Allgemein

Das ESR-Verfahren (Einzahlungsschein mit Referenznummer) wird ausschließlich in der Schweiz verwendet.
Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen können sogenannte Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR) mit erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. In der Referenznummer/Kodierzeile sind notwendige Informationen, wie z.B. Rechnungsnummer, Kundennummer etc. enthalten.
Der Kunde liest diese Einzahlungsscheine mit den notwendigen Informationen ein und bei der Zahlung werden wiederum diese Daten übermittelt.
Der Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) ermöglicht es somit, Zahlungseingänge rasch zu verbuchen, da in der Referenznummer/Kodierzeile alle Daten enthalten, die für die automatische Buchung notwendig sind.
Mit dem Modul 'ESR Zahlungseingänge' werden die in der Referenznummer enthaltenen Informationen ausgewertet, um eine automatische Kontierung (Debitorenausgleich) durchzuführen.
Im Modul 'REBU' besteht die Möglichkeit, aus erhaltenen ESR über die Eingabe der Kodierzeile direkt eine Eingangsrechnung zu erstellen.

Einrichtung

Firmendaten

In den Firmendaten, ESR ist über das Kennzeichen 'ESR-Debitoren OP-Teilausgleich' festzulegen, ob die Verarbeitung über die Form 'Debitorenposten Ausgleich' oder über die Funktion 'Ausgleich-mit Belegnr.' erfolgen soll.

ESR-Debitoren OP-Teilausgleich

Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, erfolgt der Ausgleich über die Funktion 'Ausgleich-mit Belegnr.' Hierüber können nur Vollausgleiche verarbeitet werden.
Ist das Kennzeichen gesetzt, erfolgt der Ausgleich über die Form 'Debitorenposten Ausgleich'. Hierüber können Teilzahlungen, Skontozahlungen, Abzüge etc. verarbeitet werden. Hinweis: Es empfiehlt sich, das Kennzeichen zu setzen, da somit auch Teilzahlungen verarbeitet werden können und alle Funktionen aus dem Debitorenposten Ausgleich genutzt werden können.

Fibu Buch.-Blatt

Die ESR Zahlungseingänge werden über die Fibu Buch.-Blatt Vorlage 'FIBIMPORT', Buch.-Blattname 'ESR' verarbeitet. Für den Fibu Buch.-Blattnamen 'ESR' ist eine Nummernserie zu hinterlegen.

ESR Definitionen

Unter Buchhaltung, Tägliche Aktivitäten, ESR Zahlungseingänge, Vorbereiten, 'ESR Definitionen' sind die Definitionen für die ESR Zahlungseingänge zu hinterlegen.

Allgemein

Im Register 'Allgemein' sind allgemeine Daten, wie Bankcode und Gegenkontonummer zu hinterlegen.

Bankcode

Eingabe eines Bankkontencodes.

ESR System

Auswahl des ESR-System (ESR/ESR+) zur Information.

Gegenkontoart

Auswahl, ob die Gegenbuchung auf ein Fibukonto oder auf ein Bankkonto erfolgen soll.

Gegenkontonummer

Eingabe des Sachkontos (Gegenkontoart 'Fibukonto') oder des Bankkontos gegen das die ESR Zahlungseingänge gebucht werden sollen.

BESR Kunden ID

Eingabe einer 11stelligen Kunden ID zu Identifikation (Info-Pflichtfeld).

ESR Hauptbank

Kennzeichen wird nicht mehr ausgewertet.

Neue Belegnummer pro Zeile

Ist das Kennzeichen gesetzt, wird pro Zahlungseingangszeile eine Belegnummer (ESR Nummernserie) vergeben.
Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, werden alle Zahlungseingangszeilen mit der gleichen Belegnummer verarbeitet.

Camt054

Wir die Datei im Format Camt054 ausgeliefert, muss das Kennzeichen gesetzt sein.

Teilnehmer

Teilnehmernummer

Eingabe der von den Banken vergebenen Teilnehmernummer zur Information.

Teilnehmerbezeichnung

Eingabe einer/mehrerer Teilnehmerbezeichnungen.

Sicherung

Hier ist der ESR Dateiname zu hinterlegen. Des Weiteren kann hier bestimmt werden, ob und wo eine Sicherung der ESR Datei erfolgen soll.

ESR Dateiname

Eingabe des Verzeichnisses und des Dateinamens der ESR Datei, die eingelesen werden soll.

Sicherungskopie

Ist das Kennzeichen gesetzt, wird in dem zu hinterlegenden Sicherungsordner eine Sicherungskopie der eingelesenen ESR Datei angelegt.

Sicherungsordner

Eingabe des Verzeichnisses, in dem die Sicherungskopie gespeichert werden soll.

Letzte Sicherungsnummer

Eingabe/Anzeige der letzten Nummer für die Sicherungsdatei.
Beispiel:
Letzte Sicherungsnummer: 1111
Beim Einlesen wird eine Sicherungsdatei: ESR1112.BAK angelegt; als letzte Sicherungsnummer wird dann '1112' gespeichert.

OP-Bezug

In dem Register 'OP-Bezug' sind Definitionen für die automatisch Zuordnung des Zahlungseingangs (ESR Information) zum OP zu hinterlegen. Diese Definitionen beziehen sich auf die in der Datei enthaltene Referenznummer (Position 13-39).

Referenzfeld zum OP

Auswahl, ob die in der Referenznummer enthaltene Belegnummer innerhalb von NEVARIS Finance der Belegnummer, Belegnr. 2 oder der Externen Belegnummer entspricht.
Belegnummer
Belegnr.2
Externe Belegnummer

Startposition Referenzfeld

Eingabe, ab welcher Position in der Referenznummer die Belegnummer beginnt.

Länge Referenzfeld

Eingabe, wie lang die Belegnummer in der Referenznummer ist.
Beispiel: 706600500000400005383786603
Die Belegnummer ist grundsätzlich 7-stellig (=Länge Referenzfeld) und beginnt an der Position 13 (=Startposition).

Führende Nullen Referenzfeld

Wenn in dem Referenzfeld führende Nullen enthalten sind, dann sollte das Kennzeichen gesetzt werden.
Beispiel: 706600500000400005383786603 706600500000040012383786603
Wenn es sowohl 6- als auch 7-stellige Belegnummer gibt, dann ist bei der 6-stelligen Belegnummer in der Referenznummer eine Vornull vorhanden, die beim Einlesen der Datei nicht ausgewertet werden darf.

Startposition Debitorennr.

Eingabe, ab welcher Position in der Referenznummer die Debitorennummer beginnt.

Länge Debitorennr.

Eingabe, wie lang die Debitorennummer in der Referenznummer ist.
Beispiel: 706600500000400005383786603
Die Debitorennummer ist grundsätzlich 4-stellig (=Länge Referenzfeld) und beginnt an der Position 20 (=Startposition).

Buchungstextvorschlag aus Debitorname

Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird als Buchungsbeschreibung die Belegnummer+ESR ZE, Rg (Bsp. 4000048 ESR ZE, Rg) übernommen.
Ist das Kennzeichen gesetzt, wird der Debitorenname als Buchungsbeschreibung übernommen.

Verarbeitung

ESR Zahlungseingänge

Über den Menübutton 'ESR' kann eine ESR-Datei eingelesen oder empfangen (siehe Definition, Kommunikation) werden. Die übernommenen Zahlungseingänge werden hier angezeigt und können bearbeitet und anschließend gebucht werden.

Buch.-Blattname

Auswahl des Buch.-Blattname (Buch.-Blatt Vorlage FIBIMPORT), in das die Zeilen übertragen und gebucht werden sollen.

OP-Bearbeitungsstatus

Die übernommenen Zahlungssätze werden durch einen Bearbeitungsstatus gekennzeichnet. Hierüber kann ein bestimmter Bearbeitungsstatus gefiltert werden.
Beispiel:
Es sollen nur die Zahlungssätze angezeigt werden, die den Bearbeitungsstatus 'keine Zuordnung' haben. Somit ist eine schnelle Bearbeitung/Ergänzung der Zahlungssätze möglich.
In den Zeilen werden die einzelnen Zahlungssätze mit ihren Informationen angezeigt.

OP-Bearbeitungsstatus

Anzeige des Bearbeitungsstatus.

• Keine Zuordnung
  Bei diesen Sätzen konnte weder eine Debitorennummer noch eine Belegnummer zugeordnet werden.
• Konto Zuordnung
  Bei diesen Sätzen konnte eine Debitorennummer, aber keine Belegnummer zugeordnet werden. Hinweis: Die Zahlungssätze mit einem OP-Bearbeitungsstatus 'Keine Zuordnung' oder 'Konto Zuordnung' sind nachzuarbeiten und manuell zu kontieren.
• Restbetrag
  Bei diesen Sätzen konnte sowohl eine Debitoren- als auch eine Belegnummer zugeordnet werden. Es gibt jedoch eine Differenz zwischen dem Zahlungs- und Rest-OP-Betrag. Die Differenz wird im unteren Detailfeld 'RestNachZahlung' angezeigt. Zahlungssätze mit einem OP-Bearbeitungsstatus 'Restbetrag' sollten kontrolliert und ggf. nachgearbeitet werden.
• Mit Skonto
  Bei diesen Sätzen konnte sowohl eine Debitoren- als auch eine Belegnummer zugeordnet werden. Des Weiteren konnte über den Ausgleich eine automatische Skontozuordnung erfolgen. Hinweis: Es werden hierbei die Skontofälligkeiten in Verbindung mit den Skontotoleranztagen (Finanzbuchhaltung Einrichtung, Zlg.-Eingänge) berücksichtigt. Zahlungssätze mit einem unberechtigten Skontoabzug (Skontofrist überschritten) erhalten den OP-Bearbeitungsstatus 'Restbetrag'.
• Vollausgleich
  Bei diesen Sätzen konnte sowohl eine Debitoren- als auch eine Belegnummer zugeordnet werden. Einen Abzug hat es hierbei nicht gegeben.

In den unteren Zeilen werden Detail-Informationen für die ausgewählte Zeile angezeigt.

Belegnr. offener Posten

Anzeige der Belegnummer des Postens, der ausgeglichen wird.

Name

Anzeige des Debitornamens.

Zlg. Bedingungscode

Anzeige des Zahlungsbedingungscodes des Debitors.

OP Betrag

Anzeige des Restbetrags der Belegnummer des Postens, der ausgeglichen wird.

Zahlung

Anzeige des Zahlungsbetrags der ausgewählten Zeile.

Restbetrag

Anzeige des Restbetrags, der sich durch die Zahlung ergibt.

Skonto

Anzeige des zulässigen Skontobetrags des OPs.

Abzug

Anzeige des effektiven Skontoabzugs.

Differenz

Anzeige der Differenz zwischen dem zulässigen und effektiven Skontoabzug. Hinweis: Eine negative Differenz bedeutet, dass weniger Skonto in Abzug gebracht wurde als möglich gewesen wäre.

Alter

Im ersten Feld wird das Buchungsdatum des Postens angezeigt.
Im zweiten Feld wird die Anzahl Tage zwischen dem Zahldatum und dem Buchungsdatum angezeigt.

Fällig

Im ersten Feld wird die Nettofälligkeit des Postens angezeigt.
Im zweiten Feld wird die Anzahl Tage zwischen dem Zahldatum und der Nettofälligkeit angezeigt.

Skonto

Im ersten Feld wird die Skontofälligkeit angezeigt.
Im zweiten Feld wird die Anzahl Tage zwischen dem Zahldatum und der Skontofälligkeit angezeigt. Hinweis: Eine negative Anzahl Tage bedeutet, dass die Skontofrist überschritten wurde.

Zahlungen

Anzeige der Zahlungssumme (Summe aller Zahlungssätze).

Saldo

Wenn keine Zuordnung erfolgen konnte, wird hier für die Zeile der Betrag als Saldo angezeigt.

Total Saldo

Anzeige der Zahlungssumme aller Zahlungssätze, für die keine Zuordnung erfolgt ist.

Ausgleich

Über die Action 'Ausgleich' kann die Form für den Debitorenpostenausgleich aufgerufen werden. Hierüber können Ausgleiche festgelegt oder bearbeitet werden.
Die Ausgleichsfunktionalitäten sind ausführlich in der Dokumentation 'Postenausgleich' beschrieben.

Buchen

Testbericht

Zur Kontrolle kann ein Testbericht gedruckt werden.

Übertragen und Buchen

Über die Action 'Buchen' können die Zahlungssätze an das Fibu Buch.-Blatt übertragen und gebucht werden. Hinweis: Fehlerhafte oder unvollständige Buchungen werden übertragen, aber nicht gebucht und können somit im Fibu Buch.-Blatt nachgearbeitet werden.

Übertragen und Buchungsblatt öffnen

Bei Bedarf können aber auch die Zahlungssätze übertragen und anschließend das Buchungsblatt geöffnet werden. Von dort können dann die Zahlungssätze gebucht werden.

Buchungsblatt öffnen

Es wird lediglich das Fibu Buchungsblatt geöffnet; es werden keine Sätze übertragen.

ESR-Erfassung über das REBU

Es besteht die Möglichkeit, aus erhaltenen Eingangsrechnungen mit Kodierzeile automatisch Eingangsrechnungen im REBU vorausfüllen zu lassen. Hierzu können in der Rechnungseingangsbuch Übersicht über Aktionen 'ESR' (nur sichtbar, wenn Ländercode der Firmendaten = CH) Eingangsrechnungen mit Kodierzeile entweder über Nummernserie oder mit manueller Belegnummernvergabe eingelesen werden.
Aus der Kodierzeile werden automatisch der Betrag, über die ESR-Kontonummer der Kreditor und die ESR-Art sowie die Externe Belegnummer bereitgestellt.

Über Nummernserie

Kodierzeile

Im Kopf der Maske können die Kodierzeilen der ESR-Schecks eingegeben werden. Durch Betätigung der Enter-Taste werden die einzelnen Zeilen übertragen und die Informationen der Kodierzeile bereitgestellt.

Nummernserie Eingang

Hier wird eine Nummernserie für die Rechnungsnummer des REBUs hinterlegt.

Kodierzeile

Der Aufbau der Kodierzeile setzt sich folgendermaßen zusammen:
01 0000123456 P > 111111000000000000000612905 + 010242551 >
Belegartcode Betrag Prüfziffer > Referenznr. + Postteilnehmernr. der Bank ohne Bindestriche >

Fehler

Gibt es einen Fehler in der Kodierzeile, wird hier der Fehlerfleck gesetzt. Beispiele können falsche Prüfziffern oder Fehler bei der Ermittlung der verschiedenen Nummern sein.

Hinweis

Die Hinweise können über 'Funktion', 'Fehlertexte anzeigen' überprüft werden.

Belegart

Beispiele für Belegarten sind 01 und 04 für Belege mit und ohne Betrag.

Kundennummer

Die Kundennummer ergibt sich aus der Postteilnehmernr. ohne Bindestriche und Prüfziffer.

Betrag

Ein bis zu 10-stelliger (inkl. Nachkommastellen) Rechnungsbetrag.

Referenznummer

Die Referenznummer ist eine 21-stellige Zahlenfolge, die sich aus der Internen Teilnehmernr., Rechnungsnummer und Prüfziffer zusammensetzt. Führende Nullen können unterdrückt werden.

Kreditor

Der Kreditor wird aus der hinterlegten ESR-Kontonummer ermittelt. Ist eine ESR-Kontonummer mehrfach vorhanden, kann nach Übergabe der Kodierzeile manuell der richtige Kreditor in der sich öffnenden Übersicht ausgewählt werden, ist die Kontonummer eindeutig, wird der Kreditor automatisch eingetragen.

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer ergibt sich aus der Referenznummer. Sie wird in das REBU als Externe Belegnummer übergeben.

Bankverbindung

Die Bankverbindung wird aus der in der Kodierzeile angegebenen ESR-Kontonummer ermittelt

ESR-Art

Hier wird die bei der Bankverbindung ausgewählte ESR-Art angezeigt, welche die Länge und Zeichenverwendung der Kodierzeile anzeigt, bspw. 5/15, 9/27 oder 9/16. Diese Hinterlegung wird beim Bankkonto des Kreditors getroffen und kann hier nicht mehr angepasst werden.

In den unteren Informationsfeldern findet man die Auflösung der in den Zeilen hinterlegten Codes.

Belegart

Die Belegart setzt sich in diesem Fall zusammen aus benötigter Zahlungsart pro Belegartcode und ESR-Art.

Kreditorname

Der zu der Kreditornummer zugehörige Kreditorname.

Rechnungsnummer

Zur Ansicht die sich aus der Referenznummer ergebende Rechnungsnummer, die in das REBU als Externe Belegnummer übergeben wird.

Manuelle Belegnr.

Hier kann eine frei gewählte Belegnummer je ESR-Scheck vergeben werden. Diese findet sich nach der Übergabe auch in den Zeilen.

Übergabe als Rechnung

Wenn bei den eingegebenen Kodierzeilen keine Fehler mehr vorhanden sind, können sie entweder einzeln oder in ihrer Gesamtheit über den Button 'Rechnungseingangsbuch', 'Zeile übertragen' bzw. 'alle Zeilen übertragen' an das REBU als Eingangsrechnung übergeben werden. Dort können sie dann weiter bearbeitet werden.