AUBEL (Belegübertrag) ist ebenso wie das RABU ein kostenpflichtiges Modul.

Mit dem Modul AUBEL - automatischer Belegübertrag können Ausgangsrechnungsbelege nach bestimmten Vorgaben direkt in andere Mandanten als Eingangsrechnung bereitgestellt werden.

Hierbei ist zu unterscheiden zwischen einer 'direkten Weiterbeberechnung' bestimmter Kosten, z.b. wenn einem anderen Mandanten Zins- oder Mietkosten etc. weiterberechnet werden und der finanzbuchhalterischen Darstellung von bereits gebuchten innerbetrieblichen Verrechnungen.

In der Baubetriebsabrechnung und/oder Geräteabrechnung/Materialabrechnung können Buchungen von einer Kostenstelle eines Mandanten an eine Kostenstelle eines anderen Mandanten erfolgen. Buchungen, die mehrere Mandanten betreffen, werden automatisch verrechnet, so dass in jedem betroffenen Mandanten jeweils eine komplette Buchung erscheint. Eine Buchung ist dann mandantenübergreifend, wenn auf der Belastungs- und Entlastungsseite Kostenstellen unterschiedlicher Mandanten vorhanden sind. Die notwendigen Verrechnungsbuchungen werden mit Hilfe von  Kostenarten und Kostenstellen , die in den 'Kontierungshilfen Mandant' eingerichtet werden, erstellt. Diese müssen also vorab eingerichtet sein.

Diese in der BBA erstellten innerbetrieblichen Verrechnungsbuchungen können zusammengefasst und an die Finanzbuchhaltung weitergereicht werden. Sie stellen Forderungen oder Verbindlichkeiten zwischen Mandanten dar.

Diese Verrechnungsbuchungen können auch in das Rechnungsausgangsbuch geholt und von dort mittels der Belegübertragung in das REBU oder FIBU Buchblatt des Mandanten, der die Verbindlichkeit auszuweisen hat, geschrieben werden.

Exkurs: Mandantenverrechnung BBA

Beispiel:

Mandant A liefert an eine Baustelle des Mandanten B. Diese Lieferung wird direkt in der Baubetriebsabrechnung erfasst und gebucht. Eine solche Buchung wird jeweils mit KSt entlasten und KSt belasten und KoA entlasten und KoA belasten gebucht. Da die KSt /KoA entlasten aber zu einem anderen Mandanten gehören als KSt / KoA belasten, wird, damit die Buchung innerhalb jedes Mandanten vollständig ist, wird eine Verrechnungsbuchung die die Buchung in jedem Mandanten vervollständigt, zwischengeschaltet. Die Kontierung für die Verrechnungsbuchung wird aus der 'Kontierungshilfe Mandant' ermittelt.

Kostenstellen Istwerte im Mandanten A:
Im Mandanten A wurde die KSt 60100 mit der KoA 500300 entlastet. Herkunft BBA. Die gegenläufigen Istwerte, also KSt und KoA belasten (KSt 901040 und die KoA  900100) sind die Verrechnungskostenarten, die der Kontierungshilfe Mdt. für die Herkunft BBA und dem Zielmandanten 'B' ermittelt wurden. Herkunft BBAVRR.

Kostenstellen Istwerte im Mandanten B:
Im Mandanten B wurde die KSt 500092 mit der KoA 620200 belastet. Herkunft BBA. Die gegenläufigen Istwerte, also KSt und KoA entlasten (KSt 903015 und KoA 9010120) sind die Verrechnungskostenarten, die der Kontierungshilfe Mandant für die Herkunft BBA und dem Zielmandanten A entnommen wurden. Herkunft BBAVRR.

Damit hat jeder Mandant eine vollständige betriebswirtschaftliche Buchung. Es besteht kein Bezug zur Finanzbuchhaltung.

Wenn  diese Belege in die Finanzbuchhaltung übernommen werden, muss darauf geachtet werden, das die produktiven Kostenstellen nicht erneut be- oder entlastet werden.
Gleichzeitig muss die Buchung aber GuV konform auf die richtigen Kostenarten gebucht werden.

Einrichtung

Einrichtung Belegübertrag in den allgemeinen Stammdaten

Damit Belege in andere Mandanten übertragen werden, muss die Belegübertragung aktiviert werden. Das ist über FIBU Stammdaten Einrichtung, Register 'Allgemein'  im Feld 'Autom. mandantenübergr. Belegübertrag' vorzunehmen.

Wenn das Kennzeichen gesetzt ist und bei den Debitoren ein Zielmandant/Zielkreditor hinterlegt ist, wird automatisch ein Belegübertrag generiert.

Einrichtung Belegübertrag in der Einrichtung Finanzbuchhaltung

Einrichtung Mandantenverrechnung BBA

Damit mandantenübergreifende BBA Buchungen abgesetzt werden können, müssen für jeden Mandanten die 'Kontierungshilfen Mandant' gefüllt sein.

Aufruf:  Buchhalter, Stammdaten, Einrichtung, ....

Zielmandant

Mandant auswählen, für den übergreifende Belege gebucht werden sollen.

Herkunft

Es können mehrere Definitionen getroffen werden, je nachdem woher die Buchung stammt, die eine Verrechnung auslöst. Z.B. eigene Kontierungen für Gerätebuchungen. Wenn nicht nach Herkunft unterschieden werden soll, dann ist die Herkunft leer zu lassen.

Bezeichnung/Bezeichnung2/Suchbegriff

Hier kann die Art der Verrechnungsbuchung näher bezeichnet werden.

Kostenart entlasten

Wird in einem Mandanten A ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten B gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten B die 'Kostenart entlasten' aus der Kontierungshilfe im Mandanten B verwendet. (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten B für den Mandanten A)

Wird in einem Mandanten B ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten A gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten A die 'Kostenart entlasten' aus dem Mandanten A verwendet. (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten A für den Mandanten B.)

Es werden die Informationen aud dem Mandanten verwendet, in dem die Buchung vervollständigt wird. Bei einer übergreifenden Buchung ist also in jedem der beiden Mandanten eine Einrichtung notwendig. Einmal entlasten- einmal belasten.

Kostenart belasten

Wird in einem Mandanten A ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten B gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten A die 'Kostenart belasten' aus der Kontierungshilfe im Mandanten A verwendet. (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten A für den Mandanten B)

Wird in einem Mandanten B ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten A gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten B die 'Kostenart belasten' aus dem Mandanten B verwendet. (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten B für den Mandanten A)

Kostenstelle entlasten /Kostenstelle belasten

Verwendung analog Kostenart.

Produktbuchungsgruppe

Eine Produktbuchungsgruppe kann angegeben werden, ist aber nicht notwendig. Wenn leer, wird die Produktbuchungsgruppe aus dem Sachkonto bei Übernahme in das RABU ermittelt.

Geschäftsbuchungsgruppe

Eine Geschäftsbuchungsgruppe kann angegeben werden, ist aber nicht notwendig. Wenn leer, wird die Geschäftsbuchungsgruppe aus dem Sachkonto oder Personenkonto (je nach gesetzter Steuerung) bei Übernahme in das RABU ermittelt.