spalten

6 Spalten sind zu je 2 cm, 9 zu je 2,2 cm, 13 zu je 1,65 cm und 15 zu je 1,5 cm.
In der Spalte der Bezeichnung sind Nummer und Name aneinandergefügt.

Wenn ein Wert der Spalten 1 bis 15 nicht in seine Spalte passt, dann wird er in eine neue Zeile umgebrochen.

Schriftart

Für den Druck des BBA Berichts können die Schriftart und die Schriftgrößen vorgegeben werden. Einige Schriftarten werden zur Auswahl vorgeschlagen; günstig sind solche, die eng drucken wie Arial Narrow, Times New Roman oder Calibri.

Zu den Schriftgrößen bedeuten die Eingaben folgendes:

Kleine Schriftgröße: für Berichte ab 12 Spalten; günstig ist hier eine Auswahl von 6 oder 7.

Schriftgröße

für Berichte mit 6 oder 9 Spalten ist 7 oder 8 ein günstiger Wert.

Schriftgröße erste Zeile

Bei Berichten, die als "Blatt" ausgegeben werden, die Überschriften, zum Beispiel die Kostenstelle und ihre Bezeichnung; etwa 14. Bei "Übersichten" gilt dies nur für Summenblätter, die eine neue Seite beginnen.

Wenn ein Druckkopf definiert ist, dann wird dieser in einer Zeile ausgegeben, etwa in der Art "Baubeginn ... | Bauende ... |", und, wenn nötig, in eine weitere Zeile umgebrochen. Die Spaltenüberschriften werden in eine Zeile zusammengefügt. Die erste Zeile, die Angaben zum Druckkopf und die Spaltenüberschriften werden auf jeder Seite wiederholt.

Die Vorgaben, die beim Druck eines BBA Berichts getroffen werden können, sollen dieses bewirken:

Die Schriftart, die am besten geeignet ist oder am besten gefällt, gilt für alle Berichte.
Mit der "kleinen" Schriftgröße sollen auch Berichte mit 12, 13 oder 15 Spalten ihre Werte in die Spalten bringen können. Sie gilt deshalb für alle Berichte mit dieser Anzahl Spalten.
Falls nicht, kann dies beim Aufruf des Drucks anders eingegeben werden.
Die Vorgaben werden (nicht pro Bericht, aber) pro Benutzer gemerkt und wieder vorgeschlagen.

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