SV-Meldungen zu Betriebsdaten

Ändern sich die Betriebsdaten Ihres Unternehmens, muss das vom Unternehmen dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit (BA) mitteilen. Seit dem 1. Juli 2019 geht das nur noch elektronisch.

Als Unternehmen müssen Sie dem Betriebsnummern-Service zum Beispiel mitteilen, wenn Ihr Betrieb umzieht und sich die Anschrift ändert, Ihr Unternehmen die Rechtsform wechselt oder neue Ansprechpartner für die Sozialversicherungsträger hat.
Verstoßen Sie gegen diese Pflicht, kann Ihr Unternehmen mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro belangt werden.

Bislang konnten Sie als Arbeitgeber geänderte Betriebsdaten auch telefonisch oder per Post an den Betriebsnummern-Service schicken. Das ist seit dem 1. Juli 2019 nicht mehr möglich. Laut der neuen Version des Datensatzes Betriebsdatenpflege (DSBD) müssen Sie Meldungen zu Sozialversicherung elektronisch übermitteln.

Weitere Informationen erhalten Sie hier: Betriebsnummernservice Online - Bundesagentur für Arbeit (arbeitsagentur.de).

Weitere Informationen zur neuen Änderungsmeldung finden Sie im Anwenderhandbuch zum Meldeverfahren zur Sozialversicherung und auf der Webseite des Betriebsnummern-Service der BA.

Betriebsdaten, Arbeitgeberkonto-Meldungen ab 01.07.2023

Wenn festgestellt wird, dass Betriebsdaten (DSBD) zu melden sind, weil sich etwas geändert hat, dann wird gleichzeitig für alle Krankenkassen auch eine Meldung zum Arbeitgeberkonto vorgemerkt. Sobald der Datenträger für den Betriebsdatenmeldesatz erzeugt wird, werden die entsprechenden Meldungen an alle Krankenkassen zum Arbeitgeberkonto erstellt und müssen anschließend ebenfalls verschickt werden.

Bitte beachten Sie dazu auch die Online-Hilfe zu SV-Meldungen zum Arbeitgeberkonto: BLO SV-Meldungen Arbeitgeberkonto (DSAK)

Betriebsdaten, melden wenn sich die Anschrift des Betriebs ändert

Wenn sich die Anschrift des Betriebs ändert, dann wird sie an die Sozialversicherungsträger gemeldet; von dort gelangt sie in die "Datei der Beschäftigungsbetriebe" der Bundesagentur für Arbeit. Diese Meldungen gibt es bereits seit 2011, sie werden per 07.2019 neu geregelt:

Ein Beschäftigungsbetrieb ist ein Betrieb mit einer eigenen Betriebsnummer. Es gelten die Anschrift laut der Adresse der Firmendaten oder der Adresse der Niederlassung und die Kontaktdaten des Ansprechpartners dazu. Der Ansprechpartner wird bei der Niederlassung unter "Ansprechpartner Adressnr., Adressat" eingetragen; für die Firma gilt der Eintrag beim DEÜV-Empfänger ZSS (Zentrale Speicherstelle), wenn dort eine Adresse, ein Adressat und die Auswahl "Baulohn-Abteilung" getroffen ist; sonst die Adresse der Firma und dort der Standard-Adressat. Sobald sich der Name des Betriebs oder seine Anschrift oder der Ansprechpartner ändern, müssen die Betriebsdaten gemeldet werden.
/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Firmendaten, Register DEÜV-Umfang und
ebenso bei den Niederlassungen, Register SV und DEÜV.
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Firmendaten, Register DEÜV-Umfang und
/Stammdaten/Einrichtung, Firmendaten, Niederlassungen, Register SV und DEÜV.

Betriebsdaten, lange Adressen

Wenn die Adresse der Firma oder einer Niederlassung geändert wird, dann wird eine Meldung zu den Betriebsdaten vorbereitet.
Sollte einer der Namen oder die Straße länger sein, als gemeldet werden kann, dann wird darauf hingewiesen; beim "Datenträger erstellen". In diesem Fall in den Firmendaten oder bei der Niederlassung die Adresse so ändern: die Namen jeweils maximal 30 Zeichen, die Straße maximal 33 und der Ort maximal 34 Zeichen lang.
Wichtig ist, dass die Adresse der Firma die komplette richtige Rechtsform (siehe auch Auswahl der Rechtsform zur Schreibweise und Prüfung darauf) enthält. Die Schreibweisen der Firmennamen sollen den Einträgen in anderen öffentlichen Registern (z.B. Handelsregister) entsprechen. Bitte teilen Sie das auf die jeweiligen Adressfelder auf (Name, Adresse, Adresse2) auf.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen: Betriebsdaten. Datenträger erstellen.

Betriebsdaten, was gemeldet wurde und was zu melden ist

Für die Betriebsdaten, also Name und Anschrift des Betriebs und der Ansprechpartner, gibt es eine Übersicht mit der jeweils letzten Meldung pro Betriebsnummer und den Angaben, was aktuell gilt, und, wenn sich diese unterscheiden, was also zu melden ist. Diese Anzeige kann bei den SV-Meldungen aufgerufen werden.

Die Spalten sind: Betriebsnummer, Niederlassung und ein Hinweis, wenn mehrere Niederlassungen zur Betriebsnummer geführt werden und diese nicht die Betriebsnummer der Firma ist. Name, Anschrift, Ansprechpartner wie zuletzt gemeldet. Name, Anschrift, Ansprechpartner wie sie aktuell ermittelt werden können. Ein Hinweis, wenn die Meldung fällig ist. Aus dieser Anzeige kann auch schon der Datenträger mit der Meldedatei erstellt werden.
/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Aktion: Betriebsdaten.
Webclient: /Vor der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ausführen, Betriebsdaten.

Betriebsdaten, Art der Anschrift bei abweichender Briefadressnummer

Wenn eine abweichende Briefadressnummer gemeldet wird, dann bei der "Abw. Briefadressnr. Art" eintragen, um welche Art Anschrift es sich handelt, zum Beispiel um die Hausanschrift oder um eine Postfachanschrift.

Achtung: Das gilt ab 01.22. Die Firmendaten und/oder die Niederlassungsdaten sind entsprechend zu diesem Stichtag anzupassen. Nur durch die Pflege der Art der Anschrift in den Firmendaten und/oder in der Niederlassung wird keine Meldung zum Stichtag zu Betriebsdaten ausgelöst.

Betriebsdaten, Auswahl der Rechtsform

Aufgrund der unterschiedlichen Schreibweisen und auch der kreativen Abkürzungen bei Eingaben, hat eine Prüfung auf eine Liste der Rechtsformschlüssel zu erfolgen. Die Schreibweise der Firmenbezeichnung inkl. Rechtsform ist wie in offiziellen Dokumenten notwendig.
Das bedeutet, zum Unternehmen muss in den Firmendaten oder in der Niederlassung eine Rechtsform festgelegt worden sein; die Liste der Werte, die gültig sind, wird angeboten.
Die Rechtsform muss auch im Namen des Unternehmens enthalten sein, also in der Adresse laut Firmendaten oder Niederlassung. Sie muss in der Form enthalten sein, wie sie in der Liste der Werte anzeigt wird. An welcher Stelle im Namen die Rechtsform eingebunden ist, wird nicht geprüft. Wenn einer dieser Werte fehlt, dann wird beim Melden darauf hingewiesen und die Karte der Firmendaten oder der Niederlassung angeboten.

Achtung: Das gilt ab 01.22. Die Firmendaten und/oder die Niederlassungsdaten sind entsprechend zu diesem Stichtag anzupassen. Nur durch die Pflege der Rechtsform in den Firmendaten und/oder in der Niederlassung wird keine Meldung zum Stichtag zu Betriebsdaten ausgelöst.

Die Liste der Werte, die ausgewählt werden können, ist eine amtliche Zusammenstellung.
Wir stellen Ihnen diese Liste mit genaueren Erläuterungen als Download zur Verfügung: Liste der Werte, die ausgewählt werden können und gültige Schreibweisen von Rechtsformen.

Ebenso sind Schreibweisen aufgeführt, die auf keinen Fall in den Firmenbezeichnungen (Adresse des Unternehmens) verwendet werden dürfen.
Das ist eine sogenannte Negativliste. Diese Negativliste stellen wir Ihnen als Download bereit: Liste der Werte, die auf keinen Fall in der Schreibweise von Rechtsformen geschrieben werden dürfen. 

In den Firmendaten und bei den Niederlassung kann festgelegt werden, in welchem Meldemonat die Anschrift des Betriebs gemeldet werden soll.

Das ist das Datum "Betriebsdaten melden am". Bei der Meldung wird versucht, den Grund der Änderung, zum Beispiel: die Anschrift ist anders, automatisch zu ermitteln. Wenn dies nicht möglich ist, weil die bisherigen Meldungen nicht in der Meldehistorie sind: dann den Grund hier eintragen. Falls der Betrieb aufgegeben wird, dann die Auswahl dazu treffen. Eine abweichende Briefadressnummer würde zusätzlich gemeldet, ändert aber die Anschrift des Betriebs nicht. 
/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Firmendaten, Register DEÜV-Umfang und
ebenso bei den  Niederlassungen, Register SV und DEÜV.
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Firmendaten, Register DEÜV-Umfang und
/Stammdaten/Einrichtung, Firmendaten, Niederlassungen, Register SV und DEÜV.

Betriebsdaten, wann wird gemeldet Zukunft

Wenn Betriebsdaten gemeldet werden, wenn sich zum Beispiel die Adresse des Arbeitgebers geändert hat, dann gelten diese Regeln:
Das Datum, ab dem die Änderung gelten wird, muss in den Firmendaten oder in der Niederlassung eingetragen sein. Solange das Datum mehr als 3 Monate in der Zukunft liegt, wird nicht gemeldet.

Betriebsdaten, an wen wird gemeldet

Die Annahmestelle für eine Meldung zu Betriebsdaten kann jede einer Kasse sein. Wenn in den Firmendaten eine Umlagekasse eingetragen ist, dann wird deren Empfänger genommen.

Betriebsdaten, Meldung automatisch

Wenn das Datum "Betriebsdaten melden am" nicht eingetragen wird, aber vom Programm festgestellt wird, dass eine Meldung nötig ist, dann wird während der SV-Meldungen der Monat automatisch eingetragen, also eine Meldung erzwungen.

SV, Betriebsdaten - Anzeige "Gemeldet am"

In der Übersicht der Betriebsdatenmeldesätze (DSBD) wird nun auch das Meldedatum = "Gemeldet am" angezeigt.
Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Betriebsdaten

Betriebsdaten, Hinweise darauf

Wenn sich die Anschrift des Unternehmens ändert und das gemeldet werden muss, dann wird so darauf hingewiesen:

In der Infobox "Melden außer der Reihe" mit dem Text "Betriebsdaten werden gemeldet". Bei "Datenträger erstellen"; es kommt zunächst der Hinweis, im zweiten Schritt wird gemeldet. Bei "Monat abschließen"; es kommt der Hinweis, dann wird gleich gemeldet.
Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen.
Webclient: Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen.

Betriebsdaten, gelten zum

Wenn sich die Betriebsdaten ändern, muss dies "unverzüglich" gemeldet werden (SGB IV § 18i 4); die Bundesagentur für Arbeit definiert dies als: spätestens innerhalb von sechs Wochen. Dafür gibt es das Datum: "Betriebsdaten gelten zum". Dieses Datum wird in die Meldedatei aufgenommen als "Datum, zu dem das Veränderungsereignis wirksam wird". Wenn die Meldung automatisch vorbereitet wird, also bei "Datenträger erstellen" und wenn der Monat abgeschlossen wird, dann wird dieses Datum belassen, sofern es im aktuellen Abrechnungsmonat oder danach liegt. Wenn es davor liegen sollte, wird es auf leer gesetzt und es wird aufgefordert, dieses Datum einzugeben.
/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Firmendaten, Register DEÜV-Umfang und
ebenso bei den Niederlassungen, Register SV und DEÜV.
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Firmendaten, Register DEÜV-Umfang und
/Stammdaten/Einrichtung, Firmendaten, Niederlassungen, Register SV und DEÜV.

Betriebsdaten, Meldung wird vorbereitet und erstellt

Eine Meldung zu den Betriebsdaten wird, wenn sie fällig ist, automatisch erstellt. Bei der Auswahl "Datenträger erstellen" wird ein Text zur Information ausgegeben, wenn festgestellt wird: eine Meldung zu den Betriebsdaten ist nötig und der Meldemonat ist noch nicht bestimmt. Dann wird zunächst automatisch der aktuelle Meldemonat dazu in die Firmendaten oder zur Niederlassung geschrieben.

Wenn dann tatsächlich ein Datenträger erstellt wird, gleich für welchen Empfänger, wird zuerst zusätzlich die Meldedatei für Betriebsdaten erstellt; für die Firmendaten und diejenigen Niederlassungen, bei denen der aktuelle Meldemonat für die Betriebsdaten gilt. Ebenso, wenn der Monat der SV-Meldungen abgeschlossen wird.
Die Meldung zu den Betriebsdaten wird an einen Empfänger der Kassen gesendet; wenn in den Firmendaten eine "Umlagekasse" eingetragen ist, dann an deren. Die Dateien haben den Namen EDUA<Nummer>.
/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, und Ausführen auf Datenträger erstellen.
Webclient: Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen und Ausführen auf Datenträger erstellen.

Betriebsdaten, Anforderung einer Meldung

Die Bundesagentur für Arbeit kann eine Meldung der Betriebsdaten anfordern. In diesem Fall den "Grund zu Betriebsdaten: 05 Aktueller Stand Betriebsdaten" auswählen und den aktuellen Abrechnungsmonat als "Betriebsdaten melden zum" und als "Betriebsdaten gelten zum" eintragen. Damit werden die Betriebsdaten, wie aktuell gepflegt, gemeldet.
Die Meldungen können aus der Übersicht der Betriebsdaten für die Firma oder die jeweilige Niederlassung manuell angestoßen werden, wenn die Eingaben gepflegt wurden.
/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Betriebsdaten, Datenträger erstellen.
/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Betriebsdaten, Datenträger für NL erstellen.
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ausführen, Betriebsdaten, Datenträger erstellen.
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ausführen, Betriebsdaten, Datenträger für NL erstellen.

Betriebsdaten, Melden bei Wechsel des Abrechnungssystems oder Abrechnungsdienstleisters

Wenn das Abrechnungssystem oder der Abrechnungsdienstleister gewechselt wird, dann ist ab 01.2022 eine neue Meldung der Betriebsdaten notwendig. In diesem Fall den "Grund zu Betriebsdaten: 16 Änderung der meldenden Stelle" (alternativ auch 17 oder 18) auswählen und den aktuellen Abrechnungsmonat als "Betriebsdaten melden zum" und als "Betriebsdaten gelten zum" eintragen. Damit werden die Betriebsdaten, wie aktuell gepflegt gemeldet. Es wird ein Betriebsdatenmeldesatz mit der Kennung 06 = Neuer Dienstleister/Neue Abrechnungssoftware gemeldet.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Einrichtung, Firmendaten, Niederlassungen.
/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Betriebsdaten oder Datenträger erstellen.
Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten, Register DEÜV-Umfang.
Stammdaten, Einrichtung, Niederlassungen, Bearbeiten, Register SV und DEÜV.
Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Betriebsdaten.
Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen, Datenträger erstellen.

Betriebsdaten, erstmalige Erfassung der Betriebsnummer

Wenn in der Firma oder Niederlassung die Betriebsnummer erstmalig bei einer Neuanlage eingeben wird, wird gefragt, ob ein Systemwechsel oder Dienstleisterwechsel vorliegt, wenn die Frage mit „Ja“ beantwortet wird, wird dies automatisch gekennzeichnet, ein Betriebsdatenmeldesatz mit dem Grund 06 = Systemwechsel bereitgestellt.

Sofern das nicht zutrifft, es handelt sich also um ein komplett neues Unternehmen, dann ist die Frage mit „Nein“ zu beantworten.

Die Angaben zu: und sind zu prüfen, Sie werden vorgeschlagen aus dem aktuellen Abrechnungsmonat, der in der Baulohn-Einrichtung festgelegt ist.

Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten, Register DEÜV-Umfang. Stammdaten, Einrichtung, Niederlassungen, Bearbeiten, Register SV und DEÜV.

Betriebsdaten, Sicherheitsabfragen vor dem Versand

Vor dem Versand von Betriebsdaten wird nun noch eine Sicherheitsabfrage gestellt. Es soll sichergestellt sein, dass anwenderseitig die genannten Daten überprüft wurden. Das gilt bei jeglicher Änderung.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Betriebsdaten oder Datenträger erstellen.

Betriebsdaten, abweichende Postanschrift, Sicherheitsabfrage

Hier handelt es sich um eine Anschrift des Arbeitgebers. Wenn in der hinterlegten Adresse Signalwörter auftauchen, die daraufhin deuten, dass es sich um eine Adresse eines Dienstleiters handeln könnte, so wird vor dem Versand eine Sicherheitsabfrage gestellt.

Signalwörter sind: Steuerberater, Steuerberatung, STB, Tax, Lohnbüro, Personalbüro.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Betriebsdaten oder Datenträger erstellen.

Betriebsdaten, besondere Fälle

Wenn ermittelt wird, ob eine Meldung zu den Betriebsdaten fällig ist, dann werden ältere Meldungen nicht mehr, sondern nur die Meldungen ab 2019 betrachtet. 

Wenn ermittelt wird, ob eine Meldung zu den Betriebsdaten fällig ist, dann wird eine Meldung dann nicht erzwungen, wenn die Betriebsnummer zu mehreren Niederlassungen gehört und sie nicht die Betriebsnummer der Firma ist und die Niederlassungen verschiedene Adressnummern haben. Denn in diesem Fall kann nicht entschieden werden, welche Anschrift gilt; dann das Datum zu "Betriebsdaten melden" in einer der Niederlassungen eintragen.