Allgemein
Im Rahmen des Jahresabschlusses sollen Buchungen im Hauptbuch erfasst – und die Ergebniswirksamkeit sofort abgelesen werden können, ohne tatsächlich zu buchen. Die erfassten virtuellen Buchungen können dann selektiv in ein reales Buchblatt gestellt und dort verbucht werden. Die virtuellen Abschlussbuchungen werden in einem speziellen Buchblatt erfasst, das in Kopf und Zeilen aufgeteilt ist. Im Kopf werden die Kontensalden angezeigt und das vorläufige Jahresergebnis ermittelt. In den Zeilen werden die virtuellen Buchungen eingegeben. Die Aktualisierung der Kontensalden erfolgt nach vollständiger Eingabe einer Buchung beim Verlassen der Erfassungszeile.
Die eingegebenen Zeilen können zur Übergabe an ein reales Buchblatt markiert werden. Die Übergabe an das reale Buchblatt erfolgt über einen Button „Übergabe an Buchblatt“. Die Übergabe an das reale Buchblatt eliminiert die Veränderungen in den Kontensalden, die durch die Eingabe der Buchung in der Buchblattzeile verursacht wurden. Erst wenn die Buchung tatsächlich gebucht und die angezeigten Kontensalden über den Button „Aktualisierung“ aktualisiert wurden, sind die Kontensalden wieder auf dem Stand der sich direkt nach der Erfassung der fraglichen Buchung gezeigt hat. Die Buchungen können nur in den normalen Fibu-Buchblättern bereitgestellt werden, nicht aber in den Modulen REBU, ANBU, ANZBU, Kontoauszugserfassung.
Buchungen können aus dem virtuellen Buchblatt jederzeit gelöscht werden.
Die Eingabe der Buchungen im virtuellen Buchblatt erfolgt unter der Angabe von Personenkonten, Kostenstellen, Kostenarten etc. Es werden jedoch nur die hauptbuchrelevanten Teile der Buchung im virtuellen Buchblatt verarbeitet. Die übrigen Angaben sind notwendig, damit sich bei der eventuellen Übergabe an ein reales Buchblatt keine Nacharbeiten ergeben, sondern alle notwendigen Informationen vorhanden sind.
In den virtuellen Buchungen werden keine Fremdwährungsbuchungen akzeptiert. Automatische Skontobuchungen sind ebenfalls nicht möglich. Die Eingabe von Vorgangsbelegen ist ebenfalls nicht möglich. Soll im Zuge der Abschlussarbeiten eine Schlussrechnung erfasst werden, empfiehlt es sich die Hauptbuchkontenbewegungen als Sachkontenbuchung zu erfassen, um die durch die Schlussrechnung verursachten Kontenbewegungen im virtuellen Abschluss einzubeziehen. Die Buchung sollte jedoch nicht an das reale Buchblatt zu übergeben werden, sondern als Schlussrechnung in der Vorgangskarte gebucht werden.
Form Abschlussbuchungen
Die Form ist zweigeteilt. Im obigen Teil werden die aufbereiteten Kontensalden gezeigt. Unten werden die Abschlussbuchungen erfasst.
Zeiträume
In der Tabelle Bilanzierungszeiträume können diese angegeben werden. Man kann einen Zeitraum nur einmal eingeben. Es dürfen keine Überschneidungen vorkommen.
Aufruf
Beim Aufruf der Form Virtuelle Abschlussbuchungen muss angegeben werden, für welchen Zeitraum die virtuellen Buchungen erfolgen.
Anzeige Kontensalden
Die angezeigten Konten können nach Nummer oder nach Bilanz/GuV sortiert angezeigt werden. Zur Anzeige der Kontensummen siehe Beispiel.
Es gibt folgende Spalten:
Bilanz/GuV, Nr., Bezeichnung, Soll, Haben, AKTIVA, PASSIVA.
Die Salden aller Konten, die ein GuV Konto sind und in GuV/Bilanz-Zuordnung mit „Aufwand“ geschlüsselt sind werden in der Spalte „Soll“ ausgegeben. Hat das Konto einen relevanten Saldo im Haben, wird es in der Spalte „Soll“ mit Minusbetrag ausgegeben.
Die Salden aller Konten, die ein GuV Konto sind und in GuV/Bilanz-Zuordnung mit „Ertrag“ geschlüsselt sind werden in der Spalte „Haben“ ausgegeben. Hat das Konto einen relevanten Saldo im Soll, wird es in der Spalte „Haben“ mit Minusbetrag ausgegeben.
Die Salden aller Konten, die ein Bilanz Konto sind und in GuV/Bilanz-Zuordnung mit „AKTIV“ geschlüsselt sind werden in der Spalte „AKTIVA“ ausgegeben. Hat das Konto einen relevanten Saldo im Haben, wird es in der Spalte „AKTIVA“ mit Minusbetrag ausgegeben.
Die Salden aller Konten, die ein Bilanz Konto sind und in GuV/Bilanz-Zuordnung mit „PASSIV“ geschlüsselt sind werden in der Spalte „PASSIVA“ ausgegeben. Hat das Konto einen relevanten Saldo im Soll, wird es in der Spalte „PASSIVA“ mit Minusbetrag ausgegeben.
Es gilt die Zuordnung im Kontenplan. AKTIV-/PASSIV-Wechsel werden hier nicht berücksichtigt. Ebenso werden die Konten nicht den Bilanzpositionen zugeordnet.
Kontensummen
Um die angezeigten Kontensalden übersichtlicher zu gestalten, sollten die im Kontenplan mit der Kontoart „Summe“, „Von Summe“ und „Bis Summe“ in die Anzeige der Kontensalden übernommen werden.
Auszugebende Kontensalden
Sollen die virtuellen Abschlussbuchungen für den Bilanzzeitraum 01.01.16 bis 31.12.16 ausgegeben werden, sind für die GuV Konten die Bewegungen in diesem Zeitraum relevant (analog Bericht GuV).
Analog Bilanz werden die Salden der Bilanzkonten von Anno bis Ende Bilanzzeitraum ausgegeben. Es sollte daher vor Nutzung der Virtuellen Abschlussbuchungen eine GuV-Kontennullstellung für das Vorjahr gemacht werden, weil sonst im Jahresüberschuss Ausweis der Bilanzkonten ein anderes Ergebnis steht als im Jahresüberschuss der GuV Konten.
Aktualisierung
Die angezeigten Kontensummen können über eine Action aktualisiert werden, damit die Veränderungen sichtbar gemacht werden können, die erfolgt sind, wenn z.B. jemand zwischenzeitlich gebucht hat.
Anzeige Posten
Wenn man auf eine Kontosumme klickt, kann man die dahinterliegenden Posten, die zu dem Saldo führen, sehen. Ebenso werden bereits erfolgte virtuelle Buchungen angezeigt, die als solche gekennzeichnet sind.
Erfassungsblatt „Virtuelle Buchungen“
Das Erfassungsblatt „Virtuelle Buchungen“ entspricht im Prinzip dem normalen Buchblatt. Es können auch Kostenstellen etc. angegeben werden. Sie werden aber im virtuellen Buchblatt nicht verarbeitet. Kostenstellen etc. können hier nur angegeben werden, damit die Eingabe vollständig erfolgen kann, so dass keine Nacharbeitung notwendig ist, wenn die virtuelle Buchung in ein echtes Fibu-Buch.-Blatt überstellt werden soll.
Bei den virtuellen Buchungen zählen aber nur Hauptbuchbewegungen, d.h. Sachposten, die geschrieben werden würden, wenn die Buchblattzeile tatsächlich gebucht würde. Auch die Personenkontenbuchungen bzw. der OP Ausgleich werden nicht simuliert. Wenn also Debitor 4 eingegeben ist, der eine Buchungsgruppe 1 hat, hinter dem sich das Sachkonto 1400 verbirgt, wird lediglich die Bewegung auf dem Sachkonto 1400 simuliert.
Skonto muss als normale Buchung eingegeben werden.
Zugelassene Buchungen
Im virtuellen Buchblatt können nur Buchungen für den aufgerufenen Bilanzzeitraum eingegeben werden. Andere Buchungsdaten sind nicht zulässig. Es sind nur Sachkonteneingaben zulässig. Die Option Debitor/Kreditor kann zwar eingegeben werden, es wird hier jedoch nur Veränderung für das gekoppelte Sammelkonto ausgewertet.
Übergabe an Buchblatt
Buchungen können zur Übergabe an ein Buchungsblatt markiert werden. Sie verschwinden bei der Markierung nicht aus dem virtuellen Buchungsblatt, sondern nur dann, wenn sie über den Button „Übergabe an Buchblatt“ übergeben werden. Dann werden die Kontensummen wieder zurückgeführt auf den Zustand der Kontensummen ohne diese Buchung. Wenn die Buchung dann tatsächlich gebucht wird, können die Kontensalden über einen Button aktualisiert, d.h. neu ermittelt werden.
Virtuelle Buchung
Die erfassten virtuellen Buchungen werden nicht gebucht, sondern es wird die Veränderung, die die Salden durch die jeweilige Buchung erfahren würden, ermittelt und die Salden entsprechend verändert.
Mehrere Zeiträume
Die erfassten virtuellen Buchungen müssen nicht unbedingt einer Periode, bzw. der Periode zuzuordnen sein, für die eine Bilanz/GuV aufgerufen wird. Sie können z.B. der Vorjahresperiode zuzurechnen sein. Sie sollen entsprechend ihrem virtuellen Buchungsdatum der Periode zugeordnet werden.
Report
Ein Report über die Kontensalden.
Ein Report als „HÜ“. D.h. erst die ursprünglichen Kontensalden, dann die virtuellen Buchungen in zwei Spalten „Soll- und Haben“, dann die neuen Kontensalden. Also insgesamt 10 Betragsspalten.
Bilanz- und GuV sind um die Option ‚Einschließlich virtuelle Buchungen‘ erweitert worden