Arbeitgeberkonto, (DSAK) im DEÜV-Verfahren ab 01.07.2023

In den „Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung nach § 28b Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 - 3 SGB IV“ wurde geregelt, dass Angaben zur Errichtung eines Arbeitgeberkontos nun elektronisch übermittelt werden müssen.
Arbeitgeber haben auf elektronische Anforderung einer Einzugsstelle (Krankenkasse) mit der nächsten Entgeltabrechnung die folgenden notwendigen Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos (DSAK) elektronisch zu übermitteln:

• Grunddaten des Arbeitgebers
• abweichende Korrespondenzanschrift
• Dienstleister
• Wahlerklärung für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 und
• SEPA-Lastschriftmandat

Anhand eingehender DEÜV-Anmeldungen für Mitarbeiter*innen und Beitragsnachweise muss für die Einzugsstelle ersichtlich sein, ob ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen oder die in der Anmeldung bzw. die im Beitragsnachweis angegebene Betriebsnummer (BBNR) einem bestehenden Arbeitgeberkonto zuzuordnen ist. Wenn ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen ist, fordert die Einzugsstelle die oben genannten Arbeitgeberdaten elektronisch an.

Arbeitgeberkonto, Hauptbetriebsnummer (HABBNR)

Die Hauptbetriebsnummer (HABBNR) in den Firmendaten oder bei der Niederlassung ist die Betriebsnummer (BBNR) des Unternehmens, das Schuldner für die Beiträge ist.

Das ist entweder die Betriebsnummer Verursacher (BBNR Verursacher) der Niederlassung oder diejenige einer Niederlassung, die "übergeordnet" ist, oder die der Firma. Sie wird bei den SV-Meldungen mit gemeldet. 
Sie kann bei Bedarf eingegeben werden. Wenn sie nicht eingeben wird, zählt die Betriebsnummer Verursacher (BBNR) automatisch als Hauptbetriebsnummer (HABBNR).

Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in den Gemeinsamen Grundsätzen für die Datenerfassung und Datenübermittlung nach § 28b Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 – 3 SGB IV in der vom 01.01.2024 an geltenden Fassung Folgendes zur Hauptbetriebsnummer ausgeführt:

„Zur elektronischen Anforderung von Arbeitgeberdaten auf Grundlage eingehender Anmeldungen muss für die Einzugsstelle ersichtlich sein, ob ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen oder die in der Anmeldung angegebene Betriebsnummer einem bestehenden Arbeitgeberkonto zuzuordnen ist. Diese Unterscheidung ist nur möglich, sofern in der Anmeldung neben der Angabe der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes zusätzlich der Arbeitgeber angegeben wird. 
Der Arbeitgeber wird im Beitragseinzugsverfahren durch die im Beitragsnachweis angegebene Betriebsnummer identifiziert (Hauptbetriebsnummer).
Zur Umsetzung des Verfahrens nach § 28a Absatz 3b SGB IV ist in der Anmeldung die Hauptbetriebsnummer anzugeben. Sofern im Einzelfall der Arbeitgeber als Beitragsschuldner mehr als eine Hauptbetriebsnummer hat, ist in der Anmeldung die Hauptbetriebsnummer anzugeben, unter der die Beiträge für den angemeldeten Arbeitnehmer im Beitragsnachweisverfahren nachgewiesen werden. Für ein vollständiges revisionsfähiges Verfahren ist die Hauptbetriebsnummer in allen Meldungen anzugeben.“

/Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten, und Niederlassungen

Arbeitgeberkonto, Kennzeichnung der Hauptniederlassung zur Hauptbetriebsnummer (HABBNR)

Ziel:

Für das elektronische Arbeitgeberkonto ist es notwendig, eine Niederlassung als Beitragsschuldner = Hauptniederlassung (HABBNR) zu kennzeichnen. Das ist ein neues Kennzeichen in den Niederlassungen.

Diese Hauptniederlassung (HABBNR) ist für das Arbeitgeberkonto führend. Die Hauptniederlassung führt auch die Hauptbetriebsnummer, unter der andere Niederlassungen zusammengeführt werden. Sofern notwendig, muss die Hauptbetriebsnummer auch in der Firma eingetragen werden.

Warum:

Werden mehrere Betriebsnummern (BBNR) für ein Unternehmen verwaltet, ist sicherzustellen, dass eine dieser Betriebsnummern als Hauptbetriebsnummer (HABBNR) gekennzeichnet wird. Das geschieht mit einem Kennzeichen an der Niederlassung = Hauptniederlassung. Also wird eine Betriebsnummer vom Arbeitgeber als Hauptbetriebsnummer bestimmt. Die Hauptbetriebsnummer ist in diesem Fall also die Betriebsnummer dieser Firma bzw. Niederlassung, die sich als Hauptbetriebsnummer in alle weiteren Niederlassungen also wiederholt und diese zusammenführt.

Es können mit unterschiedlichen Hauptbetriebsnummern mehrere Niederlassungen als jeweilige Hauptniederlassung (Beitragsschuldner) gekennzeichnet werden, die auch viele Niederlassungen mit identischen Hauptbetriebsnummern so zusammen führen.
Änderungen an der so gekennzeichneten Niederlassung als Hauptniederlassung zu den nachstehend genannten Sachverhalten lösen neben einem Betriebsdatenmeldesatz (DSBD) zusätzlich Arbeitgeberkontomeldungen (DSAK) an alle Krankenkasse mit einem Meldegrund <Grund 02> und einem <Ab-Datum> aus (siehe dazu auch im gesonderten Abschnitt zu automatischen Meldungen):

Dies sind Änderung an den

• Grunddaten,
• des Dienstleisters (sofern notwendig) und
• der abweichenden Korrespondenzanschrift (sofern notwendig),

die an der als Hauptniederlassung gekennzeichneten Niederlassung (oder Niederlassungen) vorgenommen werden.

Für die Meldungen zum Arbeitgeberkonto wird Hauptbetriebsnummer als Betriebsnummer Verursacher (statt der Betriebsnummer der Niederlassung = Betriebsstätte <BBNR VU>) gemeldet.
Damit wird vermieden, dass für jede Betriebsstätte ein Arbeitgeberkonto eröffnet wird. Betriebsstätten werden unter der Hauptbetriebsnummer geführt.

Beitragsnachweise und Hauptbetriebsnummer

Zusätzlich wird die Hauptbetriebsnummer auch im Beitragsnachweisverfahren zukünftig als Betriebsnummer Arbeitgeber (statt der Betriebsnummer der Niederlassung = Betriebsstätte <BBNR AG>) gemeldet. Die Hauptbetriebsnummer kennzeichnet damit den Beitragsschuldner, der die Sozialversicherungsbeiträge im Beitragsnachweisverfahren schuldet. Sofern ein Arbeitgeber als Beitragsschuldner mehr als eine Hauptbetriebsnummer hat, ist in der Anmeldung die Hauptbetriebsnummer anzugeben, unter der die Beiträge für den angemeldeten Arbeitnehmer im Beitragsnachweisverfahren nachgewiesen werden.

Bei sämtlichen Entgeltmeldungen wird die Hauptbetriebsnummer zusätzlich mit gemeldet.

Firma oder Einrichtungen ohne Niederlassungen und Hauptbetriebsnummer/Beitragsschuldner

Wenn mit keiner Niederlassung (oder auch zusätzlich mit keiner und mit Niederlassungen ohne eine Kennzeichnung <Hauptniederlassung>) gearbeitet wird, wenn die Firma also der Beitragsschuldner ist, wird dies durch die Eingabe der Hauptbetriebsnummer in der Firma und der Niederlassung/den Niederlassungen (ohne ein weiteres Kennzeichen zur Hauptniederlassung) bestimmt.

Wenn Änderungen an den Grunddaten, des Dienstleisters und abweichende Korrespondenzanschrift an der Firma vorgenommen werden und  

1. keine Niederlassung als Hauptniederlassung gekennzeichnet wurde oder
2. aufgrund der Eingabe einer Hauptbetriebsnummer die Firma so erkannt wird,

werden neben einem Betriebsdatenmeldesatz (DSBD) zusätzlich Arbeitgeberkontomeldungen (DSAK) an alle Krankenkasse mit einem Meldegrund <Grund 02> und einem <Ab-Datum> ausgelöst.

(siehe dazu auch im gesonderten Abschnitt zu automatischen Meldungen):

Wenn dazu nun auch noch weitere Niederlassungen dieser Firma zugeordnet werden sollen, so ist in den entsprechenden Niederlassungen auch die Hauptbetriebsnummer der Firma einzutragen.
Niederlassungen, die aufgrund ihrer Hauptbetriebsnummer nicht einer Hauptniederlassung zugeordnet werden können, können so bei identischer Hauptbetriebsnummer der Firma dieser auch zugeordnet werden.

/Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten, Register DEÜV: Hauptbetriebsnummer
/Stammdaten, Einrichtung, Niederlassungen, Register SV und DEÜV: Hauptbetriebsnummer
und
/Stammdaten, Einrichtung, Niederlassungen, Register SV und DEÜV: Hauptniederlassung

Hauptbetriebsnummer (HABBNR) und Arbeitgeberkonto

Damit die Krankenkassen dies erkennen können, wird in den DEÜV-Meldungen seit dem 01.01.2023 neben der Betriebsnummer (BBNR) des Beschäftigungsbetriebes/Betriebsstätte zusätzlich die Hauptbetriebsnummer (HABBNR) des Arbeitgebers mit gemeldet.

Die Hauptbetriebsnummer (HABBNR) ist die Betriebsnummer (BBNR), mit der der Arbeitgeber im Beitragseinzugsverfahren (Beitragsnachweisverfahren) identifiziert wird. Hat ein Arbeitgeber als Beitragsschuldner im Einzelfall mehr als eine solche Hauptbetriebsnummer (HABBNR), so ist in der DEÜV-Meldung diejenige Hauptbetriebsnummer (HABBNR) anzugeben, unter welcher die Beiträge für den angemeldeten Arbeitnehmer im Beitragsnachweisverfahren nachgewiesen werden.

/Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten, Niederlassungen

Arbeitgeberkonto, was wird übermittelt?

Um die Sozialversicherungsbeiträge von den Arbeitgebern einzuziehen, führen die Krankenkassen für jeden Arbeitgeber ein Arbeitgeberkonto. Das Arbeitgeberkonto soll idealerweise unter, wenn so vorhanden, einer Hauptbetriebsnummer (HABBNR) geführt sein.

Folgende Daten werden übermittelt:

• Grunddaten des Arbeitgebers (DBGD)
  (Name und Anschrift des Arbeitgebers, wie beim Betriebsdatenmeldesatz = DSBD)
• Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners (DBGD)
  (Ansprechpartner, wie beim Betriebsdatenmeldesatz = DSBD)
• sofern notwendig: Anschrift des Betriebes und ggf. abweichende Postanschrift (DBKO)
  (Namensbestandteile und Anschrift für abweichende Korrespondenz, wie beim Betriebsdatenmeldesatz = DSBD)
  Hinweis: Das ist wie beim Betriebsdatenmeldesatz: Wenn eine abweichende Postanschrift gemeldet werden soll, dann bei der "Abw. Briefadressnr. Art" eintragen (Firma oder Niederlassungsstammdaten)
• sofern notwendig: Anschrift des Dienstleisters (DBDL)
  (Name, Anschrift und Kontaktdaten Ansprechpartner bei vorhandenem Dienstleister; siehe dazu im Kapitel: Dienstleister)
• sofern notwendig: Angaben zur Teilnahme am Ausgleichsverfahren Umlage 1 und dem gewählten Erstattungssatz (DBWU)
  (Teilnahmeerklärung („J“/“N“) für Umlage 1 und gewählter Erstattungssatz; siehe dazu im Kapitel: Ausgleichsverfahren Umlage 1)
• sofern notwendig: Angaben zu einem SEPA-Lastschriftmandat (DBSL)
  (Gläubiger-/Kontodaten und Anschrift für Abgabe Lastschriftmandat; siehe dazu im Kapitel: SEPA-Lastschriftmandat)

Die Daten werden sofern notwendig automatisch an die Krankenkassen übermittelt.

Hinweis zu Angaben zu den Datenbausteinen im Datensatz

Die Datenbausteine DBKO, DBDL, DBWU und DBSL sind nur dann zu übermitteln, wenn entsprechende Informationen an die Krankenkasse(n) zu melden sind. 
Zum DBWU: Der Wechsel des Erstattungssatzes ist nach der Januarabrechnung zu melden. Wird ein Arbeitnehmer auf ein bereits „geschlossenes“ Arbeitgeberkonto angemeldet, ist die Wahl eines neuen Erstattungssatzes innerhalb eines Kalenderjahres nicht möglich.

/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Arbeitgeberkonto

Arbeitgeberkonto, Anforderung eines Arbeitgeberkontos der Krankenkasse (DSKK <06> ANFAG) - Rückmeldungen einlesen

Wenn ein Beitragsnachweis oder eine DEÜV-Meldung bei der Krankenkasse eingeht, deren Betriebsnummer (BBNR) oder Hauptbetriebsnummer (HABBNR) keinem bestehenden Arbeitgeberkonto zugeordnet werden kann, fordert die Krankenkasse die Daten zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos an.

Die Anforderungen (DSKK mit dem Meldegrund <06> ANFAG) dazu, kommen mit den üblichen Rückmeldungen. Das Prozedere ähnelt dem zuletzt eingeführten Abgabegrund 05 „Anforderung einer Jahresmeldung“, wobei diese personen- und nicht arbeitgeberbezogen zurückgemeldet wird. Eine Anforderung ist auch beim Wechsel der Hauptbetriebsnummer (HABBNR) möglich. Die Anforderung (DSKK mit dem Meldegrund <06> ANFAG) wird bei den Rückmeldungen angezeigt. Der Text dazu ist: Grund <06> ANFAG; im Text wird zusätzlich die Betriebsnummer (BBNR) der Krankenkasse angezeigt, die anfordert.

Wichtiger Hinweis zu Rückmeldungen allgemein:

Bitte beachten Sie, dass in Perfidia die Ausführung „Protokolle anfordern“ und auch in NEVARIS Finance Baulohn die Rückmeldungen mind. 1 x wöchentlich auszuführen sind. Nur so ist sichergestellt, dass die Informationen und Anforderungen, die Sozialversicherungsträger zur Verfügung stellen oder auch beantwortet haben wollen, verarbeitet werden können.

Arbeitgeberkonto, in Perfidia Benutzerrechte vergeben

Die Benutzerrechte in Perfidia müssen um die Ausführung zum Arbeitgeberkonto ergänzt werden. Die Dateien zum Arbeitgeberkonto werden im "Postausgang" oder "Gesendete Dateien" in gesonderten Ordnern <Arbeitgeberkonto> angezeigt und verschickt.
In Perfidia: Stammdaten, Benutzer, Bearbeiten, Zugriffsrechte, SV: <Arbeitgeberkonto importieren; Arbeitgeberkonto versenden, Arbeitgeberkonto anzeigen / drucken> jeweils aktivieren.

Arbeitgeberkonto, Posteingang in Perfidia

Die Anforderungen zum Arbeitgeberkonto werden im Posteingang von Perfdia im Menüpunkt Sozialausgleich/Bestandsabweichung dargestellt.
Die Meldungen selber haben die Kennung (Antwortdatei) ESAG wie andere Meldungen auch zum Sozialausgleich/Bestandsabweichung.

Arbeitgeberkonto, automatische Antworten auf eine Anforderung der Krankenkasse (DSKK <06> ANFAG) eines Arbeitgeberkontos = Meldegrund <01>

Antworten auf eine elektronische Anforderung (DSKK mit dem Meldegrund <06> ANFAG) zur Eröffnung eines Arbeitgeberkontos bei einer Krankenkasse, die mit den Rückmeldungen eingelesen wurde, sollen automatisch beantwortet werden. Die Antwort auf eine Anforderung ist immer mit dem Meldegrund <01> zu erstellen, das geschieht automatisch. Nur bei einer vorherigen Anforderung ist mit dem Meldegrund <01> zu antworten.

/Vor der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Rückmeldungen oder 
/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Rückmeldungen und
/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Arbeitgeberkonto.

Die Anforderung (DSKK mit dem Meldegrund <06> ANFAG) wird bei den Rückmeldungen angezeigt. Die Anforderung enthält die Betriebsnummer (BBNR) der Krankenkasse, die Betriebsnummer (BBNR) des Arbeitgebers und die Hauptbetriebsnummer (HABBNR).

Die Antwort dazu wird automatisch erstellt, sofern es möglich ist zu antworten. Dazu muss die Krankenkasse als Geschäftsstelle bereits angelegt sein, was üblicherweise der Fall sein wird, weil ein Beitragsnachweis (oder eine Anmeldung des Mitarbeiters) bereits an diese Krankenkasse übermittelt wurde.

Die Antwort auf die Anforderung wird zum jeweiligen Meldemonat zum Versand bereitgestellt unter dem Menüpunkt: /Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Arbeitgeberkonto.
Die Meldung zum Arbeitgeberkonto ist von dort auch zu verschicken: /Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Arbeitgeberkonto, Ausführen, Datenträger (einzeln) oder Datenträger alle Meldungen.

Details zur Meldung

Gemeldet werden immer Grunddaten des Arbeitgebers (DBGD), Name und Anschrift des Arbeitgebers, wie beim Betriebsdatenmeldesatz = DSBD, der Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners (DBGD), Ansprechpartner, wie beim Betriebsdatenmeldesatz = DSBD und die Anschrift des Betriebes, wie beim Betriebsdatenmeldesatz = DSBD.

Sofern notwendig, werden zusätzlich folgende Angaben automatisch gemeldet:

• Angaben zur abweichenden Postanschrift (DBKO), Namensbestandteile und Anschrift für abweichende Korrespondenz:
  Hinweis: Das ist wie beim Betriebsdatenmeldesatz: Wenn eine abweichende Postanschrift gemeldet werden soll, dann bei der "Abw. Briefadressnr. Art" eintragen (Firma oder Niederlassungsstammdaten)
• Angaben zur Umlagepflicht U1 (DBWU): Sofern die Firma, Niederlassung als umlagepflichtig U1 gekennzeichnet ist, werden die Angaben zur Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 und des gewählten Erstattungssatzes, das ist der Prozentsatz der Erstattung, mit gemeldet.
• Angaben zum Dienstleister (DBDL): Sofern notwendig: Anschrift des Dienstleisters (Name, Anschrift und Kontaktdaten Ansprechpartner bei vorhandenem Dienstleiter; siehe dazu im Kapitel: Dienstleister)

Nicht gemeldet, werden bei einer automatischen Antwort:

• Angaben zum SEPA-Lastschriftmandat: Bei der automatischen Antwort werden keine Angaben zu einem SEPA-Lastschriftmandat (DBSL) mit gemeldet.
  Ein SEPA-Lastschriftmandat kann nicht per Datensatz erklärt werden, um Überschneidungen bei der Beitragsfälligkeit zu vermeiden, soll der Datenbaustein nicht bei der automatischen Antwort mitgeliefert werden, sondern durch eine manuelle Auslösung eines entsprechenden Datensatzes.
  Bitte beachten Sie dazu das Kapitel: SEPA-Lastschriftmandat, wie diese Meldung nachträglich ausgelöst wird.
  
  

Kann die Anforderung in der Datenbank nicht eindeutig zugeordnet werden, weil ein eindeutiges Zuordnungskriterium fehlt, können auch mehrere Datensätze ausgelöst werden.

Arbeitgeberkonto, Hinweise darauf: Infobox "Melden außer der Reihe"

Wie bei den Meldungen zu Betriebsdaten wird auf die Meldungen zum Arbeitgeberkonto hingewiesen, wenn diese automatisch erstellt wurden und zum Versand bereit liegen, dies geschieht auch in der Infobox "Melden außer der Reihe" mit dem Text "Arbeitgeberkonto bei den Kassen melden".
Bei "Monat abschließen"; es kommt der Hinweis: "Es sind noch Arbeitgeberkonto-Daten vorhanden, die nicht gemeldet worden sind. Diese müssen gemeldet werden bevor der Monat abgeschlossen werden kann."

/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen: In der Infobox "Melden außer der Reihe"
/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen, Monat abschließen.

Arbeitgeberkonto, Stornierungen einer Meldung zum Arbeitgeberkonto

Eine Stornierung ist dann auszulösen, wenn Beiträge und Meldung(en) für diese Krankenkasse nicht bestimmt waren. Zusätzlich ist eine Korrekturabrechnung zum Mitarbeiter durchzuführen, sofern mit einer anderen Krankenkasse abzurechnen war.

/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Arbeitgeberkonto, Nacharbeiten, Eine Meldung stornieren

Arbeitgeberkonto, Löschen von Angaben zum Arbeitgeberkonto

Sofern es notwendig ist, können bestimmte Angaben zum Arbeitgeberkonto gelöscht werden. Nicht jede Information kann gelöscht werden.

Gelöscht werden können die Angaben

• zum Dienstleister (DBDL) und
• Angaben zur Korrespondenzanschrift/abweichenden Postanschrift (DBKO),

sofern das nicht mehr zutrifft.

/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Arbeitgeberkonto, Ausführen: Meldungen Löschkennzeichen Korrespondenz
/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Arbeitgeberkonto, Ausführen: Meldungen Löschkennzeichen Dienstleister

Arbeitgeberkonto, automatische Meldungen bei Änderungen zum Arbeitgeberkonto (Meldegrund <02> Änderungsmeldung)

Wenn sich Änderungen zum Arbeitgeberkonto ergeben, das bedeutet es ändert sich etwas an den Grunddaten, der Anschrift, dem Ansprechpartner, dem Dienstleister des Arbeitgebers, wird zusätzlich zum Betriebsdatenmeldesatz (DSBD) nun für alle Krankenkassen automatisch auch ein Arbeitgeberkontomeldesatz (DSAK) erzeugt, der diese Änderung an alle Krankenkassen meldet.

Bitte beachten Sie dazu auch die Online-Hilfe zu SV-Meldungen zu Betriebsdaten: BLO SV-Meldungen Betriebsdaten (DSBD)

Änderungen zu den nachstehend genannten Sachverhalten an der Hauptniederlassung lösen neben einem (also ein) Betriebsdatenmeldesatz (DSBD) zusätzlich (also viele) Arbeitgeberkontomeldungen (DSAK) an alle Krankenkasse mit einem Meldegrund <Grund 02> und einem <Ab-Datum> aus:

Änderung an den Grunddaten:

• Angaben zum Ansprechpartner des Arbeitgebers
• Angaben zum Namen des Arbeitgebers
• Angaben zur Anschrift des Arbeitgebers

Dienstleister

• Angaben zum Ansprechpartner des Dienstleisters
• Angaben zum Namen des Dienstleisters
• Angaben zur Anschrift des Dienstleisters

Abweichende Korrespondenzanschrift

• Angaben zum Namen
• Angaben zur Anschrift

Das <Ab Datum> für die Arbeitgeberkontomeldung entspricht in diesem Fall dem <Ab Datum>, das auch zum Betriebsdatenmeldesatz (DSBD) vergeben wird. 

Änderungen in den nachstehend genannten Sachverhalten lösen Arbeitgeberkontomeldungen (DSAK) an alle Krankenkasse mit einem Meldegrund <Grund 02> und einem <Ab-Datum>:

U1-Verfahren

• Angabe zur Teilnahme
• Angabe zum Erstattungssatz

SEPA-Lastschriftmandat

• Angabe zur Gläubiger-ID
• Angaben zum Kontoinhaber
• Angabe zur IBAN

Die bereitgestellten Meldungen sind entsprechend zu verschicken.

Arbeitgeberkonto, keine Meldungen mehr an eine Krankenkasse

Wenn an eine Krankenkasse nicht mehr gemeldet werden soll, dann gilt folgendes:

Wenn das Kennzeichen <Gesperrt> am Krankenkassenstamm oder an einer einzelnen Geschäftsstelle vergeben wird, wird zu diesen Krankenkassen nicht mehr gemeldet.
Gesperrt am Krankenkassenstamm: alle auch dort angelegten Geschäftsstellen
Gesperrt an einer einzelnen Geschäftsstelle: nur diese Geschäftsstelle

Wenn zu einer Krankenkasse keine Beschäftigten mehr abgerechnet werden, soll mind. bis zu 6 Monate nach Ausscheiden des letzten Beschäftigten an diese Krankenkassen und zum Arbeitgeberkonto weiter gemeldet werden.

/Stammdaten, Krankenkassen, in der Übersicht: <Gesperrt>: Ja/Nein 
/Stammdaten, Krankenkassen, Auswählen, Übersicht Krankenkassen, das ist der Übersicht der Geschäftsstellen, in der Übersicht: <Gesperrt>: Ja/Nein

Arbeitgeberkonto, automatische Meldungen einmal jährlich (Meldegrund <02> Änderungsmeldung) nach der Januar-Abrechnung zur Wahl des Umlagesatz 1 (DBWU)

Wenn eine Firma oder Niederlassung mit der Auswahl zu Umlage U1 eingerichtet ist, müssen einmal jährlich, wie bisher im Papierverfahren, die aktuell gewählten Umlage- und Erstattungssätze zur Umlage U1, mit denen die Januar-Abrechnung durchgeführt wird, den jeweiligen Krankenkassen mit dem Arbeitgeberkontomeldesatz (DSAK) gemeldet / mitgeteilt werden

/Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten, Register Sozialwesen: Umlagekasse (eine Krankenkasse) und U1-Umlage Lohnfortzahlung (eine Auswahl des gewählten Umlagesatzes): empfohlen wird <Allgemein>
/Stammdaten, Einrichtung, Niederlassungen, Register Baulohn: Umlagekasse (eine Krankenkasse) und U1-Umlage Lohnfortzahlung (eine Auswahl des gewählten Umlagesatzes): empfohlen wird <Allgemein>

Zur Wahl des Umlagesatzes je Krankenkasse beachten Sie den Abschnitt: Umlagesatz U1 je Krankenkasse bestimmen.

Das bisherige Papierverfahren mit der jährlichen Wahl des Umlage- und Erstattungssatzes entfällt damit. Einige Krankenkassen bestehen zumindest noch zum Jahr 2024 auf eine Wahl des Umlagesatzes per Formular.

Es werden keine automatischen Meldungen zum Arbeitgeberkonto zum Umlagesatz 1 erzeugt.

Es gibt mittlerweile eine, zu den bisherigen Ausführungen der Release-Notes zum Jahreswechsel (FIN-8678), abweichende Klarstellung der Krankenkassen und des GKV-Spitzenverbandes zur jährlichen Wahl des Umlagesatzes <Umlage 1> (DBWU).
Es zählen nicht mehr die bisherigen Ausführungen in den Release-Notes und Unterlagen zu den Jahreswechsel-Seminaren. Konkret bedeutet das, dass

• die Abgabefrist für die Wahl des Umlagesatzes <Umlage 1> anders, also früher ist und
• es müssen auch nicht an alle Krankenkassen Datensätze geschickt werden, sondern nur selektiv an die Krankenkassen, bei denen eine abweichende Wahl des Umlagesatzes <Umlage 1> zum Jahr 2024 getroffen wird.
• Das Programm wird mit einem kommenden Patch nicht mehr die Meldung automatisch erzeugen und zum Versand bereitstellen.

Für die Frist der jährlichen Wahl des Umlagesatzes <Umlage 1> wird bei nahezu allen Krankenkassen verwiesen auf den 29.01.2024, den Beitragsfälligkeitstag, es kann aber auch eine jeweilige Satzung der Krankenkasse gelten. Daher ist es wichtig die Wahl und die Ausführung und den Versand der Datensätze bis zum Stichtag durchzuführen.

Wenn ein abweichender Umlagesatzes <Umlage 1> und damit Erstattungssatz für das Jahr 2024 gelten soll, muss ein entsprechender Datensatz zum Arbeitgeberkonto fristgerecht an die Krankenkassen manuell vom Anwender ausgelöst werden und übermittelt werden.

Eine abweichende Wahl nach der Januar-Abrechnung oder auch unterjährig ist nicht mehr möglich. Die Umlage- und Erstattungssätze zur Umlage U1 sind jährlich zu Beginn des Jahres wie bisher zu wählen!
Die Meldungen können jederzeit, wenn Sie die Wahl getroffen haben, ausgelöst werden. Anschließend ist auch mit der getroffenen Wahl die Abrechnung für das Kalenderjahr 2024 auszuführen. Meldungen an alle Krankenkassen auslösen mit dem eingerichteten Umlagesatz ist aktuell nicht möglich und auch nicht notwendig.

Für Krankenkassen, bei denen der Umlagesatz abweichend von Ihnen zum Vorjahr bestimmt werden soll, gehen Sie bitte wie folgt für jede einzelne Krankenkasse vor und melden die Wahl Ihres Umlagesatzes <Umlage 1>:

Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Arbeitgeberkonto, Ausführen, Meldung an eine Krankenkasse, anschließend ist die Frage zu beantworten, ob für die Firma oder eine Niederlassung gemeldet werden soll: Bei <Ja> = Firma: danach folgt die Auswahl der Krankenkasse (Kassenstamm, der für alle Geschäftsstellen zählt).
Gemeldet wird für die Firma (Firmendaten)Bei <Nein> = Niederlassung, danach folgt die Auswahl der Krankenkasse (Kassenstamm, der für alle Geschäftsstellen zählt) und anschließend die Auswahl der Niederlassungen für die gemeldet werden soll.

Hinweis
Die Auswahl auf die Niederlassungen ist wie folgt gefiltert:

a. Die Auswahl der Niederlassungen ist nur möglich auf die gekennzeichneten Hauptniederlassungen, auch wenn es nur eine Niederlassungen mit einer Hauptbetriebsnummer gibt. Das Kennzeichen Hauptniederlassungen ist in dem Fall zu setzen.

b. Niederlassungen, die keine Hauptbetriebsnummer eingetragen haben (hier zählt die BBNR-Verursacher auch als Hauptbetriebsnummer) werden auch ohne das Kennzeichen Hauptniederlassungen zur Auswahl angeboten.

Die Auswahl ist entsprechend gefiltert.

Was gemeldet wird zum DBWU, wird in der Übersicht zum Arbeitgeberkonto angezeigt. 

Arbeitgeberkonto, weitere Hinweise zur Wahl der Umlage- und Erstattungssätze zur Umlage U1 (DBWU) - Prüfung zur Hauptbetriebsnummer (HABBNR)

Umlagesatz U1 bestimmen:

Es zählt zunächst, was generell an der Firma bzw. abweichend an den Niederlassungen als Erstattungssatz eingerichtet wurde für alle Krankenkassen.

Umlagesatz U1 je Krankenkasse bestimmen:

Je Krankenkasse kann der Umlagesatz bestimmt werden, bei den Beitragskontonummern Krankenkasse. Wenn hier eine Eingabe erfolgt, dann zählt diese statt der Eingabe in Firma oder an den Niederlassungen. Wenn keine Eingabe erfolgt (also <blank>), dann zählt die Einrichtung der Firma bzw. abweichend an den Niederlassungen.

Wir empfehlen, wenn abweichend bestimmt wird, diese Einrichtung vollständig bei den Beitragskontonummern Krankenkasse zu machen. Es ist notwendig und das wird geprüft, dass zu einer Hauptbetriebsnummer (HABBNR) die Einrichtung zum Umlagesatz U1 zu allen dieser Hauptbetriebsnummer (HABBNR) zugeordneten Niederlassungen identisch ist.
Die Hauptbetriebsnummer (HABBNR) kennzeichnet den Beitragsschuldner = die Hauptfirma/Hauptniederlassung. Der Beitragsschuldner kann für viele Niederlassungen (mit eigener BBNR Verursacher) gelten, daher wird die Hauptbetriebsnummer (HABBNR) an der Niederlassung eingetragen, aber alle Niederlassungen einer Hauptbetriebsnummer (HABBNR) können zu einer Krankenkasse nur eine Wahl zur Umlageerstattung haben! Das wird geprüft vom Programm ab 01.01.2024.

/Stammdaten, Einrichtung, Beitragskontonummern Krankenkasse: U1-Umlage Lohnfortzahlung

Zur besseren Übersicht kann hier die Hauptbetriebsnummer (HABBNR) eingeblendet werden.
/Stammdaten, Einrichtung, Beitragskontonummern Krankenkasse

Hinweis zu Angaben zur Teilnahme am Ausgleichsverfahren Umlage 1 und dem gewählten Erstattungssatz (DBWU)

Der Datenbaustein DBWU ist nur dann zu übermitteln, wenn entsprechende Informationen an die Krankenkasse(n) zu melden sind. Der Wechsel des Erstattungssatzes ist nach der Januarabrechnung zu melden. Das ist der Erstattungssatz, mit dem also die Januarabrechnung durchgeführt wurde.
Wird ein Arbeitnehmer auf ein bereits „geschlossenes“ Arbeitgeberkonto angemeldet, ist die Wahl eines neuen Erstattungssatzes innerhalb eines Kalenderjahres nicht möglich.

Arbeitgeberkonto, manuelle Meldungen zum Arbeitgeberkonto (Meldegrund <02> Änderungsmeldung)

Es können, sofern es notwendig ist, auch manuelle Meldungen je Krankenkasse für die Firma oder Niederlassung ausgelöst werden.
Das sind Meldungen mit dem Meldegrund <02> Änderungsmeldung:

• Ausführen: Meldungen Januar = manuelle Meldung an alle Krankenkassen einen Datensatz zum DBWU übermitteln, sofern diese Meldung notwendig ist, weil die Firma oder Niederlassung am Umlageverfahren U1 überhaupt teilnimmt.
  Hinweis: Nur nach der jeweiligen Januarabrechnung oder zum ggf. zum Systemwechsel notwendig. Die jährlichen Meldungen zum DBWU werden automatisch nach der Januar-Abrechnung zum Versand bereitgestellt.
• Ausführen: Meldungen an eine Kasse = manuelle Meldung der Firma oder Niederlassung einen kompletten Datensatz zum DBAK an eine Krankenkasse zu übermitteln, sofern diese Meldung notwendig ist.
  Hinweis: Immer ohne SEPA-Lastschriftmandat, das ist immer getrennt auszuführen.
• Ausführen: Meldungen SEPA-Lastschriftmandat = manuelle Meldung der Firma oder Niederlassung einen Datensatz zum DBSL an eine Krankenkasse zu übermitteln, sofern diese Meldung notwendig ist.
  Hinweis: Ein SEPA-Lastschriftmandat kann nicht komplett per Datensatz erteilt werden. Die betreffende Krankenkasse wird sich anschließend postalisch mit dem Arbeitgeber (Beitragsschuldner gemäß Hauptbetriebsnummer (HABBNR)) in Verbindung setzen. Es ist eine weiterhin eine schriftliche Erklärung notwendig dazu.
• Ausführen: Meldungen Löschkennzeichen Korrespondenz = manuelle Meldung der Firma oder Niederlassung einen Datensatz zum DBKO zu löschen.
  Hinweis: Damit wird der Krankenkasse mitgeteilt, dass die abweichende Korrespondenzanschrift gelöscht werden soll.
  Eine Änderung der Korrespondenzanschrift ist durch die Eingabe einer anderen Adressnummer in den Firmen oder Niederlassungen zur abweichenden Briefadressnummer, wie beim Betriebsdatenmeldesatz zu hinterlegen und löst in Verbindung mit dem DSBD einen neuen DSAK aus. 
   "Abw. Briefadressnr. Art" eintragen (Firma oder Niederlassungsstammdaten)
• Ausführen: Meldungen Löschkennzeichen Dienstleister = manuelle Meldung der Firma oder Niederlassung einen Datensatz zum DBDL zu löschen.
  Hinweis: Damit wird der Krankenkasse mitgeteilt, dass der durchführende Dienstleister gelöscht werden soll.
  Eine Änderung des Dienstleisters ist durch die Eingabe einer anderen Adressnummer in der Baulohneinrichtung (für die Firma) oder Niederlassungen zum Dienstleister zu hinterlegen und löst einen neuen DSAK aus. 

/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Arbeitgeberkonto, Ausführen

Arbeitgeberkonto, Hinweise zu den Angaben zu einem SEPA-Lastschriftmandat (DBSL) - Gläubiger-ID

Die Übermittlung eines SEPA-Lastschriftmandates findet nie automatisch statt, sondern muss manuell erfolgen. 

/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Arbeitgeberkonto, Ausführen: Meldungen SEPA-Lastschriftmandat

Sofern ein Lastschriftmandat gewünscht ist, werde folgende Daten im DBSL übermittelt:

• Gläubiger-ID (Das ist die Gläubiger-ID der Krankenkasse)
• Kontodaten des Beitragsschuldners
• und Anschrift des Beitragsschuldners für das Lastschriftmandates (die postalische Zustellung des schriftlichen SEPA-Lastschriftmandates erfolgt an diese Anschrift)

Der Datenbaustein DBSL wird nur dann übermittelt, wenn entsprechende Informationen an die Krankenkasse(n) zu melden sind.

Weitere Hinweise zum SEPA-Lastschriftmandat

Es kann immer nur ein neues elektronisch SEPA-Lastschriftmandat erteilt werden. Ein einmal abgegebenes SEPA-Lastschriftmandat, bleibt bei der Krankenkasse bis zum schriftlichen Widerruf erhalten. Auch wenn die Meldungen durch Dritte abgegeben werden, sollte dieser ein Auftrag/eine Berechtigung seitens des Arbeitgebers vorliegen. Wenn die Krankenkasse allein auf die Übermittlung per DSAK verweist, gilt das für diese Krankenkasse. Es gilt die jeweilige Satzung der Krankenkassen.

SEPA-Lastschriftmandat, Gläubiger-ID

Da die Gläubiger-ID der Krankenkasse mit gemeldet werden muss, gibt es in der Übersicht der Stammdaten der Krankenkassen und in der Karte des Krankenkassenstammes ein neues Stammdatenfeld <Gläubiger-ID>. Mit dem Import der Betriebsnummerndatei (nicht der Beitragssatzdatei) kann die Gläubiger-ID importiert werden.
Bei Bedarf kann sie manuell gepflegt werden.

SV, neue Betriebsnummerndatei für Meldungen zum Arbeitgeberkonto; Gläubiger-ID
Es steht eine neue Betriebsnummerndatei für Krankenkassen bereit. Diese beinhaltet die Gläubiger-ID der Krankenkassen. Die Gläubiger-ID muss, sofern ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt wird, mitgemeldet werden.
Bitte aktualisieren Sie Ihre Stammdaten, der Import ist jederzeit möglich.

Wir stellen die Änderungen regelmäßig mit der Betriebsnummerndatei zur Verfügung. Die Gläubiger-ID kann auch manuell geändert werden.

/Stammdaten, Krankenkassen, in der Übersicht oder Bearbeiten: Gläubiger-ID
/Personalbuchhaltung, Import/Export, Import Stammdaten, Betriebsnummern

SEPA-Lastschriftmandat, Kontodaten des Beitragsschuldners

Da die Kontodaten des Beitragsschuldners mit gemeldet werden müssen, gilt hier folgendes. Es wird die Bankverbindung/Kontodaten der Firma oder der Niederlassung, die als Hauptniederlassung gekennzeichnet sind gemeldet.
Abweichend kann die Bankverbindung bei den Zahlungsdefinitionen zum Eintrag <150 Krankenkasse>, die zum Lastschriftverfahren übermittelt werden soll, bestimmt werden. Wenn hier ein Eintrag der Bank für die Firma oder der Niederlassung, die als Hauptniederlassung gekennzeichnet sind, eingerichtet ist, zählen diese Kontodaten.
 
Damit keine Zahlungen ausgelöst werden, ist das Kennzeichen <Scheck erstellen> zu setzen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine SEPA-Datei erstellt wird, wenn per Lastschrift eingezogen werden soll. Ansonsten gelten dazu auch die einzelnen Kennzeichen in den Geschäftsstellen zu "Krankenkasse bucht ab".

/Stammdaten, Einrichtung, Zahlungsdefinitionen, Eintrag zu Ausführen <150 Krankenkasse>; Kennzeichen: <Scheck erstellen>
/Stammdaten, Krankenkassen, Auswählen: Übersicht der Krankenkassen: Kennzeichen "Krankenkasse bucht ab"

SEPA-Lastschriftmandat, Anschrift des Beitragsschuldners

Damit eine postalische Zustellung des SEPA-Lastschriftmandates erfolgen kann, wird die Anschrift des Beitragsschuldners mit gemeldet. Das ist die Anschrift der Firma oder der Niederlassung, die als Hauptniederlassung gekennzeichnet sind

Was gemeldet wird zum DBSL, wird in der Übersicht zum Arbeitgeberkonto angezeigt. 

Arbeitgeberkonto, Hinweise zu den Angaben zu einem eventuellen Dienstleister (DBDL) - Dienstleister

Sofern die Abrechnung nicht durch den Arbeitgeber, sondern durch einen Dienstleister, Rechenzentrum, Steuerberater durchgeführt wird, kann dies in der Baulohn-Einrichtung oder in der Niederlassung abweichend vorgegeben werden. Dazu gibt es ein neues Stammdatenfeld: Dienstleister Adressnummer.

Hier ist die entsprechende Adressnummer des Dienstleisters zu hinterlegen. Gemeldet wird als Ansprechpartner der Standard-Adressat.

/Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung, Register Allgemein: Dienstleister Adressnr.
/Stammdaten, Einrichtung, Niederlassungen, Register Baulohn: Dienstleister Adressnr.

Wenn eine Eingabe erfolgt, wird der Name, die Anschrift und die Kontaktdaten des Ansprechpartners bei einem vorhandenen Dienstleiter mit gemeldet. Das erfolgt mit dem Datenbaustein DBDL. Der Datenbaustein DBDL ist nur dann zu übermitteln, wenn entsprechende Informationen an die Krankenkasse(n) zu melden sind.

Eine Änderung kann sofort, ist aber spätestens mit der nächsten Entgeltabrechnung zu melden. Als Gültigkeits-Datum ist der erste des Monats des Wechsels anzugeben. 

Die Daten zum Dienstleister können gelöscht werden, dazu: 
Ausführen: Meldungen Löschkennzeichen Dienstleister = manuelle Meldung der Firma oder Niederlassung einen Datensatz zum DBDL zu löschen.
Hinweis: Damit wird der Krankenkasse mitgeteilt, dass der durchführende Dienstleister gelöscht werden soll.
Eine Änderung der Dienstleisters ist durch die Eingabe einer anderen Adressnummer in der Baulohneinrichtung (für die Firma) oder Niederlassungen zum Dienstleister zu hinterlegen und löst einen neuen DSAK aus. 

Was gemeldet wird zum DBDL, wird in der Übersicht zum Arbeitgeberkonto angezeigt. 

Arbeitgeberkonto, Weiteres

Zahlstellen/Versorgungsbezüge

Meldungen zum Arbeitgeberkonto werden nicht ausgelöst für Krankenkassen, die ausschließlich für die Abrechnung von Versorgungsbezügen genutzt werden. Es handelt sich dann um die Zahlstelle als Beitragsschuldner, nicht um einen Arbeitgeber. Zahlstellen nehmen an diesem elektronischen Verfahren nicht teil. Ebenso werden keine Meldungen zum Arbeitgeberkonto an berufsständische Versorgungswerke und die Augenoptikerausgleichskasse erzeugt.

Krankenkassenstämme mehrfach

Wird eine Krankenkasse mehrfach im Krankenkassenstamm geführt (z.B. KBS und Minijobzentrale) sind DSAKs nach Möglichkeit nur einmal auszulösen. Daher werden die Meldungen über den Krankenkassenstamm ausgelöst und nicht über die jeweiligen Geschäftsstellen. Wenn Ihre Einrichtung jedoch Krankenkassen mehrfach im Krankenkassenstamm führt, ist eine Anpassung der Einrichtung ggf. notwendig.

Meldedatendaten

Der Datenbaustein DBGD (Grunddaten des Arbeitgebers) wird immer mit gemeldet. Die Datenbausteine DBWU, DBDL, DBKO und DBSL werden nur dann übermitteln, wenn entsprechende Informationen an die Krankenkasse(n) zu melden sind. 

Quittungen und Dateinummern

DSAK werden wie andere SV-Meldungen quittiert. Es gelten die gleichen Regeln für Dateifolgenummern wie bei anderen SV-Meldungen. Es wird ein eigener Nummernkreis für die Meldungen zum Arbeitgeberkonto (DSAK) geführt.
Das ist <EAKA Folgenummer> bei den DEÜV-Empfängern. 

/Stammdaten, Einrichtung, Sozialversicherung, DEÜV-Empfänger, Dateifolgenummer pro Absender.

Systemwechsel

Wenn es notwendig ist, zu einem Systemwechsel auch Meldungen zum Arbeitgeberkonto auszulösen, so ist dies über die Betriebsdatenmeldungen möglich. Das Auslösen der Betriebsdatenmeldungen löst in diesem Fall auch Meldungen für das Arbeitgeberkonto aus.
Beachten Sie dazu die Ausführungen in der Online Hilfe BLO SV-Meldungen Betriebsdaten (DSBD) unter: Betriebsdaten, Melden bei Wechsel des Abrechnungssystems oder Abrechnungsdienstleisters.

Beachten Sie, dass nur für die Hauptniederlassungen (und die Firma) zur jeweiligen Hauptniederlassung / Hauptbetriebsnummer (Beitragsschuldner) Meldungen zum Arbeitgeberkonto ausgelöst werden. Weitere Meldungen können manuell beim Arbeitgeberkonto ausgelöst werden, zu anderen Niederlassungen.

Initialmeldungen zum Arbeitgeberkonto

Es gibt zur Einführung (ab 01.01.2023 bzw. 01.07.2023) des elektronischen Arbeitgeberkontos keine Initialmeldungen. Grundsätzlich möchten die Krankenkassen in den Bestandsfällen nur Änderungsmeldungen erhalten, zu den ihnen bereits (schriftlich) mitgeteilten Daten.