Menübänder

Die Menübänder sind mit dem Business Central Webclient neu sortiert und aufgebaut. Der Aufbau folgt mit den Gruppen Auswählen, Vorbereiten, Ausführen, Auswerten, Nacharbeiten und Berichten einem Workflow-Schema.

Auswählen

Unter Auswählen befinden sich die Aktionen, die einen Einfluss auf die aktuelle Ansicht haben.

Vorbereiten

Aktionen, die notwendig sind, bevor ein Beleg gebucht werden kann, sind in der Gruppe „Vorbereiten“ zu finden. Dazu gehört ebenfalls der Aufruf der Stammdaten.

Ausführen

Alles, was zu Änderungen in den Posten führt, wird unter „Ausführen“ angesiedelt.

Auswerten

Aktionen, die Daten aufbereiten und darstellen, werden „Auswerten“ zugeordnet. Eine Ausnahme stellen Reports dar.

Nacharbeiten

Zu „Nacharbeiten“ gehören sämtliche Korrekturen an den bestehenden Posten sowie Kopierfunktionen.

Berichten

Sämtliche Reports und Excel-Ausgaben. Ausnahmen stellen die Testberichte dar.

Standardgruppen

Neben den oben genannten Menügruppen gibt es noch die folgenden Menügruppen bzw. Menüpunkte:

• Neu
• Verwalten
• Dateianhang anzeigen
• Bericht

Zuordnung der Aktionen zu den einzelnen Gruppen

Die Zuordnung der Aktionen folgt einem bestimmten Muster. Gleichartige Aktionen sind immer der gleichen Menügruppe zuzuordnen. Das Muster sieht wie folgt aus:

Auswählen:

• Markieren
• Spalte Markierung an/ aus

Vorbereiten:

• Prüfen
• Testbericht
• Beleg kopieren
• Bemerkungen
• Allgemein
• Kostenstellen
• Merkmale
• Löschen

Ausführen:

• Buchen
• Stornieren

Auswerten:

• Fehler anzeigen
• Posten
• Navigate
• Verwendung
• Dokument anzeigen

Nacharbeiten:

• Kopieren
• Dokument-ID ändern
• Übertragene Zeilen löschen
• Alte Importprotokolle löschen

Berichten:

• Drucken
• Mail
• Ausgaben

Aktionen wie z. B. Karte und Bearbeiten bleiben in der Standardmenügruppe „Verwalten“. Berichte werden unserer Menügruppe „Berichten“ statt der Standardgruppe „Bericht“ zugeordnet, um die Workflowstruktur beizubehalten.

Suche

Ein absolutes Highlight ist die Suche nach Datensätzen. Über die Lupe auf der linken Seite des Menübandes zu finden. Die Suche umfasst nicht wie die Filter einzelne Felder, sondern deutlich mehr Felder. Beispiel: Suche nach Meier in der Kreditorenübersicht - es wird nach Meier in den Feldern Name, Suchbegriff, Ort, … gesucht. Groß- und Kleinschreibung ist hierbei irrelevant. Technisch bedingt kann nicht in jedem Feld gesucht werden, aber in deutlich mehr als nur einem einzelnen. Das Gleiche gilt für einige Felder in Positionen, z. B. im REBU bei der Kostenart. Es wird nach Bezeichnung, Suchbegriff oder Nummer gesucht. In den Positionen funktioniert das, wenn im Feld ein kleiner Pfeil ist. Werden drei Punkte angezeigt, funktioniert die Suche nicht.

Einschränkungen:

• Die Suche kann nicht auf alle Feldtypen angewendet werden.
• Felder, die eine Auswahl oder Zahlen enthalten, erwarten für die Filterung einen genauen Wert.
• Bei Textfeldern reicht aus, wenn ein Teil des Wertes eingegeben wird.
• Felder, bei denen die Bezeichnungen oder Werte z.B. aus weiteren Tabellen ermittelt werden (Flowfields), sind von der Suche ausgeschlossen. Es werden nur die Felder der Tabelle berücksichtigt. 

Schnelleingabe

Die Schnelleingabe kann sowohl in den Übersichten als auch in den Karten verwendet werden. Für die Schnelleingabe relevante Felder können über die Personalisierung definiert werden, sofern nicht bereits programmseitig vorgegeben.

Übersicht

1 Lesezeichen setzen, welches dann anschließend in der Navigationsleiste des Rollencenters zu sehen ist.

2 Übersicht im neuen Browserfenster öffnen.

3 Zwischen breitem und schmalen Seitenlayout wechseln. In der vorherigen Übersicht ist das breite Layout zu sehen, in der folgenden Abbildung das schmale Layout.

4 Den Filterbereich öffnen und schließen.

5 Zwischen Listen- und Kachelansicht wechseln. Bei der Kachelansicht werden die Datensätze in Kacheln angeordnet.

6 Infobereich ein- und ausblenden.

7 Der Filterbereich ist aufgeteilt in Daten- und Summenfilter. Die Filter werden noch im Kapitel Ansichten, Filter beschrieben.

Ansichten, Filter und Positionen

Im Filterbereich werden die aktuellen Filter angezeigt. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, mehrere gesetzte Filter als Ansicht zu speichern. In den Übersichten kann dann durch die einzelnen Ansichten gewechselt werden.

Unterhalb der Filter gibt es zwei Aktionen. „Filter zurücksetzen“ wird angezeigt, wenn Filter vom Anwender gesetzt wurden und setzt die aktuellen Filter zurück. „Systemfilter zurücksetzen“ entfernt die systemseitig gesetzten Filter in einigen Übersichten.

In den Vorgängerversionen wurden bei den Posten die wichtigsten Felder für die Filterung angezeigt. Um die Posten übersichtlicher zu gestalten, gibt es eine zusätzliche Filterseite (Aufruf: Auswählen, Filter oder Shortcut ALT + F). Die gesetzten Filter werden dann in den Filterbereich übertragen.

Hinweise zu Filtern und Positionen

• Der Filterbereich wird nicht immer angezeigt. Gerade in Lookups fehlt häufig der Filterbereich. In diesen Fällen wird nur das Filtersymbol neben der gefilterten Spalte angezeigt. Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift öffnet sich ein weiteres Menü. Darüber kann der Filter aufgerufen werden.
• Die gesetzten Filter bleiben bis zum Neustart des Webclients gespeichert. Danach werden die Filter auf die Defaultwerte zurückgesetzt. In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass die Filter noch aus der vorherigen Sitzung gespeichert sind.
• Filter, die vom Programm gesetzt werden, zum Beispiel über die zusätzliche Filterungsmöglichkeit in den Posten (ALT + F), werden grundsätzlich nicht gespeichert.
• Standardmäßig werden ebenfalls Systemfelder, wie z. B. $systemid, zum Filtern angeboten. Diese Felder haben keine weitere Bedeutung für die alltägliche Arbeit.
• Die letzte ausgewählte Position wird nicht gespeichert. Beim erneuten Öffnen der Übersicht liegt der Fokus wieder auf der ersten Zeile.

Kopieren und Einfügen von Zeilen (Copy & Paste)

Aus einer Übersicht können einzelne Zeilen mit STRG + C oder alternativ alle Zeilen kopiert werden. Für das Kopieren aller Zeilen zunächst bis zum unteren Rand der Übersicht scrollen und anschließend mit STRG + A alle Zeilen markieren. Mit STRG + C können die markierten Zeilen kopiert werden. Ohne vorheriges Scrollen werden mit STRG + A nur die bereits sichtbaren Zeilen markiert.

Wenn die Zeilen aus einer Übersicht kopiert werden, werden die Inhalte aller angezeigten Spalten berücksichtigt. Sofern die Inhalte einiger Spalten nicht kopiert werden sollen, sind diese vor dem Kopieren auszublenden. Beim anschließenden Einfügen in eine weitere Übersicht (z. B. in einem anderen Mandanten), müssen die angezeigten Spalten und die entsprechende Reihenfolge in beiden Übersichten übereinstimmen. 

Zeilen auswählen, kopieren und löschen

Für das Auswählen von Zeilen für das Löschen oder das Kopieren gibt es zwei Möglichkeiten. Möglichkeit Nr. 1 ist zunächst die Auswahl über die drei Punkte in einer Zeile zu aktivieren und anschließend die einzelnen Zeilen anzuklicken.

Die alternative Möglichkeit ist über die Shortcuts zu arbeiten. Liegt der Fokus auf einer Zeile, kann mit dem Shortcut STRG + A alles markiert werden. SHIFT und Pfeil nach unten oder Pfeil nach oben wählt alle Zeilen in dem gewählten Bereich aus. STRG + Maustaste wählt einzelne Zeilen außerhalb eines Bereiches zusätzlich aus.

Wenn die Zeilen markiert sind, kann ENTF für das Löschen oder STRG + C für das Kopieren verwendet werden.

Zusatzinfos zum Kopieren von Zeilen

Der gewünschte Spaltenaufbau sollte vor dem Kopieren über das Personalisieren eingerichtet werden. Beim Kopieren werden die Inhalte aller sichtbaren Spalten kopiert. Werden zum Beispiel für das spätere Einfügen in Excel bestimmte Spalten benötigt bzw. nicht benötigt, sind die entsprechenden Spalten zuvor ein- oder auszublenden. Der Spaltenaufbau spielt ebenfalls beim Einfügen in eine andere Übersicht (z. B. in einem anderen Mandanten) eine entscheidende Rolle. Weicht der Spaltenaufbau ab, kann das beim Einfügen zu Validierungsfehlern führen oder die Inhalte werden nicht in die dafür vorgesehenen Felder eingefügt. 

Öffnen einer Karte aus der Übersicht

Zum Öffnen einer Karte gibt es mehrere Möglichkeiten. Wenn in der Übersicht eine Spalte „Bearbeiten“ vorhanden ist, kann die Karte über einen einfachen Klick auf das Feld geöffnet werden. Die nächste Variante ist das Öffnen über die Tastatur. Dabei einfach den Fokus des Cursors auf die richtige Zeile legen und mit ENTER kann die Karte dann geöffnet werden. Die letzte Möglichkeit ist über die drei Punkte in der Zeile. Dafür die drei Punkte anklicken und „Bearbeiten“ auswählen.

Besonderheit Posten

In den Posten sind im Infobereich zusätzliche Kacheln für die Anzeige der Salden. Unterhalb der Einträge sind nur noch „Saldo Betrag“ und „Saldo Restbetrag“ zu finden. Die weiteren Salden „Rechnungsbetrag“, „Skonto Betrag“, „Ausgleichsbetrag“ und „Restbetrag“ sowie „Saldo Betrag“ und „Saldo Restbetrag“ sind in den Kacheln zu finden.

Für die neuen Kacheln gibt es drei weitere Aktionen. „Teilsummen“ und „Teilsummen mit Filter“ zeigen die Teilsummen (einmal mit und einmal ohne Filter) an. Die Aktion „MW ein/aus“ aktualisiert die Kacheln und zeigt die Salden in der Mandantenwährung an.

Karte

1 Eine Karte bearbeiten, wenn diese sich im schreibgeschützten Modus befindet.

2 Einen neuen Datensatz anlegen.

3 Den aktuellen Datensatz löschen.

4 Karte in einem neuen Browserfenster öffnen.

5 Zwischen breitem und schmalen Seitenlayout wechseln.

6 Infobereich ein- und ausblenden.

Anzeigen von Fehlermeldungen

Fehlermeldungen, die sich auf Positionen beziehen, werden nicht immer oben angezeigt. Dann kommt nur die Meldung, dass Fehler vorliegen, ohne den Inhalt weiter zu verraten. Um diese Fehlermeldungen anzuzeigen, ist am Anfang der entsprechenden Zeile ein rotes x, mit dem die Fehlermeldung per Mouse-over angezeigt werden kann.

Fokusmodus

Beim Fokusmodus gibt es eine Besonderheit. Der Fokusmodus kann nur dann aufgerufen werden, wenn die entsprechende Unterseite beim Öffnen direkt sichtbar ist. Wenn in den Übersichten über „Auswählen“ die einzelnen Register aufgerufen werden können (z. B. Personalstamm), kann durch das Öffnen der einzelnen Register der Fokusmodus aufgerufen werden. Anders sieht es aus, wenn diese Möglichkeit, wie Rechnungseingangsbuch nicht besteht. Der Fokusmodus wird in diesen Übersichten durch weitere „Bearbeiten“-Aktionen ermöglicht.

Spezialfall Buchungsblätter

Die Buchungsblätter können für verschiedene Zwecke genutzt werden. Für jeden Anwendungsfall gibt es Unterschiede bei den zu erfassenden Feldern. Da es keine Möglichkeit gibt, über Ansichten (wie in 2020) die verschiedenen Spaltenanordnungen und angezeigten Felder zu realisieren, gibt es insgesamt fünf Buchungsblätter. Für jedes Buchungsblatt kann eine eigene Spaltenanordnung über die Personalisierung definiert werden. Damit lassen sich fünf verschiedene Erfassungsszenarien (wie zum Beispiel ein Buchungsblatt pro Import) abdecken.

Mehrfachauswahl

In einigen Menüpunkten können Felder auf mehrere Codes aus Untertabellen verweisen. Beispiel hierfür sind die Varianten in der BBA, die über die Aufzählung von Codes definiert werden.  Diese Auswahl von Selektionswerten aus Untertabellen erfolgt über einfache Übersichten, die die Auswahl von einem oder mehreren Codes unterstützen. So können z.B. in den Varianten der BBA über eine Liste mehrere Niederlassungen, Kostenträger usw. für die Variante ausgewählt werden. Hierzu werden die Codes über die drei senkrechten Punkte, Weitere auswählen, markiert und dann mit 'Oder' Bedingung übernommen. 

Wenn im Feld bereits ein Wert enthalten ist, dann kann über eine Abfrage gesteuert werden, ob die neuen Werte ergänzt werden sollen, oder die bisherige Eingabe überschreiben. Bereits vorhandene Werte werden beim Ergänzen in Klammern gefasst und können so einfach nachvollzogen werden.

Die Auswahl in dem Feld ist begrenzt, eine Meldung weist darauf hin, wenn sie überschritten ist. In dem Fall sollte die Selektion angepasst werden, auch eine manuelle Anpassung für einen Bereich mit '..' ist möglich.