AUBEL (Belegübertrag) ist ebenso wie das RABU ein kostenpflichtiges Modul.

Mit dem Modul AUBEL - automatischer Belegübertrag können Ausgangsrechnungsbelege nach bestimmten Vorgaben direkt in andere Mandanten als Eingangsrechnung bereitgestellt werden.

Hierbei ist zu unterscheiden zwischen einer 'direkten Weiterbeberechnung' bestimmter Kosten, z.b. wenn einem anderen Mandanten Zins- oder Mietkosten etc. weiterberechnet werden und der finanzbuchhalterischen Darstellung von bereits gebuchten innerbetrieblichen Verrechnungen.

In der Baubetriebsabrechnung und/oder Geräteabrechnung/Materialabrechnung können Buchungen von einer Kostenstelle eines Mandanten an eine Kostenstelle eines anderen Mandanten erfolgen. Buchungen, die mehrere Mandanten betreffen, werden automatisch verrechnet, so dass in jedem betroffenen Mandanten jeweils eine komplette Buchung erscheint. Eine Buchung ist dann mandantenübergreifend, wenn auf der Belastungs- und Entlastungsseite Kostenstellen unterschiedlicher Mandanten vorhanden sind. Die notwendigen Verrechnungsbuchungen werden mit Hilfe von  Kostenarten und Kostenstellen , die in den 'Kontierungshilfen Mandant' eingerichtet werden, erstellt. Diese müssen also vorab eingerichtet sein.

Diese in der BBA erstellten innerbetrieblichen Verrechnungsbuchungen können zusammengefasst und an die Finanzbuchhaltung weitergereicht werden. Sie stellen Forderungen oder Verbindlichkeiten zwischen Mandanten dar.

Diese Verrechnungsbuchungen können auch in das Rechnungsausgangsbuch geholt und von dort mittels der Belegübertragung in das REBU oder FIBU Buchblatt des Mandanten, der die Verbindlichkeit auszuweisen hat, geschrieben werden.

Belegübertrag - Direkte Weiterberechnung

Rechnungsausgangsbuch

Übernahme der Mandantenverrechnung

Exkurs: Mandantenverrechnung BBA

Beispiel:

Mandant A liefert an eine Baustelle des Mandanten B. Diese Lieferung wird direkt in der Baubetriebsabrechnung erfasst und gebucht. Eine solche Buchung wird jeweils mit KSt entlasten und KSt belasten und KoA entlasten und KoA belasten gebucht. Da die KSt /KoA entlasten aber zu einem anderen Mandanten gehören als KSt / KoA belasten, wird, damit die Buchung innerhalb jedes Mandanten vollständig ist, wird eine Verrechnungsbuchung die die Buchung in jedem Mandanten vervollständigt, zwischengeschaltet. Die Kontierung für die Verrechnungsbuchung wird aus der 'Kontierungshilfe Mandant' ermittelt.

Kostenstellen Istwerte im Mandanten A:
Im Mandanten A wurde die KSt 60100 mit der KoA 500300 entlastet. Herkunft BBA. Die gegenläufigen Istwerte, also KSt und KoA belasten (KSt 901040 und die KoA  900100) sind die Verrechnungskostenarten, die der Kontierungshilfe Mdt. für die Herkunft BBA und dem Zielmandanten 'B' ermittelt wurden. Herkunft BBAVRR.

Kostenstellen Istwerte im Mandanten B:
Im Mandanten B wurde die KSt 500092 mit der KoA 620200 belastet. Herkunft BBA. Die gegenläufigen Istwerte, also KSt und KoA entlasten (KSt 903015 und KoA 9010120) sind die Verrechnungskostenarten, die der Kontierungshilfe Mandant für die Herkunft BBA und dem Zielmandanten A entnommen wurden. Herkunft BBAVRR.

Damit hat jeder Mandant eine vollständige betriebswirtschaftliche Buchung. Es besteht kein Bezug zur Finanzbuchhaltung.

Wenn  diese Belege in die Finanzbuchhaltung übernommen werden, muss darauf geachtet werden, das die produktiven Kostenstellen nicht erneut be- oder entlastet werden.
Gleichzeitig muss die Buchung aber GuV konform auf die richtigen Kostenarten gebucht werden.

Übernahme der Mandantenverrechnung

Bevor die mandantenübergreifenden Verrechnungspsoten in das RABU geholt werden können, muss die Mandantenverrechnung ausgeführt werden.

Ausführen Mandantenverrechnung

Durch das Ausführen der Mandantenverrechnung werden die Verrechnungsbuchungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt.

Die Mandantenverrechnung wird grundsätzlich für alle Mandanten ausgeführt, es sei denn, hier wird ein Filter für bestimmte Mandanten eingegeben, dann gelten diese.

Buchungsperiode

Eine Buchungsperiode muss angegeben werden, die aktuelle wird vorgeschlagen.

Unsaldiert errechnen

Hier muss 'Ja' angegeben werden. Dann werden Be- und Entlastungsbuchungen als getrennte Verrechnungssätze bereitgestellt. Dies ist notwendig, da für finanzbuchhalterisch relevante Sachverhalte das Saldierungsverbot gilt.

An Fibu übergeben

Ja:  Wenn hier 'Ja' angegeben wird, werden die in der BBA gebuchten Mandantenverrechnungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt. Sie werden in den jeweiligen Mandanten in ein Fibu-Übernahmeblatt Fibu-Buchungsblätter, Vorlage FIBVRR, 'Externe Übernahme') gestellt.

Nein: Wenn hier 'Nein' angegeben wird, werden die in der BBA gebuchten Mandantenverrechnungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt. Sie können dann über einen Funktionsaufruf in das RABU übernommen werden.

Nach Herkunft

Wenn ja, wird die Mandantenverrechnung nach Herkunft gruppiert.

Kostenarten suchen

Wenn ja, wird die Kostenart aus den Teilbelegen, die zur Verrechnung führen, ermittelt, und zwar nach der GuV-Zuordnung des Sachkontos, das der Kostenart des Teilbelegs zugeordnet ist, passend zur Buchungsseite der Verrechnung.

Parametername

Wenn die Posten der Mandantenverrechnung über die Zeitsteuerung erstellt werden sollen, dann hier den Parameter angeben