Baulohn

Reorganisation Baulohn - Wichtige Hinweise

Vor der Reorganisation

Durch das Löschen sind die Daten in der Echt-Datenbank nicht wiederherstellbar.

Vor der Reorganisation von Baulohn-Daten müssen Datensicherungen erstellt werden: Sicherungen für den Tresor und eine Sicherung im Firmennetzwerk, für den Fall, es müssten doch noch ältere Daten gesehen werden können.

Reorganisation von Baulohn-Daten

Wenn die Datenbank zu groß wird, können Baulohn-Abrechnungsdaten, die nicht mehr benötigt werden, gelöscht werden. Für die Reorganisation werden die Abrechnungsdaten in diese Bereiche unterteilt:

Berichtsdaten,
Abrechnungsdaten mit KSt für Fibu und BBA,
die Abrechnungsdaten für Berichte,
Zahlungen und
Arbeitsdateien.

Reorganisation, Stichtag

Der Stichtag, bis zu dem Daten komprimiert werden sollen, wird vorgegeben. Praktisch soll der letzte Tag eines Wirtschaftsjahres eingegeben werden.
Dieses Datum wird geprüft. Es kann frühestens 5 Jahre vor dem aktuellen Jahr Tag sein; hierbei wird das Kalenderjahr geprüft, zum Beispiel wäre für das Jahr 2023 ein möglicher Stichtag der 31.12.2017. Wenn der Stichtag später liegt, wird nichts verarbeitet.

Reorganisation, Berichtsdaten

Berichtsdaten können gelöscht werden. Weder Rückrechnungen noch Auswertungen benötigen die Berichtsdaten selbst. Denn Auswertungen arbeiten mit den "abgerechneten" Berichtsdaten.

Reorganisation, Abrechnungsdaten mit KSt für die Fibu und BBA

Die Abrechnungsdaten mit KSt können gelöscht werden, aber nur bis zu dem Monat, auf den keine Rückrechnung mehr möglich ist.

Für Monate, auf die eine Rückrechnung noch möglich ist, müssen diese Daten vorhanden bleiben.

Das sind die Daten mit Kostenstelle, die für die Finanzbuchhaltung und für die Baubetriebsabrechnung aufbereitet wurden und auch dorthin übergeben wurden. Für vergangene Monate ist diese Übergabe erfolgt, die Daten werden zu diesem Zweck also nicht mehr benötigt. Außerdem werden die Daten für Druckausgaben verwendet; das ist die Lohnverteilung und das sind einige Berichte, z.B. die Druckausgabe für Sicherungskonten, AG-Anteile pro KSt, diejenigen Abrechnungsdrucke, die Details pro KSt ausgeben.

Reorganisation, Abrechnungsdaten für Berichte

Die Abrechnungsdaten können gelöscht werden, aber nur bis zu dem Monat, auf den keine Rückrechnung mehr möglich ist.

Für Monate, auf die eine Rückrechnung noch möglich ist, müssen diese Daten vorhanden bleiben.

Die Abrechnungsdaten sind nötig für den Druck der Abrechnung und für die meisten Baulohn-Berichte. Für gelöschte Monate können also die Abrechnungen und die Berichte nicht mehr gedruckt werden.

Reorganisation, Zahlungen

Diese Daten werden bis zum Stichtag gelöscht. Die Zahlungsposten werden für die aktuelle Arbeit nur bis zum Vormonat benötigt. Empfohlen wird, sie auch bis zu dem Monat, auf den keine Rückrechnung mehr möglich ist, zu löschen. Der Beitragsnachweis für die Krankenkassen kann dennoch gedruckt werden, wenn nötig, mit Ausnahme des Vergleichs "Voraussichtlich und Ist".

Für Monate, auf die eine Rückrechnung noch möglich ist, müssen diese Daten vorhanden bleiben.

Reorganisation, Arbeitsdateien

Die Daten von Arbeitsdateien können immer gelöscht werden. Dies sind Daten, die kurzzeitig ermittelt werden, wenn aus den Berichten das Lohnkonto gedruckt wird. Die Auswahl beim Druck des Lohnkontos "Lohnkonto Zeilen neu rechnen" erstellt diese Daten dann neu aus den tatsächlichen Daten des Lohnkontos.

Reorganisation, nie gelöscht werden

Folgende Daten der Abrechnung werden durch keine der Auswahlen gelöscht:

ZVK-Meldungen,
SV-Meldungen,
Urlaubs- und Arbeitszeitkonten,
Fehlzeitenkalender
und vor allem das Lohnkonto selbst wird nicht gelöscht.

Das sind die Daten, die unter Personalbuchhaltung: Nach der Abrechnung, Auswerten, Lohnkonto, sichtbar sind.

Der Druck des Lohnkontos für den gelöschten Zeitraum kann aber nur auf der Sicherungs-Datenbank erfolgen, das ist Baulohn, Berichte, <blolktoaj Lohnkonto>.

Reorganisation, Aufruf

Rollencenter: IT-Management, Aktionen, Komprimierung, Baulohn Abrechnungsdaten

Reorganisation, Zahlungen zuvor kopieren und dann löschen

Wenn, um Daten zu reorganisieren, alte Zahlungen gelöscht werden, dann können diese dabei als Kopie gespeichert werden. Das bedeutet: zuerst wird kopiert, dann gelöscht.

Aus der Kopie können die Daten aber nicht mehr wiederhergestellt werden; vielmehr dient eine Übersicht der kopierten Daten dazu, wenn es nötig sein sollte, Dinge zu überprüfen. In der Übersicht der Kopie können über "Filter" die einzelnen Arten von Zahlungen getrennt werden:

Lohn/Gehalt und Überweisungen,
an Krankenkassen,
ans Finanzamt,
an die Sozialkasse.

Zu diesem Zweck wird eine neue Tabelle benutzt: 5002990 Zahlungen Baulohn Posten Kopie.

Rollencenter: IT-Management, Aktionen Komprimierung, Baulohn Abrechnungsdaten, Zahlung löschen, Zahlungen zuvor kopieren

Reorganisation, sonstige Hinweise

Wenn durch das Komprimieren Abrechnungsdaten gelöscht wurden, dann sollte der "Systemwechsel Beginn" für die SV-Meldungen überprüft werden. Systemwechsel-Beginn sollte ab dem Jahr sein, für das keine Daten gelöscht wurden.
Beispiel: gelöscht bis 31.12.19, dann als Systemwechsel Beginn 01.01.20 setzen.

Personalbuchhaltung: Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten

Reorganisation, Arbeitsdaten löschen

Für den Druck des Lohnkontos werden einige Arbeitsdaten erstellt, die für die Abrechnung selbst keine Bedeutung haben; diese Arbeitsdaten können gelöscht werden. Diese Arbeitsdaten werden weder für die Abrechnung noch für andere Auswertungen benötigt. Auch beim Druck des Lohnkontos können sie jeweils neu zusammengestellt werden. Sie können also gelöscht werden.

Hierfür gibt es beim Komprimierungs-Menüpunkt des Baulohns eine eigene Auswahl "Arbeitsdaten". Diese kann angekreuzt werden, ohne dass eine der anderen Auswahlen zu Berichtsdaten oder Abrechnungsdaten getroffen werden muss. Wir empfehlen, die Arbeitsdaten zu einem Stichtag im Vorjahr zu löschen, um Platz zu schaffen.

Das Löschen dürfte einige Zeit in Anspruch nehmen; rechnen Sie mit 30 Minuten, bei großen Mandanten mit 1 Stunde.

Rollencenter: IT-Management, Aktionen, Komprimierung, Baulohn Abrechnungsdaten

Reorganisation, nur Berichtsdaten löschen im Baulohn

Die Berichtsdaten können auch außerhalb des Komprimierungs-Menüpunkts monatsweise gelöscht werden. Sie können pro Monat zuvor exportiert werden. Wenn diese Exportdatei sicher abgelegt wurde, dann könnten die Berichtsdaten bei Bedarf wieder importiert werden. Die folgende Verarbeitung ist für abgeschlossene Monate möglich: Es werden Berichtsdaten des Abrechnungsmonats verarbeitet. Die Abfrage beim Löschen, ob Rückrechnungs-Berichtsdaten auch gelöscht werden sollen, bezieht sich auf Rückrechnungsdaten, die im Abrechnungsmonat für frühere Monate erfasst wurden. Es können Berichtsdaten abgeschlossener Monate gelöscht werden: zuvor können sie exportiert werden. Die Exportdatei kann also abgelegt werden. Falls es notwendig sein sollte, können diese Daten später wieder importiert werden.

Personalbuchhaltung, Abrechnung, Abrechnung, Nacharbeiten, Berichtdaten exportieren und
Personalbuchhaltung, Abrechnung, Abrechnung, Nacharbeiten, Berichtdaten löschen

und: Personalbuchhaltung, Abrechnung, Abrechnung, Nacharbeiten, Berichtdaten importieren

Reorganisation, Protokoll

Wenn die Abrechnungsdaten des Baulohns reorganisiert, also komprimiert und gelöscht werden, um Platz zu gewinnen, dann wird dies protokolliert. Der Eintrag im Protokoll lautet "Komprimieren. Daten löschen", Details stehen unter "Option".

Personalbuchhaltung, Abrechnung, Aktuelle Abrechnung, Auswertung, Abrechnungsprotokoll

Reorganisation, wir empfehlen

Wir empfehlen diese Reorganisation:

"Abrechnung mit KSt löschen", "Zahlungen löschen", "Arbeitsdatei löschen" komprimieren.
Die Berichtsdaten regelmäßig pro Monat sichern und löschen.

Fragen an die Fachabteilung:

Bevor reorganisiert wird, ergeben sich also Fragen an die Fachabteilung:

Die Daten, die vom Baulohn für die Finanzbuchhaltung und für die Baubetriebsabrechnung vorbereitet wurden, werden gelöscht. Sie werden nicht mehr benötigt, weil sie an die Finanzbuchhaltung und die Baubetriebsabrechnung übergeben wurden. Es werden nur noch Daten benötigt auf Monate, für die Rückrechnungen ausgeführt werden. Und es werden Daten in Auswertungen verwendet, zum Beispiel in der Lohnverteilung, im Kostennachweis der Personallisten.

Die wichtigste Frage ist: Bis zu welchem Abrechnungsmonat können die Daten gelöscht werden?

Auf welche Monate werden noch Rückrechnungen ausgeführt?
Auf welche Monate werden noch Daten in Auswertungen benötigt, zum Beispiel in der Lohnverteilung, im Kostennachweis der Personallisten?

Hinweise

Die Daten, die vom Baulohn für die Zahlungen zusammengestellt wurden, werden gelöscht. Sie werden nicht mehr benötigt, sobald die Zahlungen erstellt sind.

Hilfsdateien, die nur dazu da sind, eine Anzeige oder einen Druck vorzubereiten, werden gelöscht. Das sind zum Beispiel Dateien für den Druck des Lohnkontos, für den Druck des Abstimmprotokolls der Berichtsdaten. Sobald der Druck neu aufgerufen wird, werden diese Daten neu zusammengestellt.

Datenkomprimierung ab der Version 2024.1

Datenkomprimierung, Aufruf

Die Einrichtung gilt pro Mandant.
(Die bisherigen o.g. Verarbeitungen sind dort zur Zeit ebenso aktiv).
Rollencenter: IT-Management, Aktionen, Komprimierung, Einrichtung Daten komprimieren und dort: Ausführen.

Datenkomprimierung, Stichtag

Der Stichtag, bis zu dem Daten komprimiert werden sollen, wird vorgegeben.
Praktisch soll der letzte Tag eines Wirtschaftsjahres eingegeben werden.
Dieses Datum wird geprüft. Es kann frühestens 5 Jahre vor dem aktuellen Jahr Tag sein; hierbei wird das Kalenderjahr geprüft, zum Beispiel wäre für das Jahr 2023 ein möglicher Stichtag der 31.12.2017. Wenn der Stichtag später liegt, wird nichts verarbeitet.

Datenkomprimierung, Personalbuchhaltung

Mit der neuen Datenkomprimierung ab der Version 2024.1 können die

Abrechnungsdaten mit KSt für Fibu und BBA und die
Zahlungen

gelöscht werden. Genauer:

Die Daten zur Abrechnung des deutschen Baulohns, die für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung und an die Kostenrechnung aufbereitet worden waren, werden im Zeitraum gelöscht und zuvor in den letzten Monat komprimiert. Das ist die Tabelle Lohnkonto Kostenstelle.
Die Kontierung, die beibehalten wird, ist: Mandant der Kostenstelle, Kostenstelle, Lohnart, Mandant der Kostenträgers, Kostenträger, Einheit (zur Menge), Niederlassung, einige Steuerungen zur Kontierung und die Unterscheidung zwischen Soll und Haben. Das bedeutet: die Personalnummer fällt weg, eine Auswertung nach Kostenstelle und Lohnart, zum Beispiel in der Lohnverteilung oder im Kostennachweis bei den Personallisten, ist aber weiter möglich.
In der Tabelle, in der die Daten für die Zahlungen vorbereitet wurden, werden die Daten im Zeitraum gelöscht. Das ist die Tabelle Zahlungen Baulohn Posten. Ferner werden in Hilfstabellen Daten gelöscht.
In den Tabellen, die unmittelbar zur Abrechnung gehören, werden keine Daten gelöscht.

Datenkomprimierung, die Posten, die erstellt werden

Posten, die bei der Komprimierung erstellt werden, erhalten einen Herkunftscode; dieser beginnt, in allen Sprachen, mit "KOMPR".
Im Controlling, in der Geräteabrechnung und der Personalbuchhaltung wird das Kürzel #$9# benutzt.

Datenkomprimierung, Fehler

Wenn der Stichtag zu spät liegt, wird nicht verarbeitet; ohne Fehlermeldung.
Wenn keine Daten im Zeitraum sind, wird nicht verarbeitet; ohne Fehlermeldung.
Erfüllt ein Posten im Zeitraum die Bedingungen nicht, dann wird die Verarbeitung mit dem nächsten Posten fortgeführt.
Sollte ein Datensatz, der komprimiert wurde, nicht gelöscht werden können, dann wird der Fehler ausgegeben: "Komprimieren konnte nicht ausgeführt werden. Ein Datensatz wurde nicht gelöscht", mit Angabe der Tabelle, und die Verarbeitung wird beendet.

Datenkomprimierung, Berechtigungen

Um die Komprimierung auszuführen, sind alle Berechtigungen für die Tabelle zur Einrichtung der Komprimierung nötig.
Das ist die Tabelle 5003022 BAU Komprimierung Einr. Die Zugriffsrechte auf diese Tabelle sind in der Standardgruppe 110_Admin (und in der Gruppe Super) enthalten; andere Gruppen haben nur die Berechtigung zum Lesen.
Wenn keine Berechtigung zum Schreiben vorliegt, wird nichts ausgeführt.
Für die Finanzbuchhaltung und für die Personalbuchhaltung werden zusätzlich die Zugriffsrechte auf diejenigen Tabellen geprüft, die bestimmen, ob die Menüpunkte ihrer Rollencenter angezeigt werden. Das sind 5003900 Menu FIB und 5003909 Menu BLO. Es sind Einfügeberechtigungen nötig.
Für das Komprimieren in der Finanzbuchhaltung werden, sofern die Verarbeitung gestartet werden durfte, vom Programm Berechtigungen für die Dauer der Komprimierung erteilt, damit diese als Ganzes ausgeführt wird.
In den Unterbuchhaltungen werden Berechtigungen nicht vorübergehend erteilt, sondern geprüft.

Datenkomprimierung, ablegen für eine Ausgabe als Excel-Datei

Einige Posten, die komprimiert und danach gelöscht werden, können "abgelegt" werden. Das bedeutet, sie werden zwar nicht als einzelne Datensätze gespeichert, aber in einem Block, aus dem heraus sie später als Excel-Datei ausgegeben werden können. Benutzt wird dafür die App "Data Archive" von Business Central.
Wenn diese Auswahl getroffen ist, kann nach dem Komprimieren die Anzeige der Ablage aufgerufen werden. Dort sind Einträge für diejenigen Tabellen, deren Datensätze auf diese Weise gemerkt wurden.
Ein Eintrag der Ablage enthält bis zu 10.000 Datensätze.
Dies wird ausgeführt für: Sachposten, Debitorenposten, Kreditorenposten, OP-Referenz, Bankposten, MwSt-Posten, Anlagenposten, Anzahlungsvorgänge und KSt-Istwerte, KSt-Planwerte, OP-Sachpostenreferenz, Geräteergebnisse, Lohnkonto Kostenstelle.

Weiteres

Über SQL, wie in einer großen Datenbank reorganisieren?

Über SQL

Die wichtigste Frage an die Fachabteilung ist: Bis zu welchem Abrechnungsmonat können die Daten gelöscht werden? Das muss zu jedem Punkt geprüft werden!

In einer großen Datenbank würde es sehr lange dauern, die Daten des Baulohns mit den Funktionen der Komprimierung zu löschen. Deshalb ist es in einer großen Datenbank günstiger, bestimmte Daten direkt auf dem SQL-Server zu löschen.

Über SQL, welche Daten reorganisieren?

Auf dem SQL-Server Daten mit einem SQL-Befehl löschen, dabei den Abrechnungsmonat filtern, also zum Beispiel alle löschen mit einem Abrechnungsmonat kleiner als 01.01.2015. Dieses sind die Daten, die reorganisiert werden können:

Über SQL, Tabelle Lohnkonto Kostenstelle

Diese Tabelle gilt für alle Mandanten und muss deshalb nur einmal reorganisiert werden. Das Feld, das dabei GEFILTERT werden muss ist: ABRECHNUNGSMONAT.

Über SQL, Tabelle Zahlungen Baulohn Posten

Diese Tabelle gibt es für jeden Mandanten und muss deshalb in jedem Mandanten reorganisiert werden. Das Feld, das dabei GEFILTERT werden muss ist: ABRECHNUNGSMONAT.

Die Daten, die vom Baulohn für die Zahlungen zusammengestellt wurden, werden gelöscht. Sie werden nicht mehr benötigt, sobald die Zahlungen erstellt sind.

Über SQL, Tabelle Berichtsdaten Erfassung

Diese Tabelle gibt es für jeden Mandanten und muss deshalb in jedem Mandanten reorganisiert werden. Das Feld, das dabei GEFILTERT werden muss ist: ABRECHNUNGSMONAT.

Alte Berichtsdaten, die erfasst wurden, werden gelöscht. Berichtsdaten werden für Rückrechnungen nicht benötigt.

Über SQL, Arbeitsdateien

Arbeitsdateien sind Hilfsdateien, die keine Daten speichern, sondern Daten nur für eine Anzeige oder einen Druck aufbereiten. Sie können gelöscht werden, weil die Daten bei der nächste Anzeige oder dem nächsten Druck wieder ermittelt werden. Die Tabelle Arbeitsd. Lohnkonto Ausgabe wird beim Druck des Lohnkontos benutzt.

Die Tabelle Berichtsdaten Prüfen wird beim Druck des Abstimmprotokolls benutzt. Diese Tabellen gibt es für jeden Mandanten und müssen deshalb in jedem Mandanten reorganisiert werden.

Ohne Filter gelöscht werden können also: Tabelle Arbeitsd. Lohnkonto Ausgabe. Tabelle Berichtsdaten Prüfen.

Hilfsdateien, die nur dazu da sind, eine Anzeige oder einen Druck vorzubereiten, werden gelöscht. Das sind zum Beispiel Dateien für den Druck des Lohnkontos, für den Druck des Abstimmprotokolls der Berichtsdaten. Sobald der Druck neu aufgerufen wird, werden diese Daten neu zusammengestellt.

Personalnummer löschen

Ein Personalstamm kann gelöscht werden, falls es sich herausstellt, dass sie irrtümlich angelegt wurde, oder wenn absichtlich gelöscht werden soll, weil der Austritt lange zurückliegt. Diese Verarbeitung löscht den Personalstamm, alle Register wie in der Personal-Karte sichtbar, die Historie zur Personalnummer, die Berichtsdaten, das Lohnkonto, die abgerechneten Daten, SV-Meldungen, Arbeitsbescheinigungen, Zahlungsposten. Das Löschen wird protokolliert, siehe unter Suchen: Austritt-Historie Übersicht: Personalnummer, Name und Datum des Löschens. Erhalten bleiben ferner einige Daten, die im Zusammenhang mit Summen stehen, z.B. Meldungen an die Sozialkasse. Andere sichtbare Daten bleiben nicht erhalten.

Es wird empfohlen, diese Personalnummer dann nicht mehr für einen neuen Arbeitnehmer zu verwenden.

Personalbuchhaltung: Nach der Abrechnung, Service, Service, Personalnummer löschen, dabei die Personalnummer eingeben und die Auswahl "Austritt prüfen" treffen.

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