SV-Meldungen zu Ersatzleistungen

Weitere Informationen zu Ersatzleistungen erhalten sind beschrieben im Handbuch: BLO Lexikon A - K
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Ersatzleistung, Meldungen

Meldungen zu Ersatzleistungen entsprechen den Bescheinigungen zu Krankengeld, Kind Krank und Mutterschaftsgeld; sie werden seit 07.11 wie SV-Meldungen per Datei erstellt und an die Krankenkassen übertragen.

Diese Meldungen werden vorbereitet für Arbeitnehmer, bei denen laut Fehlzeitenkalender ein Zeitraum ohne Entgeltfortzahlung beginnt oder Anfang des nächsten Monats beginnen wird; und zwar mit den Fehlzeitengründen: Krank, Krank ohne LFZ, Unfall, Kur, Kind Krank oder Mutterschutz.

Bevor also die Meldungen ermittelt werden, muss der Fehlzeitenkalender aktuell sein. Das bedeutet, es muss ein Zeitraum mit den genannten Fehlzeitengründen ohne Entgeltfortzahlung vorliegen. Die Ausführung kann in dem SV-Meldemonat gemacht werden, in dem der Zeitraum ohne Entgeltfortzahlung beginnt.

Ersatzleistung, Abrechnung notwendig?

Die Meldungen zu den Ersatzleistungen können ausgeführt werden, sobald der Fehlzeitenkalender aktuell ist.

Eine Abrechnung ist nicht nötig, außer in den Fällen, in denen die Bescheinigung auf tatsächlich abgerechnete Daten des aktuellen Monats zurückgreifen muss: das ist z.B. der Fall, wenn im aktuellen Monat Kurzarbeit abgerechnet wird. 

Wenn im Monat für die gleiche Personalnummer eine zweite Bescheinigung nötig sein sollte, mit anderem Zeitraum, dann kann die erste Bescheinigung, nachdem sie gemeldet wurde, wegkopiert werden, so dass dann beide Meldungen in der Übersicht enthalten sind; das ist Funktion, Wegkopieren als Historie (Webclient: Nacharbeiten: Wegkopieren als Historie)

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender und 
/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ersatzleistung und Datenträger Ersatzleistung erstellen.
Webclient: /Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender und 
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ersatzleistung und Datenträger Ersatzleistung erstellen.

Ersatzleistung, Bescheinigung

Für alle Meldungen ist es nötig, die Bescheinigung auszufüllen. Die Bescheinigung wird automatisch so vorbereitet, ähnlich wie eine Papier-Bescheinigung.

Die Eingaben zur Bescheinigung sind unterteilt in:

• Allgemein, allgemeine Eingaben,
• Arbeitsentgelt,
• Arbeitszeit, Fehlzeit, Arbeitsunfall
• besondere Angaben zum Mutterschutz, sonstige Angaben und weitere Auswahlen.

• Zusätzlich ein Register: Prüfen
  Durch den Prüfen-Button werden einige Eingaben, die noch fehlen, ermittelt, wenn möglich. Diese müssen dann noch ergänzt werden.

Webclient: Vorbereiten, Prüfen

Wenn die Bescheinigung geändert wurde, dann wird empfohlen, die Meldungen zur Ersatzleistung noch einmal auszuführen; der aktuelle Stand der Bescheinigung wird dann berücksichtigt.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ersatzleistung: Ergebnis, Button Bescheinigung.
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ersatzleistung, Nacharbeiten Ergebnis, Verwalten, Bearbeiten.

Ersatzleistung, Entgelt

Das Entgelt, das für eine Ersatzleistung bescheinigt wird, ist das laufende RV-Brutto, zuzüglich des Betrags von Entgeltumwandlungen aus laufende Bezügen.

Ersatzleistung, Details zur Bescheinigung

Es wird kein Unterschied gemacht zwischen den einzelnen Arten der Bescheinigung; für alle gelten die gleichen Angaben.

Wenn eine Eingabe fehlt, aber für die Bescheinigung, die bearbeitet wird, nötig ist, dann wird beim Prüfen dazu ein Fehler ausgegeben. 

Die Angaben für 3 zurückliegende Monate, z.B. das Arbeitsentgelt, werden jeweils auf einen Blick dargestellt. Falls Änderungen dazu nötig sind, dann kann über den Assist-Button (...) die Übersicht der Beträge angezeigt werden. In dieser Übersicht sollten die Datumsangaben außer bei Eintritt, Austritt jeweils von Monatsanfang bis Monatsende gehen.

Bei Stundenentgelt werden zwar Entgelte mehrerer Monate ermittelt, aber es wird in der Meldedatei nur noch der letzte Monat bescheinigt. Bei Monatsentgelt wird ebenfalls nur der letzte Monat bescheinigt, mit dieser Ausnahme: wenn ein vereinbartes Monatsentgelt gilt und wenn dieses vereinbarte Monatsentgelt vom Entgelt des ersten Monats, der gemeldet wird, abweicht, dann wird Entgelt mehrerer Monate gemeldet.

Der erste Zeitraum für Mehrarbeitsstunden ist der Monat, der bescheinigt wird. Weitere Monate mit Mehrarbeitsstunden dürfen nur übermittelt werden, wenn es auch im Monat, der bescheinigt wird, Mehrarbeit gab; wenn, dann sind das der Vormonat und der Vorvormonat.. 

"Prüfen" lässt die Daten, die bereits eingegeben wurden, stehen, anders als "Ausführen" bei der Papier-Bescheinigung. Wenn aber ein Neuanfang nötig sein sollte, kann das Neu-Ausführen über die Funktion, bzw. im Webclient über Ausführen aufgerufen werden.

Durch "Prüfen" werden allerdings einige Werte, die bei der Meldung zu Fehlern führen würden, geändert und notfalls auch auf leer gesetzt. Wenn z.B. Arbeitgeber-Leistungen nach Ende der Entgeltfortzahlung gezahlt werden, sind nötig: ankreuzen, dass Entgelt gezahlt wird, Datum von, bis, Betrag brutto und netto.

Ersatzleistung, zum Mutterschutz

Wenn wegen Mutterschutz bescheinigt wird, dann kann es sein, dass die Beschäftigte in den letzten 3 Monaten der Beschäftigung ein geringes Arbeitsentgelt erzielt hat, das sind, Stand 2018, 390 Euro bei Monatsentgelt, 403 Euro bei Stundenentgelt; das wird in der Karte der Bescheinigung auch so angezeigt. Es gilt die Regel: Wenn geringes Entgelt bescheinigt wird, mit 3 Monaten, dann gilt das höchste der Arbeitsentgelte dieser Monate, sofern es eine dauerhafte Änderung der Höhe des Arbeitsentgelts ist. Wenn also eine Erhöhung vorliegt, die dauerhaft ist, dann kann in der Karte der Bescheinigung über "Geringes Arbeitsentgelt, höchster Betrag, Ändern" der höchste Betrag genommen werden.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Ergebnis auf Ersatzleistung, Bescheinigung, Register: Mutterschutz, Sonst.
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Ersatzleistung, Verwalten, Bescheinigung, Register: Mutterschutz, Sonst.

Ersatzleistung, Mutterschutz, wenn mehrfachbeschäftigt 

Wenn die Arbeitnehmerin im Mutterschutz auch bei einem anderen Arbeitgeber beschäftigt ist, dann im Personalstamm "Mehrfachbeschäftigt" oder "Mehrfachbezieher" ankreuzen. Es gilt die Historie. Die Kassen bekommen dann das Entgelt gemeldet, um das anteilige Mutterschaftsgeld zu berechnen. Die Meldung zur Ersatzleistung enthält in diesem Fall: die Kennung, dass Entgelt gemeldet wird und das Entgelt zu denjenigen Monaten, die gemeldet werden können.
Ein Hinweis dazu: Wenn Entgelt gemeldet wird und wenn weniger als 3 Monate mit Entgelt gemeldet werden können, werden der zweite oder der dritte oder beide Monate mit einem Datum gemeldet, das acht mal die neun enthält; das interpretiert die Kasse als: nichts zu melden. 

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Ersatzleistung. 

Ersatzleistung, Mutterschutz, letzter bezahlter Tag

Bei der Meldung zur Ersatzleistung wegen Mutterschutz wird als letzter bezahlter Tag auch ein Tag ohne Sollstunden angegeben, zum Beispiel auch Samstag oder Sonntag; denn dieser Tag muss kein Arbeitstag sein.  

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Ersatzleistung
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ersatzleistung

Ersatzleistung, Mutterschutz und dauerhafte Erhöhung des Arbeitsentgeltes

Wenn sich das Arbeitsentgelt erhöht, ist die Frage, ob die Erhöhung dauerhaft ist. Wenn ja, dann gilt sie, fiktiv, für alle Monate, für die Nettoentgelt gemeldet wird. Dies kann in der Bescheinigung im Register "Mutterschutz, Sonst" entschieden werden, beim Assist auf "Nettoarbeitsentgelt, aus Brutto errechnet". Wenn in der Übersicht, die folgt, das Brutto neu eingetragen wird, dann wird das Netto neu gerechnet.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Ersatzleistung, Ausführen und Ergebnis, Bescheinigung.
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ersatzleistung, Ausführen und Auswerten, Ergebnis, Bescheinigung

Ersatzleistung, Bescheinigung in Arbeit setzen

Wenn eine Meldung zu Ersatzleistungen EEL noch geprüft werden soll, bevor sie gesendet wird, kann sie auf "in Arbeit" gesetzt werden.
Die Meldung wird dadurch automatisch fehlerhaft und deshalb nicht gesendet. Zum Senden dann das Häkchen "in Arbeit" wieder entfernen. Wenn diese Sperre gar nicht benutzt werden soll, dann braucht nichts angekreuzt zu werden.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Ersatzleistung, Bescheinigung, dort: in Arbeit.
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Ersatzleistung, Bescheinigung, dort: in Arbeit.

Ersatzleistung, Sachbearbeiter

In den Bescheinigungen zu Ersatzleistungen wird pro Meldesatz ein Ansprechpartner genannt; dieser Ansprechpartner kann deshalb pro Niederlassung, und wahlweise gesondert für den Gehalts-Abrechnungskreis, vorgegeben werden. Der Gehalts-Abrechnungskreis muss mit "Ist Gehalts-Abrechnungskreis" gekennzeichnet sein. Die Eingaben sind bei der Niederlassung im SV-Register: Bescheinigung Ansprechpartner und Bescheinigung Gehalt.

Nötig sind Adressnummer und Adressat und dort Anrede, Name, Telefon.

Ohne Eintrag gilt der Ansprechpartner wie für andere Meldungen, also laut Adresse der Firmendaten oder des DEÜV-Empfängers.

Wenn der Ansprechpartner bei der Niederlassung geändert wird, dann die gerade aktuellen Meldungen zu Ersatzleistungen neu ermitteln.

/Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Abrechnungskreise und
/Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, DEÜV-Empfänger und
/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Firmendaten, dort Niederlassungen und dort Bearbeiten und: Register SV und DEÜV: Bescheinigungen und
/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Ersatzleistung, Bescheinigung, Register Mutterschutz, Sonst: Sachbearbeiter.
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Abrechnungskreise und weitere und
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Sozialversicherung, DEÜV-Empfänger und 
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Firmendaten, dort Niederlassungen und dort Bearbeiten und: Register SV und DEÜV: Bescheinigungen und
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Ersatzleistung, Verwalten Bescheinigung, Register Mutterschutz, Sonst: Sachbearbeiter.

Ersatzleistung, Arbeitsunfall oder Wegeunfall

Wenn für Ersatzleistung wegen Unfall gemeldet werden soll, dann kann es sein, dass die Berufsgenossenschaft dem Arbeitgeber in einem Schreiben das Aktenzeichen des Unfallversicherungsträgers mitteilt; dieses muss dann in die Bescheinigung eingetragen werden.

Außerdem ist das Institutionskennzeichen des Unfallversicherungsträgers nötig. Das IK Institutionskennzeichen muss von der Berufsgenossenschaft mitgeteilt werden. Es ist nicht die Betriebsnummer der BG. Der Arbeitgeber erhält ein Hinweisschreiben der Berufsgenossenschaft, und zwar bis zum 6. Arbeitstag vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit. Bitte aus diesem Hinweisschreiben das Institutionskennzeichen übernehmen.
Eine Übersicht zur Auswahl der möglichen IK wird angeboten.

Falls es sich ergeben sollte, dass doch keine Unfallmeldung, sondern eine Krankengeld-Meldung erstellt wird, dann kann in diesem Ausnahmefall die Meldung in eine Krankengeld-Meldung umgewandelt werden. Dazu in der Übersicht der Ersatzleistungen den Button Funktion (Webclient: Nacharbeiten) ausführen: Nicht Unfall, sondern Krankengeld. Dabei wird der Abgabegrund geändert und der Unfalltag aus der Bescheinigung entfernt.

Wenn bei Krankheit eines Kindes des Arbeitnehmers bekannt ist, dass es sich um einen Unfall handelt, dann in der Übersicht der Ersatzleistungen den Button Funktion (Webclient: Nacharbeiten) ausführen: Nicht Kind Krank, sondern Unfall. Dazu muss der Unfalltag bekannt sein und in der Bescheinigung eingetragen werden.

Ersatzleistung, Institutionskennzeichen der Berufsgenossenschaften

Bei Meldungen an einen Unfallversicherungsträger ist das Institutionskennzeichen der Berufsgenossenschaft nötig, dieses kann aus einer Übersicht ausgewählt werden.

Wenn eine Meldung erstellt wird, weil die Zeit ohne Entgeltfortzahlung wegen eines Unfalls beginnt, dann muss das Institutionskennzeichen der Berufsgenossenschaft eingetragen werden. Das Institutionskennzeichen kann nicht ermittelt werden, sondern muss dem Arbeitgeber von der Berufsgenossenschaft mitgeteilt werden.

 /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ergebnis, Ergebnis auf Ersatzleistung, Bescheinigung bei Abgabegrund 21 (Unfall), Register Arbeitszeit, Fehlzeit, Assist auf Institutionskennzeichen.

Ersatzleistung, Entgelt am ersten Tag der Fehlzeit

Ob am ersten Tag der Fehlzeit noch Entgelt erzielt wurde, wird fürs Krankengeld so beantwortet: Bescheinigungen wegen Krankheit oder Unfall melden, ob oder ob nicht am ersten Tag der Fehlzeit gearbeitet wurde. Es wird die Frage beantwortet: "Am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit wurde noch gearbeitet?" 

In der Karte der Bescheinigung wird hierfür hilfsweise das Entgelt für diesen Tag ermittelt; aus den Entgeltstunden oder anteilig vom Monatsentgelt anhand der Fehlstunden. Ein Betrag bei "Am ersten Tag der Fehlzeit wurde noch Bruttoarbeitsentgelt erzielt" bedeutet: es wird Ja gemeldet.

Bei der Bescheinigung wegen Kinderkrankengeld soll die Frage beantwortet werden: "Am ersten Tag der Freistellung wurde noch gearbeitet und für den gesamten Tag Arbeitsentgelt bezahlt?". Also: für den gesamten Tag bezahlt.
Hierzu kann nichts automatisch ermittelt werden. Wenn dazu ein Betrag eingegeben wird, dann wird Ja gemeldet.

Ersatzleistung, weitergezahltes Entgelt

Weitere Informationen zu Ersatzleistungen erhalten sind beschrieben im Handbuch: BLO Lexikon A - K

Wenn Arbeitgeber-Leistungen weitergezahlt werden, zum Beispiel Geldwerte Vorteile Pkw, obwohl die Entgeltfortzahlung beendet ist, dann ist es zum Zeitpunkt, in dem die Meldung erstellt wird, vielleicht noch nicht möglich zu entscheiden, ob diese Leistungen SV-pflichtig sind. Denn für diese Berechnung muss die Höhe der Ersatzleistung bekannt sein.

Bescheinigt werden diese Leistungen deshalb auch dann, wenn sie zur Zeit nicht als SV-pflichtig abgerechnet wurden; sofern sie, Stand 2018, 50 Euro übersteigen.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Ergebnis auf Ersatzleistung, Bescheinigung und dort: Register Allgemein und Entgelt.
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Ersatzleistung, Verwalten, Bescheinigung und dort: Register Allgemein und Entgelt.

Ersatzleistung, weitere Meldungen, weitergezahltes Entgelt

Wenn Arbeitgeber-Leistungen weitergezahlt werden, obwohl die Entgeltfortzahlung beendet ist, und wenn das bescheinigt wird, dann wird eine Meldung mit dem Grund "51 Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen §23c" erstellt; maßgeblich hierfür sind die Eingaben: SV-pflichtiges Entgelt wird weitergezahlt nach Ende der Entgeltfortzahlung SGB IV §23c, die beiden Datumsangaben, der Bruttobetrag und Nettobetrag dazu.

Diese weitere Meldung wird dann automatisch erstellt, wenn die Ursprungsmeldung vorhanden ist und "Ersatzleistung" erneut ausgeführt wird.

Denkbar ist also folgender Ablauf, wenn bestimmtes Entgelt weitergezahlt wird:

Die Fehlzeiten sind vorhanden und geprüft; vor der Abrechnung kann bereits die Meldung erstellt und gesendet werden; die Meldung enthält die Auswahl, dass die Krankenkasse zurückmelden soll; die Krankenkasse meldet die Höhe der Ersatzleistung zurück, siehe: Rückmeldungen der Krankenkassen; mit Hilfe der Höhe der Ersatzleistungen und des bisherigen Nettoentgelts wird die Abrechnung erstellt, das sind die Lohnartenfunktionen 9491 und 9492, diese Lohnarten werden berichtet; dabei wird eventuell Entgelt weitergezahlt und verbeitragt; die Meldungen können noch einmal ermittelt werden; es wird dabei zusätzlich eine Meldung mit dem Grund "51 Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen §23c" erstellt. Aufruf: Baulohn, SV-Meldungen, Ersatzleistung, Button Ergebnis, Button Bescheinigung, im allgemeinen Register und im Betrags-Register zum weitergezahlten Entgelt.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Ersatzleistung, Bescheinigung.
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Ersatzleistung, Verwalten, Bescheinigung.

Ersatzleistung, Krankengeldbescheinigung bei Kurzarbeit

Wenn eine Krankengeldbescheinigung notwendig ist, und der Mitarbeiter im Monat des Beginns der Arbeitsunfähigkeit KuG, oder in dem zu bescheinigenden Entgeltabrechnungszeitraum mindestens in einem zu bescheinigenden Monat KuG bezogen hat, wird der KuG-Zeitraum wie folgt mitgemeldet:

Es zählt für den Beginn (KUG-BEGINN) der individuelle Monat des ersten Bezuges von KuG für den Mitarbeiter, also nicht der Beginn der Kurzarbeit im Unternehmen nach den KuG-Zeiträumen der KuG-Stammnummer.

Für das Ende (KUG-Ende) zählt jedoch der Monat des Endes der Kurzarbeit im Unternehmen, also hier nach den KuG-Zeiträumen der KuG-Stammnummer.

Das kann also ein Datum in der Zukunft sein. Für den zu bescheinigenden Monat gilt: wenn bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit in einem Monat, in dem die beschäftigte Person KuG bezog, wird der letzte abgerechnete Monat mit laufendem Arbeitsentgelt vor Beginn des KuG-Bezuges dieser Person gemeldet.

Das zählt auch für die Bescheinigungen UV Verletztengeld, UV Übergangsgeld und UV Kinderverletztengeld.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ausführung Ersatzleistung und Ergebnis, Bescheinigung 

Ersatzleistung, Begleitpersonenkrankengeld (Fehlzeitengrundbedeutung: Mitaufnahme)

Bereits seit Anfang 2023 ist das Krankengeld für Begleitpersonen (Begleitpersonenkrankengeld) aus dem engsten persönlichen Umfeld eingeführt, die bei stationären Behandlungen mit aufgenommen werden. Und das Begleitpersonenkrankengeld hat keinen Einfluss auf das Kinderkrankengeld.

Eine Begleitperson kann also gleichzeitig die Voraussetzungen für das Krankengeld als Begleitperson und das Kinderkrankengeld erfüllen, zwischen beiden Leistungsansprüchen wählen und das ggf. höhere Kinderkrankengeld in Anspruch nehmen.
Es gelten die üblichen Vorschriften zum Bezug von Entgeltersatzleistungen.Der neu eingefügte § 44b SGB V zum Begleitpersonenkrankengeld ändert nichts an den versicherungs-, beitrags- und melderechtlichen Vorschriften zum Bezug von Entgeltersatzleistungen. Für das neue Begleitpersonenkrankengeld gelten also die gleichen Bedingungen wie für das reguläre Krankengeld.

Sofern eine Meldungen zu Begleitpersonenkrankengeld erstellt werden soll, ist wie bei einer Krankengeldbescheinigung vorzugehen, es wird auch eine Datei erstellt und diese an die Krankenkassen elektronisch zu übertragen.
Die Meldung entspricht der EEL-Meldung für Krankengeld grundsätzlich, hat nur den Meldegrund <04>.

Diese Meldungen werden vorbereitet für Arbeitnehmer, bei denen laut Fehlzeitenkalender ein Zeitraum mit den Fehlzeitengrund: Mitaufnahme < Mitaufnahme Begleitperson> vorliegt.

Nicht erstellt werden Meldungen für Betriebsrentner und für Personalnummern, bei denen "Kein Arbeitnehmer" ausgewählt ist, außer bei BG-Pflicht, und nicht beim Personengruppenschlüssel 900, nicht für privat Krankenversicherte und nicht für geringfügig Beschäftigte. Bevor also die Meldungen ermittelt werden, muss der Fehlzeitenkalender aktuell sein. Das bedeutet, es muss ein Zeitraum mit dem genannten Fehlzeitengrund ohne Entgeltfortzahlung vorliegen. Die neue Fehlzeit kann bei Bedarf eingerichtet werden. Sie entspricht grundsätzlich dem Fehlzeitengrund mit der Bedeutung <Krank ohne LFZ> und kann mit der entsprechenden Lohnart <Krank ohne LFZ>  verknüpft werden für die Abrechnung. Als Bedeutung muss eingetragen werden: Mitaufnahme <Mitaufnahme Begleitperson>Bei Verwendung dieser Fehlzeit mit der Bedeutung: Mitaufnahme <Mitaufnahme Begleitperson> werden keine Urlaubsansprüche (Mindesturlaubsvergütung) für gewerbliche Mitarbeiter im Sozialkassenverfahren gebildet.

Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ersatzleistung und
Stammdaten, Einrichtung, Sozialversicherung, Fehlzeitengründe: Bedeutung: Mitaufnahme <Mitaufnahme Begleitperson>

EEL, Bescheinigung mit dem <Abgabegrund 04> = Krankengeld bei stationärer Mitaufnahme

Sofern es notwendig ist, eine Bescheinigung für Krankengeld bei stationärer Mitaufnahme eines Elternteils <Abgabegrund 04>, bei Kind krank zu erstellen, kann diese aus einer vorhanden Krankengeldbescheinigung durch die Änderung des Meldegrundes erzeugt werden.
Wenn also eine Krankengeldbescheinigung (01) vorliegt, so kann der Meldegrund (04) geändert werden.

Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ersatzleistung (EEL), Auswerten, Ergebnis, Nacharbeiten: Stationäre Mitaufnahme (Die Ausführung ist zu einer vorhandenen Krankengeldbescheinigung <Abgabegrund 01> möglich)

Vorerkrankungszeiten 

Vorerkrankungszeiten, von der Krankenkasse erhalten

Wenn bei der aktuellen Bescheinigung ausgewählt wird "Die Krankenkasse soll Vorerkrankungen zurückmelden", mit der Auswahl und dem Datum dazu, dann wird eine Meldung mit dem Grund "41 Anforderung Vorerkrankungsmitteilungen" erstellt.

Diese weitere Meldung wird dann automatisch erstellt, wenn die Ursprungsmeldung vorhanden ist und "Ersatzleistung" erneut ausgeführt wird. Wenn eine Anforderung zu Vorerkrankungsmitteilungen erstellt werden soll ohne aktuelle Meldung zum Krankengeld, dann kann dies ausgeführt werden. Dies ist: Ersatzleistung, Button Ergebnis, Button Funktion: Vorerkrankungszeiten anfordern.

Es wird dann der Personalstamm zum Filtern angeboten; hier die Personalnummer eintragen. Der Beginn der Arbeitsunfähigkeit wird aus dem Fehlzeitenkalender ermittelt; wenn nicht, dann über den Button Bescheinigung die Anfrage zur Vorerkrankung ergänzen, das ist im letzten Eingabe-Register. Die übrigen Angaben in der Bescheinigung werden für diese Meldung nicht benötigt. 

Danach ist die Meldung erstellt und "Datenträger Ersatzleistung erstellen" kann ausgeführt werden. Die Krankenkasse wird darauf mit einer Rückmeldung antworten.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Ersatzleistung, Bescheinigung, im allgemeinen Register und
im letzten Eingabe-Register zu den Vorerkrankungszeiten.
Webclient: /Vor der Abrechnung/SV-Meldungen, Vorerkrankungszeiten anfordern, Ausführen mit Filter auf eine Personalnummer und 
Webclient: aus der folgenden Übersicht, Auswählen, Zur Meldung, dort: Datenträger Ersatzleistung erstellen.

Vorerkrankungszeiten, Änderungen ab 01.01.23 - Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (EEL)

Ab 1. Januar 2023 gibt es folgende Neuerungen in diesem Verfahren: 

• Erfolgt eine Vorerkrankungsanfrage durch den Arbeitgeber, meldet die Krankenkasse nun ergänzend zu den angefragten Vorerkrankungszeiten auch alle für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit relevanten Vorerkrankungszeiten zurück.
• Für noch mehr Transparenz übermittelt die Krankenkasse dem Arbeitgeber nun auch den Beginn der maßgebenden 12-Monats-Frist für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit.

Weitere Änderungen sind:

Ersatzleistung, weitergezahltes Entgelt nach §23c

Wenn Arbeitgeber-Leistungen (nach §23c) weitergezahlt werden, obwohl die Entgeltfortzahlung beendet ist, und wenn das bescheinigt wird, wird ab 01.01.2023 immer eine Rückmeldung der Ersatzleistung angefordert.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Ersatzleistung
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ersatzleistung

Ersatzleistungen, Kind krank

Es darf bei Kind krank nicht in die Zukunft gemeldet werden. Geprüft wird das Arbeitsdatum, und falls der Meldezeitraum in der Zukunft liegt, wird die Meldung erstmal fehlerhaft. Sie muss dann später erneut ausgeführt werden.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Ersatzleistung
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ersatzleistung

Vorerkrankungszeiten, dabei wird geprüft

Vorerkrankungszeiten sollen nur angefordert werden, wenn in den letzten sechs Monaten bereits eine Fehlzeit war; die Krankenkassen wünschen das so. Wenn keine Fehlzeit war, wird die Meldung zu den Vorerkrankungszeiten nicht vorgemerkt. Wenn eine Fehlzeit mit der gleichen Folgenummer wie im aktuellen Monat war, dann wird gefragt, ob die Meldung erstellt werden soll, um das zu überprüfen.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Ersatzleistung, Vorerkrankungszeiten anfordern.
Webclient: /Vor der Abrechnung/SV-Meldungen, Vorerkrankungszeiten anfordern, Ausführen.

Vorerkrankungszeiten, dabei wird außerdem geprüft

Wenn zu einer Fehlzeit bei den Kassen angefragt werden soll, ob eine Fehlzeit aus dem gleichen Grund zuvor schon bestand, dann gilt die Regel: Anfragen sollen nur gestellt werden, wenn die Dauer der Vorerkrankungszeiten der letzten 12 Monate zusammen mit der Dauer der aktuellen Arbeitsunfähigkeit mindestens 30 Kalendertage umfasst. Das bedeutet, die Kassen wollen weniger Anfragen zur Vorerkrankung erhalten.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Ersatzleistung, Vorerkrankungszeiten anfordern.
Webclient: /Vor der Abrechnung/SV-Meldungen, Vorerkrankungszeiten anfordern, Ausführen.

Vorerkrankungszeiten, was wird angefordert

Wenn eine Meldung vorbereitet wird, um bei der Krankenkasse die Zeiten anzufragen, die als Vorerkrankungszeiten angerechnet werden können, dann werden diese Zeiträume zum Prüfen angefordert: Die Meldung enthält frühere Fehlzeiten, jeweils Beginn und Ende, die von der Kasse geprüft werden sollen. Dabei wird im Fehlzeitenkalender 2 Jahre zurückgeblickt.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Ersatzleistung, Vorerkrankungszeiten anfordern.
Webclient: /Vor der Abrechnung/SV-Meldungen, Vorerkrankungszeiten anfordern, Ausführen.

Vorerkrankungszeiten, Zeiträume mit Lücken

Wenn von der Krankenkasse Informationen zu Vorerkrankungszeiten angefordert werden, dann gilt für die Zeiträume, die von der Kasse geprüft werden: Wenn ein Zeitraum eine Lücke aufweist, etwa weil zwischenzeitlich gearbeitet wurde, dann werden an die Kasse zwei Zeiträume gemeldet, zum Beispiel vom 02.11. bis 04.11. und außerdem vom 16.11. bis 18.11.

Dies also auch dann, wenn laut Fehlzeitenkalender der gleiche Grund für die Fehlzeit vorlag.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Ersatzleistung, Vorerkrankungszeiten anfordern, siehe auch: Drucken.
Webclient: /Vor der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Vorerkrankungszeiten anfordern, Ergebnis auf Ersatzleistung, Ausführen, Vorerkrankungszeiten anfordern, siehe auch: Drucken.

Vorerkrankungszeiten, Texte

Wenn von den Kassen Rückmeldungen zu Zeiten von Vorerkrankungen angefordert wurden, dann sind, wenn diese eingelesen werden, die Texte etwas gekürzt, damit mehr davon gedruckt und angezeigt werden können. Zum Beispiel wird dann statt "anrechenbar" nur "ja" und statt "keine Anrechnung" nur "nein" angezeigt; die Meldung zur Arbeitsunfähigkeit wird als AU abgekürzt.

Vorerkrankungen, Inhalt der Rückmeldungen ab 01.01.2023

Ab 1. Januar 2023 gibt es folgende Neuerungen in diesem Verfahren: 

• Erfolgt eine Vorerkrankungsanfrage durch den Arbeitgeber, meldet die Krankenkasse nun ergänzend zu den angefragten Vorerkrankungszeiten auch alle für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit relevanten Vorerkrankungszeiten zurück.
• Für noch mehr Transparenz übermittelt die Krankenkasse dem Arbeitgeber nun auch den Beginn der maßgebenden 12-Monats-Frist für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit.

Eine genaue Angabe einzelner Vorerkrankungszeiträume ist nicht mehr notwendig damit.

RV Übergangsgeld, Vorerkrankungen beendeten die Entgeltfortzahlung

Wenn eine Meldung zur Ersatzleistung wegen RV Übergangsgeld erstellt wird, also mit den Abgabegründen 11 oder 12, dann kann in der Bescheinigung dazu ausgewählt werden: "RV Übergangsgeld, Vorerkrankungen beendeten die Entgeltfortzahlung". Wenn Ja ausgewählt wird, dann wird zusätzlich gemeldet, wann der letzte Tag mit Entgeltfortzahlung war.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Ergebnis auf Ersatzleistung, dort Bescheinigung, Register "Mutterschutz, Sonst".
Webclient: Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Ersatzleistung, Verwalten, Bescheinigung, Register "Mutterschutz, Sonst".

RV Übergangsgeld, Vorerkrankung

Wenn eine Meldung zur Ersatzleistung wegen RV Übergangsgeld erstellt werden muss, also mit den Abgabegründen 11 oder 12.
So vorgehen: Eine Meldung z.B. wegen Krankengeld zunächst erstellen, dann in die Übersicht die Funktion ”Kopieren als Übergangsgeld” und entsprechende Option auswählen.

Dann kann in der Bescheinigung dazu ausgewählt werden: "RV Übergangsgeld, Vorerkrankungen beendeten die Entgeltfortzahlung".
Wenn Ja ausgewählt wird, dann wird dies zusätzlich gemeldet.
Wenn es zu diesen Bescheinigungen (Abgabegrund 11 oder 12) bereits von der Krankenkasse zurück gemeldete Vorerkrankungen gibt, dann werden diese Zeiten mit in die Bescheinigung übernommen, wie sie von der Kasse gemeldet wurden.

• Es wird geprüft bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern: Es muss eine Rückmeldung mit Vorerkrankungen da sein.
• Bei privat versicherten Arbeitnehmern: es muss eine Fehlzeit ohne Entgeltfortzahlung da sein.

Zur Information kann im Fehlzeitenkalender geprüft werden, welche Informationen zu Vorerkrankungen vorhanden sind: Dazu im Fehlzeitenkalender, Aktionen Funktion, Letzte Vorerkrankungszeiten auswählen.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Ergebnis auf Ersatzleistung, dort Bescheinigung, Register "Mutterschutz, Sonst".
/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/ Aktionen Funktion, Letzte Vorerkrankungszeiten

Ersatzleistung, Sonstiges zu den Meldungen

EEL-Meldungen, Systemwechsel

Sofern für den Systemwechsel EEL mit dem Meldegrund 99 = Systemwechsel erstellt werden müssen, dann so vorgehen: Funktion, Korrekturen vormerken, mit der Steuerung 99. Ausführen. (Zuvor: Bescheinigung, Funktion, Zurücksetzen und neu ausführen).
Geprüft wird:

• Eine Meldung mit dem Abgabegrund 99 Systemwechsel kann nur erstellt werden, wenn aktuell keine Entgeltfortzahlung ist.
• Sofern, keine aktuelle Fehlzeit vorhanden ist, wird ein Fehler in der DEÜV-Übersicht ausgegeben.
• Es muss eine Fehlzeit aktuell vorhanden sein in diesem Fall.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Erstattung Entgeltfortzahlung

Ersatzleistung, Korrekturen

Korrekturen von Meldungen werden erstellt, wenn eine Rückrechnung auf einen Monat ausgeführt wurde, in dem bescheinigt wurde, und sich andere Werte ergeben, oder wenn eine Korrektur ausdrücklich angefordert wird.
Eine Korrektur wird angefordert, indem für eine Personalnummer, den Abrechnungsmonat und den Belegmonat ein Korrektur-Eintrag erstellt wird. Wenn ein bestimmter Abgabegrund nötig ist, dann diesen in der Spalte "Steuerung" eintragen. Danach "Ersatzleistung" neu ausführen.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Ersatzleistung, Funktion, Korrekturen vormerken.
Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Ersatzleistung, Nacharbeiten, Korrekturen vormerken.

Ersatzleistung, Details

Bei der Meldung zu Ersatzleistungen werden Einmalbezüge eines Jahres gemeldet; wenn die Personalnummer für einen Arbeitnehmer kopiert wurde, dann werden dabei auch die Vorträge des Lohnkontos mitgerechnet. Eine kopierte Personalnummer ergibt sich z.B. beim Wechsel vom Auszubildenden ins Auslernjahr; im Personalstamm ist die alte Personalnummer vermerkt, die Sozialversicherungsnummern sind gleich und Austritt, Eintritt folgen aufeinander. 

Wenn zur Entgelt-Ersatzleistung Austritt bescheinigt wird und wenn laut Personalstamm ein befristetes Arbeitsverhältnis vorlag, dann kann die Angabe "Kündigung durch" leergelassen werden; es wird dann automatisch "03 Fristablauf" gemeldet, gemeint ist das Ende des befristeten Arbeitsverhältnisses. Im Personalstamm muss dazu in den Beschäftigungszeiten beim letzten Eintritt vor dem aktuellen Austritt ein Befristungsdatum eingetragen sein, das kleiner oder gleich dem Austrittsdatum ist.

Als Zeitraum, in dem Kurzarbeit war, wird der letzte Zeitraum bescheinigt, an dem Kurzarbeit war; dieser Zeitraum wird beendet, sobald an einem Tag Sollstunden sind, aber keine Kurzarbeit.

Ersatzleistung, Sonderfälle

Falls es nötig sein sollte, nach Austritt eine Bescheinigung zu erstellen, dann so vorgehen: 

/SV-Meldungen, Monat: der Monat nach Austritt, Button Ergebnis auf Ersatzleistung, Button Funktion, Korrekturen vormerken, einen Eintrag anlegen mit: Abrechnungsmonat: Monat nach Austritt, Belegmonat: Monat des Austritts, Personalnummer, Steuerung: 01 Krankengeld. Danach Button Ausführen auf Ersatzleistung.

Webclient: /SV-Meldungen, Monat: der Monat nach Austritt, Button Ergebnis auf Ersatzleistung, Button Funktion, Korrekturen vormerken, einen Eintrag anlegen mit: Abrechnungsmonat: Monat nach Austritt, Belegmonat: Monat des Austritts, Personalnummer, Steuerung: 01 Krankengeld. Danach Button Ausführen auf Ersatzleistung.

Ersatzleistung, Berechnungen Arbeitsstunden

Die Arbeitsstunden, die bei Stundenentgelt bescheinigt werden, sind aktive und passive Entgeltstunden. Kurzarbeitsstunden, für die KuG bezahlt wird, werden abgezogen.

Ersatzleistung, aus Fehlzeitenkalender

Aus dem Fehlzeitenkalender können SV-Meldungen zu Ersatzleistungen vorbereitet werden. Für die aktuellen Fehlzeiten im Monat wird geprüft, ob eine Meldung zu Ersatzleistungen erstellt werden muss. Wenn für die Personalnummer bereits eine Meldung vorhanden ist, dann wird diese nicht geändert. Wenn eine Meldung nötig ist, dann wird eine Meldung vorbereitet. Es wird die Übersicht der Meldungen zu Ersatzleistungen angezeigt, aus der die Bescheinigung überarbeitet werden kann.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Ergebnis auf Fehlzeiten prüfen, Funktion, Meldungen zu Ersatzleistungen erstellen.
Webclient: /Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Ergebnis auf Fehlzeiten prüfen, Ausführen, EEL erstellen.
Webclient: /Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender,  Ausführen, EEL erstellen.

Ersatzleistung, Druck

Die Meldungen können in der Form eines Protokolls gedruckt werden. Zu den Meldedaten werden einzelne Zeilen ausgegeben mit Erläuterung und den Daten. Zunächst kommen die allgemeinen Daten, dann alle Beträge untereinander.

Pro Personalnummer ergibt das eine Seite. Es wird eine neue Seite pro Personalnummer begonnen. Der Druck der Seitenzahl kann unterdrückt werden. Wenn nur eine kurze Übersicht gewünscht ist, dann z.B. vorgeben "3 Zeilen pro Personalnummer drucken". Das Protokoll kann gedruckt werden, auch wenn die Daten noch nicht gemeldet sind. Welche Meldungen gedruckt werden sollen, kann gefiltert werden, die Sortierung kann ausgewählt werden.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Ersatzleistung, Drucken.
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Ersatzleistung, Meldedateien

Ersatzleistung, Anzahl der Meldedateien

Die AOK verlangen für die Meldungen zu Ersatzleistungen, dass jeweils an den regionalen Empfänger der Krankenkasse, bei der eine Personalnummer versichert ist, gemeldet wird. Das kann bis zu 10 verschiedene Meldedateien für die AOK ergeben. Die automatische Verarbeitung dazu ist: Wenn die Daten ermittelt werden, dann wird pro Personalnummer geprüft, zu welchem regionalen Empfänger seine Krankenkasse gehört. Voraussetzung dafür ist die Betriebsnummerndatei. Falls es ein anderer Empfänger ist als im Krankenkassenstamm eingetragen, dann wird dieser DEÜV-Empfänger zusätzlich angelegt, wenn noch nicht vorhanden, und es wird an diesen Empfänger gemeldet. 

Rückmeldungen, Ersatzleistungen

Ersatzleistung, Rückmeldungen der Krankenkassen

Die Krankenkassen melden Daten zurück zur Höhe der Entgeltersatzleistung und zu den Vorerkrankungszeiten; dies jeweils nur, wenn es angefordert wurde. Angefordert werden kann dies durch Auswahlen im letzten Eingabe-Register der Bescheinigung, z.B. "Die Krankenkasse soll die Höhe der Ersatzleistung zurückmelden". Die Rückmeldungen der Krankenkassen liegen in Dateien mit dem Namen EEEL<Nummer> vor. Wenn eine solche Datei vorhanden ist, dann kann ihr Inhalt gedruckt werden; Personalnummern, die dabei nicht zugeordnet werden können, werden als "nicht gefunden" gedruckt. 

Zur Höhe der Ersatzleistung sind enthalten:

• Bruttobetrag, pro Arbeitstag oder Kalendertag, ab Datum
• Nettobetrag, pro Arbeitstag oder Kalendertag, ab Datum

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Ersatzleistung, Rückmeldungen zu Vorerkrankungszeiten

Zu Vorerkrankungszeiten sind enthalten:

• Einschätzung,
• Beginn der Arbeitsunfähigkeit,
• Vorerkrankungszeiten von bis

Bei den Rückmeldungen zu Vorerkrankungszeiten unterscheiden die Kassen nicht nur, ob anrechenbar oder nicht, sondern auch, ob nur eine "teilweise Anrechnung" oder gar "keine Prüfung" möglich ist. Dies ist bei den Rückmeldungen in den Text-Spalten zu sehen.

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Ersatzleistung, Rückmeldungen zum Datum des Endes der Ersatzleistung

Der Arbeitgeber kann von der Krankenkasse die Rückmeldung anfordern, zu welchem Datum die Entgeltersatzleistung von der Kasse beendet wurde.

Der Zweck dieser Anfrage ist, "eine Überzahlung von Arbeitsentgelt zu vermeiden" oder eine "Abmeldung bei Aussteuerung" erstellen zu können (zitiert aus dem Fachlichen Inhalt zu EEL). Über eine Funktion kann eine solche Meldung vorbereitet werden. Der Stichtag der Fehlzeit, um die es geht, ist der Beginn der letzten Fehlzeit mit Entgeltfortzahlung, in der Bescheinigung ist dieses Datum als "Fehlzeit ab" vermerkt.

Die Kasse meldet zurück, wann die Entgeltersatzleistung begonnen hat, ob sie noch andauert oder beendet wurde und warum; dies ist bei den Rückmeldungen zu sehen mit dem Grund "Endedatum der Entgeltersatzleistung".

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen, Ersatzleistung, Ergebnis, Funktion, Datum Ende Ersatzleistung anfordern, und
/Vor der Abrechnung/SV-Rückmeldungen.
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Ersatzleistung, Rückmeldungen zur Änderung des Abgabegrundes

Die Krankenkassen melden, sofern notwendig, zu einer Meldung Entgeltersatzleistung (EEL), dass die zuvor abgegebene EEL-Meldung mit dem falschen Abgabegrund übermittelt wurde.

Diese Rückmeldungen werden mit den üblichen Rückmeldungen eingelesen. Der Meldegrund in NEVARIS Finance Baulohn ist AK (Abgabegrund ist 66). Angezeigt wird bei den Rückmeldungen, dass die „Anforderung zu neuer Erstellung der Meldung mit Wechsel des Abgabegrundes zu <es wird der geforderte neue Meldegrund angegeben>“. Gleichzeitig wird die aufgrund der Identifikation anhand der DatensatzID die bisher gemeldete  Meldung storniert und mit dem in der Rückmeldung enthaltenen richtigen Meldegrund lt. Krankenkasse neu erstellt. Die Stornierung der bisherigen Meldung und die neue Meldung mit dem geänderten Meldegrund werden im aktuellen Monat bereitgestellt, diese sind jedoch ggf. zunächst fehlerhaft und müssen und notwendige Angaben ergänzt werden und einmal auch ausgeführt werden.

Anschließend müssen die Stornierung und die Neumeldung verschickt werden: Datenträger erstellen.

Vor der Abrechnung, Rückmeldungen
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Wichtiger Hinweis zu Rückmeldungen allgemein:
Bitte beachten Sie, dass in Perfidia die Ausführung „Protokolle anfordern“ und auch in NEVARIS Finance Baulohn die Rückmeldungen mind. 1 x wöchentlich auszuführen sind. Nur so ist sichergestellt, dass die Informationen und Anforderungen, die Sozialversicherungsträger zur Verfügung stellen oder auch beantwortet haben wollen, verarbeitet werden können.
Aufruf in PERFIDIA: Gesendete Daten, Protokolle anfordern, alle angebotenen Verfahren.
Aufruf in NEVARIS Finance Baulohn:
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Bei Versorgungsbezügen:
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