Allgemein

Zahlungseingänge oder manuelle Ausgangszahlungen müssen den Rechnungen, für die sie erfolgen, zugewiesen werden. Dies erfolgt im 'Debitoren- oder Kreditorenpostenausgleich'. Im Debitoren- oder Kreditorenpostenausgleich werden die offenen Rechnungen gefiltert auf den Debitor oder Kreditor (oder ggf. weiteren Filterungen) angezeigt. Der Postenausgleich wird über 'Aktionen', 'Ausgleich' bzw. Shift-F11 aus den jeweiligen Erfassungsmasken (Buch.-Blatt, Kontoauszugserfassung, Kassenbuch, Anzahlungsbuchhaltung) geöffnet. 
Der Postenausgleich kann auch aus der Übersicht der Debitoren- bzw. Kreditorenposten geöffnet werden, um Rechnungen und Zahlungen nachträglich miteinander auszugleichen. Eine Zahlung kann dabei mehreren Rechnungen zugewiesen werden, es können ebenfalls Skontoabzüge oder andere Abzüge gebucht werden.

Postenausgleich 

In dieser Page werden die offenen Personenkontenposten, also Debitoren- bzw. Kreditorenposten gezeigt, die auszugleichen sind. Das heißt, Rechnungen, die z.B. im Lastschriftvorschlag oder im Zahlungsvorschlag stehen, aber noch nicht mit einer gebuchten Zahlung ausgeglichen sind, werden hier nicht gezeigt. Ebenso werden Posten, bei denen ein Sperrcode vorhanden ist, nicht gezeigt. Außerdem können nur Posten innerhalb eines Anzahlungsvorgangs ausgeglichen werden. D.h. in der Erfassungsmaske, in der eine Zahlung mit einem Anzahlungsvorgang erfasst ist, werden die ausgleichsfähigen Posten entsprechend gefiltert.

Dieser Postenausgleich ist von den jeweiligen Erfassungsmasken, in denen die Zahlung erfasst wird, über  'Ausführen', 'Ausgleich' (Shift-F11) aufrufbar. 

Die Page Postenausgleich (Debitorenpostenausgleich bzw. Kreditorenpostenausgleich) ist in drei Teilbereiche untergliedert.

Ausgleichspage

Daten der Zahlung

Hier werden die wesentlichen Beleginformationen der zu buchenden Zahlung angezeigt. 

Belegdatum/Buchungsdatum

Welche der beiden Informationen der Zahlung hier gezeigt werden, ist abhängig davon, ob in der Einrichtung 'Skonto aus Belegdatum' gesetzt ist oder nicht.

Belegart

Die Belegart ist wesentlich, weil Skonto nur gebucht werden kann, wenn die Zahlung auch die Belegart 'Zahlung' hat.

Belegnr.

Übernahme der Belegnummer aus der Erfassungsmaske.

Währung

Übernahme der Währung aus der Erfassungsmaske.

Betrag

Übernahme des Betrages aus der Erfassungsmaske. Bei debitorischen Zahlungen in der Betrag negativ. Bei kreditorischen Zahlungen ist der Betrag positiv. In einigen Erfassungsmasken kann der Betrag auch Null sein, dann werden die markierten Beträge als Zahlbetrag in die Erfassungsmaske übernommen. Das ist z.B. in der Anzahlungsbuchhaltung der Fall. In der Kontoauszugserfassung hingegen wird erwartet, dass der Betrag des Kontoauszuges (z.B. durch Einlesen der Mt940-Datei) vorhanden ist, in diesen Fällen wird hier der Betrag angezeigt.

Offene Posten 

Im mittleren Teil der Page 'Debitorenpostenausgleich' bzw. 'Kreditorenpostenausgleich' werden alle offenen Posten des Debitors bzw. Kreditors aufgezeigt, die weder in einem Lastschriftvorschlag oder Zahlungsvorschlag stehen noch einen Sperrcode haben.

Hier erfolgt die Zuordnung/Kennzeichnung der offenen Posten, die mit der Zahlung ausgeglichen werden sollen. Es wird außerdem festgelegt, ob und wieviel Skonto mit der Zahlung gebucht werden soll und auch, ob weitere Abzüge gebucht werden.

Mit einer Zahlung können beliebig viele offene Rechnungen/Gutschriften ausgeglichen werden. 

Die Markierung der entsprechenden Posten erfolgt mit dem Setzen der Ausgleichs ID (F11) oder über Ausführen, Ausgleichs ID setzen.

• Im Postenausgleich wird im Feld 'Ausgleichs ID' eine automatisch vergebene Ausgleichs ID vergeben.
• Die jeweilige Rechnungszeile wird schwarz markiert.
• Ist die Skontobedingung nicht mehr gültig, wird das 'Skonto bis Datum' rot markiert, das gilt auch, wenn der Überweisungsbetrag größer ist als der 'Überweisungsbetrag'.
• Rot markierter Skonto wird nicht gebucht!

Weitere Informationen zu den Spalten des Postenausgleichs:

Buchungsdatum / Belegdatum/ Belegart / Belegnr. / Anz.Vorgang /  Betrag /  Restbetrag /Währung

Nicht änderbare Anzeige von Informationen aus den offenen Posten.

Abwarten

Anzeige des 'Abwarten' Kennzeichens. Es kann geändert werden.

Ausgleichsbetrag

Der Ausgleichsbetrag kann geändert werden.

Der Ausgleichsbetrag entspricht dem Betrag, um den der Restbetrag des offenen Postens ausgeglichen werden soll, also dem Überweisungsbetrag plus ggf. Skonto Betrag plus ggf. Abzüge. 
Eine Änderung des Ausgleichsbetrages führt zu einer analogen Änderung des Überweisungs- und Skontobetrages.

Überweisungsbetrag

Der Überweisungsbetrag kann geändert werden.
Der Überweisungsbetrag entspricht dem Betrag, der tatsächlich auf dem Bankkonto eingegangen ist.

Wird der Überweisungsbetrag geändert, wird auch der Skonto Betrag in Abhängigkeit vom Überweisungsbetrag und der Ausgleichsbetrag geändert.
Beispiel:
Eine Rechnung in Höhe von 1000,- € mit 2% Skonto, Skontofrist 26.10. wird am 26.10. (innerhalb der Skontofrist) gezahlt. Beim Markieren (F11) wird grundsätzlich der Ausgleichsbetrag mit 1000,- €, der Überweisungsbetrag mit 980,- € und der Skonto Betrag mit 20,00 € vorgeschlagen, unabhängig davon wie hoch der Zahlbetrag ist. Ist der Zahlbetrag jedoch kleiner als 980,- € (=Unterzahlung), werden die Skontodaten rot angezeigt, da es eine Differenz (Kontrollsumme) zwischen dem Zahlbetrag und dem Überweisungsbetrag gibt. Würde der Überweisungsbetrag nicht angepasst werden, würden die Differenz und der Skonto Betrag als Restbetrag bei der Rechnung offen bleiben.

Beispiel:
Eine Rechnung in Höhe von 1000,- € mit 2% Skonto, Skontofrist 26.10. wird am 27.10. (außerhalb der Skontofrist) gezahlt. Beim Markieren (F11) wird grundsätzlich der Zahlbetrag als Ausgleichs- und Überweisungsbetrag ohne Skonto Betrag vorgeschlagen. Das Skonto bis Datum ist rot, damit ist erkennbar, dass Skonto möglich gewesen wäre. Wurde ein Zahlbetrag von 980,00 € überwiesen (also Rechnungsbetrag abzüglich Skonto) würde in diesem Fall ein Restbetrag von 20,00 € auf dem Rechnungsposten verbleiben.

Wird die Markierung mit F11 entfernt, werden die ursprünglichen Skontoinformationen wieder in den Posten gezeigt.  

Skonto bis Datum

Anzeige der Skontofälligkeit. Die Anzeige ist rot, wenn das Skontodatum kleiner ist als das Datum der Zahlung. Es muss mindestens auf das Zahldatum gesetzt sein, wenn Skonto gebucht werden soll. Ausnahme: Es wird mit Skontotoleranz lt. Einrichtung gearbeitet.

Beispiel:

Eine Rechnung in Höhe von 1000,00 € mit 2% Skonto, Skontofrist 26.10. wird am 27.10. (außerhalb der Skontofrist) gezahlt. In der Finanzbuchhaltung Einrichtung ist eine Skontotoleranz von 1 Tag angegeben. In diesem Fall wird das Skonto bis Datum nicht rot und der Skonto Betrag bleibt bestehen. Das Skonto bis Datum zeigt unverändert den 26.10., trotzdem wird der Skonto gebucht. 

Wird im Feld 'Skonto bis Datum' ein h (=heute, Tagesdatum) eingegeben wird das Skonto bis Datum auf den jeweiligen Tag gesetzt und ist damit i.d.R. gültig. 

Skonto Betrag

Anzeige des Skontobetrages.
Anhand des Buchungsdatums bzw. Belegdatums(Kopfdaten) wird die Skontofälligkeit geprüft. Ist das Skontodatum kleiner als das Buchungsdatum, werden die Felder 'Skonto bis Datum' und 'Skonto Betrag' in roter Schrift dargestellt.
Des Weiteren wird geprüft, ob der Überweisungsbetrag größer als der Zahlungs-Betrag ist. In so einem Fall werden ebenfalls das 'Skonto bis Datum' und 'Skonto Betrag' in roter Schrift dargestellt.

Skonto %

Anzeige des Skonto Prozentsatzes.

Abzüge

siehe Abzüge

mögl. Skontotoleranz

Liegt die Differenz zwischen dem Rechnungs-Nettobetrag (RE-Betrag abzgl. Skonto) und dem Überweisungsbetrag innerhalb des in der Finanzbuchhaltung Einrichtung hinterlegten Skontotoleranzbetrages, wird hier die mögliche Skontotoleranz (Differenz) angezeigt.
Beispiel:
Für eine Rechnung in Höhe von 4.760,00 € abzgl. 3% Skonto (142,80) = 4.617,20 € wurden 4.617,00 € überwiesen. Hierbei ergibt sich rechnerisch eine mögliche Skontotoleranz in Höhe von 0,21 €.

Skontotoleranz nicht akzeptieren

Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird die 'mögl. Skontotoleranz' als Skonto ausgebucht.
Ist das Kennzeichen gesetzt, bleibt die zuvor vorgeschlagene 'mögl. Skontotoleranz' als Rest-OP bestehen.

Rest-OP

Anzeige des Restbetrages, der sich nach dem Buchen dieser Zahlung bei dem Beleg ergeben wird.

Ausgleichs ID

Anzeige der Ausgleichs ID. Hierüber erfolgt die Kennzeichnung, welche Belege mit der Zahlung ausgeglichen werden sollen, die Nummer wird automatisch vom System vergeben.

Kontrollzeilen

Hier werden in der ersten Zeile die Daten des ausgewählten/markierten Belegs und in der zweiten Zeile die Gesamtsummen aller markierten Belege angezeigt.

Belegzeile

In der Belegzeile werden der aktuelle Restbetrag des Beleges, der Überweisungsbetrag (entspricht dem Zahlbetrag oder Gutschriftsbetrag, der gegen eine Rechnung gestellt wird), das Fälligkeitsdatum und Skonto bis Datum sowie der Skonto Betrag, der gebucht werden soll und die Abzugsbeträge, die diesem Posten zugeordnet wurden, angezeigt.
Im Feld 'Rest-OP' steht der Betrag, den der auszugleichende Beleg erhalten wird, wenn die Zahlung gebucht wird. 

Gesamtzeile

In der Gesamtzeile wird die Gesamtsumme aller markierten Belege angezeigt.

Betrag

Anzeige des Gesamt-Zahlbetrags aus der Erfassungsmaske, wie z.B. Bankauszugserfassung.

Überweisungsbetrag

Anzeige der Summe der Überweisungsbeträge der markierten Belege. Dieser Betrag muss gleich der Summe im Feld 'Betrag' sein, wenn Skonto oder Abzüge gebucht werden sollen. 

Skontotoleranz

Hier wird die Skontotoleranz gezeigt, die beim Buchen dem Skonto zugerechnet wird, damit wird der tatsächlich gebuchte Skonto um diesen Betrag erhöht.

Kontrollsumme

In der Kontrollsumme wird die Differenz zwischen den Feldern 'Betrag' und 'Überweisungsbetrag' angezeigt.
Bei einer Überzahlung (negative Kontrollsumme bei Debitoren bzw. positive Kontrollsumme bei Kreditoren) wird die Kontrollsumme beim Zahlungsposten gebucht und bleibt dort als Restbetrag offen.
Bei einer Unterzahlung (positive Kontrollsumme bei Debitoren bzw. negative Kontrollsumme bei Kreditoren) wird die Kontrollsumme beim letzten zu buchenden Beleg gebucht und bleibt dort als Restbetrag offen.

Rest-OP

Anzeige der Summe 'Rest-OP' der markierten Belege.

Abzüge

Für weitere Abzüge, wie z.B. Rabatte, können frei definierbare Abzugsarten hinterlegt werden. Pro Posten können Abzüge auf unterschiedliche Abzugsarten und somit Konten gebucht werden.

Zur Erfassung von Abzügen kann die Tabelle im Feld 'Abzüge'  geöffnet werden.
In der Tabelle 'Abzüge' kann der im Feld 'Rest-OP' vorhandene Restbetrag einer Abzugsart zugewiesen werden. D.h. bevor Abzüge erfasst werden können, muss der 'Überweisungsbetrag' d.h. der tatsächliche Geldbetrag, der dem jeweiligen OP zugewiesen werden soll, eingetragen sein. Dieser Überweisungsbetrag muss zusammen mit dem Skonto geringer sein als der Rechnungsbetrag. 
Dieser Restbetrag wird beim Öffnen der Page 'Postenabzüge' in das Feld 'Restbetrag nach Buchung ' übernommen und ist der Betrag, der dann einer Abzugsart zugewiesen werden kann. 

Die Erfassung der Abzüge erfolgt in der Page 'Postenabzüge'. 
Im Kopf der Form werden die Daten der Rechnung, für die ein (oder mehrere) Abzugsbeträge gebucht werden sollen, angezeigt.

Für debitorische Abzüge werden alle eingerichteten Postenabzüge gezeigt, bei denen die Buchungsart 'Verkauf' eingerichtet ist.
Für kreditorische Abzüge werden alle eingerichteten Abzugsarten gezeigt, bei denen die Buchungsart 'Einkauf' eingerichtet ist.

Es ist dann der entsprechende Betrag (maximal der Betrag, der oben im Feld 'Restbetrag nach Buchung' ausgewiesen ist) in der Spalte 'Betrag' erfasst werden. Wenn die Form mit OK verlassen wird, werden die erfassten Abzüge in den Postenausgleich übernommen und mit der Zahlung gebucht.

Für diese Abzüge gilt:

• Wurde die Rechnung, für die die Abzüge erfasst werden, mit einer Buchungsmatrix gebucht, wird diese ermittelt und hier für die Buchung der Abzüge vorgeschlagen. Sie kann geändert werden.
• Wenn unterschiedliche MWSt Buchungsmatrizen auf eine Abzugsart gebucht werden sollen, kann die gleiche Abzugsart für einen Beleg auch mehrfach mit unterschiedlichen MWSt Buchungsmatrizen erfasst werden.
• Die Kostenstelle wird aus der Rechnung gezogen, wenn sie eindeutig ist. Ansonsten muss sie kontiert werden. Ist eine Kostenstelle im Sachkonto der Abzugsart hinterlegt, wird diese gezogen.

Nachträglicher Postenausgleich

In der Regel wird/werden der/die Rechnung/en direkt bei Buchung der Zahlung in der jeweiligen Erfassungsmaske ausgeglichen. Aus unterschiedlichen Gründen kann dies unterbleiben. Dann müssen bereits gebuchte Zahlungen auf bereits gebuchte Rechnungen/Gutschriften nachträglich referenziert werden. 
Hierbei gibt es die Besonderheit, dass ein 'Ausgleichsposten' festgelegt wird, das ist der Posten der alle weiteren auszugleichenden Belege 'auf sich zieht'. Das ist i.d.R. die Zahlung, weil hier dann die referenzierten Belege eingesehen werden können. 

Beispiel:
Ein Debitor hat 16.650,00 € gezahlt, es sollen 2 Rechnungen und eine Gutschrift ausgeglichen werden. 
Wenn die Zahlung als Ausgleichsposten festgelegt ist, werden die drei Belege auf die Zahlung referenziert und der Ausgleich aller Belege mit dieser Zahlung kann über 'Auswerten' 'OP- Referenz anzeigen' eingesehen werden (Gutschrift, Rechnung, Skontobeträge). Die Rechnungen und Gutschrift erhalten jeweils die Referenz auf die Zahlung. 

Der Aufruf zum nachträglichen Postenausgleich erfolgt über die Postenübersichten. Posten/Debitorenposten bzw. Posten/Kreditorenposten, Ausführen, Buchungen ausgleichen.

Ausführen, Buchungen ausgleichen

In der Page 'Debitorenpostenausgleich' bzw. 'Kreditorenpostenausgleich' sind unter Ausführen die Optionen 'Ausgleichsposten festlegen', 'Ausgleichsposten entfernen', 'Ausgleichs ID setzen' , 'Ausgleich buchen', 'Differenzausgleich Skonto' und 'Differenzausgleich Abzüge' aufrufbar. 

Ausgleichsposten festlegen

Im nachträglichen Postenausgleich ist zuerst der Ausgleichsposten festzulegen, auf den die nachfolgenden Belege referenziert werden sollen.
Mit der Tastenkombination Strg + F9 wird der markierte Beleg als Ausgleichsposten festgelegt. Dabei wird der Beleg in die Kopfdaten verschoben.
Anschließend sind die Belege, die ausgeglichen werden sollen, wie gewohnt mit der F11-Taste zu markieren.
Es sollte immer eine 'Zahlung' oder 'Gutschrift' als Ausgleichsposten festgelegt werden, da bei den Rechnungen die Skonto- und Abzugsinformationen zu erfassen sind. 

Ausgleichsposten entfernen

Ein einmal festgelegter Ausgleichsposten muss nicht beibehalten werden. 

Ausgleichs ID setzen

Das Setzen der Ausgleich ID kann über diese Action erfolgen. I.d.R. wird der Shortcut F11 verwendet.

Ausgleich buchen

Für das Buchungsdatum des Ausgleichs wird das Buchungsdatum des Ausgleichspostens vorgeschlagen. Dies ist i.d.R. das jüngste Datum. Das Buchungsdatum kann geändert werden. 

Differenzausgleich Skonto

Wird eine Rechnung zum Ausgleich markiert und ist die Skontobedingung rot gefärbt (weil z.B. die Skontobedingung nicht mehr gültig ist und der berechnete Skontobetrag nicht genau mit der Differenz zwischen Zahlbetrag und Rechnungsbetrag./.Skonto übereinstimmt, müssen/müssten manuell beide Informationen im Debitorenposten geändert werden, das ist das 'Skonto bis Datum' und der 'Skonto Betrag'. In einem solchen Fall kann der 'Differenzausgleich Skonto' genutzt werden. Es wird dann der Betrag aus der Spalte 'Rest-OP' auf den Skonto Betrag geschoben und das Skonto bis Datum wird auf das Datum der Zahlung (Ausgleichsposten) gesetzt und ist damit gültig.

Differenzausgleich Abzüge

Mit dem 'Differenzausgleich Abzüge' kann der Differenzbetrag des aktuellen Postens einer Abzugsart zugewiesen werden.

Ausführen, Erhöhungs- /Minderungsausgleich

Ausführen, Ausbuchungs-ID setzen

Es gibt die Möglichkeit, in den Postenübersichten Restbeträge mit den zuvor definierten Abzugsarten auszubuchen. Hierzu können alle offenen Rechnungen mit dieser Aktion markiert werden. Im Anschluss muss dann 'Ausführen, Restbeträge ausbuchen' aufgerufen werden. Die markierten Debitorenposten werden dabei in den Debitorenposten Filter  (der Page 'Restbeträge ausbuchen') übernommen.

Ausführen, Restbeträge ausbuchen

Es gibt die Möglichkeit in den Postenübersichten Restbeträge mit den zuvor definierten Abzugsarten auszubuchen. Falls es keine markierten Rechnungen gibt (Ausführen, Ausbuchungs-ID setzen) können die Rechnungen alternativ über den max. Restbetrag ausgebucht werden. Das ist z.B. eine Möglichkeit, wenn sich viele kleine Rechnungsdifferenzen angesammelt haben.

Wird die Action aufgerufen, wird sie immer auf den aktuell markierten Posten gefiltert aufgerufen. Dieser Filter muss ggf. wie gewünscht angepasst werden.

Ansonsten gilt:

Abzugsart

Auswahl der gewünschten Abzugsart und somit des Sachkontos für die Ausbuchung.

max. Restbetrag

Eingabe des maximalen Restbetrags bis zu dem Restbeträge ausgebucht werden sollen.

Belegdatum / Buchungsdatum / Leistungsdatum

Eingabe der Buchungsdaten.

Belegnr.

Eingabe der Belegnummer für die Ausbuchung.

Beschreibung

Eingabe eines Buchungstextes.

Kostenstelle / Niederlassung

Eingabe einer Kostenstelle / Niederlassung, auf die die Restbeträge ausgebucht werden sollen.

Der Aufruf ist für die Ausbuchung kleiner Differenzen angelegt und wird auf die anzugebene Kostenstelle gebucht.

Wenn keine angegeben wird, wird die Kostenstelle des Postens gebucht.

Ausführen, Posten öffnen

Einrichtungen

Unter Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung, 'Allgemein' und 'Postenausgleich'  können für den Postenausgleich Einstellungen / Vorgaben festgelegt werden. Unter 'Abzugsarten' und 'Restsaldoschreiben' sind weitere Einrichtungen, die für den Postenausgleich genutzt werden können, vorzunehmen. Die Einrichtungen 'Postenausgleich' und 'Restsaldoschreiben' sind im zweiten Teil der Finanzbuchhaltung Einrichtung zu finden und über 'Registerwechsel' zu erreichen. 

Allgemein

Skonto aus Belegdatum

Ist das Kennzeichen gesetzt, wird eine eventuelle Skontofrist-Überschreitung nicht auf Basis des Buchungs-, sondern auf Basis des Belegdatums ermittelt. 

Postenausgleich

Skontotoleranztage

Eingabe, ob und wie viele Skontotoleranztage bei der Skontoermittlung berücksichtigt werden sollen.

Skontotoleranzbetrag

Eingabe, ob und in welcher Höhe ein Skontotoleranzbetrag bei der Skontoermittlung berücksichtigt werden soll.

Hinweis bei Kontrollsumme

Ist das Kennzeichen gesetzt, wird beim Verlassen des Postenausgleichs geprüft, ob es eine Differenz zwischen dem Betrag (Zahl-) und dem Überweisungsbetrag gibt.
Bei einer Überzahlung (negative Kontrollsumme bei Debitoren bzw. positive Kontrollsumme bei Kreditoren) kommt der Hinweis, dass die Kontrollsumme beim Zahlungsposten gebucht wird und dort als Restbetrag offen bleibt.
Bei einer Unterzahlung (positive Kontrollsumme bei Debitoren bzw. negative Kontrollsumme bei Kreditoren) kommt der Hinweis, dass die Kontrollsumme beim letzten zu buchenden Beleg gebucht wird und dort als Restbetrag offen bleibt.

Abzugsarten

Unter Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung, Abzugsarten sind die Einrichtungen für die  Abzugsarten vorzunehmen.